กระทบยอด/ตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือ กับงบทดลอง (กรณีตั้งค่าให้ระบบบันทึกบัญชีต้นทุนเมื่อขาย) (ซื้อมา-ขายไป)

การปิดงบการเงินประจำปีจำเป็นต้องมีความแม่นยำสูงสุด โดยเฉพาะยอดสินค้าคงเหลือซึ่งเป็นสินทรัพย์สำคัญของกิจการ การ กระทบยอด/ตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือ กับงบทดลอง จึงเป็นกระบวนการที่ไม่สามารถข้ามไปได้ เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขในรายงานสต็อกและในบัญชีตรงกัน บทความนี้จะแนะนำวิธีการตรวจสอบอย่างละเอียด 3 ขั้นตอน ตั้งแต่การเตรียมข้อมูล การตรวจสอบด้วยสูตร Excel ไปจนถึงวิธีแก้ไขเมื่อพบว่ายอดไม่ตรงกัน เพื่อให้การปิดงบของคุณราบรื่นและถูกต้อง

1. การเตรียมข้อมูลสำหรับ กระทบยอด/ตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือ กับงบทดลอง

ข้อมูลสำคัญที่ต้องใช้ในการกระทบยอดมี 2 ส่วนหลัก คือ รายงานสินค้าคงเหลือ และ งบทดลอง โดยเราจะเริ่มจากการพิมพ์รายงานสินค้าคงเหลือจากระบบก่อน

1.1 การพิมพ์รายงานสินค้าคงเหลือ

เข้าที่เมนู สินค้า > พิมพ์รายงาน และตั้งค่าเงื่อนไขการพิมพ์ดังนี้:

• ระบุวันที่สิ้นงวดที่ต้องการตรวจสอบ (เช่น 31/12/2023)
• ติ๊กเลือก “แสดงบัญชีที่ใช้บันทึกรายการ”
• ติ๊กเลือก “แสดงยอดคงเหลือตามบัญชีแยกประเภท”

จากนั้นกด “พิมพ์รายงาน” เพื่อ Export ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ Excel

1.2 การทำความเข้าใจข้อมูลในรายงาน เพื่อ กระทบยอด/ตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือ กับงบทดลอง

เมื่อได้ไฟล์ Excel มาแล้ว คอลัมน์สำคัญที่เราจะใช้ในการเปรียบเทียบมีดังนี้:

• ฝั่งสินค้า (Stock):
  • คอลัมน์ K: ต้นทุนขาย
  • คอลัมน์ M: จำนวนสินค้าคงเหลือ (บาท)
• ฝั่งบัญชี (GL – General Ledger):
  • คอลัมน์ Q: ยอดคงเหลือบัญชีซื้อ (มูลค่าสินค้าคงเหลือในทางบัญชี)
  • คอลัมน์ R: ยอดคงเหลือบัญชีต้นทุนขาย (ต้นทุนขายในทางบัญชี)

เป้าหมายคือ: ยอดในคอลัมน์ M ต้องเท่ากับ Q และยอดในคอลัมน์ K ต้องเท่ากับ R

2. การตรวจสอบข้อมูล: วิธี กระทบยอด/ตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือ กับงบทดลอง

เราจะใช้สูตรใน Excel เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แบ่งเป็น 2 ระดับคือการตรวจสอบยอดรวม และการตรวจสอบรายตัวสินค้า

2.1 ตรวจสอบยอดรวมด้วยสูตร SUBTOTAL

ใช้สูตร =SUBTOTAL(9, [ช่วงข้อมูล]) เพื่อหาผลรวมของแต่ละคอลัมน์ โดยเลข 9 หมายถึงการ Sum

1. ที่แถวล่างสุดของข้อมูล ในคอลัมน์ Q (ยอดคงเหลือบัญชีซื้อ) พิมพ์สูตร =SUBTOTAL(9,Q9:Q18) (ปรับช่วงเซลล์ให้ครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดของคุณ)
2. กด Enter แล้วลากสูตรจากเซลล์ดังกล่าวไปทางขวาเพื่อใช้กับคอลัมน์ R
3. เปรียบเทียบยอดรวมของคอลัมน์ M กับ Q และ K กับ R หากยอดรวมทั้งหมดตรงกัน แสดงว่าในภาพรวมข้อมูลถูกต้อง

2.2 ตรวจสอบยอดรายตัวด้วยสูตร IF

สร้างคอลัมน์ใหม่เพื่อตรวจสอบข้อมูลทีละรายการ

1. สร้างคอลัมน์ S “ตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือ” แล้วใส่สูตร =IF(M9=Q9,"ตรงกัน","ไม่ตรงกัน")
2. สร้างคอลัมน์ T “ตรวจสอบยอดต้นทุนขาย” แล้วใส่สูตร =IF(K9=R9,"ตรงกัน","ไม่ตรงกัน")
3. ลากสูตรทั้งสองคอลัมน์ลงมาจนสุดรายการข้อมูล
4. หากผลลัพธ์แสดงว่า “ตรงกัน” ทั้งหมด หมายความว่าข้อมูลถูกต้อง แต่หากมีรายการที่ “ไม่ตรงกัน” ให้ดำเนินการแก้ไขในขั้นตอนถัดไป

3. วิธีแก้ไขเมื่อยอดไม่ตรงกันหลัง กระทบยอด/ตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือ กับงบทดลอง

หากตรวจสอบแล้วพบว่าข้อมูลไม่ตรงกัน สาเหตุมักเกิดจากการบันทึกยอดยกมาไม่สมบูรณ์ หรือบันทึกผิดพลาด ให้ดำเนินการแก้ไขตามลำดับดังนี้

3.1 นับสต๊อกสินค้าจริง

ขั้นตอนแรกคือการตรวจนับจำนวนสินค้าคงคลังที่มีอยู่จริง ณ วันที่สิ้นงวด เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงที่ถูกต้องที่สุด

3.2 ปรับปรุงสต๊อกสินค้าในระบบ

กรณีสต๊อกจริงน้อยกว่าในระบบ (ปรับลด)

1. ไปที่เมนู สินค้า > สินค้า/บริการ > ดูภาพรวม > เลือกสินค้าที่ต้องการ
2. ในหน้า “เคลื่อนไหว” เลือก ทำรายการ > ปรับปรุงจำนวนสินค้า
3. ระบุวันที่ตรวจนับ และใส่ “จำนวนตามจริง” ที่นับได้ ระบบจะสร้างเอกสารปรับปรุงสต็อกลดลง (JVIN) ให้โดยอัตโนมัติ

กรณีสต๊อกจริงมากกว่าในระบบ (ปรับเพิ่ม)

1. ตรวจสอบก่อนว่ามีการบันทึกการซื้อเข้าระบบครบถ้วนหรือไม่ หากมีเอกสารตกหล่นให้บันทึกเพิ่มตามคู่มือ การบันทึกซื้อสินค้า
2. หากเอกสารซื้อครบถ้วนแล้ว แต่สต็อกยังน้อยกว่าของจริง ให้ไปที่หน้าเคลื่อนไหวของสินค้า เลือก ทำรายการ > แก้ไขยอดยกมาสินค้า
3. เพิ่ม Lot สินค้า จำนวน และราคาต่อหน่วยให้ตรงกับข้อมูลที่ควรจะเป็น การแก้ไขยอดยกมาที่เมนูสินค้านี้จะไม่มีการบันทึกบัญชีซ้ำซ้อน

3.3 ปรับปรุงการบันทึกบัญชี (Journal Entry)

หลังจากปรับปรุงสต็อกฝั่งสินค้าให้ถูกต้องแล้ว หากข้อมูลทางบัญชียังไม่ตรง ให้ทำการปรับปรุงที่สมุดรายวัน (JV)

กรณีที่ 1: ยอดคงเหลือบัญชีซื้อติดลบ

หมายถึงยอดสินค้าในบัญชีฝั่งเดบิตน้อยกว่าที่ควรจะเป็น ให้ตรวจสอบมูลค่ายอดยกมาของสินค้าจากเมนูสินค้า แล้วบันทึกปรับปรุงที่สมุดรายวัน โดย

• Dr. 114102 – สินค้าสำเร็จรูป (ใส่บัญชีย่อยเป็นรหัสสินค้า) ด้วยมูลค่าที่ขาดไป
• Cr. บัญชีคู่ค้า ตามงบทดลอง

กรณีที่ 2: ยอดคงเหลือบัญชีซื้อมากกว่ารายงาน

หมายถึงยอดสินค้าในบัญชีฝั่งเดบิตสูงกว่าความเป็นจริง ให้คำนวณหาส่วนต่าง แล้วบันทึกปรับปรุงที่สมุดรายวัน โดย

• Dr. บัญชีคู่ค้า ตามงบทดลอง
• Cr. 114102 – สินค้าสำเร็จรูป (ใส่บัญชีย่อยเป็นรหัสสินค้า) ด้วยมูลค่าส่วนเกิน

– จบขั้นตอนกระทบยอด/ตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือ กับงบทดลอง –