ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ใน PEAK

ทำความเข้าใจก่อนดำเนินการ ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ใน PEAK

การออกเอกสารรับใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้จากการจ่ายเงินมัดจำ การซื้อสินค้าหรือบริการของกิจการ

การรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกเอกสารรับใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า และบันทึกค่าใช้จ่าย) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารรับลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น

ตัวอย่าง กิจการมีการรับใบลดหนี้ จากบันทึกซื้อสินค้า เนื่องจากสินค้าชำรุดจำนวน 2 ชิ้น โดยได้รับใบลดหนี้จำนวน 1,400 บาท และกิจการส่งคืนสินค้าคืนจำนวน 2 ชิ้น

ขั้นตอนการออกรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร มีดังนี้

1. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้

สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

1.1. เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูรายจ่าย

ไปที่เมนูรายจ่าย > รับใบลดหนี้ > สร้าง

• รูปแบบใบลดหนี้ เลือก ลดหนี้จากเอกสารเดิม
• เลือกเอกสาร ทำการเลือกชื่อคู่ค้า ประเภทเอกสาร (ใบจ่ายเงินมัดจำ หรือบันทึกซื้อสินค้า/บันทึกค่าใช้จ่าย) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้

เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม “ถัดไป”

หลังคลิกปุ่ม “ถัดไป” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

1.2. เลือกสร้างรับใบลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายโดยตรง

ไปที่เมนูรายจ่าย > บันทึกซื้อสินค้า (หรือใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกค่าใช้จ่าย) > ดูทั้งหมด

คลิกเข้าเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้

กดปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก รับใบลดหนี้

หลังกด “รับใบลดหนี้” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

2. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนระบุรายละเอียดของการลดหนี้

2.1. ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร

เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก เลขที่ใบกำกับภาษีของใบลดหนี้ (ถ้ามี)

2.2. ระบุข้อมูลการลดหนี้

• ระบุสาเหตุของการลดหนี้ ระบุสาเหตุที่ลดหนี้
• คำอธิบายอย่างย่อ ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
• ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
  • รายการที่ 1 ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
  • รายการที่ 2 เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนหน่วย ที่ต้องการลดหนี้
• มีการคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
  • รายการที่ 1 คืนสินค้า สินค้าใน Stock จะลดลง
  • รายการที่ 2 ไม่คืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

หมายเหตุ เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น “ไม่คืนสินค้า” เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า

จากตัวอย่าง สินค้าชำรุดจำนวน 2 ชิ้น โดยได้รับใบลดหนี้จำนวน 1,400 บาท และกิจการส่งคืนสินค้าคืนจำนวน 2 ชิ้น
ดังนั้น จึงเลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ “เฉพาะรายการ” และเลือก “คืนสินค้า” > กดเครื่องหมายติ๊กถูกหน้ารายการ > ระบุจำนวนที่ได้รับสินค้าคืน

3. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนการตัดชำระเงินของรับใบลดหนี้

การรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถจ่ายชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้

3.1. การลดหนี้จากบันทึกซื้อสินค้าที่ยังไม่มีการจ่ายชำระเงิน ระบบจะบันทึกล้างเจ้าหนี้

หากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับ ยังไม่เคยจ่ายชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกรับใบลดหนี้ ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างเจ้าหนี้ออกจากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับ เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติรับใบลดหนี้ได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าในสต็อกจะถูกตัด Stock ให้อัตโนมัติเมื่อมีการคืนสินค้า

3.2. การรับลดหนี้จากเอกสารจ่ายชำระเงินมาแล้ว ระบบจะให้บันทึกรับเงินคืนจากคู่ค้า

หากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับมีการจ่ายชำระเงินเต็มจำนวนกับคู่ค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกรับใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ได้รับเงินคืนจากคู่ค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติรับใบลดหนี้ได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าใน Stock จะถูกตัดให้อัตโนมัติเมื่อมีการคืนสินค้า

ข้อสังเกต

• การออกรับใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ สามารถอ้างอิงได้ 3 เอกสาร คือ ใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า และบันทึกค่าใช้จ่าย
• เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น “ไม่คืนสินค้า” เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า
• บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายที่นำใบจ่ายเงินมัดจำมาตัดแล้ว จะไม่สามารถออกใบรับลดหนี้ได้

– จบขั้นตอนการออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม –