บันทึกบัญชี สมุดบัญชีรายวัน ใน PEAK

หากคุณต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการบันทึกบัญชีในระบบอย่างถูกต้อง บทความนี้จะอธิบายการใช้ สมุดบัญชีรายวัน เพื่อความเข้าใจที่ชัดเจน พร้อมแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องในการ บันทึกบัญชี สมุดบัญชีรายวัน ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการอนุมัติรายการ เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการทำความเข้าใจการใช้งานระบบบัญชีในแต่ละขั้นตอน

1. บันทึกบัญชี สมุดบัญชีรายวัน โดยสร้างสมุดรายวันใหม่

ไปที่เมนูบัญชี > บัญชีรายวัน > สร้างสมุดรายวัน

2. เลือกประเภทสมุดรายวัน

• ข้อมูลบัญชี
  • สมุดบัญชี เลือกประเภทสมุดรายวันที่ต้องการบันทึก ได้แก่ รายวันทั่วไป, รายวันซื้อ, รายวันขาย, รายวันจ่าย และรายวันรับ
  • วันที่รายการ ระบุวันที่รายการ
  • เลขที่บันทึกบัญชี ระบบจะทำการรันให้อัตโนมัติ หากต้องการใช้เป็นเลขที่อื่นสามารถแก้ไขในช่องนี้ได้
  • อ้างอิง สามารถระบุเลขที่เอกสารตั้งต้นที่ต้องการอ้างอิงได้

3. ระบุรายละเอียดการบันทึกบัญชีและอนุมัติ

• คำอธิบายรายการ ระบุผู้ติดต่อ > ระบุคำอธิบายบันทึกบัญชี
• เลือกผังบัญชี > ระบุจำนวนเงินให้ด้านเดบิต และ เครดิต เท่ากัน > คลิกปุ่ม “อนุมัติรายการ”

หมายเหตุ ช่องข้อมูลที่มี * สีแดง ที่มุมขวาบน หมายถึง จำเป็นต้องใส่ข้อมูล หากไม่ใส่ข้อมูล ระบบจะไม่ให้อนุมัติบันทึกรายการ

4. การอนุมัติ หรือเลือกผู้อนุมัติ สมุดบัญชีรายวัน

สมุดบัญชีรายวัน ปัจจุบันสามารถเลือกรูปแบบในการ อนุมัติ ได้ 2 ขั้นตอน ดังนี้

4.1. การกดอนุมัติ

หลังจากเลือกผังบัญชี พร้อมระบุจำนวนเงินเรียบร้อย > คลิกปุ่ม “อนุมัติรายการ” ได้ทันที

4.2. การเลือกผู้อนุมัติ

ในกรณีที่ต้องการ ให้ผู้อื่นตรวจสอบและอนุมัติรายการ สามารถทำได้ ดังต่อไปนี้

ขั้นตอน เลือกการดำเนินการ : คลิกปุ่ม “ส่งอนุมัติ” ระบบจะแสดงหน้าต่างให้ เลือกผู้ใช้งานที่จะเป็นผู้อนุมัติเอกสาร

ขั้นตอน เลือกรูปแบบขอคำอนุมัติ: กด Drop-down เลือกรายชื่อ ผู้อนุมัติเอกสาร > กดเลือก รูปแบบคำขออนุมัติ ที่ต้องการส่ง

โดย รูปแบบคำขออนุมัติ แบ่งออกเป็น 2 แบบ ดังนี้

• ส่งคำขออนุมัติผ่านการแจ้งเตือน (Notification) / ไม่ส่งผ่าน E-Mail: ช่องทางการแจ้งเตือน จะส่ง (Notification) ไปยัง กระดิ่ง ด้านบนของผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ

• ส่งคำขออนุมัติผ่าน E-Mail: หากติ๊กเลือก “ส่งอีเมล” ผู้อนุมัติจะได้รับลิงก์แจ้งเตือนบน (Notification) บนโปรแกรม PEAK และการแจ้งเตือนผ่าน อีเมลส่วนตัว ด้วย

ขั้นตอน การแสดงสถานะรายการ: เมื่อกดส่งเรียบร้อย รายการจะเปลี่ยนสถานะเป็น “รออนุมัติ” เพื่อรอการตรวจสอบจากผู้ที่ถูกระบุชื่อ

5. ข้อมูลเหล่านี้ สามารถเลือกผังบัญชีย่อยได้

• Finance
  • เงินสด 110101
  • กระแส 111201
  • ออมทรัพย์ 111301
  • เช็ครับ 113102 111401
  • เช็คจ่าย 212102
  • สำรองรับจ่าย 212203
• e-Wallet
  • 111501 1122xx 1132xx 1133xx 1151xx 1152xx 1153xx 2122xx 2123xx
  • Contact
  • ลูกหนี้ 113xxx ยกเว้น 113102 (เช็ครับ) 113103 (สำรองลูกหนี้)
  • เจ้าหนี้ 212xxx ยกเว้น 212102 (เช็คจ่าย) 212203 (สำรองรับจ่าย)
  • IR/GR > 113xxx ยกเว้น 113102 (เช็ครับ) 113103 (สำรองลูกหนี้), 212xxx ยกเว้น 212102 (เช็คจ่าย) 212203 (สำรองรับจ่าย)
• Product
  • รายได้ 4xxxxx 2xxxxx ยกเว้น 212101 (เจ้าหนี้การค้า) 212102 (เช็คจ่าย)
  • ซื้อสินค้า 1141xx
  • ต้นทุนขาย 510xxx
• Service
  • รายได้ 4xxxxx 2xxxxx ยกเว้น 212101 (เจ้าหนี้การค้า) 212102 (เช็คจ่าย)
  • ซื้อ 5xxxxx
  • เจ้าหนี้ / ลูกหนี้การค้า
  • 113301 ลูกหนี้อื่น + Subaccount [Contact]  
  • 212306 เจ้าหนี้อื่น + Subaccount [Contact]  
  • 113101 ลูกหนี้การค้า + Subaccount [Contact]
  • 212101 เจ้าหนี้การค้า + Subaccount [Contact]

– จบขั้นตอนการบันทึกบัญชี สมุดบัญชีรายวัน –

คำถามที่พบบ่อย

• ทำไมผังบัญชีในหน้าสมุดรายวันนี้ไม่สามารถเลือกบัญชีย่อยได้

• ต้องการเพิ่มใบกำกับภาษีอ้างอิง ที่สมุดรายวันต้องไปตรงไหน

• ต้องการนำผู้ติดต่อที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีรายวันออก ต้องทำอย่างไร

• กรณีบันทึกเอกสารสมุดรายวันผิด กิจการสามารถย้ายข้อมูลที่สร้างจากกิจการ A ไป B ได้ไหม

• บันทึกชำระเงินและหัก ณ ที่จ่ายโดยตรงบนสมุดรายวัน สามารถพิมพ์ใบหัก ณ ที่จ่ายได้หรือไม่

• ฉันสามารถทราบชื่อผู้สร้างสมุดรายวันนี้ได้อย่างไร