ตรวจสอบระบบไม่ลงบันทึกต้นทุนอัตโนมัติ

       การบันทึกต้นทุนขายอัตโนมัติ (Automatic Cost of Goods Sold) เป็นฟังก์ชันสำคัญที่ช่วยให้ข้อมูลทางบัญชีถูกต้องและเป็นปัจจุบัน แต่หากคุณพบว่าระบบไม่บันทึกต้นทุนให้เมื่อมีการขายสินค้า บทความนี้จะแนะนำวิธี ตรวจสอบระบบไม่ลงบันทึกต้นทุนอัตโนมัติ อย่างละเอียด โดยจะพาไปดูจุดตรวจสอบหลัก 4 จุด ตั้งแต่การตั้งค่าที่ตัวสินค้า นโยบายบัญชีขององค์กร ไปจนถึงการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารขายและล็อตสินค้า เพื่อให้คุณสามารถหาสาเหตุและแก้ไขได้อย่างตรงจุด

1. ตรวจสอบระบบไม่ลงบันทึกต้นทุนอัตโนมัติ ขั้นตอนตรวจสอบการตั้งค่าที่ตัวสินค้า

สาเหตุแรกอาจเกิดจากการตั้งค่าที่ตัวสินค้าแต่ละรหัส ให้เข้าไปที่เมนู สินค้า > สินค้า/บริการ แล้วเลือกรหัสสินค้าที่มีปัญหาเพื่อตรวจสอบ

• กรณีที่ถูกต้อง: “วิธีคำนวณต้นทุน” ต้องแสดงเป็น “FIFO” หมายถึงเปิดให้ระบบคำนวณต้นทุนขายอัตโนมัติแล้ว

• กรณีที่ผิดพลาด: “วิธีคำนวณต้นทุน” แสดงเป็น “ไม่คำนวณ” หมายถึงสินค้ารหัสนี้จะไม่มีการบันทึกต้นทุนขายเมื่อมีการสร้างเอกสารขาย

2. ตรวจสอบระบบไม่ลงบันทึกต้นทุนอัตโนมัติ ขั้นตอนตรวจสอบการตั้งค่านโยบายบัญชี (Accounting Policy)

การตั้งค่านโยบายบัญชีโดยรวมขององค์กรมีผลต่อการคำนวณต้นทุนทั้งหมด ให้ไปที่ ตั้งค่า > ตั้งค่านโยบายบัญชี > เมนูสินค้า/บริการ เพื่อตรวจสอบ 3 ส่วนสำคัญ

2.1 วิธีการคำนวณต้นทุนของกิจการ

• แบบต่อเนื่อง (Perpetual): คือการตั้งค่าที่ถูกต้องเพื่อให้ระบบคำนวณต้นทุนขาย ณ วันที่ขาย
• แบบสิ้นงวด (Periodic): หากเลือกแบบนี้ ระบบจะไม่มีการคิดต้นทุนขายเมื่อมีการขายทุกกรณี

2.2 ค่าเริ่มต้นให้ระบบคำนวณต้นทุนเมื่อขาย

เป็นการตั้งค่าเริ่มต้นเมื่อมีการสร้างสินค้าใหม่

• คำนวณ: เมื่อสร้างสินค้าใหม่ ระบบจะตั้งค่าให้คำนวณต้นทุนโดยอัตโนมัติ
• ไม่คำนวณ: เมื่อสร้างสินค้าใหม่ ระบบจะตั้งค่าเป็นไม่คำนวณต้นทุนโดยอัตโนมัติ

2.3 การอนุญาตให้แก้ไขการคำนวณต้นทุนเมื่อขาย

• แก้ไขได้: ผู้ใช้จะสามารถเปิด/ปิดการคำนวณต้นทุนของสินค้าแต่ละชิ้นได้เอง
• แก้ไขไม่ได้: ผู้ใช้จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าคำนวณต้นทุนของสินค้าแต่ละชิ้นได้เลย

3. ตรวจสอบข้อมูลในเอกสารขาย (Sales Document)

บางครั้งปัญหาอาจเกิดที่ตัวเอกสารขายเอง เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือใบแจ้งหนี้

จุดตรวจสอบ: เข้าไปดูในเอกสารขายที่มีปัญหา แล้วตรวจสอบว่าในช่องรายการสินค้า ได้มีการ “ระบุรหัสสินค้า” หรือไม่ หากระบุเพียง “ชื่อสินค้า” โดยไม่ได้เลือกรหัสสินค้าจากในระบบ ระบบจะไม่สามารถตัดสต็อกและคำนวณต้นทุนขายให้ได้

วิธีแก้ไข: ให้ทำการยกเลิกหรือแก้ไขเอกสารขายเดิม แล้วสร้างใหม่โดยระบุ “รหัสสินค้า” ให้ถูกต้อง จากนั้นให้ทำการคำนวณต้นทุนขายใหม่อีกครั้งตามคู่มือ การคำนวณต้นทุนขายใหม่

4. ตรวจสอบระบบไม่ลงบันทึกต้นทุนอัตโนมัติ ขั้นตรวจสอบความเคลื่อนไหวของสินค้า

สาเหตุสุดท้ายที่พบบ่อยคือ ไม่มีสินค้าคงเหลือในคลัง ณ วันที่ขาย ทำให้ระบบไม่สามารถคำนวณต้นทุนได้

1. ไปที่เมนู สินค้า > สินค้า/บริการ > เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการ
2. ไปที่แท็บ “เคลื่อนไหว” เพื่อดูรายการซื้อขายย้อนหลัง
3. จุดสังเกต: หากวันที่ออกเอกสารขาย (เช่น 18/07/2024) เกิดขึ้นก่อนที่จะมีสินค้าเข้าคลัง จะทำให้ยอดคงเหลือติดลบ และระบบจะไม่บันทึกต้นทุนขายในวันนั้น

วิธีแก้ไข: ให้ทำการบันทึกซื้อสินค้าเข้าคลังให้มีวันที่เกิดก่อนวันที่ขาย หรือบันทึกยอดยกมาให้ถูกต้องตามคู่มือ การแก้ไขยอดยกมาของสินค้า จากนั้นจึงกลับไปคำนวณต้นทุนขายใหม่อีกครั้งตามคู่มือ การคำนวณต้นทุนขายใหม่

– จบขั้นตอนตรวจสอบระบบไม่ลงบันทึกต้นทุนอัตโนมัติ –