การสร้างใบแจ้งหนี้หลายใบจากใบเสนอราคาใบเดียว
สำหรับโปรเจกต์ใหญ่หรืองานที่มีการแบ่งส่งมอบหลายครั้ง การ สร้างใบแจ้งหนี้ หลายใบจากใบเสนอราคาใบเดียว เป็นฟังก์ชันที่ช่วยลดขั้นตอนและรักษาความต่อเนื่องของเอกสารได้อย่างดีเยี่ยม บทความนี้จะแนะนำวิธีการตั้งค่าและใช้งานฟังก์ชันนี้อย่างละเอียด ครอบคลุมทุกกรณีการใช้งาน
การตั้งค่าเบื้องต้นสำหรับการ สร้างใบแจ้งหนี้ หลายใบจากใบเสนอราคาใบเดียว (สำหรับแพ็กเกจ Premium)
สำหรับผู้ใช้แพ็กเกจ Premium สามารถตั้งค่านโยบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกเอกสารอ้างอิงจากใบเสนอราคาได้ที่เมนู ตั้งค่า > ตั้งค่านโยบายบัญชี โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขการแก้ไขมูลค่า จำนวน ราคา หรือการเพิ่มรายการใหม่ได้ เมื่อตั้งค่าเสร็จให้กดบันทึก
ขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคา
1. การดึงใบเสนอราคามาสร้างใบแจ้งหนี้
1.1. ไปที่เมนู รายรับ > ใบเสนอราคา > ดูทั้งหมด
1.2. ไปที่สถานะ “ยอมรับแล้ว” จากนั้นเลือกใบเสนอราคาที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้
2. เลือกวิธี สร้างใบแจ้งหนี้ หลายใบจากใบเสนอราคาใบเดียว (มี 3 รูปแบบ)
หลังจากกดสร้างใบแจ้งหนี้ ระบบจะให้เลือกวิธีการสร้างเอกสาร ซึ่งมี 3 วิธีหลักๆ ดังนี้
รูปแบบที่ 1 สร้างตามยอดทั้งหมดในใบเสนอราคา
วิธีนี้จะสร้างใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวที่มียอดรวมเท่ากับยอดทั้งหมดของใบเสนอราคา
รูปแบบที่ 2 สร้างใบแจ้งหนี้แบ่งตามรายการสินค้า/บริการ
วิธีนี้เหมาะสำหรับการทยอยส่งมอบสินค้าหรือบริการ โดยสามารถระบุจำนวนและราคาที่ต้องการออกในใบแจ้งหนี้แต่ละใบได้ตามรายการสินค้า/บริการคงเหลือ เมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ครั้งต่อไป ระบบจะแสดงยอดคงเหลือให้อัตโนมัติ และเมื่อออกครบตามมูลค่าใบเสนอราคา สถานะจะเปลี่ยนเป็น “ออกครบแล้ว”
รูปแบบที่ 3 สร้างใบแจ้งหนี้แบ่งตามเปอร์เซ็นต์ (เฉพาะบริการ)
วิธีนี้สามารถใช้ได้กับรายการประเภท “บริการ” เท่านั้น โดยสามารถระบุเปอร์เซ็นต์ของยอดรวมที่ต้องการออกในใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับได้ เช่น แบ่งจ่าย 30% / 70%
การตรวจสอบข้อมูลและการบันทึก
หลังจากเลือกระบบการสร้างแล้ว ระบบจะดึงข้อมูลจากใบเสนอราคามายังหน้าสร้างใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติ ควรตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ก่อนบันทึก เช่น ข้อมูลลูกค้า, วันที่, ประเภทราคา, รายการสินค้า/บริการ เป็นต้น
เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถเลือกบันทึกได้หลายรูปแบบ เช่น บันทึกร่าง, อนุมัติใบแจ้งหนี้, หรืออนุมัติและพิมพ์
– จบขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้หลายใบจากใบเสนอราคาใบเดียว –