เปลี่ยนสถานะใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อหลายรายการ ใน PEAK

ทำความเข้าใจก่อนเริ่ม เปลี่ยนสถานะใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อหลายรายการ ใน PEAK

ใบเสนอราคา (Quatation : QO) เป็นเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ประกอบการจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการแก่ลูกค้าก่อนการตัดสินใจซื้อ ข้อมูลที่ควรระบุในใบเสนอราคา ได้แก่ รายการสินค้าและบริการที่ชัดเจน เงื่อนไขในการขาย และค่าใช้จ่ายทั้งหมดอย่างครบถ้วน ใบเสนอราคานอกจากจะช่วยให้ลูกค้าสามารถพิจารณาเปรียบเทียบก่อนตัดสินใจซื้อแล้ว ยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจได้อีกด้วย (คู่มือการสร้างใบเสนอราคา)

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order: PO) เป็นเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้ขาย เพื่อสั่งซื้อสินค้า/บริการอย่างเป็นทางการ โดยมีผลผูกพันทางกฎหมายเมื่อผู้ขายตอบรับ มักจัดทำหลังจากใบขอซื้อ (PR) ได้รับการอนุมัติ (คู่มือการสร้างใบสั่งซื้อ)

หมายเหตุ: เอกสารใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อที่เปลี่ยนสถานะเป็น “ออกครบแล้ว” จะถือเป็นเอกสารที่อยู่ในสถานะ “ยอมรับแล้ว” หรือ “ออกบางส่วน” เท่านั้น จึงจะเปลี่ยนสถานะได้

1. เปลี่ยนสถานะใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อหลายรายการ ส่วนของใบเสนอราคา

1.1. ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ดูทั้งหมด

1.2. ไปที่สถานะ “ยอมรับแล้ว” หรือ “ออกบางส่วน”

เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการ

คลิก “เปลี่ยนเป็นออกครบแล้ว”

ระบบจะตรวจสอบเอกสาร

กรณีพบใบเสนอราคาไม่ตรงเงื่อนไข ระบบจะ Pop-up แจ้งเตือน พร้อมทั้งแสดงจำนวนเอกสารที่สามารถเปลี่ยนสถานะเป็น “ออกครบแล้ว” และจำนวนเอกสารที่ไม่ตรงเงื่อนไข

• เอกสารที่ตรงเงื่อนไข: กรณีใบเสนอราคาเคยมีการออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินต่อจากใบเสนอราคาแล้ว แม้ไม่ครบจำนวนตามใบเสนอราคา สามารถเปลี่ยนสถานะได้
• เอกสารที่ไม่ตรงเงื่อนไข: กรณีใบเสนอราคาที่ออก ยังไม่มีการออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินต่อจากใบเสนอราคา ระบบจะแจ้งเตือนเพื่อให้เข้าเงื่อนไขอื่น นอกเหนือจากสถานะออกครบแล้ว

เมื่อตรวจสอบรายการแล้ว กดเปลี่ยนสถานะเอกสารตามต้องการ

• อัปเดตสถานะ: อัปเดตสถานะตามที่ระบบแนะนำ
• เปลี่ยนเป็นออกครบแล้ว: เปลี่ยนทุกเอกสารที่เลือกเป็นสถานะ “ออกครบแล้ว”

ระบบจะทำการเปลี่ยนสถานะเอกสารใบเสนอราคาให้อัตโนมัติ

2. เปลี่ยนสถานะใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อหลายรายการ ส่วนของใบสั่งซื้อ

2.1. ไปที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > ดูทั้งหมด

2.2. ไปที่สถานะอนุมัติแล้วหรือออกบางส่วน

เลือกเอกสารใบสั่งซื้อที่ต้องการเปลี่ยนสถานะ จากนั้นกด เปลี่ยนเป็นออกครบแล้ว

ระบบจะทำการตรวจสอบเอกสารใบสั่งซื้อ

กรณีพบใบสั่งซื้อไม่ตรงเงื่อนไข ระบบจะ Pop-up แจ้งเตือน พร้อมทั้งแสดงจำนวนเอกสารที่สามารถเปลี่ยนสถานะเป็น “ออกครบแล้ว” และจำนวนเอกสารที่ไม่ตรงเงื่อนไข

• เอกสารที่ตรงเงื่อนไข: กรณีใบสั่งซื้อเคยมีการบันทึกซื้อสินค้าต่อจากใบสั่งซื้อแล้ว แม้ไม่ครบจำนวนตามใบสั่งซื้อ สามารถเปลี่ยนสถานะได้
• เอกสารที่ไม่ตรงเงื่อนไข: กรณีใบสั่งซื้อที่ออก ยังไม่มีการบันทึกซื้อสินค้าต่อจากใบสั่งซื้อ ระบบจะแจ้งเตือนเพื่อให้เข้าเงื่อนไขอื่น นอกเหนือจากสถานะออกครบแล้ว

เมื่อตรวจสอบรายการแล้ว กดเปลี่ยนสถานะเอกสารตามต้องการ

• อัปเดตสถานะ: อัปเดตสถานะตามที่ระบบแนะนำ
• เปลี่ยนเป็นออกครบแล้ว: เปลี่ยนทุกเอกสารที่เลือกเป็นสถานะ “ออกครบแล้ว”

ระบบจะทำการเปลี่ยนสถานะเอกสารใบสั่งซื้อให้อัตโนมัติ

– จบวิธีการเปลี่ยนสถานะใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อทีละหลาย ๆ รายการ –