วิธีการตรวจสอบรายงานถูกหัก ณ ที่จ่ายไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท

บทความนี้จะอธิบายวิธีการ ตรวจสอบรายงานถูกหัก ณ ที่จ่าย ไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท ในกรณีที่กิจการพบว่ายอดไม่ตรงกัน โดยจะมีขั้นตอนการตรวจสอบดังนี้

1: พิมพ์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่เมนูการเงิน

2: พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท

3: นำรายงานมาเปรียบเทียบกัน ด้วยฟังก์ชันต่างๆ

• 3.1 ฟังก์ชัน Exact
• 3.2 ฟังก์ชัน XLOOKUP สำหรับ Microsoft Office 365
• 3.3 ฟังก์ชัน VLOOKUP สำหรับ Microsoft Office 360

1: พิมพ์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่เมนูการเงิน – เมื่อต้อง ตรวจสอบรายงานถูกหัก ณ ที่จ่าย ไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท

1.1 : เลือกเมนูการเงิน และคลิก “ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย”

1.2 : คลิก “กดพิมพ์รายงาน”

ระบบจะแสดงหน้ารายละเอียดรายการภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่ได้รับมา

1.3 : ระบุช่วงเวลาและพิมพ์รายงาน

ระบุช่วงเวลารายงานที่ต้องการตรวจสอบ จากนั้นคลิก “พิมพ์รายงาน”

2: พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท – เพื่อ ตรวจสอบรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท

2.1 : เลือกเมนูบัญชี และคลิก “บัญชีแยกประเภท”

2.2 : คลิก “กดพิมพ์รายงาน”

ระบบจะแสดงหน้ารายละเอียดรายการบัญชีแยกประเภท

2.3 : ระบุช่วงเวลา, ผังบัญชี และพิมพ์รายงาน

ระบุช่วงเวลาที่ต้องการ และระบุผังบัญชี “115403-ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย” ที่จะตรวจสอบ จากนั้นคลิก “พิมพ์รายงาน”

3: นำรายงานมาเปรียบเทียบกัน – กรณี ตรวจสอบรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท

3.1. ฟังก์ชัน Exact – สำหรับ ตรวจสอบรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท

1 : ในรายงานหัก ณ ที่จ่ายให้ทำการ Sort ข้อมูลคอลัมน์ “เลขที่บันทึกบัญชี” เพื่อเรียงลำดับให้เหมือนกับรายงานบัญชีแยกประเภท (เรียงลำดับจากน้อยไปหามาก)

2: เมื่อทำการ Sort และข้อมูลเรียงกันเรียบร้อยแล้ว ให้เพิ่ม 2 คอลัมน์เตรียมเอาไว้

• ใส่ข้อมูลมูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากรายงานบัญชีแยกประเภท
• ใส่สูตรเทียบมูลค่าว่ามียอดตรงกันหรือไม่

3: หลังจากแทรกคอลัมน์แล้ว ให้กลับมาที่ “รายงานบัญชีแยกประเภท” แล้วทำการคัดลอกคอลัมน์ “เดบิต” มาวางในไฟล์ “รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย” ที่เราได้เพิ่มไว้ก่อนหน้านี้

หมายเหตุ: คัดลอกเฉพาะบรรทัดรายการที่เป็น Transection ใน Period ไม่ต้องคัดลอดยอดยกมา

• ตัวอย่างหน้าไฟล์ Excel เมื่อวางข้อมูลแล้ว

4: ระบุสูตร Excel เพื่อเทียบข้อมูลว่ามีมูลค่าที่บันทึกตรงกันหรือไม่ โดยมีรายละเอียดดังนี้

• คอลัมน์ I คือ มูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากเมนูการเงิน (ข้อมูลจะถูกดึงจากเอกสารใบแจ้งหนี้)
• คอลัมน์ J คือ มูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จาย จากเมนูบัญชี (ข้อมูลจะถูกดึงจากบัญชีแยกประเภท)
• ใช้สูตร =EXACT( คอลัมน์ “I”,คอลัมน์”J” )

5: หลังจากลากสูตรครอบคลุมทุกรายการแล้ว จะพบว่ามีผลลัพธ์ TRUE และ FALSE

• TRUE คือ ผลลัพธ์มูลค่า “ตรงกัน”
• FALSE คือ ผลลัพธ์มูลค่า “ไม่ตรงกัน”
• จากรูปภาพด้านล่างจะพบว่ามี 1 สมุดรายวันที่ผลลัพธ์เป็น FALSE

6: เมื่อพบรายการที่เป็น FALSE แล้ว สามารถคลิกที่ “สมุดรายวัน” เพื่อตรวจสอบยอดภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายกับเอกสารใบแจ้งหนี้ได้เลย

• จากรูปด้านล่างจะเห็นได้ว่าหน้าสมุดรายวันมีการบันทึกยอด 84,120.00 บาท แต่หน้าเอกสารใบแจ้งหนี้ 84,112.15 บาท

เมื่อมีการคลิกดู “ข้อมูลประวัติ” จะพบว่ามีการแก้ไขเอกสารแบบ Manual ส่งผลให้ยอดไม่ตรงกัน

3.2 ฟังก์ชัน XLOOKUP – สำหรับ ตรวจสอบรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท

หมายเหตุ: ตัวอย่างการตรวจสอบโดยใช้สูตรด้านล่างนี้ จะเป็นการรวมข้อมูลทั้ง รายงายภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย และรายงานบัญชีแยกประเภท รวมอยู่ใน Excel ไฟล์เดียวกัน มีรายละเอียดดังนี้

• Sheet 1: รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่เมนูการเงิน
• Sheet 2: รายงานบัญชีแยกประเภท

1: กดเพิ่ม Sheet ที่ 2 เพื่อรองรับการคัดลอกข้อมูลจากรายงานบัญชีแยกประเภท

2: คัดลอกข้อมูลใน “รายงานบัญชีแยกประเภท” มาวางใน Sheet 2 ของไฟล์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย

3 : ใน Sheet 1 ให้ทำการ Sort ข้อมูลคอลัมน์ “เลขที่บันทึกบัญชี” เพื่อเรียงลำดับให้เหมือนกับ Sheet 2

4: เมื่อทำการ Sort และข้อมูลเรียงกันเรียบร้อยแล้ว ให้เพิ่ม 2 คอลัมน์เตรียมเอาไว้สำหรับ

• ใส่สูตรฟังก์ชัน XLOOKUP
• ใช้สูตรหรือ Formula =A=B เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลกัน

5: ใส่สูตร XLOOKUP ใน Sheet 1

• สูตรคือ =XLOOKUP(ค่าที่จะค้นหา,อาร์เรย์หรือช่วงที่จะค้นหา,ช่วงข้อมูลที่จะส่งกลับ,”FALSE”)
• วิธีการวิเคราะห์คือ
  • เราจะค้นหาตาม “เลขที่การบันทึกบัญชี” ใน Sheet 1
  • สั่ง Excel ให้ค้นหาจาก Sheet 2 แล้วให้ส่งข้อมูล “คอลัมน์ D: เดบิต” กลับมาใน Sheet 1
  • เงื่อนไขจะต้องเลือก “FALSE” เพื่อจะได้ข้อมูลที่ตรงกัน 100%
• เมื่อวิเคราะห์แล้วจะได้สูตรดังนี้
  • =XLOOKUP(D2:D13,Sheet2!H4:H15,Sheet2!D4:D15,”FALSE”)

6: ใส่สูตร Formula

• สูตรคือ =A=B
• วิธีการใส่คือ เราจะเทียบข้อมูลคอลัมน์ I และ คอลัมน์ J
  • คอลัมน์ I = ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายในเมนูการเงิน
  • คอลัมน์ J = มูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ที่มีการบันทึกด้านเดบิต ในรายงานบัญชีแยกประเภท
• เมื่อวิเคราะห์แล้วจะได้สูตรดังนี้
  • =I2=J2
  • หลังจากใส่สูตรแล้วจะพบข้อมูล TRUE และ FALSE
    • TRUE คือ ข้อมูลตรงกัน
    • FALSE คือ ข้อมูลไม่ตรงกัน

7: เมื่อพบรายการที่ไม่ตรงกันแล้ว สามารถคลิก Hyper Link เพื่อตรวจสอบรายการบนหน้าระบบได้เลย

3.3 ฟังก์ชัน VLOOKUP – สำหรับ ตรวจสอบรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท

หมายเหตุ: ตัวอย่างการตรวจสอบโดยใช้สูตรด้านล่างนี้ จะเป็นการรวมข้อมูลทั้ง รายงายภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย และรายงานบัญชีแยกประเภท รวมอยู่ใน Excel ไฟล์เดียวกัน มีรายละเอียดดังนี้

• Sheet 1: รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่เมนูการเงิน
• Sheet 2: รายงานบัญชีแยกประเภท

1: กดเพิ่ม Sheet ที่ 2 เพื่อรองรับการคัดลอกข้อมูลจากรายงานบัญชีแยกประเภท

2: คัดลอกข้อมูลในรายงานบัญชีแยกประเภทมาวางใน Sheet 2 ของไฟล์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย

3 : ใน Sheet 1 ให้ทำการ Sort ข้อมูลคอลัมน์ “เลขที่บันทึกบัญชี” เพื่อเรียงลำดับให้เหมือนกับ Sheet 2

4: เมื่อทำการ Sort และข้อมูลเรียงกันเรียบร้อยแล้ว ให้เพิ่ม 2 คอลัมน์เตรียมเอาไว้สำหรับ

• ใส่สูตรฟังก์ชัน VLOOKUP
• ใช้สูตรหรือ Formula =A=B เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลกัน

5: ให้กลับไปที่ Sheet 2 และเพิ่ม 3 คอลัมน์เตรียมเอาไว้สำหรับจัดการข้อมูลในรูปแบบ Table เพื่อง่ายต่อการใช้งานสูตร VLOOKUP ใน Sheet 1

6: หลังจากแทรกคอลัมน์แล้ว ให้ทำการคัดลอกข้อมูลคอลัมน์ K: เลขที่บันทึกบัญชี และคอลัมน์ G: เดบิต มาวางในคอลัมน์ A และ B โดยตัดบรรทัดยอดยกมาออก ตามรูปภาพด้านล่าง

7: ใส่สูตร VLOOKUP ใน Sheet 1

• สูตรคือ =VLOOKUP(ค่าที่จะค้นหา,อาร์เรย์หรือช่วงที่จะค้นหา,เลขที่คอลัมน์ที่เราต้องการข้อมูล,”FALSE”)
• วิธีการวิเคราะห์คือ
  • เราจะค้นหาตาม “เลขที่การบันทึกบัญชี” ใน Sheet 1
  • สั่ง Excel ให้ค้นหาจาก Sheet 2 ใน “คอลัมน์ A: เลขที่บันทึกบัญชี” และ “คอลัมน์ B: มูลค่าเดบิต” โดยล็อกคอลัมน์ค้นหาด้วยเครื่องหมาย “$” ป้องกันความคลาดเคลื่อน
  • ระบุเลขที่คอลัมน์ที่ต้องการใช้ข้อมูลให้นับจากซ้ายไปขวา โดยเราจะใช้ข้อมูลในคอลัมน์ B: มูลค่าเดบิต ให้นับเป็นเลขคอลัมน์ที่ 2
  • เงื่อนไขจะต้องเลือก “FALSE” เพื่อจะได้ข้อมูลที่ตรงกัน 100%
• เมื่อวิเคราะห์แล้วจะได้สูตรดังนี้
  • =VLOOKUP(D2:D13,Sheet2!$A$1:$B$13,2,FALSE)

8: ใส่สูตร Formula

• สูตรคือ =A=B
• วิธีการใส่คือ เราจะเทียบข้อมูลคอลัมน์ I และ คอลัมน์ J
  • คอลัมน์ I = ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายในเมนูการเงิน
  • คอลัมน์ J = มูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ที่มีการบันทึกด้านเดบิต ในรายงานบัญชีแยกประเภท
• เมื่อวิเคราะห์แล้วจะได้สูตรดังนี้
  • =I2=J2
  • หลังจากใส่สูตรแล้วจะพบข้อมูล TRUE และ FALSE
    • TRUE คือ ข้อมูลตรงกัน
    • FALSE คือ ข้อมูลไม่ตรงกัน

9: เมื่อพบรายการที่ไม่ตรงกันแล้ว สามารถคลิก Hyper Link เพื่อตรวจสอบรายการบนหน้าระบบได้เลย

จบขั้นตอน