การออกใบเพิ่มหนี้โดยอ้างอิงจากเอกสารเดิม

ใบเพิ่มหนี้ หรือ (Debit Note) คือเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการให้กับผู้ซื้อ (ลูกค้า) โดยมีเจตนาที่ต้องการแจ้งให้ผู้ซื้อทราบว่ามูลค่าของสินค้าและบริการนั้นมีจำนวนเพิ่มขึ้น

ตัวอย่างเช่น

กิจการมีการบันทึกใบแจ้งหนี้ขายโทรศัพท์มือถือให้คู่ค้ารายหนึ่ง เป็นจำนวน 10 เครื่อง ต่อมาพบว่ากิจการนั้นมีการออกใบแจ้งหนี้ผิดจากที่เคยตกลงกับคู่ค้าไว้ จึงทำการออกใบเพิ่มหนี้ใหม่ และส่งสินค้าเพิ่มให้ตรงกับสัญญาที่ตกลงกันไว้ว่าจะขายทั้งหมด 15 เครื่อง

การออกใบเพิ่มหนี้ จากเอกสารเดิม มีดังนี้

1.  เข้าไปที่เมนูรายรับ > ใบเพิ่มหนี้ > สร้าง เพื่อสร้างใบเพิ่มหนี้

2. เลือก “เพิ่มหนี้จากเอกสารเดิม” และเลือกเอกสาร จากนั้นกด “ถัดไป”

• ชื่อลูกค้า/คู่ค้า : เลือกผู้ติดต่อที่มีเอกสารอ้างอิง

• ประเภทเอกสาร : เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการอ้างอิง เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน

• เลขที่เอกสาร : เลือกเอกสารที่ต้องการอ้างอิง

  

  3. กรอกข้อมูลใบเพิ่มหนี้ โดยเมื่อกดถัดไปแล้ว ระบบจะแสดงหน้าสร้างใบเพิ่มหนี้/ใบกำกับภาษี ให้อัตโนมัติ

  • หากกิจการไม่ต้องการออกใบกำกับภาษี สามารถปิดการออกใบกำกับภาษีได้

  • ระบุสาเหตุการเพิ่มหนี้ เช่น ส่งสินค้าขาด

  • ระบุว่ามีการส่งสินค้าเพิ่มจะมีให้เลือก 2 รูปแบบ

    รูปแบบที่ 1 ส่งสินค้าเพิ่ม สินค้าใน Stock จะถูกตัดออกด้วย

    รูปแบบที่ 2 ไม่ส่งสินค้าเพิ่ม สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

  หมายเหตุ : ช่องที่มีเครื่องหมาย *สีแดง กิจการจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน

  

  จากนั้นติ๊กที่รายการสินค้าที่มีการเพิ่มหนี้ เช่น ส่งสินค้าเพิ่มระบุจำนวน 5 เครื่อง และราคา เมื่อระบุเรียบร้อยแล้ว กิจการสามารถเลือก 2 รูปแบบได้ดังนี้

  • รูปแบบที่ 1 หากมีการรับชำระแล้ว เลือก “ช่องทางการรับชำระเงิน” ได้เลย

  • รูปแบบที่ 2 หากยังไม่ได้รับชำระเลือกเป็น “ยังไม่รับชำระ” เพื่อบันทึกบัญชี Dr. ลูกหนี้

    

    เมื่อมีการระบุข้อมูล และตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด “อนุมัติใบเพิ่มหนี้”

    

    ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี

    • กรณีใบเพิ่มหนี้มีการรับชำระเงินเลย

      

    • กรณีใบเพิ่มหนี้ยังไม่รับชำระเงิน ระบบจะตั้ง Dr.ลูกหนี้การค้า

      

      – จบขั้นตอนการออกใบเพิ่มหนี้แบบอ้างอิงเอกสารเดิม-