ใบวางบิลในระบบถือว่าเป็นเอกสารที่รวมใบแจ้งหนี้เพื่อรับชำระในครั้งเดียว เพราะใบลดหนี้ต้องอ้างอิงจาก ใบกำกับภาษี ที่เคยออกไปแล้วเท่านั้น นอกจากนี้ การออกใบลดหนี้จะต้องมีเหตุผลที่ชัดเจน เช่น สินค้าชำรุด, คืนสินค้า, ลดราคาสินค้า/บริการ, หรือยกเลิกบริการ และผู้ขายจะต้องเป็นผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ด้วย