ซื้อสินค้ามา ขายสินค้าไป จ่ายเงินเดือนพนักงาน รับชำระหนี้จากลูกค้า — ทุกรายการที่เกิดขึ้นในธุรกิจต้อง “บันทึก” ไว้อย่างเป็นระบบ บทความนี้อธิบายครบว่าสมุดรายวันแต่ละประเภทใช้บันทึกอะไร พร้อมตัวอย่าง Dr/Cr จริงที่เอาไปใช้ได้ทันที
สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คืออะไร?
สมุดรายวันทั่วไป คือ สมุดบัญชีที่ใช้บันทึกรายการค้าทุกประเภทตามลำดับวันที่เกิดขึ้น โดยบันทึกในรูปแบบ เดบิต (Dr) และ เครดิต (Cr) ตามหลักบัญชีคู่ ภาษาอังกฤษเรียกว่า General Journal
ตามกฎหมาย พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้ทุกนิติบุคคลต้องจัดทำสมุดรายวันอย่างน้อย 1 เล่ม ได้แก่ สมุดรายวันทั่วไป กิจการที่มีรายการซ้ำบ่อย เช่น ซื้อ-ขายสินค้าทุกวัน สามารถเปิด “สมุดรายวันเฉพาะ” เพิ่มเพื่อแยกประเภทรายการให้จัดการง่ายขึ้น
สมุดรายวันทั่วไปใช้บันทึกอะไรบ้าง?
สมุดรายวันทั่วไปใช้บันทึกรายการค้าที่ไม่เข้าสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่ง เช่น รายการปรับปรุงสิ้นงวด (adjusting entries), รายการแก้ไขข้อผิดพลาด (correcting entries), รายการปิดบัญชี (closing entries), การซื้อสินทรัพย์ถาวร, การตัดจำหน่ายสินทรัพย์ และรายการที่เกิดไม่บ่อยอื่น ๆ
ส่วนประกอบของสมุดรายวันทั่วไป (แต่ละคอลัมน์ทำหน้าที่อะไร?)
สมุดรายวันทั่วไปมีคอลัมน์หลักดังนี้
| คอลัมน์ | หน้าที่ |
|---|---|
| วัน เดือน ปี | ระบุวันที่เกิดรายการ |
| รายการ (คำอธิบาย) | อธิบายว่ารายการนี้เกิดจากอะไร เช่น “ซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์” |
| เลขที่ใบสำคัญ | อ้างอิงเอกสารต้นทาง เช่น ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ |
| เลขที่บัญชี (Folio) | รหัสบัญชีแยกประเภทที่จะผ่านรายการไป |
| เดบิต (Dr) | จำนวนเงินฝั่งเดบิต |
| เครดิต (Cr) | จำนวนเงินฝั่งเครดิต |
สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) มีกี่เล่ม? ต่างจากสมุดรายวันทั่วไปยังไง?
สมุดรายวันเฉพาะ คือ สมุดรายวันที่แยกออกมาเพื่อบันทึกรายการค้าที่เกิดซ้ำบ่อย ๆ เป็นประเภทเดียวกัน กิจการที่มีปริมาณรายการมากจะใช้สมุดรายวันเฉพาะเพื่อลดภาระงานบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ตามกฎหมายกำหนดให้มี 4 เล่มหลัก
สมุดรายวันซื้อ (Purchase Journal) — บันทึกการซื้อสินค้าเชื่อ
ใช้บันทึกเฉพาะรายการ “ซื้อสินค้า/วัตถุดิบเป็นเงินเชื่อ” เท่านั้น การซื้อเป็นเงินสดไม่บันทึกในเล่มนี้ แต่บันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน
| วันที่ | รายการ | Dr — ซื้อสินค้า | Cr — เจ้าหนี้การค้า |
|---|---|---|---|
| 5 ส.ค. 69 | ซื้อสินค้าจากบริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) เงินเชื่อ | 50,000 | 50,000 |
สมุดรายวันขาย (Sales Journal) — บันทึกการขายสินค้าเชื่อ
ใช้บันทึกเฉพาะรายการ “ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ” คือลูกค้ายังไม่จ่ายเงิน ส่วนการขายเงินสดบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน
| วันที่ | รายการ | Dr — ลูกหนี้การค้า | Cr — รายได้จากการขาย |
|---|---|---|---|
| 8 ส.ค. 69 | ขายสินค้าเชื่อให้บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) | 30,000 | 30,000 |
สมุดรายวันรับเงิน (Cash Receipts Journal) — บันทึกเงินสดรับเข้า
ใช้บันทึกทุกรายการที่กิจการ “ได้รับเงิน” ไม่ว่าจะเป็นรับชำระหนี้จากลูกค้า ขายสินค้าเงินสด รับดอกเบี้ย หรือรายได้อื่น
| วันที่ | รายการ | Dr — เงินสด | Cr — ลูกหนี้การค้า |
|---|---|---|---|
| 12 ส.ค. 69 | รับชำระหนี้จากบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) | 30,000 | 30,000 |
สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payments Journal) — บันทึกเงินสดจ่ายออก
ใช้บันทึกทุกรายการที่กิจการ “จ่ายเงินออก” เช่น จ่ายชำระหนี้เจ้าหนี้ ซื้อสินค้าเงินสด จ่ายค่าเช่า จ่ายเงินเดือน
| วันที่ | รายการ | Dr — เจ้าหนี้การค้า | Cr — เงินสด |
|---|---|---|---|
| 15 ส.ค. 69 | จ่ายชำระหนี้บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) | 50,000 | 50,000 |
สมุดรายวันทั่วไป vs สมุดรายวันเฉพาะ ต่างกันอย่างไร?
สรุปความแตกต่างเป็นตารางให้เห็นภาพชัด
| เปรียบเทียบ | สมุดรายวันทั่วไป | สมุดรายวันเฉพาะ |
|---|---|---|
| รายการที่บันทึก | ทุกประเภท (เน้นรายการที่ไม่ซ้ำบ่อย) | เฉพาะประเภทเดียว เช่น ซื้อเชื่อ ขายเชื่อ |
| จำนวนเล่ม | 1 เล่ม (บังคับตามกฎหมาย) | 4 เล่มหลัก (เปิดเพิ่มได้ตามความจำเป็น) |
| ข้อดี | บันทึกได้ทุกรายการ ยืดหยุ่นสูง | แบ่งงานง่าย ลดความซ้ำซ้อน ตรวจสอบสะดวก |
| เหมาะกับ | กิจการขนาดเล็ก รายการไม่มาก | กิจการที่มีรายการซื้อ-ขาย-รับเงิน-จ่ายเงินจำนวนมาก |
| ตามกฎหมาย | บังคับจัดทำ (พ.ร.บ.การบัญชี 2543) | เปิดเพิ่มตามความจำเป็น ไม่บังคับ |
ตัวอย่างการบันทึกสมุดรายวันทั่วไป แบบ Dr/Cr ฉบับเข้าใจง่าย
ตัวอย่างสถานการณ์จริง: บริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) ซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ 1 เครื่องราคา 25,000 บาท จ่ายเป็นเงินโอน เมื่อวันที่ 1 ส.ค. 2569
| วันที่ | รายการ | เลขที่บัญชี | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|---|---|
| 1 ส.ค. 69 | อุปกรณ์สำนักงาน | 1510 | 25,000 | — |
| เงินฝากธนาคาร | 1120 | — | 25,000 | |
| (ซื้อคอมพิวเตอร์ 1 เครื่อง โอนเงินจ่าย) |
หลักจำง่าย: สินทรัพย์เพิ่ม → Dr · สินทรัพย์ลด → Cr · ค่าใช้จ่ายเพิ่ม → Dr · รายได้เพิ่ม → Cr
ตัวอย่างที่ 2: บันทึกปรับปรุงค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์ประจำเดือน 5,000 บาท
| วันที่ | รายการ | เลขที่บัญชี | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|---|---|
| 31 ส.ค. 69 | ค่าเสื่อมราคา — อุปกรณ์สำนักงาน | 5320 | 5,000 | — |
| ค่าเสื่อมราคาสะสม — อุปกรณ์สำนักงาน | 1519 | — | 5,000 | |
| (บันทึกค่าเสื่อมราคาประจำเดือน ส.ค. 69) |
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการบันทึกสมุดรายวัน + วิธีป้องกัน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยมีดังนี้
ไม่อ้างอิงเอกสารต้นทาง — ทุกรายการต้องมีใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานรองรับ ถ้าขาดเอกสารอาจเป็นปัญหาเมื่อถูกตรวจสอบจาก กรมสรรพากร
Dr/Cr ไม่เท่ากัน — ตรวจทุกรายการว่ายอดรวม Dr = Cr ก่อนผ่านรายการ ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีอย่าง PEAK ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อยอดไม่สมดุล
บันทึกผิดเล่ม — เช่น บันทึกซื้อเชื่อในสมุดรายวันจ่ายเงินแทนสมุดรายวันซื้อ ทำให้ยอดรวมแต่ละเล่มคลาดเคลื่อน วิธีป้องกันคือดูว่ารายการนั้น “มีเงินสดเข้า-ออกไหม” ถ้ามี ใช้สมุดรับเงิน/จ่ายเงิน ถ้าไม่มี ใช้สมุดซื้อ/ขาย
ลืมบันทึกคำอธิบายรายการ — ทำให้ตอนตรวจสอบย้อนหลังไม่รู้ว่ารายการนี้เกิดจากอะไร ควรเขียนคำอธิบายสั้น ๆ ทุกรายการ พร้อมอ้างอิงเลขที่เอกสาร
สรุป
สมุดรายวัน คือ จุดเริ่มต้นของกระบวนการบัญชีทั้งหมด โดยสมุดรายวันทั่วไปเป็นเล่มบังคับตามกฎหมายที่บันทึกได้ทุกประเภทรายการ ส่วนสมุดรายวันเฉพาะ 4 เล่ม (ซื้อ ขาย รับเงิน จ่ายเงิน) ช่วยแยกรายการที่เกิดบ่อยให้จัดการง่ายขึ้น ไม่ว่ากิจการจะเล็กหรือใหญ่ สิ่งสำคัญคือบันทึกให้ครบ ถูกเล่ม มีเอกสารอ้างอิง และ Dr = Cr เสมอ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสมุดรายวัน (FAQ)
สมุดรายวันทั่วไปกับสมุดแยกประเภทต่างกันอย่างไร?
สมุดรายวัน คือ สมุดบันทึกรายการค้าตามลำดับวันที่ (chronological) ส่วนสมุดแยกประเภท (Ledger) คือ สมุดที่รวบรวมรายการจากสมุดรายวันมาจัดกลุ่มตามประเภทบัญชี เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ โดยข้อมูลจะไหลจากสมุดรายวัน → สมุดแยกประเภท → งบทดลอง → งบการเงิน อ่านเพิ่มเติมได้ที่ สมุดบัญชี คืออะไร?
กิจการขนาดเล็กจำเป็นต้องมีสมุดรายวันเฉพาะไหม?
ไม่จำเป็น กฎหมายกำหนดให้มีสมุดรายวันทั่วไปอย่างน้อย 1 เล่ม ส่วนสมุดรายวันเฉพาะเปิดเพิ่มได้ตามความจำเป็น หากกิจการมีรายการซื้อ-ขายน้อย ใช้สมุดรายวันทั่วไปเล่มเดียวก็เพียงพอ แต่ถ้ารายการเริ่มเยอะจนสมุดรายวันทั่วไปรกเกินไป ก็ควรเปิดสมุดรายวันเฉพาะเพิ่ม
ใช้โปรแกรมบัญชีแล้วยังต้องทำสมุดรายวันไหม?
ยังต้องมีตามกฎหมาย แต่โปรแกรมบัญชีจะสร้างสมุดรายวันให้อัตโนมัติเมื่อบันทึกรายการ เจ้าของธุรกิจไม่ต้องเขียนเองทีละบรรทัด เพียงแค่บันทึกรายการซื้อ-ขาย-รับเงิน-จ่ายเงินในระบบ โปรแกรมจะจัดเข้าสมุดรายวันที่ถูกเล่มให้เอง
สมุดรายวันทั่วไป ภาษาอังกฤษ เรียกว่าอะไร?
สมุดรายวันทั่วไป ภาษาอังกฤษ คือ General Journal ส่วนสมุดรายวันเฉพาะ คือ Special Journal แต่ละเล่มเรียกว่า Purchase Journal (สมุดรายวันซื้อ), Sales Journal (สมุดรายวันขาย), Cash Receipts Journal (สมุดรายวันรับเงิน), Cash Payments Journal (สมุดรายวันจ่ายเงิน) ตามลำดับ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
