วิธีการตรวจสอบระบบไม่ลงบันทึกต้นทุนขาย

ระบบไม่บันทึกต้นทุนให้อัตโนมัติจะเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น ตั้งค่านโยบายบัญชีให้ระบบไม่คำนวณต้นทุนขาย หรือตั้งค่ากำหนดบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด เป็นต้น มีวิธีการตรวจสอบ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบการตั้งค่าเปิดคำนวณต้นทุนที่หน้าสินค้า
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบการตั้งค่านโนบายบัญชี
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบหน้าบันทึกเอกสารขาย
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบที่หน้าล็อตสินค้า

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบการตั้งค่าเปิดคำนวณต้นทุนที่หน้าสินค้า

เข้าที่เมนูสินค้า > รหัสสินค้า > ข้อมูลสินค้า

• จุดสังเกต หากขึ้นวิธีคำนวณต้นทุน : FIFO หมายถึง เปิดให้ระบบคำนวณต้นทุนขายอัตโนมัติไว้แล้ว ซึ่งหากมีการขายสินค้ารหัสนี้ออกจะมีการลงบันทึกบัญชีต้นทุนให้อัตโนมัติ

• จุดสังเกต หากวิธีคำนวณต้นทุน : ไม่คำนวณ หมายถึง รหัสสินค้าไม่มีการเปิดคำนวณต้นทุนขาย ระบบจะไม่ลงบันทึกบัญชีต้นทุนขายสินค้าให้ตอนที่บันทึกขายสินค้า

ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบการตั้งค่านโนบายบัญชี

เข้าที่ตั้งค่า > ตั้งค่านโยบายบัญชี > เมนูสินค้า/บริการ

• จุดสังเกต วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ หากเลือก แบบต่อเนื่อง หมายถึง ระบบจะลงบันทึกบัญชีต้นทุนของรหัสสินค้า ที่เปิดคำนวณต้นทุนขายไว้ให้อัตโนมัติ

เพิ่มเติม

• วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ
  • เลือก แบบสิ้นงวด หมายถึง เป็นการคำนวณสินค้าปลายงวด ระบบจะไม่มีการคิดต้นทุนขายเมื่อมีการขายทุกกรณี
  • เลือก แบบต่อเนื่อง หมายถึง เป็นการคำนวณสินค้าต่อเนื่อง ระบบจะคำนวณต้นทุนขายให้กับสินค้าที่เปิดคำนวณต้นทุนขาย
• ค่าเริ่มต้นให้ระบบคำนวณต้นทุนเมื่อขาย
  • เลือก เปิด ระบบจะลงบันทึกบัญชีต้นทุนขายสินค้าให้อัตโนมัติ สำหรับสินค้าที่เปิดคำนวณต้นทุนขาย
  • เลือก ปิด ระบบจะไม่ลงบันทึกบัญชีต้นทุนขายสินค้าให้อัตโนมัติ สำหรับสินค้าที่เปิดคำนวณต้นทุนขาย
• การแก้ไขปุ่มคำนวณต้นทุนเมื่อขาย
  • เลือก แก้ไขได้ ผู้ใช้งานสามารถเปิดหรือปิดการคำนวณต้นทุนขายที่เมนูสินค้าได้

• เลือก ห้ามแก้ไข ผู้ใช้งานจะไม่สามารถปิดการคำนวณต้นทุนขายที่เมนูสินค้าได้

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบหน้าบันทึกเอกสารขาย

ตรวจสอบที่หน้าบันทึกรายการใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้

ตัวอย่างการตรวจสอบเอกสารเป็นเอกสารใบเสร็จรับเงิน

เข้าที่รายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > ดูทั้งหมด

เข้าดูเอกสารที่ต้องการตรวจสอบ

ตัวอย่าง

• เอกสารการขายไม่ได้ระบุรหัสสินค้าที่หน้าสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน จึงทำให้ระบบไม่ตัดสต๊อกสินค้าและไม่คำนวณต้นทุนขายให้

วิธีแก้ไข : สร้างเอกสารใหม่หรือแก้ไขบิลขายโดยระบุรหัสสินค้าที่ขายตามคู่มือ บันทึกซื้อ-ขายแบบนับสต๊อก จากนั้นให้กดคำนวณต้นทุนขายสินค้าใหม่อีกครั้งตามคู่มือ การคำนวณต้นทุนขายใหม่

ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบที่หน้าล็อตสินค้า

เข้าที่เมนูสินค้า > รหัสสินค้าที่ต้องการตรวจสอบ

เข้าเคลื่อนไหว > รายการซื้อขายย้อนหลัง > ดูเอกสารขายที่ต้องการตรวจสอบ

จุดสังเกต ดังนี้

1. ลำดับที่ 1 วันที่เอกสารขายสินค้า เป็นวันที่ 18/07/2024 ยอดคงเหลือติดลบ

หมายถึงว่า : มีการขายสินค้าออกไปโดยยังไม่มีสินค้าคงเหลือในคลัง จึงส่งผลให้เอกสารขายไม่ถูกรับรู้ต้นทุนขายสินค้า

วิธีแก้ไข : บันทึกซื้อสินค้าเพื่อรับรู้ยอดคงเหลือตามคู่มือ บันทึกซื้อ-ขายแบบนับสต๊อก หรือบันทึกรับรู้ยอดสินค้าคงเหลือยกมาตามคู่มือ การแก้ไขยอดยกมาของสินค้า จากนั้นให้กดคำนวณต้นทุนขายสินค้าใหม่อีกครั้งตามคู่มือ การคำนวณต้นทุนขายใหม่

2. ระบบกำลังคำนวณต้นทุนขาย

หมายเหตุ : หากวันที่เอกสารซื้อ อยู่หลังวันที่ออกเอกสารขาย ระบบจะบันทึกต้นทุนขายสินค้าที่เอกสารซื้อสินค้า

3. ดูราคาทุนของล็อตที่ขายสินค้าบิลนั้น โดยนำเลขที่บิลขายมาค้นหน้าที่หน้า เคลื่อนไหวสินค้า

อธิบายเพิ่มเติม : เอกสารขายแสดงข้อมูล 2 ล็อต หมายถึง บิลขายนี้มีการขายสินค้าค้าออกไป 4 หน่วย โดย 2 หน่วยแรกหยิบจากล็อตที่หนึ่งซึ่งมีราคาตุ้นทุน 250 บาท/หน่วย และอีกสองหน่วยหยิบจากล็อตที่ 2 ซึ่งมีราคาตุ้นทุน 0.00 บาท/หน่วย ระบบจึงรับรู้ต้นทุนขายเพียง 2 หน่วย และอีก 2 หน่วยไม่รับรู้ต้นทุนขาย

4. หากเป็นการปรับเพิ่มจำนวนสินค้าเพิ่มขึ้นมาด้วยตนเองที่ฟังค์ชั่น ปรับปรุงจำนวนสินค้า

ระบบจะไม่บันทึกต้นทุนขายให้เช่นกันเนื่องจากระบบไม่ทราบต้นทุนของสินค้าที่ปรับเพิ่มขึ้นมา

– จบขั้นตอนการตรวจสอบระบบไม่ลงบันทึกต้นทุน –