ตรวจสอบบันทึกค่าใช้จ่าย กับงบทดลองไม่เท่ากัน

การกระทบยอดค่าใช้จ่ายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่างบการเงินสะท้อนความเป็นจริงของกิจการ หากคุณพบว่ายอดรวมในรายงานค่าใช้จ่ายไม่ตรงกับงบทดลอง บทความนี้จะแนะนำวิธี ตรวจสอบบันทึกค่าใช้จ่าย กับงบทดลองไม่เท่ากัน อย่างเป็นระบบ เราจะพาไปดูสาเหตุที่พบบ่อย 3 กรณี พร้อมขั้นตอนการเตรียมรายงานและวิธีตรวจสอบเพื่อหาสาเหตุของผลต่าง ทำให้คุณสามารถแก้ไขข้อมูลได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

สาเหตุที่ค่าใช้จ่ายในรายงานและงบทดลองไม่ตรงกัน

โดยทั่วไป ผลต่างระหว่างเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายและงบทดลองมักเกิดจาก 3 สาเหตุหลัก ดังนี้:

1. บันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายโดยไม่ระบุผังบัญชี: ทำให้รายการนั้นไม่ถูกบันทึกลงในบัญชีแยกประเภทและงบทดลอง
2. บันทึกโดยใช้ผังบัญชีหมวดอื่น: ระบุผังบัญชีเป็นหมวดสินทรัพย์ (หมวด 1) หรือหมวดอื่น ๆ แทนที่จะเป็นหมวดค่าใช้จ่าย (หมวด 5)
3. บันทึกค่าใช้จ่ายที่สมุดรายวันโดยตรง: สร้างรายการในสมุดรายวัน (Journal) โดยตรง ซึ่งจะไม่ถูกนับรวมในรายงานสรุปค่าใช้จ่าย

การเตรียมข้อมูลสำหรับตรวจสอบ

ก่อนเริ่มต้น ให้เตรียมรายงาน 2 ฉบับนี้ออกมาเป็นไฟล์ Excel โดยเลือกช่วงเวลาที่ต้องการตรวจสอบให้ตรงกัน

1. พิมพ์รายงานค่าใช้จ่าย ก่อนเริ่ม ตรวจสอบบันทึกค่าใช้จ่าย กับงบทดลองไม่เท่ากัน

1.1. ไปที่เมนู รายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย > ดูทั้งหมด

1.2. คลิก “พิมพ์รายงาน”

1.3. เลือกเงื่อนไข “แสดงข้อมูลทุกรายการ” ระบุช่วงเวลา และดาวน์โหลดรายงาน

2. พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท (หมวดค่าใช้จ่าย) ก่อนเริ่ม ตรวจสอบบันทึกค่าใช้จ่าย กับงบทดลองไม่เท่ากัน

2.1. ไปที่เมนู บัญชี > บัญชีแยกประเภท

2.2. คลิก “พิมพ์รายงาน” และกำหนดเงื่อนไข

2.3. เลือกพิมพ์แบบ “เลือกช่วงบัญชี” และเลือกผังบัญชีให้ครอบคลุมหมวด 5 (ค่าใช้จ่าย) ทั้งหมด จากนั้นดาวน์โหลดรายงาน

3. วิธี ตรวจสอบบันทึกค่าใช้จ่าย กับงบทดลองไม่เท่ากัน และแนวทางแก้ไข

เมื่อได้รายงานครบแล้ว ให้เริ่มตรวจสอบตามแต่ละกรณีดังนี้

3.1 กรณีที่ 1: บันทึกค่าใช้จ่ายโดยไม่ระบุผังบัญชี

1. เปิด “รายงานค่าใช้จ่าย” ใน Excel แล้วใช้เครื่องมือ Filter
2. ที่คอลัมน์ “เลขที่ผังบัญชี” ให้กรองเลือกเฉพาะรายการที่เป็นค่าว่าง (Blanks)
3. คุณจะพบรายการค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ระบุผังบัญชี ซึ่งยอดของรายการเหล่านี้จะไม่ถูกบันทึกลงในบัญชีแยกประเภทและงบทดลอง

วิธีแก้ไข: นำเลขที่เอกสารที่พบ ไปค้นหาในระบบ PEAK แล้วคลิก “แก้ไข” เพื่อระบุผังบัญชีหมวด 5 (ค่าใช้จ่าย) ให้ถูกต้อง แล้วกดบันทึก

3.2 กรณีที่ 2: บันทึกค่าใช้จ่ายโดยใช้ผังบัญชีหมวดอื่น

1. เปิด “รายงานค่าใช้จ่าย” และใช้ Filter ที่คอลัมน์ “เลขที่ผังบัญชี”
2. ผังบัญชีค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องจะขึ้นต้นด้วยเลข 5 ให้ลองกรองหาผังบัญชีที่ขึ้นต้นด้วยเลขอื่น (เช่น หมวด 1 สินทรัพย์)
3. คุณจะพบรายการที่บันทึกค่าใช้จ่ายแต่ไปลงบัญชีผิดหมวด ซึ่งต้องพิจารณาความถูกต้องทางบัญชีต่อไป

วิธีแก้ไข: หากพบการบันทึกผิดพลาด ให้นำเลขที่เอกสารไปค้นหาและแก้ไขให้ใช้ผังบัญชีหมวด 5 ที่ถูกต้อง หรือปรึกษานักบัญชีเพื่อพิจารณาความเหมาะสม

3.3 กรณีที่ 3: บันทึกค่าใช้จ่ายที่สมุดรายวันโดยตรง

1. เปิด “รายงานบัญชีแยกประเภท” ของหมวดค่าใช้จ่าย
2. สังเกตที่คอลัมน์ “อ้างอิง” รายการที่บันทึกจากเมนูรายจ่ายโดยตรง จะมีเลขที่เอกสารขึ้นต้นด้วย EX และเป็นลิงก์ให้คลิกดูได้
3. รายการที่บันทึกผ่านสมุดรายวันโดยตรง ช่อง “อ้างอิง” จะเป็นค่าว่าง หรือเป็นตัวหนังสือสีดำที่ไม่สามารถคลิกได้

วิธีแก้ไข: นำ “เลขที่บันทึกบัญชี” (เช่น JV-…) ไปค้นหาในเมนูบัญชีรายวัน แล้วยกเลิกเอกสารนั้น จากนั้นให้ทำการสร้างเอกสารใหม่ที่เมนูรายจ่ายให้ถูกต้องตามคู่มือ การบันทึกค่าใช้จ่ายทั่วไป (NE003)

– จบขั้นตอนตรวจสอบบันทึกค่าใช้จ่าย กับงบทดลองไม่เท่ากัน –