การยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ ใน PEAK
การจัดการเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขั้นตอนการจ่ายเงินมัดจำ เมื่อเกิดเหตุที่ต้องทำ การยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ ดังกล่าวนั้น การดำเนินการที่ถูกต้องและรวดเร็วจะช่วยลดความผิดพลาดและป้องกันปัญหาทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นได้
ในส่วนการยกเลิกเอกสารใบจ่ายมัดจำ สามารถทำได้ 3 กรณี ดังนี้
- การยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำกรณีเอกสารยังไม่บันทึกข้อมูลจ่ายชำระเงิน
- การยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำกรณีเอกสารมีบันทึกข้อมูลจ่ายชำระเงิน
- การยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำกรณีเอกสารมีการจ่ายชำระและนำไปตัดกับเอกสารเรียบร้อยแล้ว
1. การยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ กรณีเอกสารยังไม่บันทึกข้อมูลจ่ายชำระเงิน
1.1. ไปที่เมนูรายจ่าย เพื่อเลือกเอกสารใบจ่ายมัดจำที่ต้องการยกเลิก
คลิกที่เมนูรายจ่าย > ใบจ่ายเงินมัดจำ > ดูทั้งหมด
คลิกเลือกเอกสารใบจ่ายมัดจำที่ต้องการยกเลิก
1.2. ทำการยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ
คลิกที่ปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก ยกเลิกเอกสาร
คลิกปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อทำการยกเลิกเอกสาร
หมายเหตุ เอกสารใบจ่ายมัดจำที่ไม่มีการชำระเงินจะอยู่ในสถานะ “รอชำระ”
และเมื่อกดยกเลิกเอกสารเรียบร้อยแล้ว เอกสารใบนี้จะถูกนำไปไว้ที่สถานะยกเลิก และสถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น “ยกเลิก”
*เอกสารที่ถูกยกเลิกเรียบร้อยแล้ว จะไม่สามารถลบเอกสารได้ แต่จะไม่ส่งผลต่อการใช้งาน
และหากในเมนูตั้งค่า มีการตั้งค่าให้ใช้เลขที่เอกสารเดิมที่ถูกยกเลิกได้ สามารถนำเลขที่เอกสารนี้ไปใช้กับเอกสารที่สร้างใหม่ได้
2. การยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ กรณีเอกสารมีบันทึกข้อมูลจ่ายชำระเงิน
2.1. ไปที่เมนูรายจ่าย เพื่อเลือกเอกสารใบจ่ายมัดจำที่ต้องการยกเลิก
ไปที่เมนูรายจ่าย > ใบจ่ายเงินมัดจำ > ดูทั้งหมด
เลือกเอกสารใบจ่ายมัดจำที่ต้องการยกเลิก
หมายเหตุ หากเอกสารมีจ่ายชำระแล้ว สถานะของเอกสารจะเป็น รอหักมัดจำ
2.2. ทำการยกเลิกข้อมูลการชำระ
คลิกที่แถบข้อมูลการชำระ > คลิกที่จุด 3 จุด > เลือก ยกเลิก
จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อยืนยันยกเลิกการชำระเงิน
2.3. ยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำบนหน้าเอกสาร
คลิกที่ปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก ยกเลิกเอกสาร
คลิกปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อยืนยันการยกเลิก
3. การยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ กรณีเอกสารมีการจ่ายชำระและนำไปตัดกับเอกสารเรียบร้อยแล้ว
3.1. กรณีที่มีการนำไปตัดกับเอกสารซื้อสินค้า และ เอกสารค่าใช้จ่าย
คลิกที่เมนูรายจ่าย > ใบจ่ายเงินมัดจำ > ดูทั้งหมด
คลิกเลือกเอกสารใบจ่ายมัดจำที่ต้องการยกเลิกการอ้างอิง
หมายเหตุ เมื่อมีการนำเอกสารใบจ่ายมัดจำไปอ้างอิงแล้วทั้งจำนวน จะมีสถานะ หักมัดจำครบแล้ว
3.1.1. ทำการยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำที่นำมาอ้างอิงกับเอกสาร
คลิกที่แถบข้อมูลการหักเงินมัดจำ > คลิกเลขที่เอกสารอ้างอิง
หมายเหตุ หากเอกสารบันทึกซื้อสินค้าและเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายมีการจ่ายชำระเรียบร้อยแล้ว จะต้องมีการยกเลิกข้อมูลการจ่ายชำระของเอกสารก่อน
โดยไปที่หน้าข้อมูลการชำระในเอกสารนั้น > กดจุด 3 จุด > เลือก ยกเลิก
จากนั้นกดปุ่ม “ยืนยัน” ยกเลิกการชำระเงิน
มาที่หน้าข้อมูลเอกสาร > คลิกที่ปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก แก้ไข
มาที่เงินมัดจำ > คลิกปุ่ม “แก้ไขเงินมัดจำ”
นำเครื่องหมายติ๊กถูกที่หน้าเอกสารออก > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”
ตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้วกดบันทึกได้เลย
3.2. กรณีที่มีการนำไปตัดกับเอกสารซื้อสินทรัพย์
คลิกที่เมนูรายจ่าย > ใบจ่ายเงินมัดจำ > ดูทั้งหมด
คลิกเลือกเอกสารใบจ่ายมัดจำที่ต้องการยกเลิกการอ้างอิง
3.2.1. ทำการยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำที่นำมาอ้างอิงกับเอกสาร
คลิกที่แถบข้อมูลการหักเงินมัดจำ > คลิกเลขที่เอกสารอ้างอิง
เมื่อเข้าไปในเอกสารสารอ้างอิงแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก ยกเลิกเอกสาร
คลิกปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อยืนยันการยกเลิกเอกสาร
เนื่องจากเอกสารซื้อสินทรัพย์จะไม่สามารถแก้ไขได้ จึงเป็นยกเลิกเอกสารเท่านั้น และสถานะของเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำจะกลับมาที่สถานะ รอหักเงินมัดจำ
จากนั้นทำการยกเลิกตามกรณีที่ 2. ได้เลย
– จบขั้นตอนการยกเลิกเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ –