ใบจ่ายเงินมัดจำ ใน PEAK
ใบจ่ายเงินมัดจำ คือ การจ่ายชำระเงินบางส่วนของราคาหรือมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ซึ่งเงื่อนไขการจ่ายชำระถือเป็นข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เพื่อเป็นการยืนยันการทำธุรกรรมหรือการซื้อขายในอนาคต
หมายเหตุ ไม่รองรับการใช้งานบน Old PEAK
ขั้นตอนมีดังนี้
1. สร้างใบสั่งซื้อ เพื่อใช้คุมยอดรวมของการซื้อครั้งนี้ทั้งหมด
ไปที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > สร้าง
กรอกรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลผู้ขาย วันที่ออกเอกสาร ข้อมูลสินค้า/บริการ เป็นต้น
สามารถเพิ่มข้อความในส่วนหมายเหตุสำหรับผู้ขาย กด ย่อ/ขยาย > จากนั้นเพิ่มข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง หมายเหตุสำหรับผู้ขาย > คลิกปุ่ม อนุมัติใบสั่งซื้อ
2. สร้าง ใบจ่ายเงินมัดจำ เพื่อบันทึกจ่ายเงินหรือตั้งหนี้เงินมัดจำ
การสร้างใบจ่ายเงินมัดจำ สามารถออกได้ 2 กรณี ดังนี้
กรณีที่ 1 การสร้างใบจ่ายเงินมัดจำ โดยไม่อ้างอิงใบสั่งซื้อ
ไปที่เมนูรายจ่าย > ใบจ่ายเงินมัดจำ > สร้าง
กรอกรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลผู้ขาย วันที่ออกเอกสาร ข้อมูลสินค้า/บริการ เป็นต้น
กรณีที่ 2 การสร้างใบจ่ายเงินมัดจำ โดยอ้างอิงใบสั่งซื้อ
ไปที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > อนุมัติแล้ว
เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการอ้างอิงไปออกใบจ่ายเงินมัดจำ
- ระบบจะพามาที่หน้ารายการใบสั่งซื้อ สถานะอนุมัติแล้ว
- ให้ทำการเลือกช่วงเวลาวันที่ออก หรือค้นหาเลขที่เอกสารใบสั่งซื้อที่ต้องการ
- จากนั้นที่คอลัมน์คำสั่ง คลิกเครื่องหมาย Dropdown ที่ปุ่ม “บันทึกซื้อสินค้า” > สร้างใบจ่ายเงินมัดจำ
ระบบจะแสดง Pop-up ให้เลือกวิธีการสร้างใบจ่ายเงินมัดจำจากใบสั่งซื้อ
ในที่นี้ยกตัวอย่างเป็นการเลือกสร้างเอกสารตามใบสั่งซื้อ > จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน”
ระบบจะแสดงเอกสารอ้างอิงในช่องอ้างอิงจากระบบ และช่องอ้างอิง
จากนั้นกรอกรายละเอียดข้อมูลต่างๆ ตามที่ต้องการ
3. คำอธิบายหน้าสร้าง ใบจ่ายเงินมัดจำ
สามารถออกได้ 2 กรณี ดังนี้
กรณีที่ 1 ต้องการอธิบายการจ่ายมัดจำแต่ละรายการ
หน้าสร้างใบจ่ายเงินมัดจำ ให้ระบุวันที่ออกเอกสาร วันที่ครบกำหนด
- ระบุรหัสสินค้า/บริการ (ระบบจะไม่มีตัดสต็อกสินค้า และรายการเคลื่อนไหวบริการ)
- ระบุจำนวน 1 หน่วย และราคา/หน่วย แต่ละรายการที่เราถูกเรียกเก็บเงินมัดจำ
กรณีที่ 2 ไม่ต้องการอธิบายการจ่ายมัดจำแต่ละรายการ
หน้าสร้างใบจ่ายเงินมัดจำ ให้ระบุวันที่ออกเอกสาร วันที่ครบกำหนด > จากนั้นให้กดปุ่ม “เพิ่มรายการใหม่”
ระบุข้อมูลเงินมัดจำที่ถูกเรียกเก็บ และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม พร้อมคำอธิบายรายการ
กดลบ (ที่ไอคอนถังขยะ) ที่ท้ายรายการอื่น ๆ ที่เป็นรายการสินค้าออก
เมื่อลบรายการอื่น ๆ เรียบร้อย จะเหลือเพียงรายการเงินมัดจำที่เพิ่มรายการขึ้นมาใหม่
4. การจ่ายชำระเงิน ใบจ่ายเงินมัดจำ
สามารถออกได้ 2 กรณี ดังนี้
กรณีที่ 1 กรณีที่จ่ายชำระเงิน
ระบุวันที่ และข้อมูลการจ่ายชำระเงิน > คลิกปุ่ม “อนุมัติใบจ่ายเงินมัดจำ”
ตัวอย่างเอกสารที่กดอนุมัติ
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี
กรณีที่ 2 กรณีที่ยังไม่ได้จ่ายชำระเงิน และมีการจ่ายชำระเงินในภายหลัง
การตั้งหนี้ โดยกด ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)
กรอบการชำระเงินจะปิดการแสดงผล จากนั้นคลิดปุ่ม “อนุมัติใบจ่ายเงินมัดจำ”
ตัวอย่างเอกสารที่กดอนุมัติ
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี (ตั้งหนี้)
การจ่ายชำระ
หน้าข้อมูลใบจ่ายมัดจำ ให้กดที่แถบ ข้อมูลการชำระ
กดปุ่มจ่ายชำระ
ระบุวันที่จ่ายชำระเงิน ข้อมูลการจ่ายชำระเงิน เมื่อระบุเรียบร้อยแล้ว > ให้คลิกปุ่ม “ชำระเงิน”
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีการจ่ายชำระเงิน
5. สร้างบันทึกซื้อสินค้า เพื่อบันทึกจ่ายเงินส่วนที่เหลือ พร้อมบันทึกค่าใช้จ่าย
5.1. การสร้างบันทึกซื้อสินค้า
ไปที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > อนุมัติแล้ว
เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการอ้างอิงไปออกบันทึกซื้อสินค้า
- ระบบจะพามาที่หน้ารายการใบสั่งซื้อ สถานะอนุมัติแล้ว
- ให้ทำการเลือกช่วงเวลาวันที่ออก หรือค้นหาเลขที่เอกสารใบสั่งซื้อที่ต้องการ
- จากนั้นที่คอลัมน์คำสั่ง กดปุ่ม บันทึกซื้อสินค้า
ระบบจะแสดง Pop-up ให้เลือกวิธีการสร้างเอกสารบันทึกซื้อสินค้า/ค่าใช้จ่ายจากใบสั่งตามที่ต้องการ
ในที่นี้ขอยกตัวอย่างเป็นการสร้างเอกสารด้วยวิธีตามใบสั่งซื้อ > จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน”
กรอกรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ เช่น วันที่ออกเอกสาร เลขที่อ้างอิง เป็นต้น
5.2. การเลือกใบจ่ายเงินมัดจำ
คลิกปุ่ม “เลือกเงินมัดจำ”
จะมี Pop-Up ขึ้นมา เพื่อเลือกใบจ่ายเงินมัดจำที่ต้องการ
หมายเหตุ
- สามารถกดเลือกใบมัดจำมาตัดชำระได้หลายใบ เลือกได้สูงสุดไม่เกิน 10 ใบ
- สถานะใบจ่ายเงินมัดจำที่นำมาหักได้ จะต้องอยู่ในสถานะ “รอหักมัดจำ”
- เอกสารใบจ่ายมัดจำที่สามารถนำมาหักได้ วันที่ออกเอกสารจะต้องมีการระบุก่อนหรือวันที่เดียวกันกับบันทึกซื้อสินค้าเท่านั้น
- ตัวอย่างเช่นบันทึกซื้อสินค้าออกวันที่ 07/09/2025 ใบจ่ายมัดจำจะต้องระบุวันที่ก่อนวันที่ 07/09/2025 หรือวันที่ 07/09/2025 หากใบจ่ายมัดจำระบุวันที่ 08/09/2025 เป็นต้นไป จะไม่สามารถนำมาหักได้
ใบมัดจำที่นำมาตัดชำระสามารถแก้ไขยอดที่นำมาตัดชำระได้ ยอดที่แก้ไขสามารถแก้ไขมูลค่าภาษี ของยอดเงินมัดจำที่นำมาตัดได้
เมื่อเลือกรายการใบจ่ายเงินมัดจำเรียบร้อยแล้ว
- เงินมัดจำ จะแสดงเอกสาร และยอดเงินมัดจำที่นำมาหัก
- สรุปข้อมูล แสดงยอดหลังหักเงินมัดจำ และยอดส่วนที่เหลือที่ต้องชำระ
5.3. การชำระเงินส่วนที่เหลือ
สามารถออกได้ 2 กรณี ดังนี้
กรณีที่ 1 กรณีที่จ่ายชำระเงิน
ระบุวันที่ และข้อมูลการจ่ายชำระเงิน และคลิกปุ่ม “อนุมัติบันทึกซื้อสินค้า”
ตัวอย่างเอกสารที่กดอนุมัติ
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี
กรณีที่ 2 กรณีที่ยังไม่ได้จ่ายชำระเงิน และมีการจ่ายชำระเงินในภายหลัง
การตั้งหนี้ กด ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)
กรอบการชำระเงินจะปิดการแสดงผล กดอนุมัติบันทึกซื้อสินค้า
ตัวอย่างเอกสารที่กดอนุมัติ
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี (ตั้งหนี้)
การจ่ายชำระ
หน้าข้อมูลบันทึกซื้อสินค้า ให้คลิกที่แถบ ข้อมูลการชำระ
กดปุ่มจ่ายชำระ
ระบุวันที่จ่ายชำระเงิน ข้อมูลการจ่ายชำระเงิน เมื่อระบุเรียบร้อยแล้ว > คลิกปุ่ม “ชำระเงิน”
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีการจ่ายชำระเงิน
หมายเหตุ การออกเอกสารต่อ เช่น ใบจ่ายมัดจำ ที่มูลค่าครบตามใบสั่งซื้อหรือเกินใบสั่งซื้อแล้ว จะไม่สามารถกดออกเอกสารบันทึกซื้อสินค้าได้
ระบบอัปเดตฟังก์ชัน PEAK 26/03/2025
เมื่อสร้างบันทึกซื้อสินค้า/บันทึกค่าใช้จ่าย จากใบสั่งซื้อ PEAK ระบบปรับให้ผู้ใช้งานสามารถเห็นยอดคงเหลือของใบสั่งซื้อล่าสุดได้ทันที
กรณีที่ไม่สามารถสร้างเอกสารซื้อสินค้าได้ เกิดจากการออกเอกสารต่อ เช่น ใบจ่ายมัดจำที่มูลค่าครบตามใบสั่งซื้อหรือเกินใบสั่งซื้อแล้ว โดยสังเกตได้จากสถานะของเอกสาร “ออกครบแล้ว”
วิธีการตรวจสอบเอกสารที่ออกต่อจากใบสั่งซื้อ
- เมื่อผู้ใช้งานที่กดดูเอกสารจากใบสั่งซื้อ จะไม่เห็นว่ามีเอกสารใดออกต่อจากใบสั่งซื้อเลยแต่เอกสารจะขึ้นว่าออกครบแล้ว และปุ่มตัวเลือกจะไม่สามารถออกเอกสารต่อได้
ให้ตรวจสอบที่เอกสารใบจ่ายมัดจำ โดยจะเห็นว่า มีการออกเอกสารใบจ่ายมัดจำต่อจากใบสั่งซื้อ
หากเอกสารใบมัดจำมีหลายเอกสารและไม่สะดวกเข้าดูทีละเอกสาร แนะนำให้พิมพ์รายงานใบจ่ายมัดจำเพื่อตรวจสอบ
ตัวอย่างรายงานจะแสดง คอลัมน์อ้างอิงจากระบบ ที่เป็นใบสั่งซื้อให้
*** หากต้องการออกเอกสารเกินยอดใบสั่งซื้อ
เข้าเอกสารใบสั่งซื้อ > กดตัวเลือก > กดกลับไปออกบางส่วน
จึงจะสามารถออกเอกสารใบจ่ายมัดจำหรือเอกสารซื้อสินค้าต่อได้
หมายเหตุ กรณีที่ต้องการพิมพ์เอกสารที่มีการหักใบจ่ายเงินมัดจำ แล้วในหน้า Online View ไม่แสดงใบจ่ายมัดจำที่นำไปตัด สามารถตั้งค่าได้ดังนี้
ไปที่เอกสารที่ต้องการพิมพ์ ที่มีการหักใบจ่ายเงินมัดจำ ในหน้าข้อมูลเอกสาร คลิกปุ่ม “พิมพ์”
คลิกปุ่ม “แก้ไข”
กดรูปดินสอสีฟ้า เพื่อแก้ไขการแสดงผล
เปิดการแสดงผลในส่วนของเงินมัดจำ โดยกดปุ่มเปิดการแสดงผลให้เป็นสีฟ้า
คลิกปุ่ม “บันทึก”
จากนั้นคลิกปุ่ม “บันทึก” โดยสามารถเลือกบันทึกได้ 2 แบบ ดังนี้
- บันทึกเฉพาะเอกสารนี้ บันทึกรูปแบบที่ตั้งค่าไว้เฉพาะเอกสารฉบับนี้เท่านั้น
- บันทึกเป็นแบบมาตรฐาน บันทึกใช้กับทุกเอกสาร ให้เป็นรูปแบบตามที่ตั้งค่าไว้
ตัวอย่างเอกสารเดิมที่ยังไม่ได้เปิดการแสดงผลเงินมัดจำ
ตัวอย่างเอกสารที่ตั้งค่าเปิดการแสดงผลเงินมัดจำแล้ว
– จบขั้นตอนใบจ่ายเงินมัดจำ –