สำรองรับ - จ่าย

ในการบริหารการเงินของกิจการ โดยเฉพาะการควบคุมค่าใช้จ่ายล่วงหน้า การใช้ สำรองรับ/จ่าย เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้สามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังทำให้การติดตามงบการเงินเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำอีกด้วย

การใช้สำรองรับจ่าย จะเกิดขึ้นในกรณีที่มี บุคคลในกิจการมีการสำรองจ่ายเงินออกไปก่อน โดยไม่ได้ใช้เงินของกิจการ และจะมีการจ่ายคืนให้กับกิจการภายหลัง

กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับสำรองรับ – จ่ายจะมีอยู่ 3 กรณี ดังนี้

1. กรณีที่ 1 : การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชีของสำรองรับ-จ่าย

มี 2 ขั้นตอน ดังนี้

1.1 : เข้าไปที่เมนูการเงิน > สำรองรับจ่าย > เพิ่มช่องทาง

1.2 : ทำรายการแบบขั้นสูง

ระบุข้อมูลว่าเป็นการสำรองแบบไหน เช่น พนักงานสำรองจ่าย หรือกรรมการสำรองจ่าย สามารถระบุชื่อพนักงาน พร้อมกำหนดการใช้สำหรับจ่ายหรือรับเงิน แล้วกด “+ เพิ่มสำรองจ่าย“

2. กรณีที่ 2 : การจ่ายชำระโดยสำรองจ่าย

การจ่ายชำระด้วยการสำรองจ่าย จะทำบันทึกรายจ่ายปกติและระบุชื่อคู่ค้าตามบิล โดยการบันทึกให้เลือกเป็น สำรองจ่าย

2.1 : ระบุชื่อผู้ขาย ใส่วันที่เอกสาร
2.2 : ระบุรายการค่าใช้จ่าย สามารถเพิ่มหลายรายการ หรือแยกเลขที่เอกสาร

2.3 : เลือกช่องทางการชำระเป็นบัญชีสำรองรับ-จ่าย แล้วกด “อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย“

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีเมื่อจ่ายชำระโดยใช้บัญชีสำรองรับ-จ่าย

กราฟแสดงแท่งเงินออกเมื่อมีการจ่ายผ่านสำรองจ่าย

3. กรณีที่ 3 : การจ่ายคืนเงินสำรองจ่าย

ในกรณีที่กิจการโอนเงินคืนสำรองรับ-จ่ายให้กับบุคคลที่สำรองจ่ายล่วงหน้าไปก่อนนี้ สามารถทำได้ดังนี้

3.1 : เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > ดูภาพรวม

3.2 : เลือกบัญชีที่ต้องการโอนเงินคืน

เลือกทำรายการ > โอนเงิน

3.3 : ใส่ข้อมูลการโอน เช่น วันที่, จำนวนเงิน, เลือกบัญชีฝั่งออก-เข้า, ระบุเป็นพนักงานสำรองจ่าย และยืนยันรายการ

กราฟของสำรองรับ – จ่าย จะเปลี่ยนยอดคงเหลือเป็น 0 เมื่อโอนเงินคืน

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีกรณีโอนคืนเงินสำรองจ่าย

จบขั้นตอน