ใบเสร็จรับเงินรายเดือน Recurring Receipt ใน PEAK

ในกรณีที่บริษัทมีการรับชำระเงินแต่เป็นการรับชำระเงินล่วงหน้าเข้ามายังกิจการ อีกทั้งต้องการรับรู้การชำระเงินดังกล่าวเป็นรายได้ล่วงหน้า จากนั้นทยอยตัดเป็นรายได้ของแต่ละเดือน เบื้องต้นสามารถใช้ฟังก์ชัน ใบเสร็จรับเงินรายเดือน Recurring Receipt บน NEW PEAK ทำรายการได้ แต่การตัดรายได้รับล่วงหน้าหน้าเข้ารายได้แต่ละเดือน มูลค่าที่ต้องการทยอยตัดจ่ายนั้นต้องมีมูลค่าเท่ากัน

ตัวอย่าง ลูกค้ามีการชำระเงินค่าบริการล่วงหน้ามาให้กิจการเป็นจำนวนเงิน 100,000 บาท ต้องการให้ตัดเป็นรายได้เดือนละ 5,000 บาท เป็นจำนวน 20 เดือน โดยให้ตัดทุกต้นเดือน การบันทึกแบ่งได้ 2 ส่วนดังนี้

1. บันทึกรับเงินค่าบริการล่วงหน้าจากลูกค้า สำหรับใบเสร็จรับเงินรายเดือน Recurring Receipt

1.1. บันทึกรับเงินค่าบริการล่วงหน้าจากลูกค้า

ตัวอย่าง สร้างใบเสร็จรับเงิน
โดยไปที่เมนูรายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > สร้าง

ระบุลงผังบัญชี รายได้รับล่วงหน้า (212103) จำนวน 1 หน่วย ราคาระบุ 100,000 บาท

1.2. ข้อมูลการรับชำระเงิน

ให้ระบุข้อมูลการรับชำระเงินที่รับจากลูกค้า

1.3. ตรวจสอบข้อมูลและอนุมัติใบเสร็จรับเงิน

ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง หากถูกต้องคลิกปุ่ม “อนุมัติใบเสร็จรับเงิน” เพื่อบันทึกเอกสาร

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี

2. การทยอยรับรู้รายได้โดยการประยุกต์ใช้งานฟังก์ชันใบเสร็จรับเงินรายเดือน Recurring Receipt

หมายเหตุ เงื่อนไขการใช้ฟังก์ชั่น Recurring Receiptคือ มีการทยอยรับรู้รายได้ในแต่ละเดือนมูลค่าต้องเท่ากันทุกเดือนไม่สามารถมีเดือนใดเดือนหนึ่งไม่เท่ากันได้ หากไม่เท่ากันทุกเดือน จะเป็นการปรับปรุงรายการโดยสร้างสมุดบัญชีรายวันทั่วไป กดปุ่ม คลิกที่นี่ เพื่อดูการทำรายการ

2.1. ไปที่เมนูรายรับ

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > ดูทั้งหมด

2.2. เลือกสร้าง ใบเสร็จรับเงินรายเดือน Recurring Receipt

คลิก Drop-Down ข้างปุ่ม “สร้างใบสร็จรับเงิน” > เลือก สร้างใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ เพื่อทำรายการใบเสร็จรับเงินรายเดือน

2.3. กรอกรายละเอียดบนเอกสารใบเสร็จรับเงินตามความเป็นจริง

รายละเอียดแต่ละส่วนของเอกสารมีดังนี้

• ข้อมูลลูกค้า ระบุผู้ติดต่อที่ต้องการสร้างเอกสาร
• กลุ่มจัดประเภท ระบุประเภทกลุ่ม ให้ทำการระบุประเภทกลุ่มตามที่ต้องการ (ไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลส่วนนี้ก็ได้)
• เอกสารรายเดือน ระบุเอกสารได้ว่าต้องการสร้างวันที่เท่าไหร่ เช่น มีการรับเงินล่วงหน้า จากลูกค้ามา 100,000 บาท ทำการตัดเป็นรายได้เดือนละ 5,000 บาท เป็นเวลา 20 เดือน โดยตัดทุกต้นเดือนในแต่ละเดือนซึ่งจะเป็นเป็น 5 ส่วนคือ
  • รอบการสร้าง ระบุทุกวันที่ของเดือน
  • วันที่ จากตัวอย่างระบุวันต้นเดือนของเดือน
  • เริ่มตั้งแต่ วันที่ให้ระบบเริ่มสร้างเอกสาร
  • จำนวนครั้งที่สิ้นสุด เนื่องจากตัวอย่างมีการเราตัดรายได้ 20 งวด จึงระบุจำนวนครั้ง และระบุครั้งที่สิ้นสุด 20 ค่ะ
  • สร้างเอกสารเป็น เมื่อระบบสร้างใบเสร็จรับเงิน ต้องการให้เอกสารใบเสร็จรับเงินอยู่ในสถานะใด ทางทีมงานขอสมมุติเลือกเป็นรออนุมัติ
• ข้อมูลราคาและภาษี ระบุข้อมูลราคาและภาษีที่ต้องการออกข้อมูล
• รายการ ระบุข้อมูลสินค้า/บริการ ที่ต้องการตัดเป็นรายได้ และราคา

2.4. กรอกรายละเอียดข้อมูลรับชำระเงิน

กดปุ่ม “ขั้นสูง” เพื่อทำรายการตัดรายได้รับล่วงหน้าออกและรับรู้เป็นรายได้แทน
จากนั้นติ๊กข้อมูลช่อง ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุง โดยระบุรายละเอียดดังนี้

• ปรับปรุง ระบุ หักเงินที่ต้องรับ
• ปรับปรุงด้วยบัญชี ระบุผังบัญชี 212103 – รายได้รับล่วงหน้า
• จำนวนเงินที่ปรับปรุง จากตัวอย่างระบุจำนวนเงิน 5,000 บาท

ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง ถ้าข้อมูลถูกต้องให้ > คลิกปุ่ม “บันทึก”

ดังนั้น เมื่อถึงต้นเดือน ระบบจะทำการสร้างใบเสร็จรับเงินให้ และทำการปรับปรุงรายการรายได้รับล่วงหน้า เข้ารายได้ให้อัตโนมัติตามที่กำหนดไว้

– จบขั้นตอนการใบเสร็จรับเงินรายเดือน Recurring Receipt –

คำถามที่พบบ่อย

• ใบเสร็จแบบธรรมดา กับ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีต่างกันอย่างไร?

• ผู้ขายต้องออกใบเสร็จตอนไหน?