เนื่องจากเอกสารค่าใช้จ่ายของทางระบบสามารถเลือกชำระผ่านช่องทางการเงินที่ต้องการ หรือ เลือกบันทึกตั้งหนี้ไว้ เพื่อจ่ายชำระเงินเงินทีหลัง ดังนั้นเมื่อกดจ่ายชำระเงินระบบจะแสดงผลดังนี้
1. การกดจ่ายชำระเงินทันทีเมื่อสร้างเอกสาร
– ทางระบบจะลงบันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน PV เล่มเดียวเท่านั้น และไม่มีการบันทึกผัง เจ้าหนี้การค้า
2. การกดตั้งหนี้ไว้ก่อน และมาชำระทีหลัง วันที่ออกเอกสารและวันที่จ่ายชำระเงินเป็นคนละวัน
– ทางระบบจะลงบันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน UV ก่อน โดยการรับรู้ค่าใช้จ่าย และรับรู้หนี้ผ่านผังบัญชี เจ้าหนี้การค้า
– เมื่อกดจ่ายชำระเงิน ระบบจะลงบันทึกสมุดรายวัน PV โดยการรับรู้จำนวนเงินที่จ่ายออกไป และตัดเจ้าหนี้การค้า