สาเหตุที่ บันทึกรายการจ่าย ลงสมุดบัญชีรายวันทั่วไป (JV)

โดยปกติแล้วการบันทึกค่าใช้จ่ายและจ่ายเงินจะลงในสมุดรายวันจ่าย (PV) แต่บางครั้งผู้ใช้งานอาจสงสัยว่าทำไมบางรายการถึงถูกบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป (JV) บทความนี้จะอธิบายสาเหตุที่ทำให้การ บันทึกรายการจ่าย ลงสมุดบัญชีรายวันทั่วไป ซึ่งมักเกิดจากการที่ ‘วันที่จ่ายชำระเงิน’ เกิดขึ้น ‘ก่อน’ วันที่ในเอกสารค่าใช้จ่าย ทำให้หลักการทางบัญชีต้องมีการบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าก่อน แล้วจึงปรับปรุงรายการในภายหลัง

1. สาเหตุของการ บันทึกรายการจ่าย ลงสมุดบัญชีรายวันทั่วไป (JV)

สาเหตุหลักเกิดจากการที่ “วันที่จ่ายชำระเงิน” ของเอกสารนั้น เกิดขึ้นก่อน “วันที่ออกเอกสาร” ซึ่งเป็นวันที่รับรู้ค่าใช้จ่าย

ตามหลักการบัญชี เมื่อมีการจ่ายเงินออกไปก่อนที่จะได้รับสินค้า/บริการ หรือก่อนวันที่จะรับรู้ค่าใช้จ่าย รายการนั้นจะถูกบันทึกเป็น “ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า” ซึ่งเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนก่อน และเมื่อถึงวันที่ในเอกสาร (วันที่รับรู้ค่าใช้จ่าย) ระบบจะทำการปรับปรุงรายการโดยการล้างบัญชีค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าออก และรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน ซึ่งกระบวนการปรับปรุงนี้จะถูกบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป (JV)

2. ตัวอย่างและหลักการทำงานของระบบ บันทึกรายการจ่าย ลงสมุดบัญชีรายวันทั่วไป

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน ลองดูตัวอย่างการบันทึกเอกสาร EXP-20220900003

2.1. การจ่ายชำระเงิน (บันทึกที่ PV): กิจการจ่ายเงินใน วันที่ 25/08/2022ณ วันที่จ่ายเงิน ระบบจะยังไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่าย แต่จะบันทึกเป็น “ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า” ในสมุดรายวันจ่าย (PV) ก่อน

2.2. การรับรู้ค่าใช้จ่าย (บันทึกที่ JV): เอกสารฉบับนี้มี “วันที่ออกเอกสาร” คือ วันที่ 01/09/2022

เมื่อถึงวันที่ 01/09/2022 ระบบจะทำการปรับปรุงรายการโดยอัตโนมัติ โดยการล้าง “ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า” ออก และรับรู้ “ค่าใช้จ่าย” ที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งการปรับปรุงนี้จะถูกบันทึกใน สมุดรายวันทั่วไป (JV)

ดังนั้น การที่รายการจ่ายถูกบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป (JV) ในกรณีนี้ ถือเป็นการทำงานที่ถูกต้องตามหลักการบัญชีของระบบ

– จบขั้นตอนบันทึกรายการจ่าย ลงสมุดบัญชีรายวันทั่วไป –