การสร้างใบแจ้งหนี้รายปี
สำหรับธุรกิจที่มีรายรับหรือค่าบริการเรียกเก็บเป็นรายปี การตั้งระบบ สร้างใบแจ้งหนี้รายปี อัตโนมัติ (Recurring Invoice) จะช่วยลดภาระงานและป้องกันการลืมออกเอกสารสำคัญได้เป็นอย่างดี บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนการตั้งค่าอย่างละเอียด เพื่อให้คุณใช้งานฟังก์ชันนี้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้
1. สร้างใบแจ้งหนี้รายปี อัตโนมัติ โดยไปที่เมนูรายรับ
ไปที่เมนูรายรับ > ใบแจ้งหนี้ (ใบส่งของ, บันทึกลูกหนี้) > ดูทั้งหมด
จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “+ สร้างใบแจ้งหนี้” แล้วเลือก “+ สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ”
2. กรอกรายละเอียดเอกสารต้นแบบของการ สร้างใบแจ้งหนี้รายปี
ใส่รายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่ต้องการให้ระบบสร้างซ้ำ เช่น ชื่อลูกค้า รายการสินค้า/บริการ จำนวน และราคา ซึ่งจะเหมือนกับการสร้างใบแจ้งหนี้ปกติ
หมายเหตุ : เลขที่รายการ ไม่ใช่เลขที่เอกสาร ตอนสร้างเอกสารจริงระบบจะรันตามลำดับเอกสารปกติ
3. ตั้งค่ารอบการสร้างใบแจ้งหนี้รายปี
ส่วนนี้เป็นหัวใจสำคัญของการตั้งค่า ให้กำหนดรายละเอียดดังนี้
- รอบการสร้าง เลือกเป็น ทุกปี
- วันที่ ระบุวันที่ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสาร
- เดือน ระบุเดือนที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสาร
- เริ่มตั้งแต่วันที่ กำหนดวันที่ที่ต้องการให้ระบบเริ่มสร้างเอกสารครั้งแรก
- จำนวนครั้งที่สิ้นสุด กำหนดจำนวนครั้งที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารอัตโนมัติ
- สร้างเอกสารเป็น เลือกสถานะของเอกสารที่สร้าง (เช่น ร่าง รออนุมัติ และอนุมัติ) กรณีที่เลือกเป็น อนุมัติ จะมีปุ่มให้กดส่งอีเมลอัตโนมัติได้
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม “บันทึก”
4. ตรวจสอบสถานะการทำงาน
รายการเอกสารอัตโนมัติที่สร้างไว้จะแสดงอยู่ในแท็บ “เอกสารอัตโนมัติ” โดยสามารถตรวจสอบสถานะได้จากสถานะหลังรายการที่สร้าง
5. การปิดการทำงานของเอกสารอัตโนมัติ
หากไม่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารนี้อีกต่อไป สามารถเข้าไปที่รายการดังกล่าว และเลือก ปิดการทำงาน ได้ทุกเมื่อ
– จบขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้รายปี –
คำถามที่พบบ่อย
ต้องออกใบแจ้งหนี้ Invoice เมื่อไหร่?