การตรวจสอบเอกสารใบวางบิลที่ยอดใบลดหนี้ไม่หักในเอกสาร

     เมื่อสร้างใบวางบิลแล้วพบปัญหาว่ายอดเงินจากใบลดหนี้ไม่ถูกนำไปหักลบ ทำให้ยอดรวมในใบวางบิลไม่ถูกต้อง ปัญหานี้มักเกิดจากลำดับเวลาของการสร้างและรับชำระเอกสาร บทความนี้จะแนะนำวิธี ตรวจสอบกรณี Import ผู้ติดต่อไม่สำเร็จ เพื่อหาสาเหตุและทำความเข้าใจกลไกของระบบ

ตัวอย่างปัญหา: ใบแจ้งหนี้ 749,000 บาท มีการออกใบลดหนี้ 535,000 บาท แต่เมื่อสร้างใบวางบิล ยอดเงินคงเหลือยังเป็น 749,000 บาท ไม่ถูกหักลบ

1. ตรวจสอบสถานะและการชำระเงินของใบลดหนี้ (ตรวจสอบกรณี Import ผู้ติดต่อไม่สำเร็จ)

เข้าไปที่เอกสารใบแจ้งหนี้ต้นทาง จากนั้นเลือกแท็บ “ข้อมูลใบลดหนี้” เพื่อตรวจสอบ จะพบว่าข้อมูลช่องทางการชำระเงินของใบลดหนี้ ไม่ได้เป็นการตัดกับเอกสาร แต่เป็นการจ่ายเงินคืนด้วยช่องทางอื่น ซึ่งเป็นจุดแรกที่ต้องสังเกต

2. ตรวจสอบลำดับเวลา (สาเหตุหลักที่ ตรวจสอบใบวางบิล ยอดใบลดหนี้ไม่หัก)

ให้ตรวจสอบ “เวลา” ที่สร้างและรับชำระของเอกสารแต่ละฉบับอย่างละเอียด

– เอกสารใบวางบิล: จากตัวอย่าง มีการสร้างเอกสารและรับชำระเงินเวลา 15:55 น.

– เอกสารใบลดหนี้: จากตัวอย่าง มีการสร้างเอกสารเวลา 15:56 น. ซึ่งเป็นเวลา “หลัง” จากที่ใบวางบิลถูกรับชำระไปแล้ว

สรุปสาเหตุ: การรับชำระเงินของใบวางบิลเกิดขึ้น “ก่อน” ที่จะมีการออกเอกสารใบลดหนี้ ทำให้ ณ เวลาที่รับชำระ ระบบยังไม่เห็นยอดใบลดหนี้มาหักลบ ยอดเงินในใบวางบิลจึงไม่ลดลง

-จบขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารใบวางบิลที่ยอดใบลดหนี้ไม่หักในเอกสาร-