นำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้ ใน PEAK

นำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้ เป็นการนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ในระบบครั้งละหลายรายการ และใบแจ้งหนี้ที่นำเข้าจะอยู่ในสถานะที่อนุมัติแล้วเท่านั้น สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้

​​วิธีที่ 1 การนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้แบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
​วิธีที่ 2 การนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้โดยใช้ไฟล์ Excel

1. นำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้ แบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม

เลือกเมนูรายรับ >> นำเข้าเอกสาร

กดปุ่ม + สร้างเอกสารหลายรายการ

เลือกใบแจ้งหนี้ เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มสร้างเอกสาร

ระบุรายละเอียดต่าง ๆ

• ลำดับที่: เป็นลำดับที่ของเอกสารใบแจ้งหนี้หลักที่ไม่รวมรายการย่อย ซึ่งลำดับระบบจะทำการรันลำดับที่ให้อัตโนมัติ

• เลขที่เอกสาร: เป็นเลขที่เอกสารของใบแจ้งหนี้ซึ่งหากไม่กรอกระบบจะรันเลขที่ให้อัตโนมัติ แต่หากต้องการกำหนดเลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้เองก็สามารถคีย์เลขที่เอกสารเองได้
• วันที่เอกสาร: จะแสดงเป็นวันที่กดสร้างเอกสารซึ่ง Default เป็นวันที่ปัจจุบัน แต่ถ้าหากต้องการเปลี่ยนวันที่ก็สามารถกำหนดเองได้เลย
• ลูกค้า: ระบุผู้ติดด่อ
• ออกใบกำกับภาษี: สามารถเลือกออกใบกำกับภาษีหรือไม่ออกใบกำกับภาษีได้
  • หากเลือก “ออกใบกำกับภาษี” เอกสารใบแจ้งหนี้จะเป็น ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
  • หากเลือก “ไม่ออกใบกำกับภาษี” เอกสารจะเป็น ใบแจ้งหนี้

• ประเภทราคา : สามารถเลือกเป็นราคาแยกภาษีและราคารวมภาษีได้

– ราคาแยกภาษี คือ ราคาขาย 100 บาท ลูกค้าต้องจ่ายเงิน 100 + ภาษีมูลค่าเพิ่มอีก 7% = 107 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 100 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 บาท
– ราคารวมภาษี คือ ราคาขาย 100 บาท ลูกค้าชำระเงิน 100 แต่ผู้ขายได้รายได้ 93.46 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 6.54 บาท

• สินค้า/บริการสำหรับการขาย : ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้
• คำอธิบาย : จะดึงมาจากชื่อสินค้าที่สร้างไว้หน้าสินค้าและสามารถระบุคำอธิบายเพิ่มเติมที่ช่องนี้ได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
• จำนวน : ระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้ ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
• ราคา/หน่วย : ระบุราคาต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
• ส่วนลด/หน่วย : ระบุส่วนลดต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
• มูลค่าก่อนภาษี : มูลค่าก่อนบวก VAT 7% ช่องนี้ระบบจะคำนวณให้เอง
• ภาษี : ระบุภาษีของสินค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ สามารถเลือกได้ 3 อย่าง คือ 7% หรือ 0% หรือ ไม่มีภาษี
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม : ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้น ๆ
• หัก ณ ที่จ่าย : ระบุภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย
• หมายเหตุ : หมายเหตุที่ต้องการระบุในเอกสาร
• กลุ่มจัดประเภท : กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)

สามารถกดเลื่อนเพื่อกรอกข้อมูลได้

** หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุมีดังนี้หากไม่ระบุระบบจะไม่ยอมให้ Import ข้อมูลเข้า

คอลัมน์ B : วันที่เอกสาร
คอลัมน์ C, D, E : ผู้รับเงิน/คู่ค้า
คอลัมน์ I : สินค้า/บริการสำหรับขาย
คอลัมน์ K : คำอธิบาย

เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่

กรณีต้องการเพิ่มเอกสารใบแจ้งหนี้ ให้กดปุ่ม + เพิ่มเอกสาร

กรณีใน 1 เอกสารใบแจ้งหนี้มีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อย

เมื่อกดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อยแล้ว จะมี Pop-Up ขึ้นเลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย

• เมื่อเลือกลำดับรายการเอกสารเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มเพิ่มรายการ

จากตัวอย่างเพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 2

ระบบจะแสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อยของเอกสารที่ 2

กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกินสามารถลบบรรทัดนั้น ๆ ได้โดยการกดเครื่องหมายกากบาท (X) ตามตัวอย่างด้านล่าง

เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม สร้างเอกสารทั้งหมด

เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการ Import ใบแจ้งหนี้สามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง

เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร

ตัวอย่างหน้าใบแจ้งหนี้

2. การนำเข้าเอกสารใบแจ้งหนี้โดยใช้ไฟล์ Excel

กดคลิกเครื่องหมาย Dropdown ปุ่มนำเข้าเอกสาร เลือก รูปแบบ PEAK

เลือกรายการที่นำเข้าเป็นใบแจ้งหนี้ >> กดปุ่ม ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlsx)

ตัวอย่างฟอร์ม Excel

** แนะนำให้อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล

เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ทำการกดบันทึกข้อมูล (Save) ลงเครื่องคอมพิวเตอร์

นำไฟล์ Excel ที่บันทึก (Save) ไว้ ลากลงในระบบ หรือกดปุ่ม ค้นหา เพื่อทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม นำเข้าไฟล์

– จบขั้นตอนการนำเข้าใบแจ้งหนี้ –