ประยุกต์ กรณีออกใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงิน แต่ทางลูกค้าทำการชำระเงินไม่ครบ

ยกตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ยอด 125,190.00 บาท กิจการยังไม่ได้รับชำระเงิน แต่ต้อง ออกใบเสร็จรับเงิน กรณีลูกค้าทำการชำระเงินไม่ครบ เพื่อไปรับเช็คกับทางลูกค้า

แต่เมื่อทางลูกค้าชำระเงินมาให้นั้น ได้รับชำระเงินมาเพียง 100,000.00 บาท ไม่ครบตามใบวางบิล และใบเสร็จรับเงินที่ทำการส่งให้ลูกค้า ซึ่งส่วนต่างที่ลูกค้าชำระเงินขาดนั้น ทางลูกค้าจะชำระเงินมาให้ใหม่อีกครั้ง

สามารถประยุกต์การใช้งานมี 4 ขั้นตอนใหญ่ๆ ดังนี้

1. ออกใบเสร็จรับเงิน กรณีลูกค้าทำการชำระเงินไม่ครบ

เข้าไปที่เอกสารใบแจ้งหนี้ดังกล่าว เลือก “รับชำระเงิน”

จากนั้นเลือก “รับชำระแล้ว” เพื่อออกใบเสร็จรับเงิน

ระบบจะแสดงหน้าให้ระบุช่องทางการรับชำระเงิน โดยส่วนนี้ให้เลือกรับชำระเป็นเช็ค และระบุข้อมูลให้เรียบร้อย เมื่อระบุแล้ว สามารถกดเพิ่มเช็คได้เลย

เมื่อเพิ่มเช็คแล้ว คลิก “ออกใบเสร็จ” ได้เลย

เมื่อตรวจสอบข้อมูลถูกต้องเรียบร้อยแล้ว คลิก “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน”

2. นำเช็คดังกล่าวไปขึ้นเงิน 

เข้าไปที่หน้าการเงิน >> เลือกเช็คที่อ้างอิงถึงใบเสร็จรับเงินดังกล่าว

เมื่อคลิกที่ “ขึ้นเงิน” ระบบจะแสดงหน้าให้กรอกข้อมูลธนาคารที่กิจการได้รับชำระ เช่น ธ.ไทยพาณิชย์ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้คลิก “ขึ้นเงิน”

เมื่อมีการขึ้นเงินแล้ว ระบบจะแสดงประวัติให้ตามตัวอย่างรูปภาพด้านล่าง

และสามารถดูการบันทึกบัญชีได้ โดยเข้าไปที่ช่องทางการเงิน ที่ได้รับชำระ จากนั้นเลือกรายการขึ้นเงินได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

3. บันทึกปรับปรุงที่เมนูรายจ่าย กรณี ออกใบเสร็จรับเงิน กรณีลูกค้าทำการชำระเงินไม่ครบ

เข้าไปที่ เมนูรายจ่าย >> บันทึกซื้อสินค้า/ค่าใช้จ่าย >> บันทึกค่าใช้จ่าย

ระบุผังบัญชี กิจการสามารถเลือกผังบัญชีที่เกี่ยวข้องได้เลย กรณีนี้ขอยกตัวอย่างเป็นผัง “113301-ลูกหนี้อื่น”

• ระบุจำนวนเงินตามที่ลูกค้าชำระขาด คือ 25,190.00 บาท

• ระบุช่องทางการเงิน ให้ตรงกับช่องทางที่รับชำระ คือ ธ.ไทยพาณิชย์

• หลังจากตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้วคลิก “อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย”

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี

4. บันทึกรับเงินส่วนที่ลูกค้าชำระเงินขาด 

หากมีการแจ้งหนี้เรียกเก็บส่วนที่ขาดให้ทำการออกใบแจ้งหนี้ หรือทางลูกค้าชำระเงินมาให้ สามารถทำการสร้างใบเสร็จรับเงิน เพื่อบันทึกรับเงิน

ขออนุญาตยกตัวอย่าง กรณีออกใบเสร็จรับเงิน

ให้ทำการสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน ระบุผังบัญชี 113301 – ลูกหนี้อื่น (ตามบันทึกรายการจ่ายที่ทำบันทึกไว้)

ระบุข้อมูลการรับชำระเงิน

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี

– จบขั้นตอนออกใบเสร็จรับเงิน กรณีลูกค้าทำการชำระเงินไม่ครบ –