การบันทึกขายออนไลน์

     การบันทึกขายออนไลน์ เป็นเรื่องสำคัญสำหรับพ่อค้าแม่ค้าในยุคนี้ เนื่องจากมีช่องทางการขายหลากหลาย เช่น Shopee, Lazada เป็นต้น ซึ่งการบันทึกบัญชีสามารถตีความได้ 2 กรณีหลัก ขึ้นอยู่กับว่ากิจการจะมองยอดเงินที่ค้างรับจาก Marketplace เป็นลูกหนี้หรือเป็นเงินในบัญชีธนาคารเฉพาะกิจ คู่มือนี้จะแสดงทั้งสองวิธี

ตัวอย่างที่ใช้ในคู่มือนี้:

วันที่ 1/10/2022 กิจการขายหม้อหุงข้าวบน Lazada ราคา 1,500 บาท (รวม VAT 1,605 บาท) และมีค่าขนส่ง 50 บาท (รวม VAT 53.5 บาท)

วันที่ 31/10/2022 กิจการได้รับใบแจ้งยอดสรุปจาก Lazada และได้รับเงินโอน 1,562.20 บาท (หลังหักค่าธรรมเนียมและค่าขนส่งที่ผู้ขายรับผิดชอบ)

กรณีที่ 1 ตีความ Marketplace เป็นลูกหนี้ (แนวทาง การบันทึกขายออนไลน์)

1.1. การเพิ่มผังบัญชีที่เกี่ยวข้อง

เข้าที่เมนูบัญชี > ผังบัญชี > +เพิ่มผังบัญชี (เพิ่มผังบัญชี)

ผังบัญชีตัวที่ 1 บัญชีลูกหนี้ลาซาด้า (หมวดสินทรัพย์)

ผังบัญชีตัวที่ 2: ค่าธรรมเนียมของลาซาด้า (หมวดค่าใช้จ่าย)

1.2. การออกเอกสารเพื่อ การบันทึกขายออนไลน์ ให้ลูกค้า

เมื่อลูกค้าซื้อของบน Marketplace กิจการต้องออกเอกสารให้ผู้ซื้อ แต่เนื่องจากเงินจะถูกโอนไปยัง Lazada ก่อน เราจะบันทึกผ่านใบเสร็จรับเงินโดยปรับปรุงรายการรับเงินเป็น “ลูกหนี้-ลาซาด้า” แทน

เข้าที่เมนูรายรับ > ใบเสร็จ/บันทึกรายรับ > สร้าง และระบุรายละเอียดการขายสินค้าและค่าขนส่ง
จากนั้น กด “+ เพิ่มค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุงอื่น” แล้วเลือกผังบัญชี “ลูกหนี้-ลาซาด้า” และใส่จำนวนเงินรวมทั้งหมด แล้วจึงกดอนุมัติ

1.3. การบันทึกเมื่อได้รับใบแจ้งยอดและค่าธรรมเนียม

เมื่อได้รับใบแจ้งยอดและใบกำกับภาษีค่าธรรมเนียมจาก Lazada ให้บันทึกค่าใช้จ่ายโดยไปที่ เมนูรายจ่าย > บันทึกรายการจ่าย/เจ้าหนี้ > สร้าง

ในส่วนการชำระเงิน ให้ปรับปรุงรายการโดยจ่ายผ่าน “ลูกหนี้-ลาซาด้า” เพื่อลดยอดหนี้ (ดูวิธีลงทะเบียนใบกำกับภาษีซื้อที่นี่)

ทำเช่นเดียวกันสำหรับการบันทึกค่าขนส่งที่ผู้ขายเป็นผู้รับผิดชอบ

1.4. การบันทึกเมื่อได้รับเงินโอนจาก Marketplace

เมื่อ Lazada โอนเงินยอดสุทธิให้กิจการ ให้บันทึกที่เมนูรายรับ > ใบเสร็จรับเงิน/บันทึกรายรับ > สร้าง

โดยระบุลูกค้า/ผู้จ่ายเงินเป็น “ลาซาด้า” และในช่องรายการให้เลือกบัญชี “ลูกหนี้-ลาซาด้า” พร้อมใส่จำนวนเงินที่ได้รับโอนจริง จากนั้นระบุช่องทางการรับเงินเป็นธนาคารของกิจการแล้วกดอนุมัติ

กรณีที่ 2  ตีความ Marketplace เป็นธนาคาร

2.1. การเพิ่มช่องทางการเงินเพื่อรองรับ การบันทึกขายออนไลน์

เข้าที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > +เพิ่มช่องทางธนาคาร และสร้างบัญชีชื่อ “Lazada” (ดูขั้นตอนแบบเต็มที่นี่)

2.2. การออกเอกสารขายและรับชำระผ่าน Marketplace

ทำเช่นเดียวกับการออกใบเสร็จในกรณีที่ 1 แต่ในขั้นตอนการรับชำระเงิน ให้เลือกช่องทางเป็น “Lazada” ที่เราสร้างไว้

2.3. การบันทึกค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่าย

ทำเช่นเดียวกับกรณีที่ 1 แต่ตอนจ่ายเงินให้เลือกช่องทางการเงินเป็น “Lazada”

2.4. การบันทึกเงินโอนเมื่อจบกระบวนการ

เมื่อได้รับเงินจาก Lazada ให้เข้าที่เมนูการเงิน > เลือก “Lazada” > กดปุ่มโอน/รับ/จ่าย > เลือกโอนเงิน ไปยังบัญชีธนาคารจริงของกิจการ

-จบขั้นตอนการบันทึกขายออนไลน์-