การใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสาร ระหว่างกิจการที่ใช้ PEAK

การใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสาร ระหว่างกิจการที่ใช้ PEAK เหมือนกัน ให้คุณสามารถบันทึกเอกสารจากลูกค้าหรือคู่ค้าได้ทันทีในหน้า Online View โดยไม่ต้องดาวน์โหลดเอกสารแล้วนำไปอัปโหลดในกิจการอีกครั้งเพื่อบันทึก โดยฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะกิจการใช้ PEAK เหมือนกันเท่านั้น

เช่น ถ้ากิจการ A ส่งเอกสารให้กิจการ B
กิจการ B สามารถที่จะกดบันทึกเอกสารที่กิจการ A ส่งให้ลงคลังเอกสารได้เลยโดยไม่ต้องทำหลายขั้นตอน เพิ่มความสะดวกให้การทำเอกสารมากขึ้น

การใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสารระหว่างกิจการที่ใช้ PEAK มีขั้นตอนดังนี้

1. การใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสาร โดยไปที่หน้า Online View ของเอกสารที่ต้องการ

ตัวอย่าง บริษัท นครา จำกัด มีการส่งเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีให้บริษัท ซื้อมาขายไป จำกัด

บริษัท ซื้อมาขายไป จำกัด ต้องดำเนินการกดไปที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีที่ทางกิจการนคราส่งมาให้ โดยไปที่หน้า Online View ของเอกสารนั้น > จากนั้นจะสังเกตว่าชื่อลูกค้าในเอกสารกับชื่อกิจการในกล่องด้านขวาจะตรงกัน > ให้คลิกปุ่ม “เพิ่มลงคลังเอกสาร”

หมายเหตุ กิจการจะสามารถเพิ่มเอกสารลงคลังเอกสารได้ก็ต่อเมื่อ กิจการนั้นจะต้องมีผู้ติดต่อรายนั้น ทั้งชื่อกิจการ เลขทะเบียน 13 หลัก ให้ครบถ้วน เป็นกิจการที่ใช้ PEAK เหมือนกัน และชื่อในเอกสารจะต้องตรงกับชื่อในกล่องขวามือด้วยเท่านั้น หากไม่ตรงกันเอกสารจะแสดงตามภาพ ทำให้ไม่สามารถใช้งานฟีเจอร์นี้ได้

2. ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “เพิ่มเอกสารลงคลังสำเร็จ”

เมื่อคลิกปุ่ม “เพิ่มลงคลังเอกสาร” ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “เพิ่มเอกสารลงคลังสำเร็จ”

กด เปิดดู

ระบบจะพามาที่หน้าคลังเอกสาร โดยจะแสดงเอกสารที่มีการบันทึกลงคลังไว้

3. การสร้าง/แนบเอกสาร จากเอกสารที่ได้รับมา

ผู้ใช้งานสามารถนำเอกสารที่บันทึกลงคลังไว้แล้วนำไปสร้างเอกสารหรือแนบเอกสารต่อไปได้

ตัวอย่าง ต้องการนำเอกสารไปสร้างในเอกสารบันทึกซื้อสินค้าต่อ
คลิกที่ปุ่ม “สร้าง/แนบเอกสาร”

ทำการระบุรายละเอียดที่ต้องการ เช่น

• ประเภทเอกสาร
• ชื่อผู้ขาย
• วันที่ออก
• ประเภทราคา
• ข้อมูลใบกำกับภาษี
• รายการสินค้า/บริการ จำนวน ราคา ภาษี หัก ณ ที่จ่าย
• ช่องทางรับชำระ / จ่ายชำระ

จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติ”

เมื่ออนุมัติเอกสารเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงเลขที่เอกสารที่เราสร้าง
จากตัวอย่างเป็นเอกสาร EXP สามารถกดเข้าไปดูรายละเอียดได้

โดยเอกสารจากบริษัทคู่ค้าที่ได้รับมาจะถูกนำไปแนบในส่วน แนบไฟล์ในเอกสารนี้

– จบขั้นตอนการใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสาร ระหว่างกิจการที่ใช้ PEAK –