วิธีการตรวจสอบและแก้ไขกรณี ยกเลิกเอกสาร แต่หน้าล็อตสินค้ายังแสดงข้อมูล

การจัดการสต็อกสินค้าจำเป็นต้องมีความแม่นยำสูง แต่บางครั้งอาจพบปัญหาข้อมูลสต็อกไม่ตรงกันหลังจากยกเลิกเอกสารขาย หากคุณกำลังตรวจสอบกรณี ยกเลิกเอกสาร แต่หน้าล็อตสินค้ายังแสดงข้อมูล การขายเดิมอยู่ ทำให้ยอดคงเหลือในภาพรวมไม่ตรงกับหน้าเคลื่อนไหว บทความนี้จะชี้สาเหตุของปัญหา ซึ่งมักเกิดจากการที่ระบบยังไม่ได้ปรับปรุงข้อมูลล็อตสินค้า พร้อมแนะนำแนวทางแก้ไขที่ถูกต้อง

1. การตรวจสอบเมื่อเจอปัญหา ยกเลิกเอกสาร แต่หน้าล็อตสินค้ายังแสดงข้อมูล

เมื่อสงสัยว่าข้อมูลสต็อกไม่ตรงกัน ให้เริ่มตรวจสอบโดยการเปรียบเทียบข้อมูลจาก 2 ส่วนหลักดังนี้

1.1 ตรวจสอบยอดคงเหลือหน้าภาพรวม

ไปที่เมนู สินค้า > สินค้า/บริการ แล้วดูยอดคงเหลือในหน้าภาพรวม และในแท็บ “รายการซื้อขายย้อนหลัง” ของสินค้าที่มีปัญหา จดตัวเลขยอดคงเหลือที่ถูกต้องจากหน้านี้ไว้

ตัวอย่าง: ยอดคงเหลือที่ถูกต้องในหน้าภาพรวมคือ 484 ชิ้น

1.2 ตรวจสอบหน้าเคลื่อนไหวล็อตสินค้า

เข้าไปที่หน้า “เคลื่อนไหว” ของสินค้าชิ้นเดิม เพื่อตรวจสอบจำนวนคงเหลือของแต่ละล็อต และดูผลรวมทั้งหมดที่ด้านล่าง

หากยอดรวมในหน้านี้ไม่ตรงกับยอดในหน้าภาพรวม (เช่น ในตัวอย่างคือ 481 ชิ้น ซึ่งน้อยกว่ายอดจริง 3 ชิ้น) ให้ตรวจสอบการเคลื่อนไหวของแต่ละล็อต จะพบรายการขายที่ “ไม่มีเลขที่เอกสาร” ซึ่งเป็นรายการที่ถูกยกเลิกไปแล้วแต่ยังคงหักสต็อกในหน้านี้อยู่

2. สาเหตุและวิธีแก้ไขเมื่อ ยกเลิกเอกสาร แต่หน้าล็อตสินค้ายังแสดงข้อมูล

สาเหตุ: ปัญหาเกิดจากการที่เอกสารการขายถูกยกเลิกไป แต่ระบบยังไม่ได้ปรับปรุงข้อมูลในหน้าล็อตสินค้า ทำให้ข้อมูลการตัดสต็อกของเอกสารที่ถูกยกเลิกยังคงค้างอยู่

แนวทางแก้ไข: ให้ทำการ “คำนวณต้นทุนขายสินค้าใหม่” เพื่อให้ระบบปรับปรุงข้อมูลสต็อกและล็อตสินค้าทั้งหมดให้เป็นปัจจุบันตรงกัน ซึ่งทำได้ 2 วิธี

• วิธีที่ 1: กดคำนวณใหม่ทีละรหัสสินค้า สามารถทำตามคู่มือ การคำนวณต้นทุนขายสินค้าใหม่ ได้โดยตรง
• วิธีที่ 2: แจ้งเจ้าหน้าที่ผ่านช่องทางแชทในโปรแกรม เพื่อให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการคำนวณต้นทุนขายใหม่ทั้งระบบ

ข้อควรทราบ: การคำนวณต้นทุนขายใหม่ จะต้องเลือกช่วงเวลาให้ครอบคลุมวันที่ของเอกสารที่ถูกยกเลิกไป ระบบจะทำการปรับปรุงการบันทึกบัญชีต้นทุนขายและสินค้าสำเร็จรูป พร้อมทั้งจัดเรียงการตัดสต็อกตามล็อตสินค้าแบบ FIFO ใหมทั้งหมด

– จบขั้นตอนยกเลิกเอกสาร แต่หน้าล็อตสินค้ายังแสดงข้อมูล –