ใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
การออก ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือการสร้างเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าโดยไม่ต้องอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินเดิมในระบบ ซึ่งมีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ เช่น กรณีที่เอกสารต้นทางอยู่นอกระบบ PEAK หรือเมื่อต้องการรวมยอดคืนจากหลายบิลมาไว้ในเอกสารเดียว
ใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คืออะไร
คือการออกใบลดหนี้ โดยที่ไม่ต้องอ้างอิงเอกสารในระบบ (ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบเสร็จรับเงิน) ทำให้สามารถกรอกข้อมูลในการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนสินค้าที่ลดลงได้ตามความต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินที่เคยออกให้กับคู่ค้าก่อนหน้าได้ สามารถใช้ได้ในกรณีดังนี้
1. กรณีที่ทางกิจการอาจจะไม่มีเอกสารฝั่งรายได้อ้างอิง เช่น เอกสารต้นขั้วเป็นเอกสารที่เกิดก่อนยอดยกมาใน PEAK จึงไม่ได้บันทึกเอกสารย้อนหลังไว้ แต่บันทึกข้อมูลรายได้ไว้ตามงบการเงินที่สมุดบัญชีรายวัน
2. ออกเอกสารขาย(ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน)ให้คู่ค้าหลาย ๆ ใบ แต่คู่ค้าคืนสินค้ามาในคราวเดียว จึงไม่สามารถทำลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสารได้
3. ไม่ทราบเอกสารขาย(ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน)ต้นขั้วจึงไม่สามารถออกเอกสารแบบอ้างอิงได้ แต่ระบบมีข้อมูลสต็อกและข้อมูลรายได้ตามบัญชีถูกต้องอยู่แล้ว
ตัวอย่าง: ได้รับสินค้าคืนจากคู่ค้าจำนวน 10 หน่วย ราคาต่อหน่วย 400.00 บาท ซึ่งไม่ทราบว่าเป็นสินค้าของใบแจ้งหนี้เลขที่ใด
วิธีสร้าง ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
ไปที่เมนู รายรับ > ใบลดหนี้ > สร้าง
จากนั้นเลือกรูปแบบใบลดหนี้เป็น “ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม”
การระบุรายละเอียดใน ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
กรอกรายละเอียดเอกสาร เช่น วันที่ออก, ชื่อผู้ติดต่อ, และเลขที่เอกสาร
ข้อมูลการลดหนี้: ระบุสาเหตุการลดหนี้ และเลือกว่าจะ “รับคืนสินค้า” (เพิ่มสต็อก) หรือ “ไม่รับคืนสินค้า” (สต็อกไม่เปลี่ยนแปลง)
รายการ: ระบุรายละเอียดสินค้าและราคาที่ต้องการลดหนี้
ที่ส่วนสรุปข้อมูล ให้กด “แก้ไข” เพื่อระบุมูลค่าตามเอกสารเดิม โดยมูลค่าจะต้องมากกว่าหรือเท่ากับยอดที่ลดหนี้ จึงจะสามารถอนุมัติเอกสารได้
วิธีชำระเงินสำหรับ ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
การชำระเงินสามารถเลือกทำได้หลายวิธี ดังนี้
กรณีคืนเงินให้คู่ค้า (พร้อมชำระเงิน)
หากกิจการพร้อมชำระเงินคืนให้คู่ค้าทันที สามารถเลือกข้อมูลวันที่ชำระและช่องทางการเงิน แล้วกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย
หากมีรายการปรับปรุง เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ให้ปรับกล่องการชำระเงินเป็นแบบ “ขั้นสูง” เพื่อบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเติม
กรณีคืนเงินให้คู่ค้า (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)
หากยังไม่พร้อมชำระเงินคืน สามารถทำการตั้งหนี้ไว้ก่อนโดยกดปุ่ม “ยังไม่ชำระเงิน(ตั้งหนี้ไว้ก่อน)” แล้วจึงกดอนุมัติใบลดหนี้
การใช้ ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร ตัดชำระกับบิลอื่น
ปรับกล่องการชำระเงินเป็นแบบ “ขั้นสูง” และติ๊กช่อง “ตัดชำระกับเอกสาร” เพื่อระบุเลขที่เอกสารอื่น (เช่น ใบแจ้งหนี้) ที่ต้องการนำยอดเงินนี้ไปหักลบ
ลดหนี้แบบไม่คืนเงิน (เก็บยอดไว้ใช้ครั้งถัดไป)
สำหรับวิธีการลดหนี้โดยไม่คืนเงิน แต่เก็บยอดเงินนั้นไว้สำหรับหักลบกับการซื้อขายในครั้งถัดไป สามารถดูคู่มืออย่างละเอียดได้โดยคลิกที่นี่
-จบขั้นตอนใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร-