ใบรับเงินมัดจำ ใน PEAK
ใบรับเงินมัดจำ คือ การรับชำระเงินบางส่วนหนึ่งของราคาหรือมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ซึ่งเงื่อนไขการรับชำระถือเป็นข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อเป็นการยืนยันการทำธุรกรรมหรือการซื้อขายในอนาคต
หมายเหตุ ไม่รองรับการใช้งานบน Old PEAK
บันทึกรับเงินมัดจำ มีทั้งหมด 3 ขั้นตอน ดังนี้
- สร้างใบเสนอราคา เพื่อใช้คุมยอดรวมของการขายครั้งนี้ทั้งหมด (สามารถข้ามขั้นตอนที่ 1 เพื่อไปขั้นตอนที่ 2 ได้)
- สร้างใบรับเงินมัดจำ เพื่อบันทึกรับเงิน หรือแจ้งเก็บเงินมัดจำ
- สร้างใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน ส่วนที่เหลือ เพื่อบันทึกรับเงิน พร้อมบันทึกรายได้
หมายเหตุ การออกเอกสารต่อ เช่น ใบมัดจำ ที่มูลค่าครบตามใบเสนอราคาหรือเกินใบเสนอราคาแล้ว จะไม่สามารถกดออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินได้
1. สร้าง ใบรับเงินมัดจำ โดยเริ่มจากการสร้างใบเสนอราคา
ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > สร้าง
กรอกรายละเอียดข้อมูลต่างๆ เช่น ข้อมูลลูกค้า วันที่ออกเอกสาร ข้อมูลสินค้า/บริการ เป็นต้น
สามารถเพิ่มข้อความในส่วนหมายเหตุสำหรับผู้ขาย โดยกด ย่อ/ขยาย > จากนั้นเพิ่มข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง หมายเหตุสำหรับลูกค้า > คลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสนอราคา”
2. หากมีการตกลงซื้อขายให้ สร้างใบรับเงินมัดจำ
2.1. กดตอบรับใบเสนอราคา
เมื่อลูกค้ามีการตอบรับใบเสนอราคา หรือตกลงในการซื้อขายสินค้า/บริการ กับทางกิจการเป็นที่เรียบร้อย
ไปที่ปุ่มใบเสนอราคา บนเส้น Timeline > รอตอบรับ > ตอบรับ
ระบุวันที่ลูกค้ายอมรับ > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”
2.1. สร้างและรับชำระเงิน ใบรับเงินมัดจำ
สามารถทำได้ 2 กรณี ดังนี้
- กรณีที่ 1 การสร้างใบรับเงินมัดจำ โดยไม่อ้างอิงใบเสนอราคา
- กรณีที่ 2 การสร้างใบรับเงินมัดจำ โดยอ้างอิงใบเสนอราคา
กรณีที่ 1 การสร้างใบรับเงินมัดจำ โดยไม่อ้างอิงใบเสนอราคา
ไปที่เมนูรายรับ > ใบรับเงินมัดจำ > สร้าง
กรอกรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลลูกค้า วันที่ออกเอกสาร ข้อมูลสินค้า/บริการ เป็นต้น
กรณีที่ 2 การสร้างใบรับเงินมัดจำ โดยอ้างอิงใบเสนอราคา
ไปเมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับแล้ว
เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการอ้างอิงไปออกใบรับเงินมัดจำ > คลิกเครื่องหมาย Dropdown ที่ปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” > เลือก สร้างใบรับเงินมัดจำ
ระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up ให้เลือกวิธีสร้างใบรับเงินมัดจำจากใบเสนอราคา > เลือกวิธีที่ต้องการ > จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน”
ในที่นี้ยกตัวอย่างเป็นการสร้างเอกสารด้วยวิธี ตามใบเสนอราคา
กรอกรายละเอียดใบรับเงินมัดจำ
หน้าสร้างใบรับเงินมัดจำ ให้ระบุวันที่ออกเอกสาร วันที่ครบกำหนด สามารถทำได้ 2 กรณี
- ต้องการอธิบายการเก็บมัดจำแต่ละรายการ
- ระบุรหัสสินค้า/บริการ (ระบบจะไม่มีตัดสต็อกสินค้า และรายการเคลื่อนไหวบริการ)
- ระบุจำนวน 1 หน่วย และราคา/หน่วย แต่ละรายการที่เราต้องการเรียกเก็บเงินมัดจำ
2. ไม่ต้องการอธิบายการเก็บมัดจำแต่ละรายการ
คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการใหม่”
ระบุข้อมูลเงินมัดจำที่ต้องการเรียกเก็บ และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องการ พร้อมคำอธิบายรายการ
กดลบ (ที่ไอคอนถังขยะ) ที่ท้ายรายการอื่น ๆ ที่เป็นรายการสินค้าออก
การรับชำระเงิน ใบรับเงินมัดจำ
สามารถทำได้ 2 กรณี ดังนี้
- กรณีที่ 1 การรับชำระเงิน
- กรณีที่ 2 กรณีที่ยังไม่ได้รับชำระเงิน และมีการรับชำระเงินในภายหลัง
กรณีที่ 1 กรณีที่รับชำระเงิน
การออกใบกำกับภาษีขาย กดเปิด ออกใบกำกับภาษี เพื่อรับรู้ภาษีขาย
ระบุวันที่ และข้อมูลการรับชำระเงินที่ได้รับจากลูกค้า และคลิกปุ่ม “อนุมัติใบรับเงินมัดจำ”
กรณีที่ 2 กรณีที่ยังไม่ได้รับชำระเงิน และมีการรับชำระเงินในภายหลัง
เมื่อยังไม่มีการรับชำระเงิน
- การออกใบกำกับภาษีขาย ให้กด ปิด ออกใบกำกับภาษี เพื่อรับรู้เป็นภาษีขายรอเรียกเก็บ
กด ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)
กรอบการรับชำระเงินจะปิดการแสดงผล > คลิกปุ่ม “อนุมัติใบรับเงินมัดจำ”
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี (ตั้งหนี้)
เมื่อรับชำระเงินใบรับเงินมัดจำ
- ที่หน้าข้อมูลใบรับเงินมัดจำ > ให้ไปที่หน้าข้อมูลการชำระ
คลิกปุ่ม “รับชำระ”
ระบุวันที่รับชำระเงิน ข้อมูลการรับชำระเงิน เมื่อระบุเรียบร้อยแล้ว > ให้คลิกปุ่ม “รับชำระเงิน”
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี การรับชำระเงิน
การออกใบกำกับภาษีขายหลังจากที่ได้รับชำระเงิน
หน้าข้อมูลใบรับเงินมัดจำ ที่เส้น Timeline ใบกำกับภาษี ให้คลิกที่เครื่องหมาย “+” ที่อยู่ด้านหลังปุ่มใบกำกับภาษี
ระบุวันที่ออก > จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติใบกำกับภาษีขาย”
3. สร้างใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินส่วนที่เหลือหลังจากสร้าง ใบรับเงินมัดจำ
สามารถเลือกทำได้ 2 กรณี ดังนี้
- กรณีที่ 1 เลือกออกเอกสารใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บยอดชำระส่วนที่เหลือ
- กรณีที่ 2 เลือกออกเอกสารใบเสร็จรับเงินเพื่อรับชำระเงินส่วนที่เหลือ โดยไม่ต้องสร้างใบแจ้งหนี้
3.1. สร้างใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บยอดที่เหลือโดยอ้างอิงจากใบเสนอราคา
3.1.1. ไปที่เมนูรายรับ
ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับ
ไปที่แถบสถานะ ออกบางส่วน > คลิกปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” ที่ใบเสนอราคาที่ต้องการอ้างอิงไปออกใบแจ้งหนี้
ระบบจะขึ้น Pop-up แสดงมูลค่าคงเหลือ > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”
เมื่อเข้ามาที่หน้าใบแจ้งหนี้ ในส่วนของเงินมัดจำ ระบบจะแสดงใบรับเงินมัดจำที่ได้ออกไปก่อนหน้านี้ให้อัตโนมัติ > ตรวจสอบรายการ และคลิกปุ่ม “อนุมัติใบแจ้งหนี้”
หมายเหตุ
- สามารถกดเลือกใบมัดจำมาตัดชำระได้หลายใบ เลือกได้สูงสุดไม่เกิน 10 ใบ
- สถานะใบรับเงินมัดจำที่นำมาหักได้ จะต้องอยู่ในสถานะ “รอหักมัดจำ”
- เอกสารใบรับมัดจำที่สามารถนำมาตัดได้ วันที่ออกเอกสารจะต้องมีการระบุก่อนหรือวันที่เดียวกันกับใบแจ้งหนี้เท่านั้น
- ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้ออกวันที่ 16/09/2025 ใบรับมัดจำจะต้องระบุวันที่ก่อนวันที่ 16/09/2025 หรือวันที่ 16/09/2025 หากใบรับมัดจำระบุวันที่ 17/09/2025 เป็นต้นไป จะไม่สามารถนำมาตัดได้
- ใบมัดจำที่นำมาตัดชำระสามารถแก้ไขยอดที่นำมาตัดชำระได้
- ยอดที่แก้ไขสามารถแก้ไขมูลค่าภาษี ของยอดเงินมัดจำที่นำมาตัดได้
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีของเอกสารใบแจ้งหนี้
3.1.2. เมื่อได้รับชำระเงินจากลูกค้า
ไปที่หน้าเอกสารใบแจ้งหนี้ คลิกที่แถบข้อมูลการชำระ
คลิกปุ่ม “รับชำระ”
ระบุวันที่ ข้อมูลการรับชำระเงิน และกดปุ่มรับชำระเงิน
3.1.3. ออกใบเสร็จ
ทำการออกใบเสร็จ โดยคลิกปุ่ม “ออกใบเสร็จ”
หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน ให้ระบุวันที่ออกเอกสาร และข้อมูลการออกใบกำกับภาษี เมื่อระบุเรียบร้อยแล้ว > คลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน”
3.2. สร้างใบเสร็จรับเงินเพื่อรับชำระยอดที่เหลือ โดยไม่ออกใบแจ้งหนี้
3.2.1. ไปที่เมนูรายรับ
ไปเมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับแล้ว (ถ้าไม่มีใบเสนอราคา ให้ข้ามไปออกไปใบเสร็จรับเงิน ตามขั้นตอนที่ 3)
3.2.2. เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการอ้างอิงไปออกใบเสร็จรับเงิน
ไปที่แถบสถานะ ออกบางส่วน > คลิกเครื่องหมาย Dropdown ข้างหลังปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” > เลือก สร้างใบเสร็จรับเงิน
ระบบจะขึ้น Pop-up แสดงมูลค่าที่เหลือ > จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน”
3.2.3. หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน เพื่อระบุข้อมูลเงินมัดจำ
ให้ระบุข้อมูลต่าง ๆ เช่น วันที่ออกเอกสาร, ประเภทการออกใบกำกับภาษี เป็นต้น
ในส่วนของเงินมัดจำ ระบบจะแสดงใบรับเงินมัดจำที่ได้ออกไปก่อนหน้านี้ให้อัตโนมัติ > ตรวจสอบรายการ และคลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน
หมายเหตุ
- สามารถกดเลือกใบมัดจำมาตัดชำระได้หลายใบ เลือกได้สูงสุดไม่เกิน 10 ใบ
- สถานะใบรับเงินมัดจำที่นำมาหักได้ จะต้องอยู่ในสถานะ “รอหักมัดจำ”
- เอกสารใบรับมัดจำที่สามารถนำมาตัดได้ วันที่ออกเอกสารจะต้องมีการระบุก่อนหรือวันที่เดียวกันกับใบแจ้งหนี้เท่านั้น
- ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้ออกวันที่ 16/09/2025 ใบรับมัดจำจะต้องระบุวันที่ก่อนวันที่ 16/09/2025 หรือวันที่ 16/09/2025 หากใบรับมัดจำระบุวันที่ 17/09/2025 เป็นต้นไป จะไม่สามารถนำมาตัดได้
- ใบมัดจำที่นำมาตัดชำระสามารถแก้ไขยอดที่นำมาตัดชำระได้ ยอดที่แก้ไขวสามารถแก้ไขมูลค่าภาษี ของยอดเงินมัดจำที่นำมาตัดได้
3.2.4. หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน เพื่อระบุการรับชำระเงินหลังหักเงินมัดจำ
ข้อมูลการรับชำระเงิน ระบุวันที่ และข้อมูลการรับชำระเงินที่ได้รับจากลูกค้า
หลังจากที่ตรวจสอบเอกสารข้อมูลเรียบร้อยแล้ว > คลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน”
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี
หมายเหตุ
- การออกเอกสารต่อ เช่น ใบมัดจำ ที่มูลค่าครบตามใบเสนอราคาหรือเกินใบเสนอราคาแล้ว จะไม่สามารถกดออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินได้
- กรณีที่ไม่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินจากใบเสนอราคาได้ เกิดจากการออกเอกสารต่อ เช่น ใบมัดจำ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ที่มูลค่าครบตามใบเสนอราคาหรือเกินใบเสนอราคาแล้ว โดยสังเกตได้จากสถานะของเอกสาร “ออกครบแล้ว“
วิธีการตรวจสอบเอกสารที่ออกต่อจากใบเสนอราคา
- เมื่อผู้ใช้งานที่กดดูเอกสารจากใบเสนอราคา จะไม่เห็นว่ามีเอกสารใดออกต่อจากใบเสนอราคาเลย แต่เอกสารจะขึ้นว่าออกครบแล้ว และปุ่มตัวเลือกจะไม่สามารถออกเอกสารต่อได้
ให้ตรวจสอบที่เอกสารใบรับเงินมัดจำ โดยจะเห็นว่า มีการออกเอกสารใบมัดจำต่อจากใบเสนอราคา
หากเอกสารใบมัดจำมีหลายเอกสารและไม่สะดวกเข้าดูทีละเอกสาร แนะนำให้พิมพ์รายงานใบมัดจำเพื่อตรวจสอบ
โดยดูวิธีการได้ที่ การพิมพ์รายงานใบรับเงินมัดจำ
ตัวอย่างรายงานจะแสดง คอลัมน์อ้างอิงจากระบบ ที่เป็นใบเสนอราคาให้
เมื่อเห็นว่ามีเอกสารที่ออกต่อจากใบเสนอราคาจนครบจำนวนมูลค่าของเอกสารเสนอราคาแล้ว ระบบจึงไม่ให้ออกเอกสารต่อได้อีก
*** หากต้องการออกเอกสารเกินยอดใบเสนอราคา
เข้าเอกสารใบเสนอราคา > คลิกปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก กลับไปออกบางส่วน
จึงจะสามารถออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินได้
หมายเหตุ กรณีที่ต้องการพิมพ์เอกสารที่มีการหักใบรับเงินมัดจำ แล้วในหน้า Online View ไม่แสดงใบรับมัดจำที่นำไปตัด สามารถตั้งค่าได้ดังนี้
ไปที่เอกสารที่ต้องการพิมพ์ ที่มีการหักใบรับเงินมัดจำ ในหน้าข้อมูลเอกสาร คลิกปุ่ม “พิมพ์”
คลิกปุ่ม “แก้ไข”
กดรูปดินสอสีฟ้า เพื่อแก้ไขการแสดงผล
เปิดการแสดงผลในส่วนของเงินมัดจำ โดยกดปุ่มเปิดการแสดงผลให้เป็นสีฟ้า
คลิกปุ่ม “บันทึก”
จากนั้นคลิกปุ่ม “บันทึก” โดยสามารถเลือกบันทึกได้ 2 แบบ ดังนี้
- บันทึกเฉพาะเอกสารนี้ บันทึกรูปแบบที่ตั้งค่าไว้เฉพาะเอกสารฉบับนี้เท่านั้น
- บันทึกเป็นแบบมาตรฐาน บันทึกใช้กับทุกเอกสาร ให้เป็นรูปแบบตามที่ตั้งค่าไว้
ตัวอย่างเอกสารเดิมที่ยังไม่ได้เปิดการแสดงผลเงินมัดจำ
ตัวอย่างเอกสารที่ตั้งค่าเปิดการแสดงผลเงินมัดจำแล้ว
– จบขั้นตอนใบรับเงินมัดจำ –