วิธีการตรวจสอบกรณีที่ไม่สามารถออกใบกำกับภาษีที่ใบวางบิลได้

เมื่อรวบรวมใบแจ้งหนี้เพื่อสร้างใบวางบิลแล้ว แต่พบว่าไม่สามารถออกใบกำกับภาษีจากใบวางบิลนั้นได้ ปัญหานี้อาจทำให้กระบวนการเอกสารสะดุดลง บทความนี้จะช่วยคุณ แก้ไขออกใบกำกับภาษีที่ใบวางบิลได้ไม่ได้ โดยจะชี้ให้เห็นถึงสาเหตุหลัก 3 ประการที่ทำให้ระบบไม่อนุญาตให้ออกใบกำกับภาษีซ้ำซ้อน พร้อมวิธีสังเกตง่ายๆ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบเอกสารและจัดการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

โดยหลักการแล้ว ระบบจะสามารถออกใบกำกับภาษีได้จากเอกสารตั้งต้น เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินโดยตรง ดังนั้น หากเอกสารที่อยู่ในใบวางบิลได้มีการออกใบกำกับภาษีไปแล้ว จะไม่สามารถออกซ้ำได้อีก ซึ่งมีสาเหตุหลักๆ ดังนี้

1. ใบแจ้งหนี้เป็น “ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี” อยู่แล้ว

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่คุณนำมารวมในใบวางบิลนั้น เป็นเอกสารประเภท “ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี” อยู่แล้ว ซึ่งหมายความว่าใบกำกับภาษีได้ถูกออกไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้ตั้งแต่แรก จึงไม่สามารถออกซ้ำได้อีก
วิธีสังเกต: ดูที่หัวกระดาษของเอกสารใบแจ้งหนี้ จะระบุประเภทเอกสารไว้อย่างชัดเจน

2. มีการออกใบกำกับภาษีแบบแยก (จุดที่ต้อง แก้ไขออกใบกำกับภาษีที่ใบวางบิลได้ไม่ได้)

หากหัวเอกสารเป็นเพียง “ใบแจ้งหนี้” อย่างเดียว ให้ตรวจสอบในไทม์ไลน์ของเอกสาร (บริเวณด้านบนของหน้าเอกสาร) ว่าเคยมีการออก “ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)” แบบแยกต่างหาก โดยอ้างอิงจากใบแจ้งหนี้ฉบับนี้ไปแล้วหรือไม่ หากมี ก็จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีซ้ำได้เช่นกัน

3. ใบแจ้งหนี้เป็นรายการที่ไม่มี VAT (จุดที่ต้อง แก้ไขออกใบกำกับภาษีที่ใบวางบิลได้ไม่ได้)

อีกกรณีหนึ่งคือ ใบแจ้งหนี้ที่คุณนำมาวางบิลนั้น เป็นการขายสินค้าหรือบริการที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม (ไม่มี VAT) ตั้งแต่แรก ดังนั้นจึงไม่สามารถออกใบกำกับภาษีจากรายการดังกล่าวได้

– จบขั้นตอนแก้ไขออกใบกำกับภาษีที่ใบวางบิลได้ไม่ได้ –