สร้างใบแจ้งหนี้ ต่อจากใบเสนอราคา ใน PEAK

หลังจากที่ลูกค้ากดยอมรับใบเสนอราคาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการออกเอกสารเพื่อเรียกเก็บเงิน การ สร้างใบแจ้งหนี้ ต่อจากใบเสนอราคา โดยตรงจะช่วยให้คุณทำงานได้รวดเร็ว ลดความผิดพลาด และรักษาความเชื่อมโยงของเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ขั้นตอนมีดังนี้

1. ไปที่เมนูรายรับ เพื่อ สร้างใบแจ้งหนี้ ต่อจากใบเสนอราคา

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > เลือก ยอมรับ

2. สร้างใบแจ้งหนี้ ต่อจากใบเสนอราคา

เลือกแท็บสถานะ “ยอมรับแล้ว” เพื่อค้นหาใบเสนอราคาที่ต้องการ จากนั้นให้กดปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” ที่ท้ายรายการ

หมายเหตุ กรณีที่ใบเสนอราคาอยู่ในสถานะรอตอบรับ สามารถกดสร้างใบแจ้งหนี้จากหน้าเอกสารใบเสนอราคาได้โดยกดที่ปุ่มบวก (+) ที่ใบแจ้งหนี้ในเส้น Timeline เอกสาร

จากนั้นทำการระบุวันที่ตอบรับใบเสนอราคา > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”

3. เลือกวิธีการสร้างเอกสาร ตรวจสอบ และระบุรายละเอียด

ระบบจะขึ้น Pop-up ให้เลือกว่าจะสร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาด้วยวิธีใด

• ตามใบเสนอราคา
  ระบบจะสร้างเอกสารตามยอดทั้งหมดของใบเสนอราคา
• แบ่งตามสินค้า/บริการแต่ละแถว
  ระบบจะสร้างเอกสารโดยคำนวณจากยอดจำนวนคงเหลือตามแต่ละแถวของสินค้า/บริการ

3.1 กรณีเลือกสร้างเอกสารด้วยวิธีตามใบเสนอราคา

ระบบจะดึงข้อมูลจากใบเสนอราคามายังหน้าสร้างใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติ โดยจะดึงตามยอดทั้งหมด ของใบเสนอราคา
ดังนั้นจึงควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลต่างๆ

• ข้อมูลลูกค้า: ชื่อ, วันที่ออกเอกสาร, วันที่ครบกำหนดชำระ
• กลุ่มจัดประเภท (Category): (สำหรับ Package Pro Plus) สามารถระบุเพื่อช่วยในการจัดหมวดหมู่รายงานได้
• ข้อมูลราคาและภาษี: ประเภทราคา (รวม/แยกภาษี), การออกใบกำกับภาษี, สกุลเงิน
• รายการสินค้า/บริการ: ระบบจะดึงข้อมูลทั้งหมดจากใบเสนอราคามาให้ สามารถแก้ไขหรือเพิ่มรายการใหม่ได้ตามต้องการ

หมายเหตุ ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปตั้งค่าเลขที่เอกสาร หรือวันที่ครบกำหนดได้โดยคลิกที่รูปไอคอนฟันเฟืองในช่องเลขที่เอกสาร และวันที่ครบกำหนด

3.2 กรณีเลือกสร้างเอกสารด้วยวิธีแบ่งตามสินค้า/บริการแต่ละแถว

แตกต่างจากสร้างเอกสารด้วยวิธีตามใบเสนอราคา ตรงที่ระบบจะคำนวณจากยอดจำนวนคงเหลือตามแต่ละแถวของสินค้า/บริการ และมีช่องให้ติ๊กถูก จากนั้นตรวจสอบและแก้ไข

4. บันทึกและตรวจสอบหลังสร้างใบแจ้งหนี้

เมื่อตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว สามารถเลือกบันทึกเอกสารได้หลายรูปแบบ เช่น “บันทึกร่าง” หรือ “อนุมัติใบแจ้งหนี้”

หมายเหตุ ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปตั้งค่าหมายเหตุสำหรับลูกค้าได้ โดยคลิกที่รูปไอคอนฟันเฟืองหลังหมายเหตุสำหรับลูกค้า

หลังจากอนุมัติเอกสารแล้ว สามารถคลิกดูข้อมูลการบันทึกบัญชี เพื่อดูตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีได้

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีในบัญชีรายวัน

หมายเหตุ การบันทึกบัญชีของใบแจ้งหนี้ มีรายละเอียดดังนี้

• สำหรับใบแจ้งหนี้ จะเป็นกรณีตั้งหนี้ไว้ก่อนเท่านั้น
  • วันที่ออก <= วันที่ชำระ เช่น วันที่ออกเอกสาร 14/08/25 และวันที่ชำระเป็นวันที่เดียวกันหรือเป็นวันที่ 15/08/25 เป็นต้นไป
    ลง SV ตามวันที่ออก > Dr. ลูกหนี้ Cr.รายได้
    ลง RV ตามวันที่รับชำระ > Dr. เงิน Cr. ลูกหนี้
  • วันที่ออก = วันที่ชำระ แต่ Easy Edit ทีหลัง เช่น วันที่ออกเอกสาร 14/08/25 และมาแก้ Easy Edit ภายหลัง
    ลง RV ตามวันที่รับชำระ > Dr. เงิน Cr. รายได้
  • วันที่ออก > วันที่ชำระ เช่น วันที่ออกเอกสาร 14/08/25 และวันที่ชำระ 13/08/25
    ลง SV ตามวันที่ออก > Dr. ลูกหนี้ Cr.รายได้
    ลง RV ตามวันที่รับชำระ > Dr. เงิน Cr. 212103 – รายได้รับล่วงหน้า , เพิ่มอีกคู่บัญชี Dr. 212103 – รายได้รับล่วงหน้า , Cr. ลูกหนี้

– จบขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้ ต่อจากใบเสนอราคา –

คำถามที่พบบ่อย

• สร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบวางบิลยังไง?

• ใครเป็นคนออกใบแจ้งหนี้?

• ต้องออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) เมื่อไหร่?