เงินสดย่อย คือ เงินของกิจการส่วนหนึ่งที่กำหนดไว้ให้พนักงานขอเบิกไปเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ในกิจกรรมประจำวันได้ เช่น ค่าเมสเซนเจอร์ส่งของ ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงานในออฟฟิศ หรือค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ไม่จำเป็นต้องรอให้เจ้านายเช็นอนุมัติการจ่าย พนักงานสามารถใช้เงินสดย่อยแทนได้เลย โดยมาขอทำเรื่องเบิกกับผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการ โดยขั้นตอนการบันทึกเงินสดย่อยสามารถทำได้ดังนี้
1. การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
1.1. เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > กด + เพิ่มช่องทางการเงิน
1.2. เลือกประเภทช่องทางการเงิน
แนะนำให้ทำรายการแบบขั้นสูง เพื่อระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน
1. ประเภทช่องทางการเงิน : เงินสด
2. ชื่อช่องทางการเงิน : ระบุชื่อตามที่ต้องการและลักณษะการใช้งาน เช่น เงินสดย่อยที่ออฟฟิศ, เงินสดที่นาย A หรือ งดสำหรับทดลองจ่าย A เป็นต้น
3. คำอธิบายช่องทางการเงิน : ระบุหรือไม่ระบุก็ได้
4. เลือกใช้สำหรับรับเงิน/ใช้สำหรับจ่ายเงิน : ช่องทางการเงินที่ระบุว่าใช้รับเงินได้ จะสามารถเลือกเป็นช่องทางที่ใช้รับเงินเข้าได้ ส่วนช่องทางการเงินที่ระบุว่าใช้จ่ายเงินได้ จะสามารถเลือกเป็นช่องทางที่ใช้จ่ายเงินออกได้
เมื่อระบุครบถ้วนแล้ว กด +เพิ่มเงินสด
2. การตั้งเงินสดย่อย
เมื่อสร้างช่องทางการเงินที่เป็นเงินสดย่อยแล้ว จากนั้นจะเป็นการเบิกเงินจากกิจการมาตั้งเป็นวงเงินสดย่อยเพื่อใช้ โดยทำรายการโอนเงินจากช่องทางธนาคารของกิจการเข้าช่องทางเงินสดย่อย
2.1. เลือกธนาคารที่ต้องการใช้โอนเงินเข้าช่องทางเงินสดย่อย
2.2. ทำรายการโอนเงิน
2.3 ระบุรายละเอียด
- วันที่โอน : วันที่ ที่โอนเงินสดไปยังกระเป๋าเงินสดย่อย
- จำนวนเงิน : จำนวนเงินที่โอนออก
- ข้อมูลฝั่งเงินเข้า : เลือกกระเป๋าเงินสดที่โอนเงินไปให้
กดยืนยันการทำรายการ
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
3.1. บันทึกค่าใช้จ่าย : บันทึกรายการได้ที่เมนูรายจ่าย โดยบันทึกเหมือนค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นตามคู่มือการบันทึกค่าใช้จ่ายทั่วไป
3.2. ระบุช่องทางการชำระเงิน : ระบุข้อมูล เช่น ใส่วันที่ชำระเงิน และเลือกช่องทางการจ่ายเงิน โดยเลือกช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการจ่าย ใส่จำนวนเงินที่ชำระ หมายเหตุการจ่ายชำระ (ถ้ามี)
เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้วกดปุ่มอนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย
หากถึงรอบที่ต้องเคลียร์สดย่อยให้ทำรายการโอนระหว่างกัน แบ่งออกเป็น 2 กรณี
4.1. ใช้เงินสดย่อยไม่หมด โอนเงินสดย่อยกลับมาคืน
4.1.1.เลือกเงินสดย่อยที่ต้องการเคลียร์ยอด
2.2 ทำรายการโอนเงิน
2.3 ระบุรายละเอียด
- วันที่โอน : วันที่ ที่โอนเงินสดไปยังกระเป๋าเงินสดย่อย
- จำนวนเงิน : จำนวนเงินที่โอนออกฃ
- ข้อมูลฝั่งเงินเข้า : เลือกกระเป๋าเงินสดที่โอนเงินไปให้
กดยืนยันการทำรายการ
โดยกรณีนี้จะเป็นการรวมจ่ายค่าใช้จ่าย ที่เป็นการซื้อแบบได้บิลเงินสด หรือเอกสารค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้นำไปใช้ในทางภาษี แต่ต้องการรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในกิจการ ซึ่งสามารถทำตามตัวอย่างด้านล่างได้เลย
ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อยมี 5 ขั้นตอน ดังนี้
2.1. การเพิ่มผู้ติดต่อ
การเพิ่มผู้ติดต่อสามารถดู ที่นี่
โดยสามารถระบุชื่อผู้ติดต่อเป็น เงินสดย่อยได้เลย ตามรูปภาพแนบด้านล่าง
2 การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 2.1. เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > กด + เพิ่มช่องทางการเงิน
ขั้นตอนที่ 2.2. เลือกช่องเงินสด จากนั้นตั้งชื่อเงินสดย่อยตามต้องการ เช่น เงินสดย่อยที่ออฟฟิศ, เงินสดที่นาย A ถืออยู่ เป็นต้น เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กด + เพิ่มเงินสด
ขั้นตอนที่ 3 การตั้ง เงินสดย่อย
เมื่อสร้างช่องทางการเงินที่เป็นเงินสดย่อยแล้ว จากนั้นจะเป็นการเบิกเงินจากกิจการมาตั้งเป็นวงเงินสดย่อยเพื่อใช้โดยต้องทำรายการโอนเงินจากช่องทางธนาคารของกิจการเข้าช่องทางเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 3.1. เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกธนาคารที่ต้องการใช้โอนเงินเข้าช่องทางเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 3.2. กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน
ขั้นตอนที่ 3.3. ใส่วันที่โอน > ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน ในกรณีนี้ให้เลือกช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการ > กดยืนยัน
ช่องหมายเหตุ: สามารถพิมพ์คำอธิบายรายการได้ 100 อักขระ เช่น โอนเงินเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 4 การจ่ายด้วย เงินสดย่อย
ในกรณีที่ชำระค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 4.1. ระบุผู้ขาย หากไม่สามารถระบุได้ ให้ระบุผู้ขายที่ชื่อว่า เงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 4.2. ใส่รายการบัญชี/ค่าใช้จ่าย ตามรายการจ่ายที่ต้องการ หากมีมากกว่า 1 รายการ สามารถกด + เพิ่มรายการใหม่เพื่อเพิ่มรายการตามที่ต้องการได้
ขั้นตอนที่ 4.3. ในส่วนของการชำระเงิน หากยังไม่จ่ายในยอดนี้ แต่จะตั้งหนี้ไว้ก่อน แล้วรวมจ่ายเป็นยอดเดียวเลย (ต้องใช้แพ็กเกจ PRO ขึ้นไป)
>> กด ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)
ขั้นตอนที่ 5 นำเอกสารไปสร้างใบรวมจ่าย
เข้าที่หน้า รายจ่าย >> เลือก ใบรวมจ่าย >> กด + สร้าง
เลือกผู้ติดต่อ เงินสดย่อย
เลือกเอกสาร ที่จะนำไปตัด จ่ายชำระ ของช่องทางเงินสดย่อย >> กด ถัดไป
เลือกช่องทาง เงินสดย่อย >> กดอนุมัติเอกสาร
ขั้นตอนที่ 6 การเติม เงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย แบ่งเป็น 2 กรณี
กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม
กรณีที่ 2 การคืนเงินสดย่อย
กรณีที่ 1 การเติม เงินสดย่อยให้เต็ม หรือ การเบิกคืนเงินสดย่อยที่มีการใช้จ่ายออกไป
ยกตัวอย่างเช่น กิจการมีนโยบายให้มีเงินสดย่อย 5,000 บาท แต่ตอนนี้ช่องทางเงินสดย่อยที่เมนูการเงิน มียอดคงเหลือ 3,395 บาท ดังนั้นต้องการเติมเงินสดย่อยเข้าไปให้ครบตามวงเงินที่ตั้งไว้ 5,000 บาท สามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกธนาคารที่ต้องการโอนเงินเข้าเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน
ขั้นตอนที่ 3: ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน ในกรณีนี้ให้เลือกเป็นช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการเติมเงินคืน > กดยืนยัน
เมื่อทำการโอนเงินคืนเงินสดย่อย เงินสดย่อยจะมียอดคงเหลือ 5,000 บาทดังเดิม
กรณีที่ 2 การคืนเงินสดย่อย
ในกรณีที่ต้องการคืนเงินสดย่อย เช่น ไม่ได้ใช้เงิสดย่อยแล้ว หรือรับเงินมาเกินจากที่ตั้งนโยบายไว้ หรือต้องการนำฝากเข้าธนาคาร สามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกเงินสดย่อยที่จะโอนเงินเข้าธนาคาร
ขั้นตอนที่ 2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน
ขั้นตอนที่ 3: ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน > กดยืนยัน
ช่องหมายเหตุ สามารถระบุรายละเอียดหรือคำอธิบายรายการตามต้องการได้ เช่น โอนเงินสดย่อยคืนเข้ากิจการเนื่องจากยกเลิกวงเงินสดย่อย เป็นต้น
เงินสดย่อยจะถูกโอนคืนเข้าธนาคารโดยมีการบันทึกบัญชีรายการโอนคืนให้อัตโนมัติ
