วิธีการดึงข้อมูลเพื่อการบันทึกรายการบัญชีที่ PEAK จากการสั่งซื้อสินค้าใน BENTOWEB (Bento)
การเชื่อมต่อระหว่าง BentoWeb และ PEAK ช่วยให้การจัดการออเดอร์และบัญชีเป็นเรื่องง่ายและอัตโนมัติ เมื่อมีคำสั่งซื้อเกิดขึ้นใน BentoWeb คุณสามารถ ดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb ได้โดยตรงเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ และเมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว ก็สามารถดึงข้อมูลอีกครั้งเพื่อบันทึกการรับเงินและออกใบเสร็จได้ทันที บทความนี้จะแสดงกระบวนการทั้งหมดทีละขั้นตอน ตั้งแต่การดึงข้อมูลครั้งแรกจนถึงการปิดรายการขาย
เฟสที่ 1: ดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb (ออเดอร์ที่ยังไม่ชำระเงิน)
ตรวจสอบออเดอร์ใหม่ใน BentoWeb
เมื่อมีคำสั่งซื้อใหม่เข้ามาในระบบ BentoWeb คุณสามารถตรวจสอบได้ที่เมนู “การขาย”
การดึงข้อมูลเข้าสู่ PEAK
จากนั้นมาที่โปรแกรม PEAK เพื่อดึงข้อมูล โดยไปที่ “ตั้งค่า” > “เชื่อมต่อแอพพลิเคชั่นภายนอก” แล้วกด “ดึงข้อมูล” ที่การเชื่อมต่อ BentoWeb และระบุวันที่ที่ต้องการดึงข้อมูล
ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นใน PEAK (ผลลัพธ์แรกจากการดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb)
เมื่อดึงข้อมูลสำเร็จ ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ใน PEAK ให้อัตโนมัติ โดยมีสถานะ “รอรับชำระ” คุณสามารถตรวจสอบได้ที่เมนู “รายรับ” > “ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้”
เมื่อกดเข้าไปดูรายละเอียด จะเห็นการบันทึกบัญชี (เดบิต ลูกหนี้การค้า, เครดิต รายได้จากการขาย)
เฟสที่ 2: ดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAKจาก BentoWeb (หลังลูกค้าชำระเงิน)
บันทึกการรับชำระเงินใน BentoWeb
เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว ให้กลับไปที่ระบบ BentoWeb เพื่อบันทึกการรับเงินในออเดอร์นั้นๆ
ดึงข้อมูลซ้ำและตรวจสอบสถานะใน PEAK (ผลลัพธ์สุดท้ายจากการดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb)
ทำการดึงข้อมูลจาก BentoWeb อีกครั้ง (เหมือนในเฟสที่ 1) เมื่อกลับมาดูใบแจ้งหนี้ใน PEAK จะพบว่าสถานะเปลี่ยนเป็น “รับชำระแล้ว”
นอกจากนี้ ระบบจะสร้างใบเสร็จรับเงินให้อัตโนมัติ และทำการล้างลูกหนี้ในทางบัญชีให้เรียบร้อย
หมายเหตุ: การทำงานของระบบดึงข้อมูลอัตโนมัติ
หากคุณไม่มีการดึงข้อมูลด้วยตนเอง ระบบ PEAK จะทำการดึงข้อมูลจาก BentoWeb ให้แบบอัตโนมัติในเวลาประมาณ 07.00 น. ของทุกวัน
ข้อควรระวัง: หากลูกค้าสั่งซื้อและชำระเงินทันทีในวันเดียวกันก่อนรอบ 07.00 น. ระบบอาจดึงข้อมูลมาสร้างเป็นใบเสร็จรับเงินให้เลยในขั้นตอนเดียว
– จบขั้นตอนดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb –