สร้างบันทึกรับสินค้า/บริการ (Goods Receipt) ใน PEAK

สำหรับธุรกิจที่ต้องการบันทึกการรับสินค้าหรือบริการเข้าคลังหรือระบบโดยไม่มีเอกสารใบกำกับภาษีเข้ามาเกี่ยวข้องทันที การ สร้างบันทึกรับสินค้า/บริการ (Goods Receipt) ใน PEAK (สำหรับแพ็กเกจ Premium ขึ้นไป) ถือเป็นขั้นตอนสำคัญในการควบคุมสินค้าคงคลังให้มีความถูกต้อง บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนการสร้างเอกสาร GR เพื่อบันทึกการรับสินค้าหรือบริการเข้าคลังโดยไม่มีผลกระทบทางภาษีหรือการตั้งหนี้โดยตรง เพื่อให้คุณจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างเป็นระบบ

การบันทึกรับสินค้า/บริการคืออะไร

เป็นเอกสารสำหรับการบันทึกรับสินค้า/บริการ ที่ทางกิจการสั่งซื้อไปกับทาง Supplier เพื่อตรวจสอบว่าได้รับสินค้ามาครบถ้วนเมื่อเทียบกับการจ่ายเงินค่าสินค้า/บริการนั้น ซึ่งจะสามารถนำเอกสารรับสินค้า/บริการ ไปกระทบยอดกับเอกสารรับใบแจ้งหนี้ที่ทางทีมบัญชี การเงินจัดทำขึ้นมาอีกฉบับหนึ่งได้

กิจการแบบไหนควรใช้เอกสารบันทึกรับสินค้า/บริการ

เหมาะกับกิจการที่ต้องการควบคุมภายในระหว่างทีมจัดซื้อ/ทีมดูแลสต็อก และ ทีมบัญชี/ทีมการเงิน เพื่อตรวจสอบว่ายอดที่ได้รับสินค้า/บริการ กับจำนวนเงินที่จ่ายออกไปตรงกันหรือไม่

ขั้นตอนการสร้างเอกสารบันทึกรับสินค้า/ บริการ มีดังนี้

1. สร้างบันทึกรับสินค้า/บริการ

ไปที่เมนูรายจ่าย > บันทึกรับสินค้า/บริการ > สร้าง

ระบบจะพามาที่หน้าสร้างบันทึกรับสินค้า/บริการ

หรือหากต้องการออกใบสั่งซื้อ (PO) ก่อนสร้างเอกสารบันทึกรับสินค้าและบริการ สามารถกดสร้างตามคู่มือนี้ได้ การสร้างใบสั่งซื้อ
เมื่อสร้างใบสั่งซื้อ (PO) เรียบร้อยแล้วสามารถดึงใบสั่งซื้อมาออกเอกสารรับสินค้า/บริการ (GR) โดยคลิกที่ปุ่ม “ตัวเลือก” ในเอกสาร > เลือก บันทึกรับสินค้า/บริการ

กรอกรายละเอียดในเอกสารให้ครบถ้วน โดยคำอธิบายรายละเอียดต่างๆในหน้าเอกสาร มีดังนี้

• ชื่อผู้ขาย ชื่อลูกค้าที่ต้องการบันทึกในเอกสาร
• เลขที่เอกสาร ระบบ Run ให้อัตโนมัติแต่ทางผู้ใช้งานสามารถแก้ไขเองได้หากต้องการปรับให้เข้ากิจการวิธีการตั้งค่าเลขที่เอกสารด้วยตนเองสามารถทำตามคู่มือการตั้งค่าเลขที่เอกสาร
• วันที่ออก เป็นวันที่ออกเอกสาร ซึ่งระบบจะแสดงค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน แต่ทางผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะออกเอกสารวันที่เท่าไหร่ทั้งย้อนหลัง และออกในอนาคต
• อ้างอิง ช่องสำหรับระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง ข้อมูลที่ใส่นี้จะแสดงบนหน้าเอกสารและรายงานในช่องอ้างอิง
• กลุ่มจัดประเภท กลุ่มจัดประเภทใช้ในการจัดกลุ่มเอกสาร และการบันทึกบัญชี เพื่อสร้างรายงานในมิติต่างๆตามประเภทของกลุ่ม ซึ่งจะสามารถใช้ได้สำหรับแพ็กเกจ Pro plus หากสนใจท่านสามารถศึกษาการใช้งานกลุ่มจัดประเภทได้ที่คู่มือการใช้งานฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภท
• ประเภทราคา จะมีให้เลือกราคาแยกภาษี รวมภาษี และไม่มีภาษี สามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสมของเอกสารที่ได้รับมาจากการสั่งซื้อ
• ราคานี้เป็นค่าเงิน เป็นช่องสำหรับระบุสกุลเงินต่างประเทศ ในกรณีที่มีการซื้อ/ขายของกับทางประเทศซึ่งจะมีอัตราแลกเปลี่ยนเกิดขึ้น การระบุค่าเงินจะมีผลกับหน้าเอกสารแต่การบันทึกบัญชี การแสดงผลหน้างบ เมนูการเงิน ระบบจะแปลงเป็นเงินบาท
• สินค้า/บริการ สินค้าและบริการรายการที่รับเข้ามาในสต็อก
• บัญชี ผังบัญชีที่ต้องการให้ระบบบันทึกบัญชีให้เมื่อมีการอนุมัติเอกสาร
• จำนวน จำนวนหน่วยของสินค้าที่บันทึกรับเข้ามา
• ราคา/หน่วย ราคาต่อหน่วยของสินค้า/บริการที่รับเข้ามา
• ส่วนลด/หน่วย ส่วนลดต่อหน่วยของสินค้า/บริการที่รับเข้ามา
• ภาษี อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับรายการนั้นๆ กรุณาเลือกไม่มี สำหรับรายการที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือได้รับการยกเว้นภาษี VAT 0% มีไว้สำหรับธุรกิจส่งออกเท่านั้น สำหรับรายการทั่วไปที่ต้องมีภาษีมูลค่าเพิ่ม กรุณาเลือก 7%
• หัก ณ ที่จ่าย สามารถกำหนดเป็นจำนวนเงิน หรือ % ก็ได้ หากกำหนดเป็นจำนวนเงินสูงสุดไม่เกินมูลค่าก่อนภาษีของรายการนั้น หากกำหนดเป็น % ได้ไม่เกิน 100%
• +เพิ่มรายการใหม่ เพิ่มบรรทัดในการระบุข้อมูลบนเอกสาร เช่นในเอกสารมีการรับสินค้า 2 ประเภทให้กดเพิ่มรายการใหม่อีก 1 บรรทัด
• +เพิ่มคำอธิบาย เพิ่มบรรทัดคำอธิบายบนเอกสาร จะใช้ในกรณีที่ 1 สินค้าหรือบริการมีรายละเอียดที่ต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบหลายบรรทัดให้กดเพิ่มคำอธิบายได้
• ส่วนลดรวม ส่วนลดรวมทั้งบิล
• มูลค่าที่คำนวณภาษี 7% ยอดก่อนนำไปคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ยอดมูลค่าที่คำนวณภาษี x VAT 7%
• จำนวนเงินทั้งสิ้น มูลค่าที่รวม VAT แล้ว
• หมายเหตุสำหรับผู้ขาย ช่องหมายเหตุสำหรับระบุข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
• แนบไฟล์ในเอกสารนี้ เป็นการแนบไฟล์รูปภาพ PDF ในเอกสารเพื่อใช้สำหรับการดูภายในกิจการเอง หรือจะส่งให้กับลูกค้าทางฟังก์ชันส่ง Email ได้เช่นกัน
• แท็ก เป็นการติดข้อความสั้นๆเพื่อแยกประเภทของเอกสารเช่น แท็กตามภาค แท็กตามชื่อพนักงานขาย

หากในหน้าบันทึกเอกสารไม่มีฟังก์ชันครบเหมือนในตัวอย่างเอกสาร สามารถเปิดการตั้งค่าแสดงผลของเอกสารตามคู่มือการตั้งค่าการแสดงผลข้อมูลหน้าสร้างเอกสาร

ตัวอย่างการกรอกข้อมูลเอกสาร

ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร > คลิกปุ่ม “อนุมัติบันทึกรับสินค้า/บริการ”

ปุ่มอนุมัติเอกสารจะมีให้เลือกการทำรายการทั้งหมด 4 แบบ

1. อนุมัติบันทึกรับสินค้า/บริการ เอกสารจะเป็นสถานะอนุมัติแล้ว และบันทึกบัญชี
2. ส่งอนุมัติ เอกสารจะเป็นสถานะรออนุมัติ และยังไม่มีการบันทึกบัญชี
3. อนุมัติและสร้างใหม่ เอกสารจะเป็นสถานะอนุมัติแล้ว และบันทึกบัญชี
4. อนุมัติและพิมพ์ เอกสารจะเป็นสถานะอนุมัติแล้ว บันทึกบัญชี และจะพาไปที่หน้าพิมพ์เอกสาร (Online View)

ในกรณีที่ยังไม่ต้องการอนุมัติจะทำได้ 2 แบบ

1. บันทึกร่าง เอกสารจะเป็นสถานะร่าง และยังไม่มีการบันทึกบัญชี
2. ยกเลิก เอกสารที่บันทึกไว้จะถูกยกเลิกและสามารถกู้คืนกลับมาได้

สามารถดูการบันทึกบัญชีของเอกสารรับสินค้า/บริการได้โดยกดที่เลขที่บันทึกบัญชี

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีของเอกสารรับสินค้า/บริการ

2. นำเอกสารรับสินค้า/บริการ ไปกระทบยอดกับเอกสารบันทึกรับใบแจ้งหนี้ (Invoice Receipt)

เงื่อนไขการทำงานของระบบกระทบยอดที่ระบบจะยอมให้จับคู่

1. รหัสสินค้า/บริการ ตรงกันทั้งเอกสารรับสินค้า/บริการ (GR) และเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (IR)
2. จำนวนสินค้า/ บริการ ตรงกันทั้งเอกสารรับสินค้า/บริการ (GR) และเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (IR)
3. จำนวนเงิน ตรงกันทั้งเอกสารรับสินค้า/บริการ (GR) และเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (IR)

ที่หน้าข้อมูลเอกสารบันทึกรับสินค้า/บริการ กดที่แถบข้อมูลเอกสารที่กระทบ

คลิกปุ่ม “เลือกบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้”

เลือกรายการที่ต้องการนำมากระทบกัน > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”

ตัวอย่างเอกสารที่กระทบยอดสำเร็จ

ตัวอย่างเอกสารที่กระทบยอดไม่สำเร็จจะมีแจ้งเตือน “มีรายการสินค้าหรือมีราคาต่อหน่วยไม่ตรงกัน”

ตัวอย่าง หน้าพิมพ์เอกสารบันทึกรับสินค้า/บริการ

– จบขั้นตอนการสร้างบันทึกรับสินค้า/บริการ (Goods Receipt) –