นำเข้าบันทึกรายการจ่าย ใน PEAK
นำเข้าบันทึกรายการจ่าย เป็นวิธีการสำคัญในการจัดการข้อมูลการเงินของกิจการ โดยในบทความนี้จะแสดงขั้นตอนอย่างละเอียดเพื่อช่วยให้การบันทึกเป็นเรื่องง่ายขึ้น สามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้
- การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
- การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายโดยใช้ไฟล์ Excel
1. นำเข้าบันทึกรายการจ่าย แบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
ไปที่เมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารหลายรายการ”
เลือกบันทึกค่าใช้จ่าย > คลิกปุ่ม “สร้างเอกสาร”
ระบุรายละเอียดต่างๆ
- ลำดับที่ เป็นลำดับที่ของเอกสารรายการจ่ายที่ไม่รวมรายการย่อย ระบบจะทำการรันลำดับที่ให้อัตโนมัติ
- อ้างอิงจาก ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
- วันที่เอกสาร ระบุวันที่ของบันทึกรายการจ่าย และจะเป็นวันที่เดียวกับวันที่ชำระเงิน
- ผู้รับเงิน/คู่ค้า ระบุผู้ติดด่อ
- เลขที่ใบกำกับฯ ระบุเลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา (ถ้ามี)
- วันที่ใบกำกับฯ ระบุวันที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา (ถ้ามี)
- ประเภทราคา ระบุประเภทราคา ว่าเป็นรวมภาษี, แยกภาษี และไม่มี หากระบุประเภทราคาเป็นไม่มี จะไม่สามารถทำการระบุประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มได้
- สินค้า/บริการสำหรับขาย ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการ
- ค่าใช้จ่าย/บัญชี ระบุผังบัญชีที่ต้องการลงข้อมูลว่าเป็นผังบัญชีอะไร
- คำอธิบาย ระบบจะนำชื่อบัญชี หรือชื่อสินค้ามาแสดงแทนที่คำอธิบายเดิมในช่องคำอธิบาย ทางผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ในช่องคำอธิบายเพิ่มเติมได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
- จำนวน ระบุจำนวนหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- มูลค่าก่อนภาษี มูลค่าก่อนคิดภาษี
- ราคา ระบุราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- ภาษี ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
- ภาษีมูลค่าเพิ่มและราคาสุทธิ ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ
- หัก ณ ที่จ่าย ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายของรายการนั้นๆ
- ชำระโดย ระบุช่องทางการเงินที่เงินออกจากกิจการ
- ชำระเงิน ระบุจำนวนเงินที่ทำการชำระ หากยังไม่มีการชำระเงินให้ระบุตัวเลขเป็นศูนย์ (0) ซึ่งระบบจะทำการตั้งหนี้ไว้ให้
- ภาษีหักรวม ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ
- ภ.ง.ด. หากมีการระบุหัก ณ ที่จ่าย ให้ทำการระบุประเภทแบบ ภ.ง.ด. ว่าต้องการให้ระบบลงแบบ ภ.ง.ด. ใด
- หมายเหตุ หมายเหตุที่ต้องการระบุในเอกสาร
- กลุ่มจัดประเภท กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)
สามารถเลื่อนเพื่อกรอกรายละเอียดได้
ข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก
- B วันที่เอกสาร
- C, D, E ผู้รับเงิน/คู่ค้า
- K คำอธิบาย
เมื่อกรอกครบจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
หากต้องการเพิ่มเอกสารใหม่ สามารถคลิกปุ่ม “เพิ่มเอกสาร”
กรณีต้องการเพิ่มรายการค่าใช้จ่าย/บัญชีมากกว่า 1 รายการในเอกสารเดียวกัน
- ให้กดปุ่ม “เพิ่มรายการย่อย”
- เลือกลำดับเอกสาร
- เลือกจำนวนรายการย่อย
- คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการย่อย”
ระบบแสดงบรรทัดใหม่สำหรับรายการย่อย
ลบรายการด้วยการกดกากบาท (X)
เมื่อตรวจสอบรายการเรียบร้อยแล้ว > คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารทั้งหมด”
เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการนำเข้าค่าใช้จ่ายสำเร็จแล้ว โดยสามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง
ดูเอกสารโดยคลิกเลขที่เอกสาร
ตัวอย่างหน้าบันทึกรายการจ่าย
2. นำเข้าบันทึกรายการจ่าย โดยใช้ไฟล์ Excel
ไปที่เมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
คลิกปุ่ม “นำเข้าเอกสาร” > เลือก รูปแบบ PEAK
เอกสารที่ต้องการนำเข้าเลือกเป็น บันทึกค่าใช้จ่าย > กด ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง บันทึกค่าใช้จ่าย (.xlsx)
ตัวอย่างไฟล์ Excel แนะนำอ่านรายละเอียดการกรอกใน Description ก่อนกรอกข้อมูล
ทำการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel จากนั้นบันทึกลงคอมพิวเตอร์
นำเข้าไฟล์ Excel ที่บันทึกข้อมูลแล้ว โดยลากไฟล์เข้าสู่ระบบ หรือกดค้นหาไฟล์ที่บันทึกไว้ > จากนั้นคลิกปุ่ม “นำเข้าไฟล์”
– จบขั้นตอนการนำเข้าบันทึกรายการจ่าย –