การสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน (Recurring)
สำหรับธุรกิจที่มีค่าบริการเรียกเก็บเป็นรายเดือน เช่น ค่าเช่า หรือค่าบริการสำนักงานบัญชี การตั้งระบบ สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน อัตโนมัติ (Recurring Invoice) จะช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดได้มาก บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนการตั้งค่าอย่างละเอียด เพื่อให้คุณใช้งานฟังก์ชันที่มีประโยชน์นี้ได้อย่างเต็มที่
วิธีตั้งค่าระบบการ สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน (Recurring Invoice)
1. เริ่มต้นการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน แบบอัตโนมัติ
จากหน้าหลัก ไปที่เมนู รายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > ดูทั้งหมด
จากนั้นคลิกที่เมนูตัวเลือก (ลูกศรลง) ข้างปุ่ม “+ สร้าง” แล้วเลือก “+ สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน”
2. กรอกรายละเอียดเอกสารต้นแบบ
ใส่รายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่ต้องการให้ระบบสร้างซ้ำ เช่น ชื่อลูกค้า รายการสินค้า/บริการ จำนวน และราคา ซึ่งจะเหมือนกับการสร้างใบแจ้งหนี้ปกติ แต่จะมีหัวข้อเพิ่มเติมเล็กน้อย เช่น เลขที่อ้างอิง หรือวันครบกำหนดชำระ
3. ตั้งค่ารอบการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน
ส่วนนี้เป็นหัวใจสำคัญของการตั้งค่า ให้กำหนดรายละเอียดดังนี้
- รอบการสร้าง: เลือกรอบที่ต้องการ เช่น ทุก 1 เดือน, ทุก 3 เดือน
- เริ่มตั้งแต่: กำหนดวันที่ที่ต้องการให้ระบบเริ่มสร้างเอกสารครั้งแรก
- สิ้นสุด: กำหนดวันสิ้นสุด หรือจำนวนครั้งที่ต้องการให้สร้าง
- สร้างเอกสารเป็น: เลือกสถานะของเอกสารที่สร้าง (เช่น ฉบับร่าง หรือ อนุมัติ)
- ส่งอีเมล: ตั้งค่าให้ส่งอีเมลหาลูกค้าอัตโนมัติ (ทำได้เมื่อสถานะเป็น “อนุมัติ” เท่านั้น)
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึก”
4. บันทึกและตรวจสอบการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน
รายการเอกสารอัตโนมัติที่สร้างไว้จะแสดงอยู่ในแท็บ “การสร้างซ้ำ” โดยสามารถตรวจสอบสถานะได้ ซึ่งแบ่งเป็น 4 สถานะหลักคือ: กำลังทำงาน, ปิดการทำงาน, สิ้นสุดการทำงาน และ ไม่สำเร็จ
5. การปิดการทำงานของเอกสารอัตโนมัติ
หากไม่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารนี้อีกต่อไป สามารถเข้าไปที่รายการดังกล่าว และเลือก “ปิดการทำงาน” ได้ทุกเมื่อ
สามารถดูวิดีโอวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน (Recurring) (IV009) ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการสร้างเอกสารเป็นรายการโปรด และการสร้างเอกสารล่วงหน้าด้วยระบบ Recurring วินาทีที่ 2:16
– จบขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน –