การบันทึกรับเงินมัดจำ ใน PEAK (Deposit)

บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับ การบันทึกรับเงินมัดจำ การรับเงินมัดจำ คือ การรับชำระค่าสินค้า หรือบริการล่วงหน้าบางส่วนก่อน ซึ่งเป็นการตกลงกันระหว่างผู้ซื้อในการรับชำระเงินมัดจำล่วงหน้า เพื่อเป็นการประกันการขายสินค้า หรือบริการ

การบันทึกรับเงินมัดจำมีขั้นตอนดังนี้

• ออกใบเสนอราคา เพื่อใช้คุมยอดรวมของการขายครั้งนี้ทั้งหมด
• ออกใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินมัดจำ เพื่อบันทึกรับเงิน หรือแจ้งเก็บเงินมัดจำ
• ออกใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินส่วนที่เหลือ เพื่อบันทึกรับเงิน พร้อมบันทึกรายได้

1. ออกใบเสนอราคา เพื่อการบันทึกรับเงินมัดจำ

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > สร้าง

ระบุรายละเอียดการขายทั้งหมด > เพิ่มข้อความเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง หมายเหตุสำหรับลูกค้า > จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสนอราคา”

เมื่อลูกค้ามีการตอบรับใบเสนอราคา หรือตกลงในการซื้อขาย หรือให้บริการกับทางกิจการเป็นที่เรียบร้อย
ให้คลิก Drop-down ที่ปุ่ม “ใบเสนอราคา” บนเส้น Timeline เอกสาร > กดที่สัญลักษณ์ (>) แล้วกด ตอบรับ ที่ใบเสนอราคานั้น

จากนั้นเลือก ยอมรับ > ระบุวันที่ยอมรับใบเสนอราคา > จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน”

2. การเรียกเก็บเงินมัดจำ โดยออกใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินมัดจำเพื่อ การบันทึกรับเงินมัดจำ

หากลูกค้ายังไม่จ่ายชำระเงินมัดจำ กิจการสามารถเรียกเก็บเงินมัดจำได้โดยการออกเอกสารใบแจ้งหนี้
แต่หากลูกค้าชำระเงินงวดแรกแล้ว สามารถออกใบเสร็จได้

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับ

จากนั้นเลือกรายการเอกสารที่ต้องการสร้างต่อจากใบเสนอราคาเพื่อเรียกเก็บมัดจำ

2.1. ต้องการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินมัดจำงวดแรก

หากลูกค้ายังไม่จ่ายชำระเงินมัดจำ สามารถออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินมัดจำได้
ไปที่ใบเสนอราคา > เลือกสถานะยอมรับแล้ว > คลิกปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้”

ระบบจะแสดง Pop-up ให้เลือกวิธีสร้างเอกสาร

• ตามใบเสนอราคา ระบบจะสร้างเอกสารตามยอดทั้งหมดของใบเสนอราคา
• แบ่งตามสินค้า/บริการแต่ละแถว ระบบจะสร้างเอกสารโดยคำนวณจากยอดจำนวนคงเหลือตามแต่ละแถวของสินค้า/บริการ

เมื่อเลือกวิธีสร้างเอกสารที่ต้องการแล้ว > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”

ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ และแสดงข้อมูลสินค้าตามใบเสนอราคา > ให้ทำการคลิกปุ่ม “เพิ่มรายการใหม่”

ในแถวรายการที่เพิ่มใหม่ ไม่ต้องระบุสินค้า/บริการ เนื่องจากยังไม่ได้ส่งสินค้า
ให้ระบุข้อมูลในช่องบัญชี เลือกผังบัญชี 212104 หรือพิมพ์ เงินรับล่วงหน้า – เงินมัดจำ
และใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น % ในช่องอธิบาย ระบุจำนวน และราคา/หน่วย

จากนั้นทำการลบแถวข้อมูลสินค้าที่อ้างอิงจากใบเสนอราคาออกทั้งหมด โดยเหลือไว้เฉพาะบรรทัดรายการที่กดเพิ่มใหม่

ช่องภาษีระบุ 7% เนื่องจากกรณีที่มีการชำระเงินมัดจำ ถ้าผู้ให้บริการ/ขายสินค้า จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องทำการออกใบกำกับภาษีค่ามัดจำตามคำสั่งของกรมสรรพากรที่ป. 73/2541

จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติใบแจ้งหนี้”

เมื่อคู่ค้าชำระยอดมัดจำที่เรียกเก็บแล้ว สามารถเข้ามาทำการรับชำระที่ใบแจ้งหนี้นั้น

โดยกดที่แถบข้อมูลการชำระ

ระบบจะนำเข้าสู่หน้าข้อมูลการชำระ > ให้คลิกปุ่ม “รับชำระ”

ระบบจะแสดง Pop-up กล่องข้อมูลการชำระให้
สามารถระบุวันที่รับชำระเงิน และเลือกช่องทางการรับชำระเงิน > จากนั้นคลิกปุ่ม “รับชำระเงิน”

หลังจากรับชำระแล้ว สามารถคลิกปุ่ม “ออกใบเสร็จ” เพื่อออกใบเสร็จต่อจากใบแจ้งหนี้ได้

ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน โดยจะมีรายละเอียดตามใบแจ้งหนี้ และมีข้อมูลการชำระ ตามที่รับชำระก่อนหน้าแสดงให้
หมายเหตุ สามารถกำหนดวันที่ออกเอกสาร และเลขที่เอกสารเพิ่มเติมได้ > จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน”

2.2. สร้างใบเสร็จรับเงินเพื่อรับชำระเงินมัดจำงวดแรก โดยไม่ออกใบแจ้งหนี้ – การบันทึกรับเงินมัดจำ

หากลูกค้าชำระเงินงวดแรกเลย สามารถออกใบเสร็จได้ทันทีโดยไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้
ไปที่ใบเสนอราคา > เลือกสถานะยอมรับแล้ว > เลือก สร้างใบเสร็จรับเงิน

ระบบจะแสดง Pop-up ให้เลือกวิธีสร้างใบเสร็จรับเงินจากใบเสนอราคา

• ตามใบเสนอราคา ระบบจะสร้างเอกสารตามยอดทั้งหมดของใบเสนอราคา
• แบ่งตามสินค้า/บริการแต่ละแถว ระบบจะสร้างเอกสารโดยคำนวณจากยอดจำนวนคงเหลือตามแต่ละแถวของสินค้า/บริการ

เมื่อเลือกวิธีสร้างเอกสารที่ต้องการแล้ว > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”

ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน และแสดงข้อมูลสินค้าตามใบเสนอราคา > ให้ทำการคลิกปุ่ม “เพิ่มรายการใหม่” เพื่อแก้ไขรายการ

ในแถวรายการที่เพิ่มใหม่ ไม่ต้องระบุสินค้า/บริการ เนื่องจากยังไม่ได้ส่งสินค้า ให้ระบุข้อมูลในช่องบัญชี เลือกผังบัญชี“212104” หรือพิมพ์ “เงินรับล่วงหน้า – เงินมัดจำ” และใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น % ในช่องอธิบาย ระบุจำนวน และราคา/หน่วย

จากนั้นทำการลบแถวข้อมูลสินค้าที่อ้างอิงจากใบเสนอราคาออกทั้งหมด โดยเหลือไว้เฉพาะบรรทัดรายการที่กดเพิ่มใหม่

ช่องภาษีระบุ 7% เนื่องจากกรณีที่มีการชำระเงินมัดจำ ถ้าผู้ให้บริการ/ขายสินค้า จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องทำการออกใบกำกับภาษีค่ามัดจำตามคำสั่งของกรมสรรพากรที่ป. 73/2541

เมื่อกรอกข้อมูลเอกสารครบถ้วนแล้ว ให้ทำการระบุข้อมูลการชำระเงินให้ครบถ้วน > คลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน”

3. รับชำระส่วนที่เหลือ (การบันทึกรับเงินมัดจำ)

สามารถเลือกออกเอกสารใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บยอดชำระส่วนที่เหลือ
หรือออกเป็นใบเสร็จรับเงินเพื่อรับชำระเงินส่วนที่เหลือโดยไม่ต้องสร้างใบแจ้งหนี้ได้

3.1. กรณีต้องการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บยอดที่เหลือ

ไปที่ใบเสนอราคา > เลือกสถานะออกบางส่วน > คลิกปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” ที่ใบเสนอราคาใบเดิมที่เคยเรียกเก็บมัดจำไว้

ระบบจะแสดง Pop-up มูลค่าคงเหลือ > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”

ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างใบแจ้งหนี้ ให้ทำรายการดังนี้

คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการใหม่” 1 บรรทัด สำหรับระบุข้อมูลล้างมัดจำ

สำหรับช่องรายการที่เพิ่มขึ้นมาใหม่ 1 บรรทัด ให้ระบุข้อมูลการมัดจำ และภาษีตามที่ออกไว้ในเอกสารก่อนหน้า

• ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ให้เปิดปุ่มออกใบกำกับภาษี ให้เป็นสีฟ้า
• ราคา/หน่วย ให้ระบุเป็นยอดลบ เพื่อหักล้างกับยอดสินค้าตามเอกสารปัจจุบัน

เมื่อคู่ค้าชำระเงินยอดที่เรียกเก็บแล้ว สามารถเข้ามาที่แถบข้อมูลการชำระ > คลิกปุ่ม “รับชำระ”

ระบบจะแสดง Pop up กล่องข้อมูลการชำระให้ > สามารถระบุวันที่รับชำระเงิน และเลือกช่องทางการเงินที่ได้รับเงินได้ > จากนั้นกด “รับชำระ”

หลังจากรับชำระแล้ว สามารถกดปุ่ม “ออกใบเสร็จ” เพื่อออกใบเสร็จต่อจากใบแจ้งหนี้ได้

เมื่อกดปุ่ม ออกใบเสร็จ แล้ว > ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างใบเสร็จ โดยจะมีรายละเอียดตามใบแจ้งหนี้ และมีข้อมูลการชำระ ตามที่รับชำระก่อนหน้าแสดงให้ จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสร็จ”

3.2. กรณีสร้างใบเสร็จรับเงินเพื่อรับชำระยอดที่เหลือ โดยไม่ออกใบแจ้งหนี้

ไปที่ใบเสนอราคา > เลือกสถานะออกบางส่วน > คลิกปุ่ม Drop-down ที่ปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” > เลือก สร้างใบเสร็จรับเงิน ที่ใบเสนอราคาใบเดิมที่เคยเรียกเก็บมัดจำไว้

ระบบจะแสดง Pop-up มูลค่าคงเหลือ > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”

ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน ให้ทำรายการดังนี้

• กดปุ่มเพิ่มรายการใหม่ 1 บรรทัด สำหรับระบุข้อมูลล้างมัดจำ
• ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ให้เปิดปุ่มออกใบกำกับ ให้เป็นสีฟ้า

ตามภาพตัวอย่าง จะเป็นกรณีสร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

สำหรับช่องรายการที่เพิ่มขึ้นมาใหม่ 1 บรรทัด ให้ระบุข้อมูลการมัดจำ และภาษีตามที่ออกไว้ในเอกสารก่อนหน้า

ราคา/หน่วย ให้ระบุเป็นยอดลบ เพื่อหักล้างกับยอดสินค้าตามเอกสารปัจจุบัน

เมื่อกรอกข้อมูลเอกสารครบถ้วนแล้ว ให้ทำการระบุข้อมูลการชำระเงินให้ครบถ้วน และกดอนุมัติใบเสร็จ

​

– จบขั้นตอนการบันทึกรับเงินมัดจำ ใน PEAK (Deposit) –