การใช้ผังบัญชี PEAK กับธุรกิจ

คำแนะนำเบื้องต้นสำหรับ การใช้ผังบัญชี PEAK กับธุรกิจ

ผังบัญชี PEAK ใช้อย่างไร
เนื่องจากโปรแกรม PEAK มีผังบัญชี 5 หมวด ที่เป็นมาตรฐานในโปรแกรม กิจการสามารถเลือกใช้งานได้ตามรายการที่ต้องการบันทึกบัญชี โดยไม่ต้องทำการสร้างผังบัญชีก่อนใช้งาน และด้วยผังบัญชีที่เป็นมาตรฐานนี้จึงมีข้อจำกัดที่กิจการและผู้ใช้งานควรทราบ โดยมีข้อมูลที่ต้องทราบดังนี้

• ทำความเข้าใจผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK
• ข้อควรทราบของ การใช้ผังบัญชี ที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK
• คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK
  • กรณีที่ 1 : ใช้ผังบัญชีที่โปรแกรมมีให้ตามมาตรฐาน
  • กรณีที่ 2 : การใช้ผังบัญชี เดิมที่มีชื่อผังบัญชีเฉพาะตามกิจการ
    • การเทียบผังบัญชีเพื่อเพิ่มผังบัญชีในแต่ละหมวดบัญชีตามจำนวนผังบัญชี ที่กิจการต้องการ
    • การวางผังบัญชีสำหรับหมวดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะ

1. ทำความเข้าใจผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK

ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม ประกอบด้วยรายละเอียดต่างๆ ดังนี้

ผังบัญชีหลัก

• แสดงถึง หมวดของบัญชี 1-5
• เลขที่บัญชีในการรัน แสดงอยู่ตำแหน่งที่ 1 และ 2

ผังบัญชีรอง

• แสดงถึง ประเภทบัญชีที่อยู่ภายใต้บัญชีหลัก ชื่อบัญชีนั้นจัดอยู่ในประเภทบัญชีรองใด
• เลขที่บัญชีในการรัน แสดงอยู่ตำแหน่งที่ 2 และ 3

ผังบัญชีย่อย

• แสดงถึง ประเภทบัญชีที่อยู่ภายใต้บัญชีรอง ชื่อบัญชีนั้นจัดอยู่ในประเภทบัญชีย่อยใด
• เลขที่บัญชีในการรัน แสดงอยู่ตำแหน่งที่ 4

เลขที่บัญชี

• แสดงถึง เลขที่หรือรหัสบัญชี มีจำนวน 6 ตำแหน่ง ถูกรันอัตโนมัติโดยระบบ ตามการเลือกผังบัญชีหลัก รอง และย่อย
• เลขที่บัญชีในการรัน แสดงอยู่ตำแหน่งที่ 5 และ 6
• การรันเลขที่บัญชีต่อจากผังบัญชีย่อย สามารถรันเลข 2 ตำแหน่งสุดท้าย สิ้นสุดที่ xxxx99 เท่านั้น หากเกินจะถูกรันเป็นชื่อผังบัญชีย่อยถัดไป

ประเภทเงินได้ภาษี

• กำหนดประเภทเงินได้ทางภาษีของชื่อบัญชีนั้นๆ ตั้งแต่ 40(1) – 40(8)
• กำหนดไว้เพื่อให้ระบบสามารถแนะนำอัตราหัก ณ ที่จ่ายได้อยากเหมาะสมเมื่อมีการใช้ผังบัญชีในการสร้างเอกสาร
  • สามารถเลือกประเภทเงินได้ หรือ เลือก “ไม่ระบุ” ก็ได้

อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย

• กำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายของการบันทึกบัญชีนั้นๆ ได้
• หรือหากต้องการให้ระบบแนะนำให้ สามารถเลือกว่าอัตโนมัติ ระบบจะมี AI แนะนำอัตราหัก ณ ที่จ่ายที่เหมาะสมให้
  • สามารถอัตราภาษร หรือ เลือก “อัตโนมัติ” ก็ได้

2. ข้อควรทราบของ การใช้ผังบัญชี ที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK

ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม มีข้อควรทราบ 5 ข้อด้วยกัน คือ

1. ไม่สามารถแก้ไข และเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ ได้
2. ไม่สามารถลบออกจากโปรแกรมได้
3. ไม่สามารถกำหนด หรือ รันเลขผังบัญชีเองได้
4. ผังบัญชีในแต่ละหมวดรันเลขบัญชีย่อย 2 หลักสุดท้ายสิ้นสุดที่จำนวน ตัวเลข 99 เท่านั้น หากมากกว่า 99 ระบบจะขึ้นเป็นหมวดบัญชีรองหมวดใหม่ทันที
5. หากไม่มีการใช้งานผังบัญชีใดในโปรแกรม ชื่อบัญชีนั้นจะไม่ปรากฎในรายงานทางบัญชี และงบทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากไม่มีการเคลื่อนไหวใดในผังบัญชีนั้นๆ

3. คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK

กิจการและผู้ใช้งานที่ต้องการเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม PEAK สามารถพิจารณาเลือกการใช้งานผังบัญชีได้เป็น 2 กรณี ด้วยกัน คือ

กรณีที่ 1 : ใช้ผังบัญชีที่โปรแกรมมีให้ตามมาตรฐาน

กรณีนี้สามารถเลือกใช้ผังบัญชีในการบันทึกบัญชีได้ทันทีในหน้าการสร้างเอกสาร หรือ การบันทึกรายวัน ระบบจะแสดงผังบัญชีที่มีอยู่ให้เลือกใช้

กรณีที่ 2 : การใช้ผังบัญชี เดิมที่มีชื่อผังบัญชีเฉพาะตามกิจการ

กรณีนี้มีข้อแนะนำสำหรับการวางแผนการใช้งานผังบัญชีตามความต้องการของกิจการเพิ่มเติม แบ่งเป็น 2 กรณีย่อยได้ ดังนี้

• กรณีที่ 1 การเทียบผังบัญชีเพื่อเพิ่มผังบัญชีในแต่ละหมวดบัญชีตามจำนวนผังบัญชี ที่กิจการต้องการ หรือ
• กรณีที่ 2 การวางผังบัญชีสำหรับหมวดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะ

2.1. การเทียบผังบัญชีเพื่อเพิ่มผังบัญชีในแต่ละหมวดบัญชีตามจำนวนผังบัญชี ที่กิจการต้องการ

เทียบผังบัญชีของกิจการ กับ ผังบัญชีของโปรแกรม ด้วย 4 ขั้นตอน

• ขั้นตอนที่ 1 : จัดเตรียมผังบัญชี (เดิม) เฉพาะของกิจการ
• ขั้นตอนที่ 2 : พิมพ์รายงานผังบัญชีจากโปรแกรม โดยไปที่
  เมนูบัญชี > ผังบัญชี > พิมพ์รายงาน > เลือกบัญชีหลัก และบัญชีย่อย > พิมพ์รายงาน

สามารถกดดาวน์โหลดรายงานผังบัญชีได้ที่กระดิ่งแจ้งเตือน หรือ อีเมล ในรูปแบบไฟล์ Excel

• ขั้นตอนที่ 3 : ทำการเทียบผังบัญชี
  • เพื่อดูว่าสามารถใช้ชื่อบัญชีนั้นๆได้หรือไม่ โดยพิจารณาชื่อและความหมายของบัญชีนั้นๆ หากชื่อหรือความหมายไปในทางเดียวกัน ให้เลือกใช้ผังบัญชีของโปรแกรม
  • หากไม่สามารถใช้ชื่อผังบัญชีของโปรแกรมได้ ให้จัดเรียงชื่อบัญชีของกิจการตามหมวดผังบัญชีหลัก ผังบัญชีรอง และผังบัญชีย่อยของโปรแกรม เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบว่าผังบัญชีนั้นๆ จะถูกรันต่อด้วยเลขบัญชีใด เป็นการวางแผนและปรับใช้ผังบัญชีให้จัดเรียงได้อย่างเหมาะสม

• ขั้นตอนที่ 4 : ทำการเพิ่มผังบัญชีในโปรแกรม โดยรันตามหมวดบัญชีต่อจากผังบัญชีที่มีอยู่
  โดยไปที่ เมนูบัญชี > ผังบัญชี > +เพิ่มบัญชี
  • บัญชีหลัก : ตามหมวดบัญชีที่ต้องการเพิ่ม
  • บัญชีรอง : เลือกประเภทบัญชีรองที่ต้องการ
  • บัญชีย่อย : เลือกประเภทบัญชีย่อยที่ต้องการ
  • เลขที่บัญชี : ระบบรันเลขที่ให้อัตโนมัติต่อจากผังบัญชีที่มีอยู่เดิม
  • ชื่อภาษาไทย : ชื่อบัญชีภาษาไทยที่ต้องการเพิ่ม
  • ชื่อภาษาอังกฤษ : ชื่อบัญชีภาษาอังกฤษที่ต้องการเพิ่ม กรณีกิจการใช้ผังบัญชีหรือมีชื่อบัญชีเป็นภาษาอังกฤษ หากไม่มีหรือไม่ต้องการใช้สามารถใส่เป็นภาษาไทยได้
  • คำอธิบายบัญชี : คำอธิบายบัญชีเพื่อให้เข้าใจว่าบัญชีนี้มีไว้เพื่อบันทึกรายการลักษณะใด
  • ประเภทเงินได้ภาษี : เลือกประเภทเงินได้ หรือ ไม่ระบุ ตามความต้องการใช้ของกิจการ
  • อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย : เลือกอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือ อัตโนมัติ ตามความต้องการใช้ของกิจการ

2.2. การวางผังบัญชีสำหรับหมวดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะ

สำหรับกิจการที่ใช้ผังบัญชีในการแบ่งหมวดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย เพื่อบันทึกบัญชีรับรู้รายการตามฝ่าย แผนก โครงการ และอื่นๆ ที่มีการจัดสรรไว้เพื่อเรียกดูรายงานในการเปรียบเทียบเฉพาะ หรือ ธุรกิจบริการ ที่มีการรับรู้รายได้จากการให้บริการมากกว่า 99 รายการบริการขึ้นไป

สามารถวางแผนการใช้ผังบัญชีได้ 2 วิธีดังนี้

วิธีที่ 1 : ใช้การสร้างรหัส บริการ รับรู้รายได้ตามชื่อของบริการแทนการสร้างผังบัญชี

ตัวอย่างเช่น กิจการมีรายได้จากการให้บริการ A, B, C และ D โดยการให้บริการทั้ง 4 บริการนี้ มีการบันทึกบัญชีเป็นรายได้จากการให้บริการทุกรายการ

• การใช้ผังบัญชีแบบเดิม สร้างผังบัญชีและรันเลขที่บัญชีตามรายการให้บริการ จะทำให้เกิดชื่อบัญชีรายได้ปริมาณมากเกินความจำเป็น เช่น
  • ผังบัญชี 410201-01 รายได้จากการให้บริการ A
  • ผังบัญชี 410201-02 รายได้จากการให้บริการ B
  • ผังบัญชี 410201-03 รายได้จากการให้บริการ C
  • ผังบัญชี 410201-04 รายได้จากการให้บริการ D
  • ผังบัญชี 410201-05 รายได้จากการให้บริการ ……. รันผังบัญชีบริการต่อไปเรื่อยๆ
• การวางแผนใช้ผังบัญชีใหม่ สร้างรหัสการบริการและผูกผังบัญชีรายได้จากการให้บริการ จะทำให้ผังบัญชีรายได้ปรากฎผังบัญชีเพียงชื่อบัญชีเดียว หรือ มีชื่อบัญชีเท่าที่จำเป็นต้องใช้ ยังทำให้เกิดความสะดวกในการใช้เลือกใช้เลขที่บริการ/รหัสบริการในการออกเอกสารให้บริการแก่ลูกค้า เช่น
  • รหัสบริการ SER-A ผังบัญชี 410201 รายได้จากการให้บริการ
  • รหัสบริการ SER-B ผังบัญชี 410201 รายได้จากการให้บริการ
  • รหัสบริการ SER-C ผังบัญชี 410201 รายได้จากการให้บริการ
  • รหัสบริการ SER-D ผังบัญชี 410201 รายได้จากการให้บริการ
  • รหัสบริการ………… ผังบัญชี 410201 รายได้จากการให้บริการ
  • รหัสบริการ…รันรหัสบริการต่อไปเรื่อยๆ โดยใช้ผังบัญชี 410201 รายได้จากการให้บริการ

สามารถสร้างเลขที่บริการ/รหัสการบริการและผูกผังบัญชีรายได้จากการให้บริการได้ตามคู่มือการเพิ่มบริการ โดยเมื่อมีการเพิ่มบริการเรียบร้อยแล้วจะได้รหัสการบริการเพื่อใช้สำหรับการออกเอกสารรายการค้า

รูปภาพแสดงข้อมูลการเพิ่มเลขที่บริการ/รหัสบริการ และการผูกผังข้อมูลการบันทึกบัญชี

รูปภาพแสดงผลการเพิ่มเลขที่บริการ/รหัสบริการ หน้าเมนูสินค้า

รูปภาพแสดงผลการดูรายงานงบทดลองทางบัญชีเมื่อเลือกใช้เลขที่บริการ/รหัสบริการ

วิธีที่ 2 : ใช้การจัดกลุ่มประเภท เพื่อจัดสรรการรับรู้รายได้ และค่าใช้จ่ายแทนการสร้างผังบัญชีด้วยชื่อเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น กิจการมีต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A โดยแบ่งเป็นของ 4 แผนก ประกอบด้วย แผนกการขาย, แผนกการตลาด, แผนกบุคคล และแผนกบัญชี โดยทั้ง 4 แผนกนี้มีการบันทึกบัญชีเป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A ทุกรายการ

• การใช้ผังบัญชีแบบเดิม สร้างผังบัญชีและรันเลขที่บัญชีตามรายการต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายตามแผนกนั้นๆ จะทำให้เกิดชื่อบัญชีต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายมีปริมาณมากเกินความจำเป็น เช่น
  • ผังบัญชี 510104-01 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A – แผนกการขาย
  • ผังบัญชี 510104-02 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A – แผนกการตลาด
  • ผังบัญชี 510104-03 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A – แผนกบุคคล
  • ผังบัญชี 510104-04 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A – แผนกบัญชี
  • ผังบัญชี 510105-01 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B – แผนกการขาย
  • ผังบัญชี 510105-02 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B – แผนกการตลาด
  • ผังบัญชี 510105-03 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B – แผนก ……. ต่อไปเรื่อยๆ
• การวางแผนใช้ผังบัญชีใหม่ สร้างกลุ่มจัดประเภทสำหรับแผนก เพื่อเปิดใช้การจัดกลุ่มประเภทลงบนหน้าเอกสารที่บันทึกค่าใช้จ่าย เลือกชื่อบัญชีที่ต้องการบันทึกต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายนั้นๆ ใช้ชื่อบัญชีเดียวกันทุกแผนก จะทำให้ผังบัญชีต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย ปรากฎผังบัญชีเพียงชื่อบัญชีเดียว หรือ มีชื่อบัญชีเท่าที่จำเป็นต้องใช้ ช่วยตอบโจทย์ความต้องการการเรียกดูรายงานเชิงเปรียบเทียบได้ เช่น
  • ผังบัญชี 510104 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A – กลุ่มจัดประเภทแผนก – การขาย
  • ผังบัญชี 510104 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A – กลุ่มจัดประเภทแผนก – การตลาด
  • ผังบัญชี 510104 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A – กลุ่มจัดประเภทแผนก – บุคคล
  • ผังบัญชี 510104 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A – กลุ่มจัดประเภทแผนก – บัญชี
  • ผังบัญชี 510105 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B – กลุ่มจัดประเภทแผนก – การขาย
  • ผังบัญชี 510105 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B – กลุ่มจัดประเภทแผนก – การตลาด
  • ผังบัญชี 510105 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B – กลุ่มจัดประเภทแผนก -……. ต่อไปเรื่อยๆ

สามารถเพิ่มกลุ่มจัดประเภทสำหรับการจัดการต้นทุน ค่าใช้จ่าย หรือรายได้ สำหรับการแยกแผนก โครงการ และอื่นๆ ตามกิจการ ได้ตามคู่มือ การใช้งานฟังก์ชั่นกลุ่มจัดประเภท โดยเมื่อมีการเพิ่มกลุ่มจัดประเภทเรียบร้อยแล้วจะได้กลุ่มประเภทปรากฏที่หน้าการสร้างเอกสารรายรับ และบันทึกค่าใช้จ่ายเพื่อใช้สำหรับเลือกจัดกลุ่มประเภทของรายได้และค่าใช้จ่ายตามต้องการ

รูปภาพแสดงข้อมูลการเพิ่มกลุ่มจัดประเภทที่ต้องการเปิดใช้งาน

รูปภาพแสดงผลการเลือกจัดกลุ่มจัดประเภทหน้าการสร้างเอกสารและการบันทึกค่าใช้จ่าย

รูปภาพแสดงผลการเพิ่มกลุ่มจัดประเภทหน้าการสร้างเอกสารและการบันทึกรายได้

หลังจากการจัดกลุ่มประเภทในการสร้างเอกสารและรายการการบันทึกบัญชีตามที่ต้องการแล้ว สามารถเรียกดูรายงานเอกสารการจัดกลุ่มประเภท และรายงานแสดงตามกลุ่มจัดประเภทได้ตามคู่มือ การสร้างและดูรายงาน PEAK Board หรือ กรณีต้องการ ปันส่วนกลุ่มจัดประเภท แบ่งเป็นรายบัญชี (Classification) หรือ การค้นหาขั้นสูงตามกลุ่มจัดประเภท

รูปภาพแสดงผลการเรียกดูรายงานกลุ่มจัดประเภท (PEAK Board)

รูปภาพแสดงผลการพิมพ์ค้นหาขั้นสูงมากตามกลุ่มจัดประเภทที่เมนูเอกสารรายรับและรายจ่าย สามารถกดพิมพ์รายงานเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำมา filter ข้อมูลทางบัญชีที่ต้องการใช้ได้

– จบขั้นตอนการใช้ผังบัญชี PEAK กับธุรกิจ –