นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ใน PEAK
เมื่อมีรายชื่อผู้ติดต่อจำนวนมาก การแก้ไขข้อมูลทีละรายชื่ออาจใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ฟังก์ชัน นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ จึงเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลจำนวนมากได้ในครั้งเดียวผ่านไฟล์ Excel บทความนี้จะแนะนำทุกขั้นตอนอย่างละเอียด ตั้งแต่การดาวน์โหลดฟอร์มไปจนถึงการนำเข้าไฟล์กลับเข้าระบบ
ทำความเข้าใจฟังก์ชันนำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ผู้ใช้งานที่มีการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อไว้แล้ว สามารถอัปเดตหรือแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อในระบบพร้อมกันหลายรายการได้สะดวกและรวดเร็ว
1. นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ โดยไปที่เมนูผู้ติดต่อ
ไปที่เมนูผู้ติดต่อ > ดูภาพรวม
จากนั้นคลิกปุ่ม “นำเข้าผู้ติดต่อ”
2. เลือกรูปแบบการนำเข้าเป็นแก้ไขผู้ติดต่อเดิม และดาวน์โหลดฟอร์มเพื่อแก้ไข
เลือกรูปแบบการนำเข้าเป็น แก้ไขผู้ติดต่อเดิม > จากนั้นกด ดาวน์โหลดฟอร์มเพื่อแก้ไข (.xlsx) เพื่อรับไฟล์ Excel
3. การแก้ไขข้อมูลในไฟล์ Excel
เมื่อเปิดไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดมา จะประกอบด้วย 3 Sheet หลัก ดังนี้
- Sheet 1 แก้ไขผู้ติดต่อเดิม
ใช้สำหรับระบุข้อมูลผู้ติดต่อที่ต้องการแก้ไข โดยสามารถคัดลอกข้อมูลเดิมจาก Sheet 2 มาวางและแก้ไขได้ - Sheet 2 ผู้ติดต่อทั้งหมด (สำหรับอ้างอิง)
แสดงข้อมูลผู้ติดต่อทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบ เพื่อให้คุณใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการแก้ไข - Sheet 3 คำอธิบาย
แสดงคำอธิบายและวิธีการกรอกข้อมูลในแต่ละคอลัมน์
วิธีการกรอกและข้อควรระวังในไฟล์
- เลือกผู้ติดต่อที่ต้องการแก้ไขจาก Sheet ผู้ติดต่อทั้งหมด แล้ว Copy ไปวางที่ Sheet แก้ไขผู้ติดต่อ
- แก้ไขข้อมูลของผู้ติดต่อ โดย
- กรณีเพิ่มข้อมูล ใส่ข้อมูลใหม่ลงในช่องว่างที่ต้องการ
- กรณีแก้ไขข้อมูลเดิม ใส่ข้อมูลใหม่ทับข้อมูลเดิมในช่องเดียวกัน
- กรณีลบข้อมูลเดิม ลบข้อมูลเดิมออกแล้วเว้นเป็นช่องว่างไว้
- กรณีไม่แก้ไขข้อมูล ไม่ต้องทำอะไรกับข้อมูลนั้น
3. ข้อควรรู้ก่อนนำเข้า
- รหัสผู้ติดต่อต้องเป็นรหัสเดียวกันกับในระบบ หากไม่ตรงกันจะไม่สามารถนำเข้าได้
- คอลัมน์ที่มีเครื่องหมาย (*) และเป็นสีแดง เป็นข้อมูลบังคับที่ต้องระบุ
เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว > ให้ทำการบันทึกไฟล์ลงคอมพิวเตอร์
4. นำไฟล์ที่แก้ไขแล้วเข้าระบบ นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
กลับมาที่หน้าโปรแกรม PEAK แล้วนำฟอร์มที่แก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วแนบเข้าระบบ > จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน”
5. ตรวจสอบและยืนยันการนำเข้า
ระบบจะแสดงข้อมูลตัวอย่างจากไฟล์ Excel เพื่อให้ตรวจสอบอีกครั้ง เมื่อข้อมูลถูกต้องให้คลิกปุ่ม นำเข้าไฟล์ ระบบจะทำการอัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อทั้งหมดให้อัตโนมัติ
– จบขั้นตอนการนำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ –