นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน ใน PEAK
การจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ โดยเฉพาะใบเสร็จรับเงิน บทความนี้จะแนะนำวิธีการ นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน ในระบบ PEAK ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยสามารถทำได้ 2 วิธี ได้แก่
- การสร้างข้อมูลบนโปรแกรมโดยตรง
- การใช้ไฟล์ Excel นำเข้ามาในโปรแกรม
แต่ละวิธีมีขั้นตอนดังนี้
1. นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน แบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
1.1. ไปที่เมนูรายรับ
ไปที่เมนูรายรับ > นำเข้าเอกสาร
1.2. สร้างเอกสารหลายรายการ
คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารหลายรายการ”
1.3. เลือกใบเสร็จรับเงิน
เลือกเอกสารที่ต้องการสร้างเป็น ใบเสร็จรับเงิน > เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม “สร้างเอกสาร” เพื่อนำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน
1.4. ระบุรายละเอียดต่างๆ
- ลำดับที่ เป็นลำดับที่ของเอกสารใบเสร็จรับเงินหลักที่ไม่รวมรายการย่อย ซึ่งลำดับ ระบบจะทำการรันลำาดับที่ให้อัตโนมัติ
- เลขที่เอกสาร เป็นเลขที่เอกสารของใบเสร็จรับเงินซึ่งหากไม่กรอกระบบจะรันเลขที่ให้ อัตโนมัติ แต่หากต้องการกำหนดเลขที่เอกสารใบเสร็จรับเงินเองก็สามารถคีย์เลขที่เอกสาร เองได้เลย
- อ้างอิงจาก ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
- วันที่เอกสาร จะแสดงเป็นวันที่กดสร้างเอกสารซึ่ง เป็นวันที่ปัจจุบัน แต่ถ้าหาก ต้องการเปลี่ยนวันที่ก็สามารถกำหนดเองได้เลย
- ลูกค้า ระบุผู้ติดต่อ
- ใบกำกับภาษี สามารถเลือกออกใบกำกับภาษีหรือไม่ออกใบกำกับภาษีได้
- หากเลือก ออกใบกำกับภาษี เอกสารใบแจ้งหนี้จะเป็น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
- หากเลือก ไม่ออกใบกำกับภาษี เอกสารจะเป็น ใบเสร็จรับเงิน
- ประเภทราคา สามารถเลือกเป็นราคาแยกภาษีและราคารวมภาษีได้
- ราคาแยกภาษี คือ ราคาขาย 100 บาท ลูกค้าต้องจ่ายเงิน 100 + ภาษีมูลค่าเพิ่มอีก 7% = 107 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 100 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 บาท
- ราคารวมภาษี คือ ราคาขาย 100 บาท ลูกค้าชำระเงิน 100 แต่ผู้ขายได้รายได้ 93.46 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 6.54 บาท
- สินค้า/บริการ ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน
- คำอธิบาย จะดึงมาจากชื่อสินค้าที่สร้างไว้หน้าสินค้าและสามารถระบุคำอธิบายเพิ่มเติมที่ช่องนี้ได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
- จำนวน ระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- ราคา/หน่วย ระบุราคาต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- ส่วนลด/หน่วย ระบุส่วนลดต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
- มูลค่าก่อนภาษี มูลค่าก่อนบวก VAT 7% ช่องนี้ระบบจะคำนวนให้เอง
- ภาษี ระบุภาษีของสินค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ สามารถเลือกได้ 3 อย่างคือ 7%, 0% และไม่มีภาษี
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
- หัก ณ ที่จ่าย ระบุภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย
- รับชำระโดย ระบุธนาคารที่รับชำระเงิน
- รับชำระเงิน จำนวนเงินที่ได้รับจริงที่รวม VATและหัก WHT แล้ว
- ภาษีหักรวม จำนวนเงินที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย
- หมายเหตุ หมายเหตุที่ต้องการระบุในเอกสาร
- กลุ่มจัดประเภท กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น
สามารถกดเลื่อนเพื่อกรอกข้อมูลได้
*หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุมีดังนี้หากไม่ระบุระบบจะไม่ยอมให้ Import ข้อมูลเข้า
- B วันที่เอกสาร
- C, D, E ผู้รับเงิน/คู่ค้า
- I สินค้า/บริการสำหรับขาย
- K คำอธิบาย
เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
1.5. กรณีต้องการเพิ่มเอกสารใบเสร็จรับเงิน
สามารถเพิ่มเอกสารได้ โดยให้คลิกปุ่ม “เพิ่มเอกสาร”
1.6. กรณีต้องการเพิ่มรายการสินค้า/บริการมากกว่า 1 รายการในใบเสร็จเดียวกัน
ให้คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการย่อย”
ระบบจะแสดง Pop-up ให้เลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย
เมื่อเลือกลำดับรายการเอกสารเรียบร้อยแล้ว >ให้คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการย่อย”
ตัวอย่าง เพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 5
ระบบจะเเสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อยของเอกสารลำดับที่ 5
กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกิน สามารถลบบรรทัดนั้นๆ ได้
โดยคลิกเครื่องหมายกากบาท (X) ตามตัวอย่างด้านล่าง
1.7. คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารทั้งหมด”
เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้ว > ให้คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารทั้งหมด”
1.8. ระบบแจ้งเตือนกระดิ่งทางมุมขวาบนว่าการ Import ใบเสร็จรับเงินสำเร็จแล้ว
เมื่อคลิกปุ่ม “สร้างเอกสารทั้งหมด” แล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนว่าสร้างรายการนำเข้าใบเสร็จสำเร็จแล้ว
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
ตัวอย่าง ใบเสร็จรับเงิน
2. นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน โดยใช้ไฟล์ Excel
2.1. ขั้นตอนการ นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน
ไปที่เมนูรายรับ > นำเข้าเอกสาร
คลิกปุ่ม “นำเข้าเอกสาร” > เลือก รูปแบบ PEAK
2.2. เลือกรายการที่นำเข้าเป็นใบเสร็จรับเงิน
เลือกรายการเอกสารที่ต้องการนำเข้าเป็น ใบเสร็จรับเงิน > กด ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน (.xlsx)
ตัวอย่างฟอร์ม Excel
แนะนำให้อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล
เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ทำการ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์
2.3. ทำการนำเข้าไฟล์
นำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากมาวาง หรือกด ค้นหา เพื่อทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ > เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม “นำเข้าไฟล์”
ระบบจะแสดงหน้า Preview ทำการตรวจสอบ หากเรียบร้อยแล้ว > คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารทั้งหมด”
สามารถดูวิดีโอวิธีการนำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน (Import Receipt) ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการบันทึกรายได้ ด้วยการ Import PEAK Format, Shopee, Lazada วินาทีที่ 0:16
– จบขั้นตอนการนำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน –
คำถามที่พบบ่อย
ใบเสร็จรับเงิน มีการรับชำระเงินหลายช่องทาง เช่น รับชำระเงิน 3 ช่องทาง สามารถนำเข้าไฟล์ใบเสร็จรับเงินได้ไหม
ถ้าการรับชำระเงินมีการปรับปรุงด้วยผังบัญชีอื่น เช่น เศษสตางต์ที่จ่ายขาดหรือเกิน สามารถบันทึกด้วยไฟล์นำเข้าได้ไหม