การออกใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่มาซื้อสินค้าหรือบริการกับทางกิจการ
การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน) โดยจะเป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น
วิธีการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร มีทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้
ตัวอย่าง กิจการออกใบแจ้งหนี้ขายสินค้าจำนวน 20 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาทต่อมามีสินค้าเสียหายต้องลดหนี้พร้อมทั้งรับคืนสินค้าจากลูกค้าจำนวน 5 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาท
สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้
เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูใบลดหนี้
เลือกเมนูรายรับ > เลือกเมนู “ใบลดหนี้” > กด “+ สร้าง”
รูปแบบใบลดหนี้ : เลือก “ลดหนี้จากเอกสารเดิม”
เลือกเอกสาร : ทำการเลือกชื่อคู่ค้า ประเภทเอกสาร(ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้ > เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กด “ถัดไป”
หลังกด “ถัดไป” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร
เลือกเมนูรายรับ > เลือกเมนู “ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้”(หรือใบเสร็จรับเงิน) > กด “ดูทั้งหมด”
คลิกเข้าเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้
กดปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก “ออกใบลดหนี้”
หลังกด “ออกใบลดหนี้” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร
2.1 ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก การออกใบกำกับภาษีของใบลดหนี้
2.2 ระบุข้อมูลการลดหนี้
ระบุสาเหตุของการลดหนี้: ระบุสาเหตุที่ลดหนี้
คำอธิบายอย่างย่อ: ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
รายการที่ 1: ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
รายการที่ 2: เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้
มีการรับคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
รายการที่ 1: รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
รายการที่ 2: ไม่รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
จากตัวอย่าง : รับคืนจำนวน 5 หน่วย จากที่แจ้งหนี้ไป 20 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500.00 บาท ดังนั้น จึงเลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ “เฉพาะรายการ” และเลือก “รับคืนสินค้า”
กดเครื่องหมายติ๊กถูก แล้วระบุจำนวนที่ได้รับสินค้าคืน
การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถรับชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้
หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ยังไม่เคยรับชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกใบลดหนี้ ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างลูกหนี้ออกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
สินค้าในสต็อกจะถูกรับคืนให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับคืนสินค้า
หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับมีการรับชำระเงินเต็มจำนวนจากลูกค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ต้องการใช้ชำระค่าสินค้าที่ลดหนี้คืนให้กับลูกค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
สินค้าในสต็อกจะถูกรับคืนให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับคืนสินค้า
– จบขั้นตอนการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร –
