วิธีการตรวจสอบยอดยกมาในงบทดลอง
ยอดยกมาในงบทดลองเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของการบันทึกบัญชีในแต่ละรอบ แต่บางครั้งเราอาจต้องการทราบที่มาที่ไปของตัวเลขนั้นๆ เพื่อยืนยันความถูกต้อง บทความนี้จะแนะนำวิธี ตรวจสอบยอดยกมา ที่งบทดลอง อย่างง่ายๆ ด้วยเทคนิคการปรับช่วงวันที่ของรายงาน เพื่อให้ระบบแสดงรายการเคลื่อนไหวที่ประกอบกันเป็นยอดยกมานั้น ทำให้คุณสามารถเจาะลึกเข้าไปดูรายละเอียดในบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวันต้นทางได้
วิธี ตรวจสอบยอดยกมา ที่งบทดลอง และที่มาของตัวเลข
เมื่อคุณต้องการตรวจสอบว่าตัวเลขในช่อง “ยอดยกมา” (Beginning Balance) ของงบทดลองมาจากรายการใดบ้าง (เช่น ยอดยกมาของบัญชีเงินสด) คุณสามารถใช้เทคนิคการขยายช่วงวันที่ของรายงานเพื่อดูรายละเอียดได้ดังนี้
ตัวอย่าง: งบทดลองแสดงยอดยกมาของบัญชีเงินสด และเราต้องการหาที่มาของยอดนี้
- ปรับช่วงวันที่ของงบทดลอง: ในหน้าการตั้งค่ารายงานงบทดลอง ให้เลือก “ช่วงเวลาแบบกำหนดเอง” และระบุวันที่เริ่มต้นให้เก่ากว่าวันที่เริ่มบันทึกบัญชีในระบบมากๆ (เช่น 01/01/2010) เพื่อให้แน่ใจว่ายอดยกมาทั้งหมดจะถูกผลักไปแสดงในช่อง “ยอดเปลี่ยนแปลง” แทน จากนั้นกด “แสดงรายงาน”
- คลิกที่ “ยอดเปลี่ยนแปลง” เพื่อดูรายละเอียด: เมื่อรายงานแสดงผล จะเห็นว่าตัวเลขยอดยกมาเดิมได้ย้ายไปอยู่ในช่อง “ยอดเปลี่ยนแปลง” แล้ว ให้คุณคลิกที่ตัวเลขในช่อง “ยอดเปลี่ยนแปลง” ของบัญชีที่ต้องการตรวจสอบ (เช่น บัญชีเงินสด)
- ตรวจสอบในหน้าบัญชีแยกประเภท: ระบบจะลิงก์ไปยังหน้ารายงานบัญชีแยกประเภท (General Ledger) ซึ่งจะแสดงรายการทั้งหมดที่ประกอบกันเป็นยอดนั้นๆ คุณสามารถดูรายละเอียดและที่มาของแต่ละรายการได้จากหน้านี้ และยังสามารถคลิกที่เลขที่สมุดรายวันเพื่อเจาะลึกไปดูเอกสารต้นทางได้อีกด้วย
– จบขั้นตอนตรวจสอบยอดยกมา ที่งบทดลอง –