บันทึกตัดสินค้า ชำรุดเสียหาย

       ในกิจการที่ต้องจัดการกับสต็อกสินค้า การ บันทึกตัดสินค้า ชำรุดเสียหาย เป็นส่วนสำคัญของการบริหารจัดการคลังสินค้าและบัญชีที่ถูกต้อง การตัดสินค้าเพราะชำรุดเสียหาย คือ การตัดจ่ายของเสียเกินปกติที่เกิดจากกระบวนการผลิต สินค้าเสื่อมคุณภาพ สินค้ามีตำหนิสินค้าหมดสมัยนิยม สินค้าหมดอายุ และเศษซากในรอบบัญชี ให้เป็นไปตามข้อกำหนด แนวทางปฏิบัติ กรณีการทำลายของเสีย สินค้าที่เสื่อมคุณภาพ สินค้าที่มีตำหนิสินค้าที่หมดสมัยนิยม สินค้าที่หมดอายุ และเศษซาก ของทางกรมสรรพากร

การตัดสินค้าเพราะชำรุดเสียหาย จะมีแนวทางการบันทึกบัญชีที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับวิธีที่กิจการต้องการใช้จัดการกับสินค้า โดยจะต้องเป็นไปตาม ข้อกำหนดและแนวทางปฏิบัติของทางกรมสรรพากร

กรณีใช้งานโปรแกรม PEAK แนะนำการบันทึกบัญชีได้ 3 รูปแบบตามวิธีการจัดการดังนี้

วิธีจัดการที่ 1 : กรณีนำสินค้าที่ชำรุดส่งคืนให้กับผู้ขาย (Supplier) เพื่อ บันทึกตัดสินค้า ชำรุดเสียหาย

กรณีกิจการขายสินค้า มีนโยบายรับคืน/รับเคลม (Claim) สินค้าที่ชำรุดเสียหายจากลูกค้า โดยกิจการเองมีหนังสือสัญญาในการส่งคืน/ส่งเคลม (Claim) กับทางผู้ขาย (Supplier) ด้วย

สามารถบันทึกรับคืนสินค้าจากลูกค้า และส่งคืนสินค้าให้กับผู้ขายได้ดังนี้

ตัวอย่าง : กิจการขายเครื่องใช้ไฟฟ้า ซื้อสินค้าจากผู้ผลิตมาเพื่อขาย มีการขายออกและได้ออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีให้ลูกค้าแล้ว ต่อมาลูกค้าแจ้งขอคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าชำรุดเสียหาย

• สินค้าที่ขาย : หม้อหุงข้าว 1 เครื่อง ราคาขาย 2,000 บาท/ราคาทุน 1,500 บาท

ตัวอย่างสต็อกสินค้าก่อนลดหนี้

เข้าเมนูสินค้า > กดเลือกรายการสินค้าที่ต้องการดูข้อมูล

1.1. บันทึกตัดสินค้า ชำรุดเสียหาย การออกใบลดหนี้รับคืนสินค้า และคืนเงินให้ลูกค้า 

เข้าสู่เอกสารใบกำกับภาษี ตามตัวอย่างเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี > กดปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก “ออกใบลดหนี้”

ระบุสาเหตุของการลดหนี้ และระบุข้อมูล “รับคืนสินค้า” > ระบุรายละเอียดจำนวนสินค้าและราคาที่รับคืนให้ครบถ้วน

ระบุช่องทางการเงินของกิจการ ที่ใช้จ่ายเงินคืนให้กับลูกค้า > กด “อนุมัติใบลดหนี้”

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังออกใบลดหนี้ให้ลูกค้า

กรณีกิจการไม่ได้คืนเงินให้ลูกค้า แต่เปลี่ยนเคลม (Claim) สินค้าใหม่ให้ บันทึกตัดสินค้า ชำรุดเสียหาย

1.2. การบันทึกรับใบลดหนี้ เพื่อบันทึกคืนสินค้าให้กับคู่ค้า บันทึกตัดสินค้า ชำรุดเสียหาย

• 
  

  ขั้นตอนนี้กิจการจะต้องแจ้งขอใบลดหนี้สินค้าที่ชำรุดจากคู่ค้ามาก่อน

  
  

เข้าสู่เอกสารบันทึกซื้อสินค้าที่บันทึกไว้ก่อนหน้านั้น กดปุ่มตัวเลือก > เลือก “รับใบลดหนี้”

ระบุสาเหตุของการลดหนี้ และระบุข้อมูล “คืนสินค้า” > ระบุรายละเอียดจำนวนสินค้าและราคาที่ส่งคืนผู้ขายให้ครบถ้วน

ระบุช่องทางการเงินของกิจการ ที่ผู้ขายชำระค่าสินค้าคืนให้ > กด “อนุมัติรับใบลดหนี้”

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังบันทึกคืนสินค้าให้ผู้ขาย

กรณีผู้ขายไม่ได้ชำระเงินคืน แต่ส่งสินค้าใหม่มาเปลี่ยนให้ บันทึกตัดสินค้า ชำรุดเสียหาย

วิธีจัดการที่ 2 : กรณีนำสินค้าชำรุด ขายออกในราคาต่ำกว่าราคาต้นทุน

กรณีกิจการมีนโยบายนำสินค้าชำรุดกลับมาขายใหม่ เช่น ขายอะไหล่, ขายมือสอง กิจการมีความสามารถในการซ่อมแซมสินค้าให้กลับมาสมบูรณ์ หรือ สินค้าใกล้สิ้นอายุแต่กิจการไม่ต้องการทำหนังสือแจ้งขอทำลายสินค้า จึงยอมขายในราคาต่ำกว่าทุน

สามารถบันทึกตัดสินค้าชำรุด และนำกลับมาขายใหม่ได้ดังนี้

ตัวอย่าง : กิจการเป็นร้านแว่น มีการตัดแว่นตามการสั่งทำจากลูกค้า ออกใบกำกับภาษีแล้ว เมื่อลูกค้านำไปใช้งานจริงพบว่าตัวเลนส์ไม่เข้ากับสายตา ทางร้านจึงรับคืนเลนส์เดิมมาเก็บไว้ขายให้กับลูกค้าท่านอื่นที่มีค่าสายตาเหมาะสมแทน

• 
  

  สินค้าที่ขาย : เลนส์แว่นสายตา 1 ชิ้น ราคาขาย 3,000 บาท/ราคาทุน 1,500 บาท

  
  

ตัวอย่างสต็อกสินค้าก่อนลดหนี้

เนื่องจากกิจการจะรับสินค้าที่ชำรุดคืนมาก่อนเพื่อรอขายต่อ แนะนำให้แยกสินค้านี้ออกจากสต็อกเดิม โดยสร้างผังบัญชีใหม่สำหรับบันทึกบัญชี และสร้างรหัสสินค้าใหม่ก่อนลดหนี้

วิธีสร้างผังบัญชี และการผูกผังบัญชีที่สินค้าใหม่

 2.1. การออกใบลดหนี้รับคืนสินค้า และคืนเงินให้ลูกค้า

เข้าสู่เอกสารใบกำกับภาษี ตามตัวอย่างเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี > กดปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก “ออกใบลดหนี้”

ระบุสาเหตุของการลดหนี้ และระบุข้อมูล “รับคืนสินค้า” > ระบุรายละเอียดจำนวนสินค้าและราคาที่รับคืนให้ครบถ้วน

• 
  

  กรณีที่ลดหนี้เฉพาะรายการ ตรงช่องลดหนี้ทุกรายการหรือไม่ ให้ระบุเป็น เฉพาะรายการ

  
  

ระบุช่องทางการเงินของกิจการ ที่ใช้จ่ายเงินคืนให้กับลูกค้า > กด “อนุมัติใบลดหนี้”

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังออกใบลดหนี้ให้ลูกค้า ให้ยึดวันที่รับคืนสินค้านี้ เป็นวันที่ในการโอนสินค้าชำรุด ในถัดไป

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี : จะมีการกลับรายการสินค้าสำเร็จรูป และต้นทุนขายให้

กรณีกิจการไม่ได้คืนเงินให้ลูกค้า แต่เปลี่ยนเคลม (Claim) สินค้าใหม่ให้

2.2. การโอนสินค้าที่รับคืน เป็นสินค้าชำรุดเพื่อรอนำกลับมาขายใหม่ บันทึกตัดสินค้า ชำรุดเสียหาย

2.2.1. บันทึกใบเสร็จรับเงินเพื่อโอนสินค้าชำรุด

การโอนให้สร้างเอกสารใบเสร็จรับเงินจากรับคืนสินค้าก่อนหน้า มีการรับคืนสินค้าวันที่ 05/04/2024 ให้ยึดวันนี้เป็นวันโอนสินค้า เพื่อให้ระบบตัดสต็อกสินค้าจาก Lot เดียวกัน ต้นทุนที่โอนจะได้เป็นยอดเดียวกันกับที่รับคืน

• 
  

  การบันทึกเอกสารนี้จะเป็นการประยุกต์ใช้ ให้ทำการสร้างผู้ติดต่อสำหรับบันทึกสินทรัพย์ชำรุดก่อนบันทึกเอกสาร

  
  

วิธีสร้างผู้ติดต่อสำหรับบันทึกสินค้าชำรุด

การสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน ระบุข้อมูลบนเอกสารดังนี้

1. 
   

   ระบุผู้ติดต่อเป็น ผู้ติดต่อสำหรับตัดสินค้าชำรุด

   
   
2. 
   

   ระบุวันที่ออกเอกสารเป็นวันที่รับคืนสินค้า

   
   
3. 
   

   ระบุรหัสสินค้าที่ต้องการโอนเป็นสินค้าชำรุด

   
   
4. 
   

   ระบุผังบัญชี สำหรับโอนสินค้าที่สร้างเตรียมไว้ เพื่อเป็น Note หน้าเอกสาร

   
   
5. 
   

   ระบุจำนวนสินค้า > ใส่ราคาเป็น 0 และภาษี เลือกเป็นไม่มี

   
   

เมื่อข้อมูลครบถ้วนแล้ว กด “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน”

หลังอนุมัติใบเสร็จแล้ว > กดเข้าดูสมุดบัญชี เพื่อแก้ไขข้อมูลผังบัญชี

เมื่อเข้าสู่หน้าบัญชีรายวันแล้ว > กดแก้ไข

กดกากบาท(x) ลบแถวรายการที่เดบิต-เครดิตเป็น 0 ออก > จากนั้นเปลี่ยนผังบัญชีจาก “ต้นทุนขาย” เป็น “โอนเป็นสินค้าชำรุด” > กด”บันทึก” การแก้ไข

ผลกระทบของการประยุกต์แก้ไขสมุดบัญชีรายวัน

ตัวอย่างสมุดบัญชีรายวันหลังแก้ไข

• 
  

  ยอดต้นทุน ผังบัญชี “โอนสินค้าชำรุด” ให้ใช้ระบุเป็นราคาทุนของสินค้า “รอนำกลับมาขาย”

  
  

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังบันทึกตัดสินค้าชำรุดแล้ว จะมีการตัดสต็อกและต้นทุนใน Lot เดียวกัน

2.2.2. บันทึกซื้อสินค้าเพื่อรับสต็อก รหัสสินค้าชำรุดรอนำกลับมาขาย

เมื่อสินค้าชำรุดสามารถนำกลับมาขายได้แล้ว สามารถบันทึกรับสต็อกของสินค้าที่เคยโอนเป็นสินค้าชำรุดกลับมารอขายได้โดยการบันทึกซื้อสินค้า