สร้างเอกสารใบกำกับภาษี ในรูปแบบต่าง ๆ บน PEAK

     บทความนี้อธิบายวิธี สร้างเอกสารใบกำกับภาษี ในรูปแบบต่าง ๆ โดยละเอียด ตั้งแต่แนวทางการออกและตัวอย่างประกอบ ช่วยให้คุณเข้าใจและทำตามได้ง่ายในระบบบัญชีของคุณ

ใบกำกับภาษี (Tax invoice) คือ เอกสารหลักฐานสำคัญที่ผู้ขายสินค้าหรือให้บริการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจัดทำและออกใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ โดยใบกำกับภาษีจะแสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนเรียกเก็บหรือพึงเรียกเก็บจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในแต่ละครั้ง

ใครมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษี

• เมื่อกิจการมีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีจากการประกอบกิจการ ผู้ประกอบการมีหน้าที่ยื่นคำขอ จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากรภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันที่กิจการมีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท
• ผู้มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีได้แก่ ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยคำนวณจากภาษีขายหักด้วยภาษีซื้อ

หลักเกณฑ์การออกใบกำกับภาษี

     ส่วนนี้เป็นจุดที่ผู้ประกอบการถูกกำหนดว่ามีภาระภาษีเกิดขึ้น ซึ่งจะก่อให้เกิดสิทธิ์และหน้าที่ในการเรียกเก็บ VATจากผู้ซื้อหรือผู้รับบริการรวมไปถึงการออกใบกำกับภาษีตามมา ซึ่งจุดรับรู้ภาษีแบ่งออกตามกิจกรรมในการดำเนินธุรกิจออกเป็นประเภทต่าง ๆ ได้ดังนี้

1. การขายสินค้า

ในการขายสินค้า โดยส่วนใหญ่มีด้วยกัน 2 กรณี ได้แก่

• การส่งมอบสินค้าสำหรับการขายสินค้าทั่วไป
• การรับชำระค่าสินค้าในรูปแบบเงินมัดจำก่อนส่งมอบสินค้า

หลักเกณฑ์การออกใบกำกับภาษีในการขายสินค้า แบ่งออกเป็น 3 กรณี ขึ้นอยู่กับจุดที่รับรู้ภาษี

1.1 การออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการส่งมอบสินค้า

ในการขายสินค้าทั่วไป กิจการออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการส่งมอบสินค้าซึ่งเป็นจุดที่รับรู้ภาษี ถึงแม้ว่าผู้ขายยังไม่ได้รับชำระค่าสินค้า กรณีนี้พบมากที่สุดในการขายสินค้า

1.2 การออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการรับชำระราคาสินค้าก่อนส่งมอบสินค้า

เมื่อมีการรับชำระเงินสำหรับค่าสินค้าซึ่งเป็นจุดที่รับรู้ภาษี ถึงแม้ยังไม่ได้มีการส่งมอบสินค้าก็ตาม กิจการก็ต้องออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้า กรณีนี้เกิดจากการรับชำระค่าสินค้าใน รูปแบบเงินมัดจำก่อนส่งมอบสินค้า

1.3 การออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการโอนกรรมสิทธิ์ในสินค้าให้แก่ลูกค้าก่อนส่งมอบสินค้า

เมื่อมีการโอนกรรมสิทธิ์ในสินค้าให้แก่ลูกค้าก่อนส่งมอบสินค้าซึ่งเป็นจุดที่รับรู้ภาษี ก็ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีที่มีการโอนกรรมสิทธิ์ ถึงแม้ว่ายังไม่มีการส่งมอบสินค้า หรือยังไม่ได้รับชำระเงินค่าสินค้าก็ตาม

2. การให้บริการ

ในการให้บริการของกิจการ มีด้วยกัน 2 กรณี ได้แก่

• การรับชำระค่าบริการก่อนการให้บริการ
• การใช้บริการก่อนการรับชำระค่าบริการ

หลักเกณฑ์การออกใบกำกับภาษีในการให้บริการ แบ่งออกเป็น 2 กรณี ขึ้นอยู่กับจุดที่รับรู้ภาษี

2.1 การออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการรับชำระค่าบริการก่อนการให้บริการ

เป็นการออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการรับชำระค่าบริการซึ่งถือเป็นจุดที่รับรู้ภาษี ถึงแม้ว่าจะยังไม่ได้มีการให้บริการ

2.2 การออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการใช้บริการก่อนการรับชำระค่าบริการ

เป็นการออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการใช้บริการซึ่งถือเป็นจุดที่รับรู้ภาษี ถึงแม้ว่าจะยังไม่ได้มีการรับชำระเงินก็ตาม

ในทางปฏิบัติ การออกใบกำกับภาษีในการให้บริการ กิจการมักจะออกใบกำกับภาษีเมื่อรับชำระค่าบริการ โดยไม่ได้คำนึงถึงว่าจะเกิดขึ้นก่อนหรือหลังการให้บริการก็ตาม ซึ่งไม่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ในการออกใบกำกับภาษีในการให้บริการ กิจการควรออกใบกำกับภาษีถึงแม้ว่ากิจการจะยังไม่ได้รับชำระเงิน แต่มีการให้บริการก่อนรับชำระเงิน อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไป การให้บริการและการรับชำระเงินมักจะเกิดขึ้นในเวลาใกล้เคียงกัน ซึ่งโดยมากจะเป็นการรับชำระเงิน ก่อนการให้บริการ ทำให้คนส่วนใหญ่เข้าใจว่าในการให้บริการ การออกใบกำกับภาษี กิจการจะออกเมื่อมีการรับชำระเงิน

สิ่งที่สำคัญคือผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องทำ ก็คือ การจัดทำทั้งต้นฉบับใบกำกับภาษีและสำเนาใบกำกับภาษี ตลอดจนเก็บรักษาเพื่อเป็นหลักฐานประกอบในการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) โดยเก็บไว้ที่สถานประกอบการหรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ได้จัดทำใบกำกับภาษี

ระบบ PEAK สามารถออกเอกสารได้ 3 รูปแบบ:

• รูปแบบที่ 1 ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ตามมาตรา 78
• รูปแบบที่ 2 ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ตามมาตรา 78/1
• รูปแบบที่ 3 ใบกำกับภาษีอ้างอิงจากใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ มาตรา 86/4

รูปแบบที่ 1 ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี เข้าสู่คู่มือ การสร้างใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี

รูปแบบที่ 2 ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เข้าสู่คู่มือ การสร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

รูปแบบที่ 3 ใบกำกับภาษีแยก เข้าสู่คู่มือ การสร้างใบกำกับภาษีแบบแยก

3. สร้างเอกสารใบกำกับภาษี ในรูปแบบต่าง ๆ จุดสังเกตเอกสารใบกำกับภาษี

• เอกสารที่เป็นเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
  • หัวเอกสารจะเขียนว่าเป็นการสร้างใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
  • ปุ่มการออกใบกำกับภาษีเป็นสีฟ้า
  • เลขที่เอกสารรันด้วยเลขที่ IVT หรือตามเลขที่ที่ตั้งค่าเลขที่เอกสารไว้ที่หน้าเมนูตั้งค่า

• เอกสารที่เป็นเอกสารใบแจ้งหนี้ธรรมดา
  • หัวเอกสารจะเขียนว่าเป็นการสร้างใบแจ้งหนี้
  • ปุ่มการออกใบกำกับภาษีเป็นสีเทา
  • เลขที่เอกสารรันด้วยเลขที่ IV ตามเลขที่ที่ตั้งค่าเลขที่เอกสารไว้ที่หน้าเมนูตั้งค่า

• เอกสารที่เป็นเอกสารเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
  • หัวเอกสารจะเขียนว่าเป็นการสร้างเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
  • ปุ่มการออกใบกำกับภาษีเป็นสีฟ้า
  • เลขที่เอกสารรันด้วยเลขที่ RT ตามเลขที่ที่ตั้งค่าเลขที่เอกสารไว้ที่หน้าเมนูตั้งค่า

• เอกสารที่เป็นเอกสารใบเสร็จรับเงินธรรมดา
  • หัวเอกสารจะเขียนว่าเป็นการสร้างใบเสร็จรับเงิน
  • ปุ่มการออกใบกำกับภาษีเป็นสีเทา
  • เลขที่เอกสารรันด้วยเลขที่ RE ตามเลขที่ที่ตั้งค่าเลขที่เอกสารไว้ที่หน้าเมนูตั้งค่า

ฟังก์ชันแนะนำจากโปรแกรม PEAK

• คู่มือเปลี่ยนชื่อเอกสาร
• คู่มือพิมพ์ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี

– จบขั้นตอนการในการสร้างเอกสารใบกำกับภาษีในรูปแบบต่างๆ-