สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน ใน PEAK (Recurring)

     สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring) คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน สามารถ สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน ไว้ล่วงหน้าได้ เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่ที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ (เอกสารที่รองรับการสร้างรายเดือนได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)

1. สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน โดยเลือกเมนูรายจ่าย

บันทึกค่าใช้จ่าย > ดูทั้งหมด

 

จากนั้น เลือก +บันทึกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ

 

2. ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการ สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน

คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้

เลขที่รายการ : เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)

อ้างอิงถึง : จะแสดงในเอกสารรายเดือนที่ถูกสร้างทุกใบ

ชื่อผู้ขาย : สำหรับเลือกผู้ขายที่ต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน

 

3. สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน ขั้นตอนตั้งค่าการสร้างเอกสารซ้ำ

เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างอย่างไร โดยมีรายละเอียดดังนี้

รอบการสร้าง : ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้

เริ่มตั้งแต่วันที่ : วันที่ที่จะให้ระบบคำนวณวันที่สร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งสามารถใส่ได้วันพรุ่งนี้ เป็นต้นไป

วันที่สิ้นสุด : การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย

สร้างเอกสารเป็น : สถานะที่ต้องการออกเอกสาร เช่น อนุมัติ

 

4. เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและการสร้างซ้ำเสร็จ กด “บันทึก”

 

5. รายการเอกสารรายเดือนที่สร้างจะมาแสดงที่ Tab การสร้างซ้ำ 

สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ

กำลังทำงาน : ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน

ปิดการทำงาน : การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด

สิ้นสุดการทำงาน : ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้

ไม่สำเร็จ : มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้

 

6. กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว

ให้เข้าไปที่รายการสร้างเอกสารรายเดือนนั้น และเลือกปิดการทำงาน

– จบขั้นตอนสร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring) –