การใช้งานฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภท

     ฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภท (Classification) บน PEAK จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถจัดประเภทรายได้-ค่าใช้จ่ายออกตามข้อมูลที่ต้องการ เช่น จัดกลุ่มประเภทตามสาขา ตามพนักงานขาย ตามโปรเจกต์แบ่งค่าใช้จ่ายตามแผนกเพื่อดูต้นทุนของแต่ละทีม เป็นต้น การใช้งานฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภทจะอยู่ในหน้า PEAK หรือกดเข้าใช้งานได้ที่นี่

คำอธิบายคำศัพท์เพิ่มเติม

• กลุ่มจัดประเภท หมายถึง กลุ่มใหญ่ของการจัดประเภทเพื่อใช้จัดกลุ่มข้อมูลในมุมมองต่าง ๆ เช่น แผนก โครงการ พนักงานขาย
• รายการจัดประเภท หมายถึง รายการย่อยของกลุ่มจัดประเภท เช่น แผนกบัญชี แผนกการเงิน โครงการ A โครงการ B เป็นต้น

1. การเพิ่มกลุ่มและรายการจัดประเภทเพื่อใช้งาน ฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภท

1.1. ไปที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าเอกสาร > ฟังก์ชั่น กลุ่มจัดประเภท 
​

1.2. กดปุ่ม “เพิ่มเลย” หากต้องการให้ระบบแสดง กลุ่มจัดประเภท เริ่มต้นให้ (รายการกลุ่มแนะนำ) โดยผู้ใช้งานจะใช้ หรือไม่ใช้รายการแนะนำก็ได้
​

1.3. หากต้องการสร้าง “ กลุ่มจัดประเภท ” ขึ้นมาเองให้กดที่ปุ่ม +เพิ่มกลุ่มใหม่ เพื่อใส่เลขที่ ชื่อ และคำอธิบาย โดยกลุ่มจัดประเภทนั้น จะสามารถกำหนดการปันส่วนได้ว่าจะไปแสดงที่เอกสารฝั่งใดบ้าง

• ฝั่งรายรับ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน

• ฝั่งรายจ่าย ได้แก่ ซื้อสินค้า บันทึกรายจ่าย

1.4. เมื่อสร้างกลุ่มเสร็จแล้วให้กดเข้าไปในกลุ่มนั้น แล้วกดปุ่ม +เพิ่มรายการ เพื่อสร้าง “รายการจัดประเภท”

2. การสร้างเอกสารโดยระบุ ฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภท

2.1. สร้างเอกสารรายได้/ค่าใช้จ่าย และจัดกลุ่มประเภท ตามข้อมูลที่ต้องการ โดยผู้ใช้งานสามารถกำหนดกลุ่มจัดประเภทได้มากกว่า 1 กลุ่ม (สูงสุดไม่เกิน 4 กลุ่มต่อเอกสาร)

3. การระบุการปันส่วนย่อยในรายการจัดประเภท

เลือกรายการในกลุ่มจัดประเภท โดยเลือกได้มากกว่า 1 รายการก็ได้ แต่การแบ่งสัดส่วนนั้น ต้องใส่สัดส่วนแต่ละรายการรวมกันแล้วให้ครบ 100% แล้วกดปุ่ม “ยืนยัน”

4. วิธีเรียกดูรายงานกลุ่มจัดประเภทตาม ฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภท

เมื่อมีการสร้างเอกสารและใช้งานฟังก์ชันจัดกลุ่มประเภทแล้ว สามารถเรียกดูข้อมูลได้ตามรายงานใน PEAK Board ได้เลย

ข้อแนะนำเพิ่มเติมสำหรับเอกสารเก่าที่ต้องการติดกลุ่มย้อนหลัง

หากผู้ใช้งานท่านใดต้องการจัดกลุ่มประเภท สำหรับเอกสารที่เคยสร้างไปแล้ว สามารถเข้าไปที่เอกสารฉบับนั้น แล้วจัดกลุ่มย้อนหลังได้ โดยกดคำว่า “แก้ไข” ดังภาพ

โดยเอกสารใดก็ตามที่มีรายการจัดกลุ่มประเภทไว้ เอกสารนั้นจะแสดงไอคอนเพื่อให้ผู้ใช้งานกดเข้าไปบน New PEAK ได้

เงื่อนไขของการติดกลุ่มจัดประเภทย้อนหลัง : สมุดรายวันที่เคยบันทึกรายการไปก่อนแก้ไขจะถูกยกเลิกและระบบจะสร้างเอกสารสมุดรายวันเล่มใหม่ให้ออโต้

หมายเหตุ

เนื่องจาก PEAK Board ดึงข้อมูลมาจากการติดกลุ่มจัดประเภทบนหน้าเอกสาร ซึ่งเมื่อติดแล้วสมุดรายวันจากการบันทึกบัญชีของเอกสารนั้น จะแสดงกลุ่มจัดประเภทตามไปด้วย​

ดังนั้น สมุดรายวันที่ไม่ได้มาจากการบันทึกเอกสารผ่านเมนูรายรับรายจ่าย จึงไม่ถูกดึงข้อมูลไปแสดงบน PEAK Board

นอกเหนือจากสมุดรายวันตามกรณีด้านบน ยังมีการทำรายการอื่น ๆ ที่จะไม่ถูกดึงข้อมูลไปแสดงที่ PEAK Board ด้วย ตามด้านล่างนี้

• สมุดรายวันที่มาจากการบันทึกโดยตรง (กรณีด้านบน)

• สมุดรายวันบันทึกการตัดค่าเสื่อมของสินทรัพย์ JVDP ที่บันทึกมาจาก PEAK Asset

• เอกสารใบวางบิล ใบรวมจ่าย

• เอกสารบันทึกซื้อสินทรัพย์

• เอกสารใบกำกับภาษีขายแบบแยก ที่อ้างอิงมาจากใบแจ้งหนี้ อ้างอิงจากใบเสร็จรับเงิน

• เอกสารใบรับเงินมัดจำ ใบจ่ายเงินมัดจำ (ไม่รองรับการระบุกลุ่มจัดประเภทแบบปันส่วน)

• การนำเข้าเอกสาร กรณีนำเข้าครั้งแรกไม่ได้ระบุกลุ่มจัดประเภท นำเข้าครั้งที่ 2 ระบุกลุ่มจัดประเภทเพิ่ม ระบบยังไม่สามารถอัปเดตข้อมูลได้ รองรับเพียงครั้งแรกเท่านั้น

• เอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ที่ถูกสร้างอัตโนมัติโดยระบบจากการเชื่อมต่อ API

-จบขั้นตอนการใช้งานฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภท-