นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
เมื่อมีรายชื่อผู้ติดต่อจำนวนมาก การแก้ไขข้อมูลทีละรายชื่ออาจใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ฟังก์ชัน นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ จึงเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลจำนวนมากได้ในครั้งเดียวผ่านไฟล์ Excel บทความนี้จะแนะนำทุกขั้นตอนอย่างละเอียด ตั้งแต่การดาวน์โหลดฟอร์มไปจนถึงการนำเข้าไฟล์กลับเข้าระบบ
ทำความเข้าใจฟังก์ชันนำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ผู้ใช้งานที่มีการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อไว้แล้ว สามารถอัปเดตหรือแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อในระบบพร้อมกันหลายรายการได้สะดวกและรวดเร็ว
1. ไปยังหน้า ‘นำเข้าผู้ติดต่อ’
เริ่มต้นโดยไปที่เมนูผู้ติดต่อ > ดูภาพรวม จากนั้นกดปุ่ม “นำเข้าผู้ติดต่อ”
2. ดาวน์โหลดฟอร์มสำหรับแก้ไข – นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
เลือกรูปแบบการนำเข้าเป็น “แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ” จากนั้นกด “ดาวน์โหลดฟอร์มเพื่อแก้ไข” เพื่อรับไฟล์ Excel
3. การแก้ไขข้อมูลในไฟล์ Excel
เมื่อเปิดไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดมา จะประกอบด้วย 3 Sheet หลัก ดังนี้
Sheet 1: แก้ไขผู้ติดต่อ
ใช้สำหรับระบุข้อมูลผู้ติดต่อที่ต้องการแก้ไข โดยสามารถคัดลอกข้อมูลเดิมจาก Sheet 2 มาวางและแก้ไขได้
Sheet 2: ผู้ติดต่อทั้งหมด (สำหรับอ้างอิง)
แสดงข้อมูลผู้ติดต่อทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบ เพื่อให้คุณใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการแก้ไข
Sheet 3: คำอธิบาย
แสดงคำอธิบายและวิธีการกรอกข้อมูลในแต่ละคอลัมน์
4. วิธีการกรอกและข้อควรระวังในไฟล์ – นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
1. เลือกผู้ติดต่อที่ต้องการแก้ไขจาก Sheet “ผู้ติดต่อทั้งหมด” แล้ว Copy ไปวางที่ Sheet “แก้ไขผู้ติดต่อ”
2. แก้ไขข้อมูลของผู้ติดต่อ โดย:
- กรณีเพิ่มข้อมูล: ใส่ข้อมูลใหม่ลงในช่องว่างที่ต้องการ
- กรณีแก้ไขข้อมูลเดิม: ใส่ข้อมูลใหม่ทับข้อมูลเดิมในช่องเดียวกัน
- กรณีลบข้อมูลเดิม: ลบข้อมูลเดิมออกแล้วเว้นเป็นช่องว่างไว้
- กรณีไม่แก้ไขข้อมูล: ไม่ต้องทำอะไรกับข้อมูลนั้น
3. ข้อควรรู้ก่อนนำเข้า:
- รหัสผู้ติดต่อต้องเป็นรหัสเดียวกันกับในระบบ หากไม่ตรงกันจะไม่สามารถนำเข้าได้
- คอลัมน์ที่มีเครื่องหมาย (*) และเป็นสีแดง เป็นข้อมูลบังคับที่ต้องระบุ
เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดบันทึกไฟล์
5. นำไฟล์ที่แก้ไขแล้วเข้าระบบ – นำเข้าเพื่อ แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
กลับมาที่หน้าโปรแกรม PEAK แล้วนำฟอร์มที่แก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วแนบเข้าระบบ จากนั้นกดยืนยัน
6. ตรวจสอบและยืนยันการนำเข้า – นำเข้าเพื่อ แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
ระบบจะแสดงข้อมูลตัวอย่างจากไฟล์ Excel เพื่อให้ตรวจสอบอีกครั้ง เมื่อข้อมูลถูกต้องให้กด “นำเข้าไฟล์” ระบบจะทำการอัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อทั้งหมดให้อัตโนมัติ
– จบขั้นตอนนำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ –