นำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ ใน PEAK
นำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ เป็นกระบวนการสำคัญในการบันทึกข้อมูลการจัดซื้อให้เป็นระบบและถูกต้อง สามารถดำเนินการได้ 2 วิธี คือการสร้างข้อมูลในโปรแกรมโดยตรง หรือการนำเข้าไฟล์ Excel
การนำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อสามารถทำได้ 2 วิธี
- การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
- การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายโดยใช้ไฟล์ Excel
1. นำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ โดยการนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
1.1. นำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ โดยไปที่เมนูรายจ่าย
ไปที่เมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
1.2. คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารหลายรายการ”
เมื่อเข้ามาที่หน้านำเข้าเอกสาร ให้คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารหลายรายการ”
1.3. เลือกใบสั่งซื้อ สำหรับ นำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ
เลือกสร้างเอกสารหลายรายการเป็น ใบสั่งซื้อ > จากนั้นคลิกปุ่ม “สร้างเอกสาร”
1.4. ระบุรายละเอียดต่าง ๆ สำหรับ นำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ
- ลำดับที่ เป็นลำดับที่ของเอกสารรายการจ่ายที่ไม่รวมรายการย่อย ระบบจะทำการรันลำดับที่ให้อัตโนมัติ
- อ้างอิงจาก ระบุข้อมูลที่ต้องการ (ถ้ามี)
- วันที่เอกสาร ระบุวันที่ออกของใบสั่งซื้อ
- ผู้รับเงิน/คู่ค้า ระบุข้อมูลรหัสผู้ติดต่อที่สร้างใน PEAK
- ประเภทราคา ระบุประเภทราคา ว่าเป็นรวมภาษี, แยกภาษี และไม่มี หากระบุประเภทราคาเป็นไม่มี จะไม่สามารถทำการระบุภาษีมูลค่าเพิ่มได้
- สินค้า/บริการ รระบุรหัสสินค้า/บริการ ที่ทำการสร้างใน PEAK
- ค่าใช้จ่าย/บัญชี ระบุผังบัญชีที่ต้องการลงข้อมูลว่าเป็นผังบัญชีอะไร กรณีที่เลือกรหัสสินค้า/บริการมา ผังบัญชีระบบจะทำการขึ้นให้อัตโนมัติ
- คำอธิบาย ระบบจะนำชื่อบัญชี หรือชื่อสินค้ามาแสดงแทนที่คำอธิบายเดิมในช่องคำอธิบาย ทางผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ในช่องคำอธิบายเพิ่มเติมได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
- จำนวน ระบุจำนวนหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- ราคา ระบุราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- ภาษี ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
- หัก ณ ที่จ่าย ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายของรายการนั้นๆ
- หมายเหตุ ระบุหมายเลขที่ต้องการ (ถ้ามี)
- กลุ่มจัดประเภท กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)
สามารถเลื่อนเพื่อกรอกรายละเอียดได้
ข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก
- คอลัมน์ B วันที่เอกสาร
- คอลัมน์ D,E,F ผู้รับเงิน/คู่ค้า
- คอลัมน์ J คำอธิบาย
เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
1.5. เพิ่มเอกสารใหม่
กรณีต้องการเพิ่มเอกสารใบสั่งซื้อ ให้คลิกปุ่ม “เพิ่มเอกสาร“
1.6. เพิ่มรายการย่อย
กรณีใน 1 เอกสารมีมากกว่า 1 รายการ สามารถเพิ่มรายการได้ดังนี้
ให้คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการย่อย”
ระบบจะแสดง Pop-up ให้เลือก
- เลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย
- เลือกจำนวนของรายการย่อยที่ต้องการเพิ่ม
- คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการย่อย”
จากตัวอย่างเพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 1 จำนวน 1 รายการ
ระบบจะเเสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อย
กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกินสามารถลบบรรทัดนั้น ๆ ได้ โดยการกดเครื่องหมายกากบาท (X) ตามตัวอย่างด้านล่าง
เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม สร้างเอกสารทั้งหมด
เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการนำเข้าใบสั่งซื้อ สามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
ตัวอย่างหน้าเอกสารใบสั่งซื้อที่ระบบสร้างให้
2. นำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ โดยการนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อโดยใช้ไฟล์ Excel
2.1. เลือกเมนูนำเข้าเอกสาร
ไปที่เมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
คลิกปุ่ม “นำเข้าเอกสาร” > รูปแบบ PEAK
2.2. เลือกรายการใบสั่งซื้อและดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง (.xlsx)
ระบบจะแสดง Pop-up ให้เลือกเอกสารที่ต้องการนำเข้า > กดดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง ใบสั่งซื้อ (.xlsx)
สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมใน Description ก่อนกรอกข้อมูล
เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้ว > ให้ทำการ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์
2.3. แนบไฟล์ Excel เข้าสู่ระบบ
นำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากลงในระบบ หรือกด ค้นหา เพื่อทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ > เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม “นำเข้าไฟล์”
2.4. ตรวจสอบข้อมูลและกดสร้างเอกสาร
ระบบจะแสดงรายการในไฟล์ Excel เพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง จากนั้นกดสร้างเอกสารทั้งหมด
เมื่อนำเข้าสำเร็จระบบจะทำการแจ้งเตือนที่กระดิ่ง สามารถกดปุ่มเข้าดูที่กระดิ่งเพื่อดูเอกสารที่ระบบสร้าง
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
– จบขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ –