บันทึกรับรู้ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า รายเดือน ใน PEAK

     ในกรณีที่บริษัทมีการจ่ายชำระเงินล่วงหน้าให้ผู้ขาย และต้องการ บันทึกรับรู้ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า รายเดือน เพื่อทยอยตัดเป็นค่าใช้จ่ายของแต่ละเดือน สามารถใช้ฟังก์ชันบันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring Expense) บน NEW PEAK ทำรายการได้ แต่ “การตัดค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเข้าค่าใช้จ่ายแต่ละเดือน มูลค่าที่ต้องการทยอยตัดจ่ายนั้นต้องมีมูลค่าเท่ากัน”

ตัวอย่างการบันทึก: กิจการมีการจ่ายชำระเงินค่าเช่าล่วงหน้าเป็นจำนวนเงิน 100,000 บาท ต้องการให้ตัดเป็นค่าเช่าเดือนละ 5,000 บาท เป็นจำนวน 20 เดือน โดยให้ตัดทุกต้นเดือน โดยการบันทึกแบ่งได้ 2 ส่วนดังนี้

ส่วนที่ 1 บันทึกจ่ายเงินค่าเช่าล่วงหน้าจากลูกค้า

1.1. บันทึกรับรู้ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า รายเดือน ส่วนค่าเช่าล่วงหน้า

ทางทีมงานขออนุญาตยกตัวอย่าง สร้างเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย โดยระบุลงผังบัญชี **ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า-ค่าเช่า จำนวน 1.00 หน่วย ราคาระบุ 100,000 บาท**

 

ข้อมูลการชำระเงิน ให้ระบุข้อมูลการจ่ายชำระเงินที่จ่ายให้ผู้ขายสินค้า

ตรวจสอบข้อมูลหากถูกต้องกดปุ่ม ” อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย “ เพื่อบันทึกเอกสาร

 

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีจากเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย

 

ส่วนที่ 2 การทยอยรับรู้ค่าใช้จ่ายโดยการประยุกต์ใช้งานฟังก์ชันบันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring Expense)

หมายเหตุ: เงื่อนไขการใช้ฟังก์ชัน Recurring Expense คือ มีการทยอยรับค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนมูลค่าต้องเท่ากันทุกเดือนไม่สามารถมีเดือนใดเดือนหนึ่งไม่เท่ากันได้ หากไม่เท่ากันทุกเดือน จะเป็นการปรับปรุงรายการโดยสร้างสมุดบัญชีรายวันทั่วไป ดูการทำรายการ

2.1. บันทึกรับรู้ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า รายเดือน โดยเลือกแถบเมนู “รายจ่าย” 

“เมนูบันทึกค่าใช้จ่าย” >> “ดูทั้งหมด”

 

2.2. กดปุ่ม “+ บันทึกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ” เพื่อทำรายการ

 

2.3. กรอกรายละเอียดบนเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายตามความเป็นจริง

รายละเอียดแต่ละส่วนของเอกสารมีดังนี้

• ข้อมูลลูกค้า : ระบุผู้ติดต่อที่ต้องการสร้างเอกสาร

• กลุ่มจัดประเภท : ระบุประเภทกลุ่ม ให้ทำการระบุประเภทกลุ่มตามที่ต้องการ

  (ไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลส่วนนี้ก็ได้)

• เอกสารรายเดือน : ระบุเอกสารได้ว่าต้องการสร้างวันที่เท่าไหร่ เช่น มีการจ่ายเงินล่วงหน้า

  ให้ผู้ขาย 100,000 บาท ทำการตัดเป็นค่าใช้จ่ายเดือนละ 5,000 บาท

  เป็นเวลา 20 เดือน โดยตัดทุกต้นเดือนในแต่ละเดือน

  ซึ่งจะเป็นเป็น 5 ส่วนคือ

  • รอบการสร้าง: ระบุทุกวันที่ของเดือน

  • วันที่ : จากตัวอย่างระบุวันต้นเดือนของเดือน

  • เริ่มตั้งแต่: วันที่ให้ระบบเริ่มสร้างเอกสาร

  • สิ้นสุด: เนื่องจากตัวอย่างมีการตัดค่าใช้จ่าย 20 งวด จึงระบุจำนวนครั้ง และระบุครั้งที่สิ้นสุด 20 ค่ะ

  • สร้างเอกสารเป็น: เมื่อระบบสร้างบันทึกค่าใช้จ่าย ต้องการให้เอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายอยู่ในสถานะใด ทางทีมงานขอสมมุติเลือกเป็นรออนุมัติ

• ข้อมูลราคาและภาษี : ระบุข้อมูลราคาและภาษีที่ต้องการออกข้อมูล

• รายการ : ระบุข้อมูลสินค้า/บริการ ที่ต้องการตัดเป็นค่าใช้จ่าย และราคา

 

2.4. กรอกรายละเอียดข้อมูลรับชำระเงิน

กดปุ่ม “ขั้นสูง “ เพื่อทำรายการตัดค่าใช้จ่ายล่วงหน้าออกและรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายแทน

 

ติ๊กข้อมูลช่อง ” ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุง ” โดยมีรายละเอียดดังนี้

• ปรับปรุง : ระบุ ” หักเงินที่ต้องจ่าย “

• ปรับปรุงด้วยบัญชี : ระบุผังบัญชี ” 115101 – ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า-ค่าเช่า “

• จำนวนเงินที่ปรับปรุง: จากตัวอย่างระบุจำนวนเงิน 5,000 บาท

 

ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง ถ้าข้อมูลถูกต้องให้กดปุ่ม ” บันทึก

 

ดังนั้น เมื่อถึงต้นเดือน ระบบจะทำการสร้างเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายให้ และทำการปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เข้าค่าใช้จ่ายให้อัตโนมัติตามที่กำหนดไว้ค่ะ

– จบขั้นตอนรับรู้ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่ายของแต่ละเดือน ด้วยฟังก์ชันค่าใช้จ่ายรายเดือน –