วิธีตรวจสอบรหัสสินทรัพย์ที่ส่งผลให้ค่าเสื่อมราคาในรายงานสินทรัพย์และงบทดลองไม่ตรงกัน

     การกระทบยอดสินทรัพย์ถาวรเป็นขั้นตอนสำคัญในการปิดบัญชีเพื่อให้งบการเงินมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ หากคุณกำลัง ตรวจสอบตัวเลขทะเบียนสินทรัพย์ ไม่ตรงกับตัวเลขผังบัญชี หรือยอดในงบทดลอง บทความนี้จะแนะนำกระบวนการตรวจสอบอย่างละเอียด โดยใช้เครื่องมือใน Excel เช่น PivotTable และ VLOOKUP เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลจากสองรายงานและค้นหารายการที่เป็นผลต่าง ทำให้คุณสามารถหาสาเหตุและแก้ไขข้อมูลได้อย่างตรงจุด

1. การเตรียมข้อมูลเพื่อ ตรวจสอบตัวเลขทะเบียนสินทรัพย์ ไม่ตรงกับตัวเลขผังบัญชี

ก่อนเริ่มต้นกระบวนการตรวจสอบ ให้คุณพิมพ์รายงาน 2 ฉบับที่จำเป็นออกมาเป็นไฟล์ Excel โดยเลือกช่วงเวลาที่ต้องการตรวจสอบให้ตรงกัน

1.1 พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท (GL)

ไปที่เมนู บัญชี > บัญชีแยกประเภท จากนั้นเลือกผังบัญชีสินทรัพย์ที่ต้องการตรวจสอบ (เช่น ค่าเสื่อมราคาสะสม-อุปกรณ์สำนักงาน) กำหนดช่วงเวลา แล้วกดพิมพ์รายงานเพื่อดาวน์โหลดไฟล์

1.2 พิมพ์รายงานทะเบียนสินทรัพย์

ไปที่ Application Center > PEAK Asset จากนั้นกด “พิมพ์รายงาน” โดยเลือกเงื่อนไขเป็น “ข้อมูลรายตัว” และเลือกช่วงเดือนที่ต้องการ แล้วกดดาวน์โหลดรายงาน

2. วิธีเปรียบเทียบข้อมูลเมื่อ ตรวจสอบตัวเลขทะเบียนสินทรัพย์ไม่ตรงกับตัวเลขผังบัญชี

เมื่อได้ไฟล์ Excel ทั้งสองไฟล์แล้ว ให้เริ่มทำการเปรียบเทียบข้อมูลเพื่อค้นหาส่วนต่าง

2.1 สรุปยอดตามรหัสสินทรัพย์ด้วย PivotTable

ในไฟล์รายงานบัญชีแยกประเภท ให้ใช้ PivotTable เพื่อสรุปยอดรวมของแต่ละรหัสสินทรัพย์

1. 1. คลุมข้อมูลที่ต้องการ (เช่น คอลัมน์รหัสอ้างอิงและยอดเครดิต) แล้วไปที่เมนู Insert > PivotTable

1. 1. ตั้งค่า PivotTable โดยลากช่อง “อ้างอิง” (รหัสสินทรัพย์) ไปที่ช่อง Rows และลากช่อง “เครดิต” (หรือเดบิต แล้วแต่กรณี) ไปที่ช่อง Values

1. คัดลอกผลลัพธ์จาก PivotTable (รหัสสินทรัพย์และยอดรวม) ไปวางในชีตใหม่ของไฟล์รายงานทะเบียนสินทรัพย์เพื่อเตรียมเปรียบเทียบ

2.2 จับคู่ข้อมูลด้วยสูตร VLOOKUP

ในไฟล์รายงานทะเบียนสินทรัพย์ ให้ใช้สูตร VLOOKUP เพื่อจับคู่ข้อมูลกับยอดที่ได้มาจากบัญชีแยกประเภท

1. สร้างคอลัมน์ใหม่สำหรับใส่สูตร
2. ใส่สูตร VLOOKUP เพื่อดึงข้อมูลมาเปรียบเทียบ เช่น:
   =VLOOKUP(E9, Sheet1!$A:$B, 2, FALSE)
   (ความหมาย: ค้นหา “รหัสสินทรัพย์” (E9) จากใน “Sheet1” (ชีตที่วางข้อมูล PivotTable) ในช่วงคอลัมน์ A ถึง B และดึงข้อมูลจากคอลัมน์ที่ 2 ของช่วงนั้นมาแสดง)

2.3 วิเคราะห์ผลลัพธ์และแก้ไขรายการที่ผิดพลาด

หลังจากใส่สูตรแล้ว ให้ลากสูตรลงมาจนสุดข้อมูล รายการใดที่แสดงค่าเป็น #N/A หมายถึงรายการนั้นมีอยู่ในทะเบียนสินทรัพย์ แต่ไม่มีการบันทึกบัญชีในบัญชีแยกประเภท หรืออาจมีรหัสไม่ตรงกัน ซึ่งเป็นสาเหตุของผลต่าง ให้คุณเข้าไปตรวจสอบและทำการแก้ไขรายการนั้นๆ ในระบบให้ถูกต้อง

– จบขั้นตอนตรวจสอบตัวเลขทะเบียนสินทรัพย์ ไม่ตรงกับตัวเลขผังบัญชี –