เช็กงบการเงิน 5 แนวทางสำคัญ สำหรับผู้ประกอบการที่อยากให้ธุรกิจเติบโต

งบการเงิน คือ หนึ่งในข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการบริหารธุรกิจ เพราะไม่ได้ใช้แค่เพื่อยื่นภาษีหรือส่งให้ฝ่ายบัญชีเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ประกอบการ มองเห็นสุขภาพธุรกิจ วางแผนการเงิน และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างแม่นยำ
บทความนี้จะพาคุณเข้าใจเหตุผลว่าทำไมเจ้าของกิจการควรตรวจสอบงบการเงินเป็นประจำ พร้อมสรุป 5 แนวทางสำคัญในการตรวจสอบงบการเงิน ที่ช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มโอกาสให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืน

ทำไมเจ้าของกิจการต้องใส่ใจงบการเงินและข้อมูลทางบัญชี

ผู้ประกอบการหลายคนอาจมองว่างบการเงินเป็นหน้าที่ของนักบัญชีเพียงอย่างเดียว แต่ในความเป็นจริง งบการเงินคือ ฐานข้อมูลสำคัญของธุรกิจ ที่เจ้าของกิจการควรเข้าใจและใช้ประโยชน์อย่างสม่ำเสมอ เพราะงบการเงินสามารถช่วยได้ในหลายด้าน เช่น

• ใช้ประกอบการตัดสินใจด้านต้นทุน การเงิน และกลยุทธ์ธุรกิจ
• วิเคราะห์ภาพรวมสุขภาพของกิจการ ว่ากำลังเติบโตหรือเริ่มมีสัญญาณเสี่ยง
• ใช้เป็นหลักฐานในการขอสินเชื่อ เจรจากับคู่ค้า และวางแผนขยายกิจการ

หากงบการเงินมีข้อมูลไม่ครบ หรือคลาดเคลื่อนแม้เพียงเล็กน้อย อาจนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาด และส่งผลกระทบต่อธุรกิจในระยะยาวได้

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อไม่ตรวจสอบงบการเงินเป็นประจำ

เมื่อผู้ประกอบการปล่อยให้การดูงบการเงินเป็นเรื่องปลายปี หรือมอบหมายให้บัญชีดูเพียงฝ่ายเดียว มักเกิดปัญหาสะสมโดยไม่รู้ตัว ซึ่งส่งผลต่อทั้งภาษี สภาพคล่อง และความน่าเชื่อถือของธุรกิจ เช่น

• บันทึกรายจ่ายผิดหมวด ทำให้วิเคราะห์ต้นทุนผิดพลาด
• เก็บใบเสร็จไม่ครบ งบการเงินไม่สะท้อนตัวเลขจริง
• บันทึกรายรับล่าช้า ทำให้ประเมินสภาพคล่องคลาดเคลื่อน
• ข้อมูลไม่อัปเดต เสี่ยงยื่นภาษีผิดและตรวจสอบย้อนหลังยาก
• งบการเงินไม่ตรงความเป็นจริง ทำให้ขอสินเชื่อไม่ผ่าน

ปัญหาเหล่านี้สามารถป้องกันได้ หากเริ่มต้นตรวจสอบงบการเงินอย่างสม่ำเสมอและเป็นระบบตั้งแต่วันนี้ ไม่อยากให้ธุรกิจพังเพราะงบการเงินคลาดเคลื่อน? เริ่มต้นจัดการสภาพคล่องให้ถูกวิธีตั้งแต่วันนี้ คลิกอ่านบทความฉบับเต็มของ OFM ได้ที่นี่: เผย! วิธีเพิ่มสภาพคล่องให้ธุรกิจ วิกฤติไหนก็รอด

เช็กงบการเงิน 5 แนวทางสำคัญ ก่อนตัดสินใจบริหารธุรกิจ

การตรวจสอบงบการเงินไม่จำเป็นต้องซับซ้อน หากรู้ว่าควรโฟกัสจุดใดเป็นหลัก โดยสามารถแบ่งแนวทางสำคัญได้ 5 ด้านดังนี้

1. ตรวจสอบเอกสารค้างและสถานะการอนุมัติ

เอกสารทางธุรกิจ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารอนุมัติภายใน หากตกค้างหรือดำเนินการล่าช้า อาจส่งผลต่อยอดขายและกระแสเงินสดโดยตรง

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ

• ใบเสนอราคาที่ส่งให้ลูกค้าแล้วแต่ยังไม่ตอบกลับ
• ใบเสนอราคาใดบ้างที่ลูกค้าสนใจ แต่ยังไม่เปลี่ยนเป็นใบแจ้งหนี้เพื่อปิดการขาย
• เอกสารที่ระบบแจ้งว่ารออนุมัติ รอตรวจสอบ หรือยังไม่สมบูรณ์

สิ่งที่ต้องตัดสินใจ

• ต้องตามลูกค้าไหม และมีขั้นตอนตามลูกค้าอย่างไรบ้าง
• มีรายการใดบ้างที่มีโอกาสปิดการขายได้เลย
• ตรวจสอบและแก้ไขเอกสารให้สมบูรณ์ก่อนส่งต่อระบบบัญชีทุกครั้ง

2. ตรวจสอบการขายและการรับชำระเงิน

รายรับที่เข้าช้า หรือหนี้ค้างชำระ เป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้ธุรกิจขาดสภาพคล่อง แม้ยอดขายจะดูดีบนกระดาษก็ตาม

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ

• ใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดชำระ เช่น เกิน 30 วัน หรือช้ากว่าที่ตกลงกับลูกค้า
• รายการลูกหนี้ที่ชำระช้าเป็นประจำ
• รับเช็คใดบ้างที่ยังไม่ขึ้นเงิน หรือขึ้นเงินไม่ได้

สิ่งที่ต้องตัดสินใจ

• ต้องติดตามลูกหนี้รายไหนเป็นพิเศษ และควรมีการปรับเครดิตหรือไม่
• จะปรับเงื่อนไขเครดิตหรือวิธีรับชำระในอนาคตหรือไม่
• ต้องตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญหรือเตรียมแผนรับมือสภาพคล่องอย่างไร

3. ตรวจสอบรายจ่ายและต้นทุนให้ตรงความจริง

รายจ่ายและต้นทุนเป็นตัวเลขที่บอกได้ชัดว่าเงินของธุรกิจถูกใช้ไปกับอะไร หากบันทึกผิดพลาด จะทำให้การวิเคราะห์กำไรและต้นทุนคลาดเคลื่อนทันที

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ

• ใบเสร็จรายจ่ายที่ยังไม่ลงระบบหรือยังไม่อัปโหลด
• รายจ่ายใดบ้างที่บันทึกผิดหมวด เช่น ต้นทุนไปอยู่ในค่าใช้จ่ายทั่วไป
• รายการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบที่ยังไม่มีใบกำกับภาษี

สิ่งที่ต้องตัดสินใจ

• บันทึกหมวดค่าใช้จ่ายให้ถูก เพื่อให้ต้นทุนไม่บิดเบือน
• ประเมินว่ารายจ่ายบางส่วนควรลด ควบคุม หรือเจรจากับคู่ค้าหรือไม่
• ต้องขอเอกสารกำกับจากร้านค้าเพิ่ม เพื่อความถูกต้องทางภาษี

4. ตรวจสอบกระแสเงินสดอย่างสม่ำเสมอ

กระแสเงินสดคือหัวใจของธุรกิจ โดยเฉพาะ SME ที่ต้องบริหารเงินหมุนเวียนอย่างใกล้ชิด หากเงินสดขาดช่วง อาจทำให้ธุรกิจสะดุดได้ทันที

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ

• กระแสเงินสดรับและจ่ายในช่วง 30 วันที่ผ่านมา
• ค่าใช้จ่ายใดกำลังเพิ่มขึ้นโดยที่ไม่รู้ตัว
• ธุรกรรมที่ระบบ PEAK ระบุว่า “ยังไม่จับคู่” เช่น รายการในสมุดเงินฝากที่ไม่รู้ว่าเป็นธุรกรรมใด

สิ่งที่ต้องตัดสินใจ

• ต้องควบคุมรายจ่ายจุดใดเป็นพิเศษ
• ต้องเพิ่มรอบการติดตามลูกหนี้หรือไม่
• จำเป็นต้องปรับแผนเก็บเงินสดหรือขอสินเชื่อเพิ่มหรือไม่

5. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระบบบัญชี

แม้มีข้อมูลครบ แต่หากข้อมูลผิด งบการเงินก็ไม่มีความหมาย ผู้ประกอบการจึงควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระบบอย่างสม่ำเสมอ

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ

• รายการผิดปกติที่ระบบเตือน เช่น รายการทับซ้อน รายการขาดเอกสาร
• หมวดบัญชีที่ลงผิด เช่น ค่าสินค้าถูกลงในค่าใช้จ่ายสำนักงาน
• รายการรับโอนหรือรายจ่ายที่ยังไม่บันทึก

สิ่งที่ต้องตัดสินใจ

• แก้ไขเอกสารทันทีเพื่อไม่ให้ข้อมูลสะสมผิด
• แจ้งทีมบัญชีหรือสอบถามทีมผู้เชี่ยวชาญ PEAK หากไม่แน่ใจ
• กำหนดเวลาตรวจข้อมูลประจำวันหรือประจำสัปดาห์

สรุปแนวทางตรวจสอบงบการเงินให้ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคง

จากทั้ง 5 แนวทาง จะเห็นได้ว่างบการเงินไม่ใช่แค่รายงานตัวเลข แต่คือเครื่องมือสำคัญในการบริหารธุรกิจให้เติบโตอย่างมีทิศทาง ผู้ประกอบการสามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ ดังนี้

• ตรวจสอบ Dashboard ทางการเงินทุกวัน ใช้เวลาไม่เกิน 5 นาที
• สังเกตตัวเลขที่ “ผิดปกติ” หรือ “ค้าง”
• แก้ไขหรือสั่งการทันทีเมื่อพบความผิดพลาด
• ทำอย่างน้อยสัปดาห์ละ 2 ครั้ง

การมีเครื่องมือที่ช่วยให้เห็นข้อมูลทางการเงินแบบครบถ้วนและเข้าใจง่าย จะช่วยให้การตรวจสอบงบการเงินเป็นเรื่องที่ทำได้จริงในชีวิตประจำวัน

จัดการงบการเงินให้ง่ายขึ้น ด้วยโปรแกรมบัญชี PEAK

การบริหารงบการเงินอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากระบบที่ดี โปรแกรมบัญชี PEAK ช่วยให้ผู้ประกอบการดูข้อมูลงบการเงินได้แบบเรียลไทม์ ผ่าน Dashboard ที่ออกแบบมาเพื่อเจ้าของธุรกิจโดยเฉพาะ ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานบัญชีมาก่อน นอกจากนี้ยังเป็นพาร์ทเนอร์กับ OfficeMate(OFM) ที่สนับสนุนผู้ประกอบการด้วยสินค้าและบริการที่ครอบคลุม ตั้งแต่อุปกรณ์สำนักงาน ไอที เฟอร์นิเจอร์ ไปจนถึงอุปกรณ์นิรภัยและสินค้าเฉพาะทาง ช่วยให้คุณควบคุมค่าใช้จ่ายได้ง่ายผ่านระบบจัดซื้อที่ทันสมัย พร้อมสิทธิประโยชน์ในการออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้องและนำไปบันทึกค่าใช้จ่ายใน PEAK ได้ทันที

---

สิทธิพิเศษสำหรับลูกค้า OFM!

สำหรับลูกค้า OfficeMate (OFM) ที่ต้องการจัดการเอกสารและบัญชีอย่างมืออาชีพ เรามีตัวช่วย!
PEAK คือ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ทำให้การทำบัญชี การเงิน และภาษีเป็นเรื่องง่ายและ อัตโนมัติ ช่วยลดงานเอกสารและประหยัดเวลาด้วยเทคโนโลยีอัจฉริยะ (AI, API) แถมยังได้ข้อมูลธุรกิจแบบ Real-Time

พิเศษ: ลูกค้า OFM ทดลองใช้ฟรี 30 วัน พร้อม ส่วนลดพิเศษ เมื่อสมัครแพ็กเกจรายปี!
ให้ PEAK เป็นหลังบ้านดิจิทัลที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณ จัดการได้อย่างมืออาชีพ!
ลงทะเบียนรับสิทธิ์: https://bit.ly/46bdf9B

ติดตาม OfficeMate ได้ที่ช่องทาง

• Facebook : https://www.facebook.com/officemate.co.th
• Line :https://page.line.me/tte5109d
• Instagram : https://www.instagram.com/officemate_thailand
• Linkedin : https://www.linkedin.com/company/officemate
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@officemate_thailand?lang=en
• Website : https://www.ofm.co.th