บัญชีทั่วไป

สิ่งหนึ่งที่เรารู้มาจนถึงตอนนี้ว่าแม้ธุรกิจจะสร้างกำไรได้มากมายขนาดไหน แต่ถ้าบริหารเงินสดไม่ได้ดี ไม่เข้าใจการไหลเวียนของเงิน อาจทำให้ธุรกิจของเราสะดุด เพราะไม่มีเงินมาซื้อสินค้าหรือจ่ายเจ้าหนี้ได้ ใน Ep ก่อนหน้านี้ได้สอนให้เราได้รู้แล้วว่ากิจการเรามีปัญหาเรื่องเงินสดไหม ไม่ว่าจะเป็นการเช็คเงินคงเหลือ การดูเงินสดเข้าออกในแต่ละกิจกรรมของงบกระแสเงินสด รวมถึงการคำนวณระยะเวลาคงเหลือก่อนที่กิจการจะไม่มีเงินใช้ แต่คำตอบที่ยังไม่ได้หา คือ แล้วปัญหาเงินสดที่เกิดขึ้น มีสาเหตุมาจากอะไร? เรามีสิ่งหนึ่งที่จะนำมาช่วยไขคำตอบนี้ได้ คือ การวิเคราะห์ ‘วงจรเงินสด (Cash Cycle)’ วงจรเงินสด (Cash Cycle) คืออะไร? ในทางทฤษฎีเรามีตัววัดหนึ่งที่เรียกกันว่า ‘วงจรเงินสด (Cash Cycle)’ ซึ่งค่าที่ได้จะบอกจำนวนวันที่กิจการจะได้รับเงินสดจากการดำเนินงาน เราเรียกมันว่า ‘วงจร’ เพราะสูตรจะคำนวณระยะเวลาตั้งแต่ซื้อสินค้า ระยะเวลาที่สินค้าที่อยู่ในคลัง จนถึงระยะเวลาที่จะเก็บเงินจากลูกหนี้ได้เมื่อสินค้าถูกขายออกไป สรุปอีกครั้งคือ วงจรเงินสด จะแบ่งออกเป็น 3 ระยะเวลา ได้แก่  1. การซื้อสินค้าและจ่ายเงินให้เจ้าหนี้  2. การเก็บสินค้าในสต๊อกไว้นานแค่ไหน  3. เมื่อขายสินค้าแล้วเก็บเงินจากลูกหนี้ได้ภายในกี่วัน ซึ่งถ้าเราคำนวณทั้ง 3 เรื่องนี้ได้ ก็จะรู้ทันทีว่าปัญหาเงินสดไปอยู่ที่ส่วนไหนของกิจการ แต่ก่อนที่จะคำนวณขึ้นเป็นวงจรเงินสดได้นั้น เราต้องแยกคำนวณแต่ละส่วนก่อน จึงค่อยนำมาบวกหรือลบกัน เรามาเริ่มทีละส่วนกันได้เลยครับ 3 วงจรเงินสด (Cash Cycle) ที่ผู้ประกอบการควรวิเคราะห์ วงจรที่ 1 : วงจรสินค้า (ยิ่งขายสินค้าเร็ว ยิ่งดี) วงจรสินค้าหรือระยะขายสินค้า คือ ตั้งแต่วันที่สินค้าเข้ามาในสต๊อก จนเอาออกจากสต๊อกเพราะขายได้ ใช้เวลากี่วัน ถ้า ‘จำนวนวันเยอะ’ แปลว่า ใช้เวลานานกว่าจะขายของแต่ละชิ้นได้ ความเสี่ยงคือ เงินจม หรือสินค้าอาจเสียหรือล้าสมัยไปแล้ว ถ้า ‘จำนวนวันน้อย’ แปลว่า ทุกๆครั้งที่สินค้าเข้ามาในสต๊อก ไม่กี่วันก็มีคนซื้อ อาจเกิดจากเป็นสินค้าขายดี หรือกิจการบริหารสินค้าให้อยู่ในปริมาณที่เหมาะสม ไม่สต๊อกของมากจนเกินไป ดังนั้น จำนวนวันยิ่งน้อย ยิ่งดี เพราะสินค้าเข้ามาและขายออกได้เร็ว โดยในสูตรจะใช้ ระยะขายสินค้า = ยอดสินค้าคงเหลือ ณ สิ้นงวด ÷ ต้นทุนสินค้าที่ขาย x จำนวนวัน (ขึ้นอยู่กับการวัดผล ปกติจะวัดผลทุกสิ้นปี จะใช้ 365วัน) วงจรที่ 2 : วงจรลูกหนี้ (ยิ่งเก็บหนี้เร็ว ยิ่งดี) วงจรลูกหนี้หรือระยะเก็บหนี้ คือ ตั้งแต่วันที่ขายสินค้า ใช้เวลากี่วันถึงจะเก็บเงินได้ ถ้า ‘จำนวนวันเยอะ’ แปลว่า ใช้เวลานานกว่าจะเก็บเงินจากลูกหนี้ได้ ซึ่งไม่ควรเกินกว่าเครดิตเทอมที่ให้ลูกค้า แต่ถ้าเกินแปลว่าลูกค้าส่วนใหญ่จ่ายเงินเกินกำหนดชำระ ถ้า ‘จำนวนวันน้อย’ แปลว่า ใช้เวลาเร็วในการเก็บเงินจากลูกหนี้ ถ้าค่าต่ำกว่าเครดิตเทอม แปลว่าลูกค้าส่วนใหญ่จ่ายเงินก่อนกำหนดชำระ ดังนั้น จำนวนวันยิ่งน้อย ยิ่งดี และจะดีมากขึ้นไปอีกถ้าจำนวนวันต่ำกว่าเครดิตเทอมที่ให้ลูกค้าโดยในสูตรจะใช้ ระยะเก็บหนี้ = ยอดลูกหนี้การค้า ณ สิ้นงวด ÷ ยอดรายได้ x จำนวนวัน (ขึ้นอยู่กับการวัดผล ปกติจะวัดผลทุกสิ้นปี จะใช้ 365วัน) วงจรที่ 3 : วงจรเจ้าหนี้ (ยิ่งจ่ายหนี้ช้า ยิ่งดี) วงจรเจ้าหนี้หรือระยะจ่ายหนี้ คือ ตั้งแต่วันที่ซื้อสินค้า ใช้เวลากี่วันถึงจะจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ ถ้า ‘จำนวนวันเยอะ’ แปลว่า ใช้เวลานานที่จะจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ ซึ่งอาจหมายถึงการได้รับเครดิตเทอมที่นาน หรือเราตั้งใจจ่ายหนี้ช้ากว่ากำหนดก็ได้ ถ้า ‘จำนวนวันน้อย’ แปลว่า ใช้เวลาเร็วในการจ่ายหนี้เร็ว ซึ่งอาจหมายถึงกิจการมีความน่าเชื่อถือน้อยจึงได้รับเครดิตเทอมน้อย หรืออาจเพราะของที่เราซื้อมักจะซื้อขายเป็นเงินสดมากกว่าการให้เครดิตเทอม ดังนั้น จำนวนวันยิ่งมาก ยิ่งดี แต่สิ่งที่ต้องระวังคือ ค่าควรมากเพราะเราได้เครดิตเทอมที่นาน ไม่ใช่จากการที่จ่ายเกินกำหนดชำระ เพราะจะทำให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจพังลงได้ โดยในสูตรจะใช้ ระยะจ่ายหนี้ = ยอดลูกหนี้การค้า ณ สิ้นงวด ÷ ยอดรายได้ x จำนวนวัน (ขึ้นอยู่กับการวัดผล ปกติจะวัดผลทุกสิ้นปี จะใช้ 365วัน) ดังนั้น เทคนิคบริหารวงจรกระแสเงินสดให้ธุรกิจคล่องตัว คือ1.ขายสินค้าได้เร็ว2.เก็บเงินได้เร็ว 3.จ่ายหนี้ให้ช้า โดยนำจำนวนวงจรย่อยทั้ง 3 วงจรมาบวกลบกันตามสูตร วงจรเงินสด = ระยะเวลาขายสินค้า + ระยะเวลาเก็บหนี้ – ระยะเวลาชำระหนี้ ถ้า ‘จำนวนวันน้อย’ แปลว่า เงินทุนจมอยู่ในลูกหนี้ และสินค้าคงเหลือเยอะ ซึ่งเกิดความเสี่ยงที่กิจการจะไม่มีเงินหมุนเวียนที่เพียงพอในการชำระหนี้ได้ทัน หรือไม่มีเงินมาซื้อสินค้าล็อตใหม่มาขายได้ ถ้า ‘จำนวนวันมาก’ แปลว่าเราสามารถบริหารจัดการเปลี่ยนลูกหนี้ และสินค้าคงเหลือได้ดี และมีเงินหมุนเวียนที่เพียงพอจะนำไปชำระหนี้ และซื้อสินค้าล็อตใหม่มาขายต่อได้ ดังนั้น กิจการที่มีสภาพคล่องที่ดี ไม่มีปัญหาเรื่องเงิน เมื่อคำนวณวงจรเงินสด (Cash Cycle) มักได้จะค่าจำนวนวันติดลบ  การคำนวณวงจรเงินสด จะทำให้เรารู้ว่าภาพรวมการหมุนเวียนของเงินสดว่ามีปัญหาไหม ซึ่งถ้าค่าที่คำนวณเป็นบวก แสดงว่ากิจการกำลังมีปัญหาเรื่องการดำเนินงานเมื่อรู้ว่ามีเงินสดมีปัญหาแล้ว เราสามารถเข้าไปค้นหาต้นตอที่วงจรย่อยทั้ง 3 วงจรต่อได้ และลองดูว่าอะไรที่ทำให้แต่ละวงย่อยมีปัญหา เช่น ลูกหนี้จ่ายเกินกำหนดชำระเสมอ หรือสินค้าส่วนใหญ่ที่สต๊อกไว้ขายไม่ค่อยดี เป็นต้น สรุปอีกครั้ง คือ วงจรสินค้า (ยิ่งขายสินค้าเร็ว ยิ่งดี) วงจรลูกหนี้ (ยิ่งเก็บหนี้เร็ว ยิ่งดี) วงจรเจ้าหนี้ (ยิ่งจ่ายหนี้ช้า ยิ่งดี) ตอนนี้เราทราบกันแล้วทั้งวิธีดูว่าเงินสดมีปัญหาหรือไม่ และปัญหานั้นเกิดจากอะไร คำถามถัดมาคือ เงินสดต้องมีจำนวนเท่าไหร่ถึงจะเพียงและปลอดภัยในการทำธุรกิจ? ผมเตรียมวิธีคำนวณให้ง่ายๆ ไว้ให้ทุกท่านแล้ว แล้วเจอกันใน Ep หน้าครับ! โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ช่วยผู้ประกอบการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ รองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @peakaccountสอบถามเพิ่มเติม คลิก

ใน Ep นี้เป็นภาคต่อจากครั้งที่แล้วในหัวข้อ “บัญชีทำให้ตรง ลดความงงในการบริหาร” เดิมเราพูดถึงเรื่องพื้นฐานที่ผู้ประกอบการต้องรู้เรื่องแรก คือ เรื่อง “ผลประกอบการ” ซึ่งประกอบไปด้วย “รายได้” “ค่าใช้จ่าย” และ “กำไร” ว่าคืออะไรและสำคัญอย่างไร ก่อนจะเริ่มเรื่องถัดไป เพื่อเป็นการทบทวน ผมขอสรุปอีกครั้งว่า 2 เรื่องที่ผู้ประกอบการต้องรู้มีอะไรกันบ้างครับ 2 เรื่องพื้นฐานที่ผู้ประกอบการต้องรู้ เรื่องที่ 1 ผลประกอบการ เรื่องที่ 2 เงินสดและกระแสเงินสด ตอนที่ 2 : บริหารเงินสดและกระแสเงินสดอย่างไรให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืน “82% ของธุรกิจเจ๊งเพราะเรื่องเงิน!” นี้เป็นงานวิจัยที่ U.S. Bank เคยทำขึ้น โดยสาเหตุอาจมาจากการละเลยเรื่องเงิน หรือการบริหารเงินได้ไม่ดีพอ จากประสบการณ์ ผมพบว่าผู้ประกอบการหลายรายประเมินค่าการบริหารเงินต่ำเกินไป ชอบคิดว่าเรื่องเงินเป็นเรื่องง่าย เช่น “ขายของได้รับเงิน เอาเงินที่รับมาไปซื้อของมาขายต่อ แค่นั้นเอง”  ถ้าในโลกแห่งความเป็นจริงเงินที่เราได้รับมาในแต่ละวันมันมากกว่าเงินสดจ่ายเสมอ ประโยคข้างบนคงเป็นเรื่องจริง สิ่งที่ตลกร้ายคือ ความจริงมันตรงกันข้าม มีหลายเหตุการณ์ที่เข้ามาทำให้เงินสดบางครั้งไม่เพียงพอต่อการจ่าย และที่สำคัญเคยเกิดขึ้นกับธุรกิจที่มีรายได้ และกำไรก็ดีมาแล้ว ทำไมจึงเป็นแบบนั้นได้ สาเหตุเบื้องหลังคืออะไร มาดูกันต่อครับ ทำไมเงินสดมีปัญหา? ท่านผู้อ่านเคยเจอสถานการณ์ที่ เราต้องขายของเป็นเงินเชื่อ แต่ซื้อของต้องจ่ายเป็นเงินสด หรือขายของเป็นเงินเชื่อ แต่เก็บหนี้ไม่ได้ หรือขายของได้ แต่รายจ่ายมีเยอะกว่า ไหมครับ? บางคนอาจแย้งว่าก็ขายของเป็นเงินสดสิ จะให้ติดหนี้ทำไม บางธุรกิจถ้าไม่ขายเชื่อ ลูกค้าก็จะหนีไปซื้อคนอื่นครับ จะรอแต่แต่ขายเป็นเงินสดธุรกิจคงไม่รอด บางคนแย้งว่าลูกหนี้ไม่จ่ายเงิน ก็ไปตามทวงสิ คุณเคยได้ยินคำว่า “ไม่มี ไม่หนี ไม่จ่าย” ไหมครับ? แหละครับคำตอบ วิธีวัดว่าเงินสดกำลังจะมีปัญหาหรือไม่? แม้เราจะพยายามแก้ปัญหาต่างๆ ให้ดีขึ้น แต่ก็ไม่อาจหลีกเลี่ยงปัญหาได้ตลอด ผู้ประกอบการเองต้องตรวจสอบสถานะการเงินของตัวเองอยู่เสมอว่าคล่องตัวหรือมีความเสี่ยงอยู่หรือไม่ ตามวิธีดังนี้ 1. เงินสดและเงินฝากธนาคาร ทั้งเงินสดและเงินฝากธนาคารเป็นจุดเริ่มต้นที่จะเอาไปใช้คำนวณสถานะทางการเงิน ดังนั้นเราต้องมีข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและครบถ้วน แต่ปัญหาที่เจอคือ กิจการหลายแห่งไม่ได้บันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง ใช้เงินส่วนตัวปนกับเงินกิจการทำให้เงินสดไม่ตรงกับความเป็นจริง จึงยากมากที่จะคำนวณได้ว่าเงินสดเงินฝากธนาคารที่มีอยู่เพียงพอการใช้จ่ายในธุรกิจหรือไม่ ดังนั้นสิ่งที่เราควรทำอันดันแรก คือ แยกเงินส่วนตัวกับเงินกิจการออกจากกัน บันทึกบัญชีให้ถูกต้อง ตรวจสอบเงินที่มีอยู่จริงกับเงินที่บันทึกบัญชี แล้วดูว่าตอนนี้มีเงินสดคงเหลือในกิจการกี่บาท เพียงพอจะจ่ายค่าใช้จ่ายในวันพรุ่งนี้ สัปดาห์หน้า หรือในเดือนหน้าหรือไม่ 2. กระแสเงินสดจากการดำเนินงาน (OCF) ใครที่ยังไม่รู้จักคำว่า “กระแสเงินสด” ให้เราจินตนาการว่า “เงินสด” คือเงินที่คงเหลือในกระเป๋า แต่ “กระแสเงินสด” คือ การไหลเข้าของเงินที่รับและการไหลออกของเงินที่จ่ายออกไป กระแสเงินสด จะบอกเราได้ว่าในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น ใน 1 ปี เรารับเงินหรือจ่ายเงินมากกว่ากัน แต่จะไม่ได้บอกว่าเงินสดคงเหลือเท่าไหร่ คนที่เคยอ่านงบกระแสเงินสด จะพบว่างบกระแสเงินสดจะแสดงการไหลเวียนของเงินเป็น 3 ส่วน ดังนี้ แต่ส่วนที่สำคัญที่สุดคือ “กระแสเงินสดจากการดำเนินงาน” เพราะการไหลเวียนของเงินสดจากการทำธุรกิจ ไม่รวมการลงทุนและจัดหาเงิน โดยถ้าเงินรับมากกว่าเงินจ่าย แบบนี้ดี แต่ถ้าเงินจ่ายมากกว่าเงินรับบ่อยๆ แสดงว่าเราเก็บเงินจากลูกหนี้หรือขายของไม่ค่อยได้ แต่รายจ่ายมีทุกวัน แบบนี้จะเสี่ยงมาก เพราะสุดท้ายธุรกิจหาเงินมาจ่ายไม่ทัน 3. กระแสเงินสดสุทธิ (Net Cash Flow) แค่อ่านชื่อหัวข้อก็ยากแล้ว แต่จริงๆ “กระแสเงินสดสุทธิ” มันคือจับกระแสเงินสดทั้ง 3 ส่วนในงบกระแสเงินสดมารวม แล้วสรุปว่าในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น ใน 1 ปี กิจการมีเงินสดรับหรือเงินจ่ายมากกว่ากัน ในเมื่อดู “กระแสเงินสดจากการดำเนินงาน” แล้ว ทำไมยังต้องดู “กระแสเงินสดสุทธิ” อีก? เพราะมีบางกรณีที่ธุรกิจขายสินค้าดีมาก เก็บเงินได้ดี แต่ดันเอาเงินไปลงทุนมากกว่าเงินที่จากการดำเนินงาน จนธุรกิจสะดุด ทำให้เกิดเหตุการณ์ที่ว่า “ขายดีเป็นเทน้ำเทท่า แต่ยังเจ๊งอยู่ดี” สรุปเราต้องให้ความสำคัญกับ “กระแสเงินสดจากการดำเนินงาน” แต่ก็อย่าละเลยดูภาพรวมของกระแสเงินสดผ่าน “กระแสเงินสดสุทธิ” ด้วยครับ PEAK ขอเล่า : 4. ระยะเวลาจนกว่าเงินจะหมด (Runway) Runway พอแปลเป็นไทยนี้ดูแปลกมากเลยครับ การคำนวณนี้จะเหมาะกับกิจการที่รายจ่ายมากกว่ารายรับ และไม่รู้รายรับจะครอบคลุมรายจ่ายเมื่อไหร่ สิ่งที่เราต้องกังวลคือเงินจ่ายออกทุกวัน แต่เงินสดคงเหลือที่มีอยู่จะเพียงพอได้อีกกี่วันก่อนเงินจะหมด  การคำนวณง่ายมากเลยครับ ตัวอย่าง เช่น เงินสดคงเหลือตอนนี้มี 100,000 บาท รายได้ต่อเดือน 20,000 บาท รายจ่ายต่อเดือน 30,000 บาท คุณจะเห็นว่ารายจ่ายมากว่ารายรับ 10,000 บาทต่อเดือน Runway = เงินสดคงเหลือ / รายจ่ายส่วนเกิน จากตัวอย่าง Runway = เงินสด 100,000 / รายจ่ายส่วนเกิน 10,000 = 10 แปลว่าถ้ารายจ่ายยังมากกว่ารายรับในอัตราเท่าเดิม เงินที่เหลืออยู่ใช้ได้แค่อีก 10 เดือนเท่านั้น ถ้าหาเงินจากที่อื่นมาหมุนไม่ได้ เท่ากับธุรกิจต้องปิด ดังนั้น สิ่งที่เราทำได้ตอนนี้เลย คือ ลองดูเงินคงเหลือทั้งเงินสดและเงินฝาก และดูว่าแต่ละเดือนเฉลี่ยแล้วเราจ่ายมากกว่ารับกี่บาท ลองคำนวณดูครับ แต่ผมเชื่อว่าธุรกิจของผู้อ่านคงมีเงินเข้ามากกว่าเงินจ่ายอยู่แล้วล่ะครับ PEAK ขอเล่า : ทำไมการบริหารเงินสดและกระแสเงินสดถึงสำคัญ การบริหารเงินสด เป็นสิ่งที่จำเป็นที่สุด โดยเฉพาะกลุ่ม SMEs ที่ยังไม่เกราะป้องกันทางการเงินที่ไม่แข็งแรง ทั้งในเรื่องความเข้าใจในการบริหารเงินสด รวมถึงการเข้าแหล่งเงินทุนได้ยากกว่าบริษัทใหญ่ๆ ดังนั้นควรเข้าใจในการบริหารเงินสด และการติดตามจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ถ้าในสถานะที่เงินคล่องก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่ถ้าเงินเริ่มฝืด แล้วเรารู้ตัวทันว่ากำลังจะมีปัญหา เราจะหาทางออกได้เร็วขึ้น เช่น เตรียมหาแหล่งเงินทุนล่วงหน้า บริหารจัดการค่าใช้จ่าย ซึ่งคงจะเป็นเรื่องเลวร้ายมากๆ ถ้าไปรู้ตัวอีกทีตอนเงินหมดแล้วครับ และแม้กิจการจะทำกำไรได้มากมายแค่ไหน แต่ถ้าไม่มีเงินสดมาหมุนเวียนเพื่อซื้อสินค้าหรือจ่ายเจ้าหนี้ก็จะทำให้กิจการขาดสภาพคล่อง หรือร้ายแรงที่สุดอาจโดนเจ้าหนี้ฟ้องร้องและปิดกิจการได้เลยครับ สำหรับ Ep ถัดไป ผมจะพาทุกท่านไปค้นหาคำตอบว่า เมื่อเรารู้แล้วว่ากิจการกำลังจะมีปัญหาด้านเงินสด แล้วปัญหาหาในอยู่ในส่วนไหนของกิจการ เราจะพบคำตอบนี้ได้จากสิ่งที่เรียกว่า วงจรเงินสด หรือ Cash Cycle  โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ช่วยผู้ประกอบการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ รองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @systemseedwebs-comสอบถามเพิ่มเติม คลิก

การบริหารธุรกิจให้มีระบบและประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะในส่วนของการจัดการบัญชีที่ต้องตรงไปตรงมา บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจพื้นฐานของการจัดการบัญชี เพื่อช่วยในการบริหารธุรกิจอย่างเป็นระบบ และลดความสับสนในการบริหาร สำหรับ Ep นี้ ผมจะผู้อ่านทุกท่านไปลงลึกในเรื่องของการใช้ข้อมูลบัญชีและทำความเข้าใจผลประกอบการจากการอ่านงบกำไรขาดทุน เพื่อบริหารกิจการให้มีระบบ มาติดตามกันต่อได้เลยครับ พอพูดถึงเรื่องของ “การบริหาร” เอย “ระบบบัญชี” เอย หลายคิดจะคิดว่ามันต้องเป็นเรื่องยาก หรือซับซ้อน ละก็ไม่อยากจะไปแตะมันแน่ๆ แต่! สิ่งที่เราจะมาพูดในบทความนี้ เราจะไม่ได้ลงลึกในเรื่องที่ซับซ้อนเกินไป แต่ผมเห็นว่าเป็นสิ่งพื้นฐานที่จะผู้ประกอบการทุกคนจะต้องรู้ ถ้าไม่รู้ก็อาจจะตามหลังคนอื่น และจะพลาดสิ่งดีๆไปครับ เรื่องพื้นฐานที่ผู้ประกอบการต้องรู้ เรื่องที่จะพูดถึงต่อไปนี้ เป็นพื้นฐานและเรื่องสำคัญที่ผู้ประกอบการต้องเข้าใจ เพราะธุรกิจจะอยู่รอดและเติบโตอย่างยั่งยืนได้นั้น สิ่งเหล่านี้ต้องได้รับการดูแลเอาใจใส่อย่างดีครับ ประกอบด้วย เรื่องที่ 1 ผลประกอบการ เรื่องที่ 2 เงินสดและกระแสเงินสด ตอนที่ 1 ทำความเข้าใจ “ผลประกอบการ” ช่วยบริหารธุรกิจได้ตรงจุด มาเริ่มกันเลยในเรื่องที่ 1  “ผลประกอบการ” ถ้ามองง่ายๆ ก็คือบทสรุปจากการทำธุรกิจในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น ผลประกอบการใน 1 ปีที่ผ่านมา รายได้เป็นไง ค่าใช้จ่ายเยอะไหม กำไรไหม หรือขาดทุน บางคนอาจจะเรียกมันว่ารายรับ รายจ่ายด้วยซ้ำโดยปกติมันจะแสดงบนงบกำไรขาดทุนประจำปีของบริษัทอยู่แล้ว แต่ถ้าใครเคยอ่านจะเห็นว่ามันมีข้อความหลายบรรทัดเลย แต่บรรทัดที่ผู้ประกอบต้องอ่านเป็นมีดังนี้ 1. รายได้ (Revenue) รายรับก่อนหักรายจ่าย เช่น ถ้าธุรกิจขายสินค้า ก็เป็นรายได้จากการขายสินค้าที่ยังไม่ได้หักต้นทุนสินค้า และถ้าธุรกิจให้บริการ ก็เป็นรายได้จากการให้บริการที่ยังไม่ได้หักค่าวัสดุ อุปกรณ์ หรือค่าแรง เป็นต้น การรับรู้รายได้ทำให้เราทราบว่าใน 1 ปีที่ผ่านมา เราขายสินค้าหรือให้บริการได้มากหรือน้อยแค่ไหน บางคนเอารายได้ที่เกิดขึ้นจริง (actual) เทียบกับรายได้ที่ตั้งเป้าหมาย (budget) ไว้ เพื่อดูว่าทำยอดขายได้ตามเป้าไหม หรือบางคนก่อนทำธุรกิจคิดว่าต้องรุ่ง ต้องขายดีแน่ๆ พอมาขายจริง เห็นตัวเลขจริง ทำให้รู้ไม่ได้เป็นไปอย่างที่คิด หรือเอารายได้แต่ละปีมาเทียบกันเพื่อดูอัตราการเติบโต (growth rate) ว่าเพิ่มขึ้นหรือลดลงได้เช่นกัน รายได้เป็นจุดแรกที่เราต้องให้ความสนใจมากๆ เพราะธุรกิจจะไปต่อได้หรือไม่ ก็ต้องดูว่าผู้ประกอบการสามารถหาอาหาร(รายได้)ที่ทำให้กิจการอยู่รอดนั้นเพียงพอหรือไม่ 2. ค่าใช้จ่ายหลัก (Expense) ค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจมีหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนสินค้า เงินเดือนค่าจ้าง ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดเล็กๆน้อยๆ ถ้าเราไปโฟกัสทุกรายจ่าย คุณคงเป็นลมไปก่อน แต่โชคดีที่ยังมีเทคนิคนำมาช่วยได้ ก็คือ เราต้องให้ความสนใจเฉพาะต้นทุนสินค้าและบริการ ซึ่งแต่ละธุรกิจอาจจะมีต้นทุนที่แตกต่างกันไป เช่น ธุรกิจขายเครื่องสำอางต้นทุนอาจจะเป็น ค่าผลิตสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ เช่น โรงแรม ต้นทุนอาจจะเป็นค่าจ้างพนักงานให้บริการ 3. กำไรขั้นต้น (Gross Profit) “กำไรขั้นต้น” คืออะไร? ถ้าพูดว่า “กำไร” เฉยๆ คนก็จะเข้าใจว่าอ๋อ กำไร = รายรับ หัก รายจ่าย ไง แต่พอมีคำว่า “ขั้นต้น” หลายคงสับสนว่ามันคือตัวเดียวกันหรือป่าว สรุป กำไรขั้นต้น คือ รายได้ หัก ต้นทุนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับรายได้ เช่น ธุรกิจขายสินค้าได้เงิน 1,000 บาท ต้นทุนสินค้า 400 บาท ค่าจ้างพนักงานขายวันละ 300 บาท ดังนั้นกำไรขั้นต้นเท่ากับ 600 บาท (รายได้ 100 บาท หัก ต้นทุนค่าสินค้า 400 บาท) ค่าจ้างพนักงานขายถือว่าเป็นต้นทุนทางอ้อมเลยไม่นำมาคิดในกำไรขั้นต้น สิ่งที่กำไรขั้นต้นบอกเรา คือ เวลาขายสินค้า 1 ชิ้นจะได้กำไรกี่บาท จากตัวอย่างจะจะเห็นว่าถ้าขาย 1 ชิ้นได้กำไรขั้นต้น 600 บาท ถ้าอยากได้กำไรมาก ก็ต้องขายให้ได้หลายๆชิ้น โดยไม่ได้คำนึงว่าจะมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เท่าไหร่ ทำไมยังไม่ต้องคำนึงค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าจ้างคนขาย ส่วนตัวมองว่า กำไรขั้นต้น มีแนวคิดคือ หนึ่ง ของที่นำมาขาย 1 ชิ้นต้องได้กำไรก่อน เช่น ขายของ 1,000 บาท แต่ต้นทุนสินค้า 1,200 บาท แบบนี้ก็ไม่ต้องไปสนใจค่าใช้จ่ายอื่นแล้ว ยังไงก็เจ๊ง 100% สอง ถ้าขายของแล้วยังมีกำไรขั้นต้น แต่ค่าใช้จ่ายอื่นเยอะก็ไม่เป็นปัญหา เพราะเราสามารถบริหารจัดการค่าใช้จ่ายทางอ้อมอื่นๆ ให้ลดลงได้ทีหลัง  ดังนั้นกำไรขั้นต้น เป็นจุดที่สำคัญมาก เพราะผู้ประกอบการบางคนไม่เคยรู้ว่าต้นทุนสินค้ามากกว่าราคาขายที่ตั้งไว้ ทำให้เงินสดขาดมือ สอดคล้องกับวลีที่ว่า “ยิ่งขาย เท่ากับ ยิ่งเจ๊ง” ทำไมต้องสนใจค่าใช้จ่ายหลัก? เพราะมันมีจำนวนมูลค่าที่สูงและส่วนใหญ่มักจะเกิดขึ้นบ่อยๆ ถ้าเราไม่สนใจหรือไม่สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายเหล่านี้ วันหนึ่งมันจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และสูงกว่ารายได้จนธุรกิจขาดทุนการควบคุมค่าใช้จ่าย สามารถทำได้หลายวิธี แล้วแต่ลักษณะประเภทธุรกิจ เช่น ธุรกิจขายสินค้า ถ้าเรารู้ว่าสินค้าไหนขายดี ขายได้เยอะ เราสามารถเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์เพื่อซื้อสินค้าล็อตใหญ่แต่ราคาต่อชิ้นถูกขึ้นได้ แม้แต่ค่าแรงงานที่เราสามารถหาเทคโนโลยีมาช่วยให้ลดการจ้างแรงงานคนได้ เป็นต้น 4. กำไรสุทธิ (Net Profit) แล้วก็มาถึงตัวสุดท้าย ตัวทีเด็ดของผลประกอบการเลย คือ “กำไรสุทธิ” เราสามารถเข้าใจได้ง่ายๆ เลย สูตรคือ กำไรสุทธิ = รายได้ – รายจ่ายทั้งหมดของธุรกิจ ถ้ารายได้มากกว่ารายจ่าย แปลว่าธุรกิจในปียังไปได้ดี สามารถทำกำไรได้ แปลว่ายิ่งขายยิ่งได้กำไร แต่ถ้ารายได้น้อยกว่ารายจ่าย จนเกิด “ขาดทุนสุทธิ” อันนี้ต้องดูสาเหตุแล้วครับว่าเกิดอะไร เช่น รายได้น้อยกว่าทุกปี หรือมีรายจ่ายบางตัวสูงขึ้นมากๆในปีนี้ เป็นต้น นั่นแปลว่าถ้าธุรกิจมีกำไร ไม่ว่าจะมากหรือน้อยเราก็ยังสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปเรื่อยๆ แต่ถ้าธุรกิจขาดทุนอาจเริ่มเห็นสัญญาณที่ธุรกิจกำลังเผชิญปัญหาอะไรบางอย่าง ซึ่งถ้าไม่รีบแก้ อาจจะเจ๊งจริงๆก็ได้ครับ อย่างน้อยๆ ผู้ประกอบการมือใหม่ หรือคนที่ไม่เคยเข้าใจตัวเลขเลย ก็จะได้รู้ว่าสิ่งที่ควรรู้และเข้าใจคือเรื่องของผลประกอบการ เพราะค่อนข้างตรงตัว และจับต้องได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็น รายได้ (Revenue) กำไรขั้นต้น (Gross Profit) ค่าใช้จ่ายหลัก (Expense) หรือกำไรสุทธิ (Net Profit) การดูตัวเลขและวิเคราะห์ผลอย่างถูกต้องได้นั้น ตัวเลขเหล่านี้ต้องได้รับความใส่ใจก่อน คือ บันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา เราจึงจะสามารถนำข้อมูลไปตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ลองจินตนาการว่าถ้าบันทึกบัญชีผิดๆ ถูกๆ ข้อมูลที่เราเห็นคงเอาไปทำประโยชน์อะไรไม่ได้เลยครับเอาล่ะ! นี่แค่เรื่องแรกนะครับ ใน Ep ถัดไป เราจะยังอยู่กับหัวข้อเดิม แต่จะไปดูในเรื่องที่เหลืออยู่อีก 4 เรื่อง แอบบอกก่อนเลยว่า เรื่องที่ 2 เงินสดและกระแสเงินสด นี้สำคัญสุดๆ เลยครับ เพราะ SMEs หลายรายเจ๊งก็เพราะบริหารเงินสดไม่เป็นนี้แหละครับ   และสำหรับใครที่ยังไม่ได้อ่าน Ep. 1 สามารถอ่านได้ที่ “รายจ่ายทางบัญชี” ไม่เท่ากับ “รายจ่ายทางภาษี” เข้าใจความต่าง ช่วยกิจการประหยัดภาษีได้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ช่วยผู้ประกอบการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ รองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาทคลิก (ไม่มีค่าใช้จ่าย)PEAK Call Center : 1485LINE : @systemseedwebs-comสอบถามเพิ่มเติม คลิก

ประเด็นสำคัญ  ในยุคสมัยที่ธุรกิจมีความซับซ้อน การเงินกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ขับเคลื่อนความสำเร็จ เจ้าของธุรกิจหลายคนจึงมองหานักบัญชีมืออาชีพเพื่อช่วยแบ่งเบาภาระ  แล้วธุรกิจขนาดเล็กล่ะ? จำเป็นต้องจ้างนักบัญชีด้วยหรือ? ก็ต้องบอกว่าหากเจ้าของธุรกิจที่ต้องการข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องเพื่อใช้ในการตัดสินใจอย่างเป็นระบบ ควรมีนักบัญชีมืออาชีพมาช่วยจัดการ แต่การจ้างนักบัญชีสักคน ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย และต้องพิจารณาถึงคุณสมบัติหลายประการด้วยเช่นกัน นักบัญชีกับบทบาทในกิจการ บทความนี้ PEAK ร่วมกับ OfficeMate จะพาคุณไปรู้จักกับบทบาทที่หลากหลาย ทักษะที่จำเป็น รวมถึงประเภทของนักบัญชี เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจให้กับผู้ประกอบการที่กำลังมองหานักบัญชี นักบัญชีเปรียบเสมือนผู้ดูแลด้านการเงินของธุรกิจ หน้าที่หลักของพวกเขาไม่ได้จำกัดอยู่แค่การบันทึกรายรับรายจ่ายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเรื่องสำคัญต่างๆ เหล่านี้ด้วยเช่นกัน 1. การจัดทำบัญชี นักบัญชีทำหน้าที่จัดทำงบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และรายงานทางการเงินอื่นๆ เปรียบเสมือนภาพสะท้อนสถานะทางการเงินของธุรกิจ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจถึงสถานะทางการเงิน สามารถวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 2. การเสียภาษี นักบัญชีจะคำนวณภาษี เตรียมเอกสาร และยื่นแบบแสดงรายการภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจให้ครบถ้วน ถูกต้องตามกฎหมาย ช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องเสียค่าปรับ เงินเพิ่มจากการปฏิบัติที่ไม่ถูกต้องโดยไม่จำเป็นได้ 3. การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน นักบัญชีจะวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน เช่น อัตราส่วนทางการเงิน จุดคุ้มทุน กระแสเงินสด เพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การวิเคราะห์อัตราส่วนสภาพคล่อง ช่วยให้เจ้าของธุรกิจทราบว่าธุรกิจมีสภาพคล่องเพียงพอที่จะชำระหนี้สินระยะสั้นหรือไม่ หรือหากมีความผิดปกติทางการเงินเกิดขึ้น นักบัญชีจะได้นำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหาร เพื่อแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที  4. การให้คำปรึกษาทางการเงิน นักบัญชีสามารถให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการวางแผนภาษี การจัดการเงินทุน การลงทุน และอื่นๆ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจบริหารจัดการการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ นักบัญชีมืออาชีพควรมีทักษะอะไรบ้าง นอกเหนือจากความรู้ด้านบัญชีซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญแล้ว นักบัญชีจำเป็นจะต้องมีทักษะบางประการที่ช่วยเสริมสร้างการทำงานที่มีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับการทำงานร่วมกับ ทีมอื่นๆ ในบริษัทได้เป็นอย่างดี ได้แก่ 1. การใช้โปรแกรมบัญชี นักบัญชีควรมีความเชี่ยวชาญในการใช้งานโปรแกรมบัญชีที่รองรับระบบบัญชีของบริษัท ซึ่งจะช่วยให้ทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ และลดความผิดพลาดต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นได้ 2. การสื่อสาร หน้าที่สำคัญอีกประการหนึ่งของนักบัญชี ก็คือ การอธิบายข้อมูลทางการเงินให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจได้อย่างชัดเจน เช่น การนำเสนอผลประกอบการ อธิบายสาเหตุของกำไรหรือขาดทุน ดังนั้น นักบัญชีจึงควรมีทักษะในการสื่อสารที่ดี เพื่อถ่ายทอดข้อมูลดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ 3. กฎหมาย นักบัญชีควรมีความรู้เกี่ยวกับกฎหมายภาษีอากร กฎหมายแรงงาน กฎหมายธุรกิจ และกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้อง 4. การคิดวิเคราะห์ เป็นการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน หาสาเหตุของปัญหาและเสนอแนะแนวทางแก้ไข เช่น การวิเคราะห์สภาพคล่องทางการเงิน ปัญหาที่เกิดขึ้น ตลอดจนแนวทางแก้ไขที่ควรปฏิบัติ เป็นต้น  นักบัญชีกับประเภทงานบัญชีของกิจการ การจัดการงานบัญชีนั้นจะเกี่ยวข้องกับงานหลายส่วน จึงสามารถแบ่งงานบัญชีออกเป็นประเภทต่างๆ ซึ่งมีความรับผิดชอบการดำเนินงานที่แตกต่างกัน ดังนี้ 1. การบัญชีการเงิน เป็นงานบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำบัญชีและนำเสนอรายงานทางการเงิน ตลอดจนงบการเงินของกิจการที่จัดทำขึ้นภายใต้มาตรฐานบัญชี เพื่อนำข้อมูลต่อฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ทั้งภายในและนอกองค์กร 2. การบัญชีบริหาร เป็นการจัดทำบัญชีและรายงานทางการเงินขององค์กรต่อฝ่ายบริหารเพื่อนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในการวางแผนการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ 3. การบัญชีต้นทุน เป็นวิธีการทางบัญชีที่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลต้นทุนของธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อนำใช้ในการจัดทำรายงานทางการเงินตลอดจนวิเคราะห์และจำแนกข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารต้นทุนของกิจการ เพื่อให้ทราบถึงต้นทุนการผลิต ต้นทุนขาย ตลอดจนตีราคาสินค้าคงเหลือ เพื่อนำไปสู่การวางแผนบริหารจัดการต้นทุนต่อไป 4. การตรวจสอบบัญชี เป็นกระบวนการตรวจสอบรายการทางบัญชี ตลอดจนหลักฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการลงบัญชีของบุคคลหรือองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงให้เห็นว่ารายการต่างๆ ได้มีการถูกบันทึกไว้อย่างถูกต้อง เหมาะสม  เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชี และข้อบังคับของกฎหมาย โดยปกติการตรวจสอบบัญชีจะทำโดยผู้ตรวจสอบภายนอก (External Auditor) เพื่อขจัดปัญหาความลำเอียงในการปฏิบัติงานตรวจสอบ 5. การบัญชีภาษี เป็นกระบวนการจัดทำบัญชีของกิจการ โดยพิจารณาปรับเปลี่ยนข้อมูลทางบัญชีบางรายการให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายภาษีอากร เพื่อให้ได้ข้อมูลที่นำไปใช้ในการคำนวณภาษีเงินได้ รวมทั้งการจัดทำรายการที่เกี่ยวข้องตามข้อกำหนดของกฎหมายภาษีอากร  6. ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะเกี่ยวข้องกับการพัฒนา ติดตั้ง ใช้งาน และตรวจสอบขั้นตอนการบัญชี ตลอดจนระบบที่ใช้ในกระบวนการบัญชี รวมถึงทิศทางบุคลากรทางการบัญชี และการจัดการซอฟต์แวร์ ข้อดี vs ข้อจำกัดของการจ้างนักบัญชี ข้อดีของการจ้างนักบัญชี ข้อจำกัดของการจ้างนักบัญชี สรุป ข้อมูลข้างต้น เป็นการวิเคราะห์เพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น ผู้ประกอบการท่านใดที่กำลังวางแผนจัดการด้านการเงิน หรือพัฒนาระบบบัญชีของกิจการ อย่าลืมศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมให้ถี่ถ้วน หรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนตัดสินใจ หากเป็นเรื่องอุปกรณ์จำเป็นในการจัดการบัญชี ไม่ว่าจะเป็นแฟ้มเก็บเอกสาร แบบฟอร์มหนังสือรับรองการหักภาษี บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ หรือแบบฟอร์มเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ แนะนำที่ มีสินค้าที่ช่วยให้นักบัญชีทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

งบการเงินของกิจการมีความสำคัญต่อผู้มีส่วนได้เสียของกิจการ ได้แก่ ผู้ถือหุ้น ผู้ให้กู้ นักลงทุน รวมถึงหน่วยงานภาครัฐ ได้แก่ กรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า จึงมีข้อควรระวังที่นักบัญชีและผู้ประกอบการต้องให้ความใส่ใจในการจัดทำงบการเงินให้ถูกต้อง เป็นที่น่าเชื่อถือ ซึ่งข้อควรระวังในการจัดทำงบการเงินมีอะไรบ้างนั้น จะนำเสนอในบทความนี้ งบการเงินคืออะไร งบการเงินเป็นรายงานทางบัญชีที่แสดงผลประกอบการและสถานะในการดำเนินงานของบริษัทในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี ส่วนประกอบของงบการเงิน งบการเงินนั้นมีส่วนประกอบที่สำคัญดังต่อไปนี้  1. งบแสดงฐานะการเงินหรืองบดุล เป็นงบที่แสดงสถานะทางการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ประกอบด้วยสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ  2. งบกำไรขาดทุน เป็นงบที่แสดงผลประกอบการของกิจการในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ เช่น ทุกรอบปี หรือรอบไตรมาส เป็นต้น งบกำไรขาดทุนประกอบด้วยรายได้ ต้นทุนและค่าใช้จ่าย กำไร (ขาดทุน) ภาษีเงินได้นิติบุคคล 3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น เป็นงบที่แสดงให้เห็นการเปลี่ยนแปลงของเงินทุนของกิจการตั้งแต่ต้นปีถึงปลายปี ประกอบด้วยทุนจดทะเบียน ทุนที่ออกและชำระแล้ว กำไรสะสม  4. หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นข้อมูลเพิ่มเติมที่แสดงให้ผู้อ่านงบการเงินเห็นรายละเอียดของรายการในงบการเงิน นอกจากนี้ยังประกอบด้วยข้อมูลทั่วไปของกิจการ เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน นโยบายการบัญชีที่กิจการใช้ เป็นต้น ข้อควรระวังในการจัดทำงบการเงิน ในการจัดทำงบการเงินให้มีความถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด มีข้อควรระวังสำหรับรายการที่สำคัญด้านสินทรัพย์และด้านผลการดำเนินงานดังต่อไปนี้ ด้านสินทรัพย์ ในการจัดทำงบการเงินมีข้อควรระวังสำหรับรายการทางด้านสินทรัพย์ ในที่นี้จะขอยกประเด็นที่สำคัญ 2 ประการดังนี้ 1. ลูกหนี้ค้างนาน ข้อควรระวัง กิจการที่มีรายการลูกหนี้ค้างนาน ตัวเลขลูกหนี้ในงบการเงินจะไม่สะท้อนมูลค่าที่แท้จริงที่กิจการได้รับชำระ สิ่งที่ต้องระวังในการจัดทำงบการเงิน ก็คือ กิจการมีการประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไว้เพียงพอหรือไม่ รวมทั้งวิธีการประมาณการมีความเหมาะสมหรือไม่  สิ่งที่พึงปฏิบัติ การประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญอย่างเพียงพอและเหมาะสม บัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเป็นบัญชีปรับมูลค่าของลูกหนี้ที่มีอยู่เพื่อแสดงมูลค่าสุทธิที่ใกล้เคียงกับมูลค่าที่คาดว่าจะได้รับชำระ ในการประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เป็นการประมาณจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเก็บไม่ได้ ซึ่งคำนวณเป็นร้อยละของยอดขายหรือร้อยละของลูกหนี้ โดยเป็นการวิเคราะห์จากประสบการณ์ที่ผ่านมาเกี่ยวกับจำนวนลูกหนี้ที่ยังเก็บไม่ได้ ในการดำเนินธุรกิจแม้ลูกหนี้โดยส่วนใหญ่จะชำระหนี้เมื่อถึงกำหนด แต่ก็มีลูกหนี้ที่ไม่ชำระหนี้ และในทางปฏิบัติจะไม่สามารถระบุได้แน่ชัดว่าลูกหนี้รายใดจะไม่ชำระหนี้จนกว่าจะถึงกำหนดชำระ หรือได้มีการทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว ทำให้มูลค่าของลูกหนี้ที่จะแสดงในงบการเงินมีจำนวนสูงกว่าความเป็นจริง ดังนั้นการประมาณการจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้ขึ้นจำนวนหนึ่ง โดยกันไว้เป็นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญซึ่งมีลักษณะเป็นบัญชีปรับมูลค่านำไปลดบัญชีลูกหนี้ทำให้กิจการทราบมูลค่าของลูกหนี้ที่แสดงมูลค่าสุทธิที่ใกล้เคียงกับมูลค่าตามความเป็นจริง 2. ตัวเลขสินค้าคงเหลือในงบการเงินไม่ตรงกับสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริง ข้อควรระวัง ตัวเลขสินค้าคงเหลือที่แสดงในงบการเงินไม่ตรงกับตัวเลขสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริง หรือที่เรียกว่า Stock Diff ซึ่งสาเหตุที่ทำให้เกิด Stock Diff ส่วนใหญ่เกิดจาก 1. กิจการไม่มีแนวปฏิบัติในการจัดการสินค้าคงเหลือ ทำให้พนักงานขาดมาตรฐานในการปฏิบัติงาน เกิดสภาวะต่างคนต่างทำ การจัดเก็บสินค้าไม่เป็นที่เป็นทางทำให้หาสินค้าไม่เจอ  2. Human Error หรือความผิดพลาดที่เกิดจากการปฏิบัติงานของพนักงาน Human Error ที่ทำให้เกิด Stock Diff ได้แก่ การนับสินค้าคงเหลือผิด การบันทึกข้อมูลสินค้าคงเหลือผิด พนักงานคลังสินค้ารับของเข้าคลังสินค้าแล้วไม่บันทึกตัวเลขในระบบ พนักงานคลังสินค้าเบิกสินค้าออกไปแล้วแต่ยังไม่ตัดสต็อกออกจากระบบ เป็นต้น 3. พื้นที่คลังสินค้าไม่เพียงพอและขาดการกำหนดแผนผังคลังสินค้า สาเหตุสำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำให้เกิด Stock Diff คือ พื้นที่คลังสินค้าไม่เพียงพอในการจัดเก็บสินค้า ทำให้พนักงานคลังสินค้านำสินค้าไปจัดเก็บใน Location ไม่ตรงกับที่ระบุไว้ในระบบ สินค้าจึงถูกวางไว้ไม่ ถูกที่ นอกจากนี้การขาดการจัดแผนผังคลังสินค้า ทำให้สถานที่จัดเก็บสินค้าไม่เหมาะสมกับปริมาณสินค้าที่จะจัดเก็บ กิจการจึงไม่สามารถระบุ Location ที่แน่นอนของสินค้าได้  สิ่งที่พึงปฏิบัติ  1. กำหนดแนวการปฏิบัติงานสำหรับระบบสินค้าคงเหลือ เพื่อให้การทำงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน ควรระบุขั้นตอนการทำงานและมีการตรวจสอบการทำงานโดยผู้บังคับบัญชา นอกจากควรจัดทำเป็นคู่มือการปฏิบัติงาน 2. จัดฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจขั้นตอนการทำงานตามแนวปฏิบัติงานของระบบสินค้าคงเหลือและปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงให้พนักงานตระหนักถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นต่อกิจการและลูกค้าถ้าพนักงานไม่ปฏิบัติตามแนวปฏิบัติงาน 3. กำหนดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอ  กิจการควรกำหนดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอ นอกจากการตรวจนับสินค้าคงเหลือปีละครั้ง กิจการควรกำหนดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลือแบบ Cycle Count (แบบวนรอบ) ซึ่งเป็นการตรวจนับสินค้าบ่อยๆ เช่น กำหนดตรวจนับสินค้าที่ขายดีของกิจการสัปดาห์ละครั้ง ตรวจนับสินค้าที่ขายไม่ค่อยดีเดือนละครั้ง ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาสินค้าที่ Diff ได้เพราะจะทราบสถานะที่เป็นปัจจุบันของสินค้าได้ดีกว่าการตรวจนับปีละครั้ง และช่วยกิจการในการวางแผนสั่งซื้อสินค้า ซึ่งจะช่วยกำหนดระดับของสินค้าที่เหมาะสม(Max-Min) ระดับสินค้าคงคลังสำรอง (Safety Stock) ระดับการสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point)   นอกจากนี้ควรกำหนดหน้าที่ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบ ผู้มีอำนาจอนุมัติในการตรวจนับสินค้า ขั้นตอนในการปรับตัวเลขสต็อกเมื่อมี Stock Diff  4. การจัดแผนผังคลังสินค้า โดยผู้จัดการคลังสินค้าควรทำการวิเคราะห์ประเภทของสินค้าคงคลัง จำนวนสินค้าเข้า-ออกในแต่ละวัน การจัดพื้นที่ในการวางสินค้าให้เหมาะสม จะช่วยให้การจัดวางสินค้าเป็นระเบียบสามารถกำหนด location ของสินค้าได้แน่นอน พนักงานคลังสินค้าสามารถจัดเก็บ ค้นหา ตรวจนับสินค้าได้ง่าย  ด้านผลการดำเนินงาน ในการจัดทำงบการเงินมีข้อควรระวังสำหรับรายการด้านรายได้และค่าใช้จ่าย ในที่นี้จะขอยกประเด็นที่สำคัญ ดังนี้ ด้านรายได้ ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับรายได้มี 3 ประเด็นดังนี้  1. การบันทึกรายได้ให้ตรงตามงวดเวลาที่เกิดรายการ ข้อควรระวัง กรณีที่กิจการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าในงวดปัจจุบัน โดยตามหลักฐานใบส่งของระบุวันที่ส่งของและวันที่ลูกค้าลงลายมือชื่อรับสินค้าในงวดปัจจุบัน แต่บันทึกบัญชีรับรู้รายได้ในปีถัดไป ทำให้รายได้ของปีปัจจุบันต่ำไปและรายได้ของปีถัดมาสูงไป  สิ่งที่พึงปฏิบัติ นักบัญชีควรตรวจสอบรายการส่งมอบสินค้าโดยเฉพาะในช่วงสิ้นปีเพื่อให้บันทึกรายได้กิจการได้ครบถ้วนถูกต้องตามงวดเวลาที่เหมาะสม 2. การบันทึกรายได้ให้สอดคล้องกับสภาพข้อเท็จจริง ข้อควรระวัง กรณีที่กิจการจัดทำเอกสารใบส่งของ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี และบันทึกรายได้โดยยังไม่มีการส่งสินค้าหรือการให้บริการเกิดขึ้น  สิ่งที่พึงปฏิบัติ นักบัญชีควรตรวจสอบกับหน่วยงานที่มีหน้าที่ส่งสินค้าหรือให้บริการว่ามีการส่งสินค้าหรือให้บริการเกิดขึ้นหรือยัง มิใช่บันทึกรายการตามเอกสารที่ได้รับเท่านั้น 3. การบันทึกรายได้จากการขายสินค้าส่งออกให้เป็นไปตามเงื่อนไขในการส่งมอบสินค้า ข้อควรระวัง ในการรับรู้รายได้สำหรับการขายสินค้าส่งออกสำหรับกิจการขายสินค้าส่งออก กิจการจะว่าจ้างบริษัทเดินเรือเพื่อดำเนินการส่งออกและเคลียร์เอกสารต่างๆ ซึ่งมีเงื่อนไขในการส่งมอบสินค้า (INCOTERM) ได้แก่ CIF, CFR, FOB เป็นต้น  สิ่งที่พึงปฏิบัติ นักบัญชีควรรับรู้รายได้และบันทึกตัดสต็อกสินค้าออกจากบัญชีเมื่อกิจการปราศจากความเสี่ยงและผลตอบแทนในตัวสินค้านั้นแล้ว โดยความเสี่ยงและผลตอบแทนได้ถูกโอนไปยังผู้ซื้อตาม INCOTERM ที่ระบุไว้ในสัญญา มิใช่การบันทึกรายได้ตามวันที่ในเอกสารใบขนขาออก ด้านค่าใช้จ่าย ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายมี 2 ประเด็นดังนี้  1. การบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ (ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์) แบ่งออกได้เป็น 3 กรณีดังนี้ 1. กรณีค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา ข้อควรระวัง กิจการควรบันทึกค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษาเป็นสินทรัพย์ของกิจการ หรือบันทึก เป็นค่าใช้จ่าย สิ่งที่พึงปฏิบัติ ในทางบัญชี การซ่อมแซมและบำรุงรักษาเพื่อให้ทรัพย์สินใช้ได้ตามปกติที่เกิดขึ้นประจำปี ซึ่งองค์ประกอบหลักๆ ได้แก่ ค่าแรงงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง รวมถึงค่าชิ้นส่วนอะไหล่ขนาดเล็ก เป็นต้น ให้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายประจำปี ในทางภาษี การซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมเพื่อให้ใช้งานได้ตามปกติ ให้กิจการรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษีได้ 2. กรณีการเปลี่ยนแทนส่วนประกอบของสินทรัพย์ตามระยะเวลาที่กำหนด ข้อควรระวัง กิจการควรบันทึกต้นทุนการเปลี่ยนแทนส่วนประกอบของสินทรัพย์เป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย สิ่งที่พึงปฏิบัติ  ในทางบัญชีหากสินทรัพย์ที่นำมาเปลี่ยนแทนมีอายุการให้ประโยชน์แก่กิจการมากกว่า 1 ปีให้รับรู้ส่วนของต้นทุนที่เพิ่มขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์ และให้ตัดรายการสินทรัพย์เดิมที่ถูกเปลี่ยนแทนด้วยมูลค่าตามบัญชีที่ยังเหลืออยู่ออก ในทางภาษี หลักในการพิจารณากรณีเปลี่ยนแทนที่อาจเข้าเงื่อนไขมี 3 กรณีดังต่อไปนี้ 2.1 การเปลี่ยนแปลงซึ่งทำให้ดีขึ้นกว่าเดิมหรือทำให้ได้รับประโยชน์มากกว่าเดิมให้ถือเป็นต้นทุนของสินทรัพย์และคิดค่าเสื่อมราคา 2.2 รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการลงทุนหรือรายจ่ายในการต่อเติม เปลี่ยนแปลง ขยายออกหรือทำให้ดีขึ้นซึ่งทรัพย์สินถือเป็นรายจ่ายลงทุน  2.3 รายจ่ายค่าซ่อมแซมอาคาร ซึ่งเป็นการซ่อมแซมสถานที่บริการให้ดีขึ้นไม่ใช่รายจ่ายในการซ่อมแซมให้คงสภาพเดิม ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65ตรี (5) 3. การตรวจสอบสภาพสินทรัพย์ตามกำหนดระยะเวลา  ข้อควรระวัง การบันทึกรายการต้นทุนการตรวจสอบสภาพสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์ สิ่งที่พึงปฏิบัติ ในทางบัญชี การรับรู้ต้นทุนการตรวจสอบสภาพสินทรัพย์ครั้งใหญ่ในแต่ละครั้งตามกำหนดระยะเวลา เพื่อให้สินทรัพย์สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแทนชิ้นส่วนใดหรือไม่     ให้บันทึกเป็นมูลค่าสินทรัพย์ ในทางภาษี ถ้าเป็นการตรวจสอบสภาพการใช้งานโดยทั่วไป ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษี แต่ถ้ามีการเปลี่ยนแทนที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินหรือทำให้ทรัพย์สินมีสภาพที่ดีขึ้นกว่าเดิมให้ใช้การพิจารณาตามกรณีการเปลี่ยนแทนสินทรัพย์ในข้อ 2  2. กิจการมีรายจ่ายส่วนตัวปะปนอยู่ในรายจ่ายของกิจการเป็นจำนวนมาก ข้อควรระวัง กิจการ SMEs มักจะมีรายจ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการรวมอยู่ในรายจ่ายของกิจการ เพราะไม่ได้มีการแยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีของกิจการ ทำให้เจ้าของกิจการมาเบิกรายจ่ายส่วนตัวจากบัญชีของกิจการ ซึ่งเป็นข้อควรระวังเพราะค่าใช้จ่ายในงบการเงินมิได้สะท้อนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการซึ่งมีผลต่อตัวเลขผลประกอบการของกิจการด้วย สิ่งที่พึงปฏิบัติ กิจการควรแยกบัญชีเงินฝากธนาคารระหว่างบัญชีส่วนตัวและบัญชีของธุรกิจ บัญชีบัตรเครดิต บัตรเดบิตและการใช้วงเงินต่างๆ ระหว่างบัญชีที่ใช้ซื้อสินค้ากับบัญชีสำหรับใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการ รวมทั้งการกำหนดให้มีการจ่ายเงินเดือนให้แก่เจ้าของกิจการในจำนวนที่เหมาะสม การบริหารจัดการด้านสินทรัพย์ การรับรู้รายได้ให้เหมาะสมตามงวดเวลาและเงื่อนไข สอดคล้องกับข้อเท็จจริง การบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ให้ถูกต้องรวมถึงการแยกบัญชีส่วนตัวของผู้ประกอบการออกจากบัญชีของกิจการ ดังที่กล่าวมาจะช่วยให้กิจการจัดทำงบการเงินได้อย่างถูกต้อง ติดตามความรู้ภาษีและบัญชีจากโปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com PEAK โปรแกรมบัญชีที่ช่วยให้งานบัญชีภาษีง่ายสำหรับทุกคน มีระบบจัดการธุรกิจแบบออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยคุณจัดการเรื่องภาษีอย่างเป็นระบบสมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ อ้างอิง:                                                              งบการเงินบอกอะไรของบริษัทบ้าง – PEAK Blog (peakaccount.com) การบันทึกรายได้กับหลักเกณฑ์สำคัญที่ช่วยให้กิจการเติบโต – PEAK Blog (peakaccount.com) 3 สาเหตุหลักที่ทำให้ “สินค้าคงคลังไม่ตรง” หรือ “สต๊อกดิฟ” – Supply Chain Guru 4 วิธีแก้ไขปัญหาสินค้าคงคลังไม่ตรง (สต๊อกดิฟ) – Supply Chain Guru

ในฐานะผู้ประกอบการ การจัดการการเงินเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจคุณ หนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการได้ดียิ่งขึ้น คือ การใช้ ‘โปรแกรมบัญชี’ ที่เหมาะสมกับธุรกิจ ช่วยให้การจัดการทางบัญชีและการเงินนั้นสามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ทั้งการสร้างเอกสารทางธุรกิจต่างๆ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี หรือบันทึกค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม การตัดสินใจว่าควรเลือกใช้โปรแกรมบัญชีใดนั้นอาจไม่ใช่เรื่องที่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ถนัดมากนัก โดยเฉพาะผู้ที่ไม่เคยมีประสบการณ์ด้านการทำบัญชีมาก่อน ในบทความนี้ เราจะช่วยขยายมุมมองในการพิจารณาเพื่อตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจของคุณ 4 ประโยชน์การใช้โปรแกรมบัญชี เพราะงานบัญชีเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ กิจการจึงควรมีการวางแผนบริหารจัดการงานบัญชีให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งโปรแกรมบัญชีนั้นเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การบริหารจัดการสามารถสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี โดยโพสต์นี้ PEAK ได้สรุป 4 ประโยชน์จากการเลือกใช้งานโปรแกรมบัญชีมาให้ทราบ ดังนี้ 1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำธุรกิจ โปรแกรมบัญชีสามารถช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ยกตัวอย่างเช่น การสร้างเอกสารทางธุรกิจและการบันทึกบัญชีในอดีตนั้น คุณอาจต้องใช้โปรแกรมบัญชีหนึ่งเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน แล้วต้องไปบันทึกบัญชีในโปรแกรมบัญชีอีก แต่ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ๆ ที่หลากหลาย อย่างโปรแกรมบัญชีที่ช่วยให้คุณสามารถออกเอกสารทางธุรกิจและบันทึกบัญชีควบคู่ไปพร้อมกันได้ ซึ่งโปรแกรมบัญชีได้ช่วยเชื่อมโยงเอกสารธุรกิจพร้อมกับบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ เพื่อลดเวลาในการจัดการเอกสาร และเพิ่มเวลาให้คุณได้โฟกัสกับธุรกิจมากยิ่งขึ้น โปรแกรมบัญชี PEAK นอกจากการช่วยสร้างเอกสารทางธุรกิจต่างๆ แล้ว เรายังมีระบบนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel เพื่อสร้างเอกสารเป็น Batch ได้ และมี API ที่รองรับการเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆ เพื่อบันทึกรายการบัญชีอัตโนมัติ 2. เพิ่มความถูกต้อง การทำบัญชีด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการทำบนกระดาษ หรือบนโปรแกรม Spreadsheet อย่าง Excel หรือ Google Sheet มักต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก และมีโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ได้อีกด้วย ซึ่งอาจต้องเสียเวลาในการกลับมาแก้ไขและตรวจสอบความถูกต้อง แต่การใช้งานโปรแกรมบัญชีนั้น สามารถช่วยลดความผิดพลาดดังกล่าวได้ ซึ่งมีตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนคือการป้องกันการบันทึกรายการซ้ำ โปรแกรมบัญชี PEAK มีระบบป้องกันการบันทึกใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ ซึ่งเราป้องกันโดยการที่ไม่สามารถใส่ข้อมูลใบกำกับภาษีซื้อที่เป็นหมายเลขเดียวกันในคู่ค้าเดียวกันได้ ซึ่งช่วยป้องกันการเกิดข้อผิดพลาด ที่หากไม่ใช่โปรแกรมบัญชีก็จะไม่มีระบบช่วยป้องกันการบันทึกรายการซ้ำนี้ได้ เป็นต้น 3. เพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลบัญชีการเงิน การใช้โปรแกรมบัญชีสามารถช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลการสรุปบัญชีการเงินแบบ Real-Time พร้อมเรียกข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา โดยทันที ไม่ต้องรอใครมาสรุปข้อมูลให้กับคุณ ซึ่งสิ่งนี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โปรแกรมบัญชี PEAK ออกแบบมาให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลบัญชีได้ง่ายๆ ด้วยมือถือเพียงเครื่องเดียว โดยการแอด LINE @PEAKConnect เพื่อดูข้อมูลการสรุปบัญชีการเงิน หรือผ่านทาง Dashboard ในโปรแกรม PEAK ก็ได้เช่นกัน 4. ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีโปรแกรมบัญชีจำนวนไม่น้อยที่อนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานได้พร้อมกันหลายคน ซึ่งช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้น ทั้งภายในกิจการหรือร่วมกับนักบัญชีภายนอกก็ได้เช่นกัน ชนิดของโปรแกรมบัญชี ก่อนพิจารณาตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมบัญชี เรามาดูกันก่อนว่าโปรแกรมบัญชีมีกี่ประเภท อะไรบ้าง ซึ่งสามารถแบ่งได้กว้างๆ 2 ประเภท จากรูปแบบของเทคโนโลยี ได้แก่ ประเภทใช้งานบนเครื่อง (Desktop-based) และประเภทใช้งานบนออนไลน์หรือออนคลาวด์ (Cloud-based) 1. โปรแกรมบัญชีประเภทใช้งานบนเครื่อง (Desktop-based) โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่อง (Desktop-based) คือโปรแกรมบัญชีที่ “ติดตั้ง” (install) บนตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ และทำงานอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์นั้น โดยทั่วไปโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้น จะขายแบบขายขาดครั้งเดียว และถ้าคุณไม่ต้องการการอัปเดตใดๆ คุณก็ไม่จำเป็นต้องจ่าย MA หรือค่าบริการรายปี คุณไม่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการใช้งาน และหากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งโปรแกรมบัญชีนี้ไม่ได้ต่อกับอินเทอร์เน็ต หรืออยู่รวมกับ LAN ที่ต่ออินเทอร์เน็ตเลย ก็ถือว่าคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ปลอดภัยจากภัยคุกคามจากอินเทอร์เน็ต 2. โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานออนไลน์ (Cloud-based) โปรแกรมบัญชีออนไลน์ (Online accounting software) หรือเรียกอีกอย่างว่า โปรแกรมบัญชีออนคลาวด์ (Cloud-based accounting software) เป็นโปรแกรมบัญชีที่คุณสามารถเข้าใช้งานผ่าน web browser โดยตัวโปรแกรมจะทำงานอยู่บนเครื่อง servers โดยทั่วไปโปรแกรมบัญชีออนไลน์จะคิดค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือน หรือรายปี โปรแกรมบัญชีออนไลน์มีข้อได้เปรียบก็คือการเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา และความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก หรือระบบของรัฐเนื่องจากตัวโปรแกรมเข้าถึงการเชื่อมต่อทางอินเทอร์เน็ตได้ เปรียบเทียบระหว่างโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่อง กับ โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานออนไลน์ สำหรับโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องกับโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานออนไลน์นั้นมีความแตกต่างกันหลายๆ ประการด้วยกัน ได้แก่ 1. ราคา โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องมักจะขายขาดครั้งเดียว ไม่จำเป็นต้องจ่ายต่อเนื่อง ถ้าคุณไม่ได้ต้องการให้โปรแกรมอัปเดตอะไรเพิ่มเติม ในขณะที่โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานออนไลน์จะให้บริการแบบ subscription คุณจะต้องจ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน หรือรายปี ทำไมผู้ให้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์ถึงต้องคิดค่าบริการเป็นรายเดือน หรือรายปี? เหตุผลสำคัญคือบริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้นให้บริการผ่านทางอินเทอร์เน็ต 2. การเข้าถึงได้ โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้น สามารถใช้งานได้เพียงแค่บนเครื่องนั้นๆ เท่านั้น หรืออย่างดีหน่อย ก็คือใช้งานได้อยู่บนวง LAN เดียวกัน ในขณะที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์สามารถใช้งานได้จากที่ไหนก็ได้ 3. ความปลอดภัย โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่อง ถ้าอยู่บนเครื่องที่ไม่ได้ต่ออินเทอร์เน็ต และทั้งวง LAN ไม่มีเครื่องไหนต่ออินเทอร์เน็ตเลย ก็จะปลอดภัยจากภัยคุกคามทางอินเทอร์เน็ต ในขณะที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้น อยู่บนเครื่อง server ที่ต้องต่ออินเทอร์เน็ตเท่านั้น ดั้งนั้น ถ้าคุณจะใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คุณจำเป็นที่จะต้องรู้ว่าผู้ให้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้นใช้เครื่อง server จากผู้ให้บริการที่มีความปลอดภัยระดับไหน สำหรับโปรแรกมบัญชีออนไลน์ PEAK เอง เราเป็นพันธมิตรของ Microsoft และใช้งาน Microsoft Azure ซึ่งเป็นผู้ให้บริการ Cloud Server ที่มีความปลอดภัยระดับโลก 4. การทำงานร่วมกันกับผู้ใช้งานอื่น โปรแกรมบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่รองรับการทำงานกับผู้ใช้งานพร้อมกันจากที่ไหนก็ได้ตามสิทธิ์การใช้งานที่ได้รับ ในขณะที่โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้นอยู่บนเครื่องเครื่องเดียว 5. การอัปเดตโปรแกรม โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้น หากเราไม่ได้ชำระค่าบริการรายปี ก็จะไม่ได้รับการอัปเดตใดๆ และปกติการอัปเดตโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้นก็มักจะต้องทำโดยตัวผู้ใช้งานเอง ในขณะที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ผู้ให้บริการสามารถอัปเดตตลอดเวลา และผู้ใช้งานไม่ต้องทำอะไรเลย ปัจจัยในการพิจารณาเลือกโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจคุณ หลังจากที่เรียนรู้ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี และความแตกต่างระหว่างโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่อง กับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราจะมาดูกันว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่เราควรพิจารณาในการเลือกโปรแกรมบัญชี 1. งบของเรา ก่อนที่จะเลือก คุณอาจจะต้องพิจารณาว่าคุณเตรียมงบประมาณสำหรับการลงทุนในเรื่องนี้ไว้แค่ไหน โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้นได้เปรียบตรงที่คุณจะจ่ายเพียงแค่ครั้งเดียว แต่นั้นก็แลกมากับการลงทุนที่ค่อนข้างสูงในตอนแรก และแลกมากับการที่คุณไม่ได้รับการอัปเดต ใช้งานได้คนเดียวบนเครื่องนั้นๆ หรือถ้าคุณจะทำ LAN เองคุณต้องลงทุนทำเครื่อง server เอง ในขณะที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้นคิดค่าบริการรายเดือน หรือรายปี ส่วนใหญ่ค่าบริการรายเดือนจะถูกกว่าโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องมาก แต่ผู้ใช้งานก็ต้องจ่ายค่าบริการไปทุกเดือนที่ใช้งาน แต่สิ่งที่ได้มาด้วยคือโปรแกรมมีการอัปเดตอัตโนมัติตลอดเวลา มีเจ้าหน้าที่ถามตอบปัญหาการใช้งาน และดูแลในโปรแกรม รวมไปถึงมีเจ้าหน้าที่คอยดูแล server ให้ใช้งานได้เป็นปกติตลอด 24 ชั่วโมง 2. ฟีเจอร์ที่เราใช้งาน ส่วนใหญ่ราคาโปรแกรมบัญชีมักจะต่างกันที่ฟีเจอร์ที่ใช้งาน บางโปรแกรมสามารถคำนวณต้นทุนขายของสินค้าได้ สามารถเก็บข้อมูลกำไรขาดทุนตามมิติต่างๆ ที่ใช้งานได้ หรือเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆได้ เราก็ต้องพิจารณาว่าเราใช้งานอะไรบ้าง หรือแต่ละฟีเจอร์จะช่วยในการทำงานเราตรงไหนบ้าง 2.1. ลิสต์สิ่งที่เราต้องใช้ก่อนเลือก ทำเป็นเช็กลิสไว้ ลิสต์สิ่งที่เราต้องใช้ก่อนเลือก ทำเป็นเช็กลิสต์ไว้ แล้วไปพิจารณาว่าแต่ละโปรแกรมมีฟีเจอร์ต่างๆ ที่เราต้องการหรือไม่ สิ่งที่ต้องระวังคือบางครั้งชื่อของฟีเจอร์ก็อาจจะไม่ได้สื่อถึงสิ่งที่คุณจะใช้ และฟีเจอร์เดียวกันของแต่ละโปรแกรมอาจจะทำงานแตกต่างกันในรายละเอียด ดังนั้นแนะนำว่าควรจะสอบถามกับเจ้าหน้าที่ของแต่ละโปรแกรมให้อธิบายว่าฟีเจอร์นั้นๆ ทำอะไรได้บ้าง หรือแตกต่างกับของที่อื่นอย่างไร 2.2. พิจารณาสิ่งที่โปรแกรมมีให้ บางครั้งโปรแกรมอาจจะมีบางฟีเจอร์ที่คุณไม่ได้คิดไว้ในตอนแรก แต่การที่มีฟีเจอร์นั้นๆ ทำให้การทำงานคุณเปลี่ยนไป และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็เป็นได้  3. ความสามารถในการเติบโตของโปรแกรม คุณควรจะเลือกโปรแกรมที่ตอบโจทย์คุณทั้งในปัจจุบัน และในอนาคตอีก 1 เสต็ป หลายๆ ครั้งที่เราเจอคือลูกค้าเลือกที่จะใช้โปรแกรมบัญชีราคาถูกก่อน เพื่อใช้จัดการเอกสารต่างๆ และสรุปในเบื้องต้น แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นและมีความต้องการทางด้านบัญชี การเงินที่ซับซ้อนมากขึ้น ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนโปรแกรมไปใช้ตัวที่ทำอะไรได้มากขึ้น ทำให้กิจการมีต้นทุนเพิ่มขึ้นในช่วงการย้ายข้อมูล (migration) ไม่ว่าจะมาจากการที่คนของกิจการจะต้องคีย์ข้อมูลเพิ่มขึ้น 2 ที่ หรือจากการใช้บริการย้ายข้อมูลของผู้ให้บริการ  4. ความง่ายในการใช้งาน เลือกโปรแกรมบัญชีที่ใช้งานง่าย เพื่อช่วยคุณและทีมงานของคุณเรียนรู้การใช้งานได้ และลดโอกาสที่จะบันทึกผิดพลาด เราแนะนำว่าในการเลือกนี้อยากให้คุณได้ทดลองใช้งานของโปรแกรมจริงๆ และสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการถึงสิ่งที่คุณต้องการใช้งานว่าทำอย่างไร บางครั้งการที่คุณหาอะไรบางอย่างไม่เจอ ไม่ได้มาจากการที่โปรแกรมนั้นทำไม่ได้ แต่อาจจะเกิดการจากการ setting ของโปรแกรมก็ได้ 5. การให้บริการ เลือกโปรแกรมบัญชีที่มีบริการที่ดี เพราะว่าการบริการที่ดีช่วยให้คุณทำงานต่างๆได้ง่ายขึ้น และราบรื่นขึ้นเยอะมาก ในส่วนนี้คุณอาจจะสอบถามเพื่อนๆที่ได้ใช้บริการนี้ก่อนคุณว่ามีปัญหาอะไรในการใช้งานหรือไม่ หรือเข้าไปอ่าน review ของลูกค้าก่อนเลือกบริการเจ้าไหน ที่ PEAK เรามีทีมบริการที่ให้บริการดูแลผู้ใช้งานทุกวัน และเรตติ้งการให้บริการของเราก็อยู่ในระดับที่ยอดเยี่ยมจากการ review โดยผู้ใช้งานจริงกว่า 400 คน สรุป  การเลือกโปรแกรมบัญชีซักตัวหนึ่ง อาจจะเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาแต่การเตรียมตัวต่างๆทั้งลิสต์ของฟีเจอร์ที่คุณต้องการใช้งาน หรืองบประมาณที่คุณต้องการลงทุนกับเรื่องนี้ หรือการอ่านรีวิว หรือสอบถามเพื่อนก็จะช่วยให้คุณเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับคุณมากขึ้น ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ได้เลยวันนี้ เพื่อช่วยให้คุณพิจารณาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับคุณ แล้วพบกันนะครับ

ในการชำระค่าสินค้าหรือบริการ โดยปกติกิจการจะใช้วิธีจ่ายเช็คหรือโอนเงินเข้าบัญชีคู่ค้าหรือผู้ให้บริการ ในกรณีของค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายอย่างเร่งด่วน กิจการควรมีเงินสำรองเพื่อให้สามารถเบิกจ่ายได้ตามความจำเป็น โดยใช้ระบบเงินทดรองจ่ายซึ่งเป็นลักษณะการเบิกเงินล่วงหน้า PEAK จะพานักบัญชีและผู้ประกอบการไปติดตามเรื่องต้องรู้เกี่ยวกับเงินทดรองจ่ายในบทความนี้ เงินทดรองจ่ายคืออะไร    เงินทดรองจ่าย คือ เงินที่กิจการสำรองไว้เพื่อให้พนักงานผู้ขอเบิกได้เบิกเงินล่วงหน้าสำหรับการใช้จ่ายเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการตามความจำเป็นในกรณีเร่งด่วนหรือสำหรับงานโครงการ ซึ่งมีทั้งเงินทดรองจ่ายที่เบิกเป็นเงินสดและเงินทดรองจ่ายที่จ่ายเป็นเช็ค เนื่องจากการเบิกจ่ายตามปกติของกิจการ เช่น การจ่ายเช็คหรือโอนเงินเข้าบัญชี มีขั้นตอนการจัดทำและอนุมัติเป็นรอบที่กำหนด ทำให้ไม่ทันต่อการใช้จ่าย                                                                                                  วัตถุประสงค์ของการจัดทำระบบเงินทดรองจ่าย  วัตถุประสงค์ในการจัดทำระบบเงินทดรองจ่ายของกิจการมีดังนี้ ระบบเงินทดรองจ่าย    เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน กิจการสามารถกำหนดให้มีขั้นตอนของระบบเงินทดรองจ่ายดังนี้                                                             1. การขอเบิกเงินทดรองจ่าย ผู้ขอเบิกเงินทดรองจ่ายกรอกแบบฟอร์มใบเบิกเงินทดรองจ่าย โดยกรอกรายการสินค้าหรือบริการ/ประเภทของค่าใช้จ่ายและจำนวนเงินที่เบิก เมื่อได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจซึ่งโดยทั่วไปได้แก่ผู้จัดการ/หัวหน้าแผนกของผู้ขอเบิกฯ ผู้ขอเบิกฯ จะส่งเอกสารให้แผนกบัญชี แผนกบัญชีควรกำหนดเวลาในการส่งเอกสารและเบิกเงินทดรองจ่ายเพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานและเบิกจ่ายได้ทันต่อความจำเป็นที่ต้องการใช้เงิน เช่น กรณีเบิกเป็นเงินสด กำหนดให้ส่งเอกสารใบเบิกเงินทดรองจ่ายทุกวันอังคารเวลา    9.00น.-11.00 น.และกำหนดเวลารับเงินสดในวันพฤหัสบดีในช่วงเวลาและสัปดาก์เดียวกัน ส่วนกรณีเบิกเป็นเช็ค กำหนดส่งเอกสารใบเบิกเงินทดรองจ่ายทุกวันอังคาร เวลา 9.00น.-11.00 น. และผู้ขอเบิกฯ ได้รับเช็คในวันพฤหัสบดี ในช่วงเวลาและสัปดาห์เดียวกัน เป็นต้น  2. การตรวจสอบเอกสารใบขอเบิกเงินทดรองจ่าย เมื่อแผนกบัญชีได้รับเอกสารใบเบิกเงินทดรองจ่ายจากผู้ขอเบิกฯ จะทำการตรวจสอบว่าจำนวนเงินที่ขอเบิกไม่เกินวงเงินที่กำหนดแต่ละครั้ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละกิจการ เมื่อผู้มีอำนาจอนุมัติการเบิกเงินทดรองจ่ายแล้ว แผนกบัญชีจะจัดทำใบสำคัญจ่ายแนบเอกสารใบเบิกเงินทดรองจ่ายส่งให้แผนกการเงินเพื่อจัดเตรียมเงินสดหรือโอนเงินเข้าบัญชีของผู้ขอเบิกฯ กรณีที่เบิกจ่ายเป็นเช็ค แผนกการเงินจะจัดทำเช็ค เมื่อได้รับอนุมัติการจ่ายเช็คแล้วจะทำการจ่ายเช็คให้แก่ผู้ขอเบิกฯ                                                       จากนั้นแผนกการเงินจะจัดเก็บเอกสารต้นฉบับใบเบิกเงินทดรองจ่ายไว้ และส่งสำเนาใบเบิกเงินทดรองจ่ายฉบับที่1 ให้แก่ผู้ขอเบิกฯ เก็บไว้เป็นหลักฐาน โดยมีการลงนามผู้อนุมัติการจ่ายเงิน ผู้จ่ายเงินและผู้รับเงิน ส่วนสำเนาใบเบิกเงินทดรองจ่ายฉบับที่2 แผนกการเงินจะบันทึกรายการขอเบิกเงินทดรองจ่ายในทะเบียนคุมเงินทดรองจ่าย โดยกรอกข้อมูลชื่อผู้ขอเบิกฯ และแผนกของผู้ขอเบิกฯ เลขที่และวันที่ใบเบิกเงินทดรองจ่าย รวมทั้งจำนวนเงินทดรองจ่าย วันที่กำหนดคืนเงินทดรองจ่าย จากนั้นแผนกการเงินจะส่งใบสำคัญจ่ายพร้อมสำเนาใบเบิกเงินทดรองจ่ายฉบับที่ 2 ให้แก่แผนกบัญชีเพื่อบันทึกบัญชีตั้งเบิกเงินทดรองจ่าย  3. การเคลียร์เงินทดรองจ่าย ผู้ขอเบิกฯ จัดทำเอกสารใบเคลียร์เงินทดรองจ่ายและแนบหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือค่าใช้จ่าย โดยมีผู้จัดการแผนกของพนักงานผู้ขอเบิกฯ เป็นผู้ตรวจสอบและลงนามในเอกสารใบเคลียร์เงินทดรองจ่าย (รูปที่ 2) หลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือค่าใช้จ่าย ได้แก่ ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบับใบกำกับภาษี  ใบรับสินค้า ใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อ เป็นต้น กรณีที่มีเงินเหลือส่งคืนผู้ขอเบิกฯ สามารถนำเงินสดมาคืนกิจการ หรือใช้วิธีนำเงินที่เหลือฝากเข้าบัญชีของกิจการแล้วนำเอกสาร Pay Slip แนบมาพร้อมกับหลักฐานเอกสารการเคลียร์เงินทดรองจ่าย       4. การตรวจสอบเอกสารการเคลียร์เงินทดรองจ่าย   แผนกบัญชีตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารใบเคลียร์เงินทดรองจ่ายและหลักฐานใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ที่ผู้ขอเบิกฯ นำมาเคลียร์ แล้วลงนามตรวจสอบในเอกสารใบเคลียร์เงินทดรองจ่าย จากนั้นนำส่งเอกสารทั้งหมดให้แก่แผนกการเงิน                                      5. การติดตามทวงถามการเคลียร์เงินทดรองจ่าย เมื่อแผนกการเงินได้รับเอกสารการเคลียร์เงินทดรองจ่ายจากแผนกบัญชี ควรอัปเดตข้อมูลในทะเบียนคุมเงินทดรองจ่าย แผนกการเงินควรติดตามทวงถามให้มีการเคลียร์เงินทดรองจ่ายภายในระยะเวลาที่กิจการกำหนด เช่น มีการโทรเตือนหรือส่งอีเมลแจ้งผู้ขอเบิกฯ เมื่อถึงเวลาใกล้วันครบกำหนด โดยเฉพาะเมื่อสถานะของผู้ขอเบิกฯ เป็นการ “เกินกำหนดชำระ” ควรมีมาตรการในการติดตามทวงถามอย่างเป็นระบบ ซึ่งเป็นการควบคุมไม่ให้มีเงินทดรองจ่ายค้างนาน 6. การบันทึกบัญชี แผนกบัญชีมีหน้าที่บันทึกบัญชีตามเอกสารการเบิกเงินทดรองจ่ายและเอกสารการเคลียร์เงินทดรองจ่าย โดยบันทึกบัญชีดังนี้ ตัวอย่างการบันทึกบัญชี                                                                                                              6.1 การเบิกเงินทดรองจ่าย                                                                  เดบิต เงินทดรองจ่าย                     30,000 บาท                                                                                                                                            เครดิต เงินสด/เงินฝากธนาคาร                 30,000 บาท       นายเอเบิกเงินทดรองจ่ายสำหรับงานโครงการวางท่อประปาหมู่บ้าน กขค                                          6.2 การเคลียร์เงินทดรองจ่าย ผู้ขอเบิกฯ ต้องคืนเงินให้แก่กิจการ เนื่องจากจำนวนเงินทดรองจ่ายที่เบิกไปสูงกว่าค่าใช้จ่ายที่ใช้จ่ายจริง เดบิต ค่าใช้จ่าย                     29,500 บาท                                                                                                                                   เดบิต เงินสด/เงินฝากธนาคาร        500 บาท                     เครดิต เงินทดรองจ่าย                            30,000 บาท                                                                      นายเอเคลียร์เงินทดรองจ่ายและคืนเงินทดรองจ่ายให้กิจการ 500 บาท   6.3 การเคลียร์เงินทดรองจ่ายและกิจการต้องจ่ายเงินเพิ่ม เนื่องจากจำนวนเงินทดรองจ่ายที่เบิกไป น้อยกว่าค่าใช้จ่ายที่ใช้จ่ายจริง                                                                                                                                      เดบิต ค่าใช้จ่าย                     30,800 บาท                                                                                                                                                            เครดิต เงินสด/เงินฝากธนาคาร                     800 บาท                                                                                เครดิต เงินทดรองจ่าย                            30,000 บาท                                                                      นายเอเคลียร์เงินทดรองจ่ายและเบิกเพิ่ม 800 บาท                                                                                                                                                                                                                                                                 การควบคุมภายในระบบเงินทดรองจ่าย สำหรับระบบเงินทดรองจ่าย กิจการควรดำเนินการให้มีระบบการควบคุมภายในดังนี้                                       1. การกำหนดระเบียบขั้นตอนสำหรับระบบเงินทดรองจ่าย กิจการควรกำหนดระเบียบขั้นตอนสำหรับระบบเงินทดรองจ่าย ตามแนวปฏิบัติที่กล่าวมาข้างต้น โดยจัดให้มีการตรวจสอบการอนุมัติรายการ มีการควบคุมการปฏิบัติงานให้ถูกต้องตรงกับแนวปฏิบัติที่ทางกิจการกำหนดไว้ ผู้บริหารควรมีการทบทวนหลักเกณฑ์ให้เหมาะสมและชัดเจนเป็นระยะ เช่น เป็นรายปี                                                                    2. การกำหนดจำนวนที่เหมาะสมสำหรับการเบิกจ่ายเงินทดรองจ่ายแต่ละครั้ง กิจการควรมีการกำหนดจำนวนเงินที่เหมาะสมสำหรับการเบิกจ่ายในแต่ละครั้ง เช่น 30,000 บาท เป็นต้นและควรมีการควบคุม ตรวจสอบการเบิกจ่ายแต่ละครั้งไม่ให้เกินจากจำนวนเงินที่กำหนดไว้ เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดการทุจริต อย่างไรก็ตามกิจการสามารถทบทวนจำนวนเงินที่เหมาะสมกับการใช้งานได้ บางกิจการอาจกำหนดให้มีวงเงินทดรองจ่ายมากกว่า 1 วงเงินได้ อย่างเช่น กิจการที่มีสาขา เพื่อความสะดวกในการดำเนินงาน กิจการอาจกำหนดให้มีวงเงินที่สำนักงานใหญ่และวงเงินที่สาขาแยกกัน หรือ กำหนดวงเงินแยกตามประเภทการใช้งาน เช่น วงเงินทดรองจ่ายสำหรับกรณีทั่วไป กับกรณีการจ่ายค่าเคลียร์สินค้านำเข้า สำหรับกิจการที่มีการนำเข้าสินค้าจากต่างประเทศ 3. การควบคุมการเคลียร์เงินทดรองจ่ายภายในเวลาที่เหมาะสมและการจัดทำทะเบียนคุมเงินทดรองจ่าย กิจการควรกำหนดให้มีการเคลียร์เงินทดรองจ่ายภายในเวลาที่เหมาะสม เช่น การเคลียร์ภายใน 15 วันนับจากวันที่ได้รับเงิน โดยใช้ทะเบียนคุมเงินทดรองจ่ายในการควบคุม กรณีมีเงินทดรองจ่ายค้างนานเกินกำหนดเวลา ควรมีกระบวนการในการติดตามทวงถาม ควรมีระบบการแจ้งเตือนผู้ขอเบิกฯ หรือแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาของผู้ขอเบิกฯ ทราบว่ามีสถานะเกินกำหนดเวลาในการเคลียร์เงินทดรองจ่าย โดยใช้วิธีการส่งอีเมลแจ้ง และควรมีการจัดทำรายงานสรุปการเบิกเงินทดรองจ่ายเกินกำหนดเวลาให้ผู้บริหารที่เกี่ยวข้องทราบเป็นรายเดือน     4. การแบ่งแยกหน้าที่ของหน่วยงานที่รับผิดชอบให้ชัดเจน                                                        โดยแผนกที่เกี่ยวข้องกับระบบเงินทดรองจ่าย ได้แก่                                                                  4.1 แผนกการเงิน โดยปกติเจ้าหน้าที่แผนกการเงินเป็นผู้ถือเงินทดรองจ่ายและจัดทำทะเบียนคุมเงินทดรองจ่าย รวมทั้งการจัดเตรียมเช็คจ่ายสำหรับกรณีมีผู้ขอเบิกฯ เป็นเช็ค และทำหน้าที่ออกหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีที่เป็นเงินทดรองจ่ายซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่เข้าเงื่อนไขต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย รวมทั้งการจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร             4.2 แผนกบัญชีมีหน้าที่ตรวจสอบใบเบิกเงินทดรองจ่ายเมื่อมีผู้มาขอเบิกฯ โดยตรวจสอบว่ามีการอนุมัติ ถูกต้อง และตรวจสอบจำนวนเงินที่เบิกแต่ละครั้งว่าเกินจำนวนเงินที่กิจการกำหนดไว้หรือไม่ รวมทั้งการตรวจสอบการเคลียร์เงินทดรองจ่ายว่าหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องครบถ้วนถูกต้องหรือไม่ เป็นรายจ่ายทางภาษีได้หรือไม่ การหักภาษี ณ ที่จ่ายครบถ้วนถูกต้อง รวมทั้งแผนกบัญชีมีหน้าที่บันทึกบัญชีเมื่อมีการเบิกเงินทดรองจ่ายและการเคลียร์เงินทดรองจ่าย                                                                                                    5. การกำหนดให้มีหลักฐานการรับเงินและการประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในเอกสารการจ่าย เมื่อมีการจ่ายเงินทดรองจ่าย ควรให้ผู้ขอเบิกเงินฯ ลงลายมือชื่อเป็นหลักฐานในการรับเงินทุกครั้ง พร้อมทั้งประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในเอกสารการเบิกเงินทดรองจ่ายและเอกสารใบเคลียร์เงินทดรองจ่ายรวมทั้งหลักฐานประกอบทุกใบเพื่อป้องกันการนำเอกสารมาเบิกซ้ำ                                                                         6. การตรวจสอบหลักฐานเอกสารประกอบการเคลียร์ค่าใช้จ่ายให้ครบถ้วนถูกต้อง แผนกบัญชีควรตรวจสอบเอกสารประกอบที่นำมาเคลียร์ค่าใช้จ่ายให้มีความครบถ้วนถูกต้อง สามารถหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารต้นฉบับโดยต้องมีชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงินที่ชัดเจนและสมบูรณ์ ใบกำกับภาษีมีข้อความครบถ้วนถูกต้องสามารถใช้ขอคืนทางภาษีได้                                                        […]

งานปิดบัญชีเป็นงานสำคัญของนักบัญชีที่ต้องทำการสรุปรายการค้าที่เกิดขึ้นของรอบปีบัญชีนั้น จัดทำเป็นงบการเงินของกิจการ เพื่อนำส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจ และกรมสรรพากรตามกฎหมาย และเพื่อเป็นรายงานทางการเงินประจำปีที่สรุปผลการดำเนินงานและฐานะทางเงินของกิจการ เพื่อผู้ประกอบการนำไปวางแผนและวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจ การปิดบัญชีคืออะไร การปิดบัญชีหรือการปิดงบประจำปี คือ การจัดการเพื่อให้ได้งบการเงิน ทำให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับความเป็นจริงโดยการโอนบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีกำไรขาดทุนและโอนปิดเข้าบัญชีทุน เพื่อหายอดคงเหลือที่ถูกต้องของบัญชีทุน ณ วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี รวมทั้งการสรุปยอดคงเหลือของบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน เพื่อยกยอดไปยังงวดบัญชีถัดไป โดยปกติรอบระยะเวลาบัญชีของกิจการจะเป็นระยะเวลาเท่าไรก็ได้แต่ไม่เกิน 1 ปี จะเริ่มต้นวันที่ 1 มกราคมหรือไม่ก็ได้ กิจการส่วนใหญ่กำหนดรอบระยะเวลาบัญชีตามปีปฏิทิน เช่น รอบบัญชี 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม หรือ 1 เมษายน ถึง 31 มีนาคม เป็นต้น ประเภทของการปิดบัญชี 1. การปิดบัญชีประจำวัน                                                                                                                  เป็นการปิดบัญชีทุกสิ้นวันในสมุดเงินสด ซึ่งทำให้เจ้าของกิจการทราบเงินสดคงเหลือในทุกสิ้นวัน และในปัจจุบันส่วนใหญ่กิจการจะเปิดบัญชีกับธนาคาร เจ้าของกิจการสามารถเช็กยอดคงเหลือบัญชีธนาคารผ่านทางระบบ Mobile Application ซึ่งมีความสะดวกรวดเร็ว 2. การปิดบัญชีประจำเดือน                                                                                                                    เป็นการปิดบัญชี สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันรับ สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันทั่วไป รวมทั้งรายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย และผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทเพื่อจัดทำงบทดลอง 3. การปิดบัญชีประจำปี                                                                                                                   เป็นการปิดบัญชีทุกบัญชีในสมุดรายวันแยกประเภท หลังจากที่มีการปรับปรุงรายการ การรับรู้รายได้และบันทึกค่าใช้จ่ายในงวด การบันทึกรายการค่าเสื่อมราคา รายการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ค่าเผื่อการด้อยค่าของสินค้าคงเหลือ และจัดทำงบการเงิน    วัตถุประสงค์ของการปิดบัญชีประจำปี เพื่อจัดทำงบการเงินให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินของกิจการและกรรมการบริษัทนำเสนอเพื่ออนุมัติงบการเงินในที่ประชุมผู้ถือหุ้น เมื่องบการเงินได้รับอนุมัติแล้วกิจการต้องนำส่งงบการเงินให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า 7 ขั้นตอนการปิดบัญชีประจำปี สำหรับขั้นตอนในการปิดบัญชี ประกอบด้วย 1. การกำหนดตารางเวลาในการปิดบัญชี เป็นการกำหนดตารางลำดับงานที่นักบัญชีต้องดำเนินการ เพื่อจุดมุ่งหมายที่จะจัดทำงบการเงินให้ได้ภายในเวลาที่กำหนด 2. การปิดบัญชีระบบต่างๆ ได้แก่ ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ระบบรับเงิน ระบบจ่ายเงิน โดยการบันทึกเอกสารให้ครบถ้วนถูกต้อง การบันทึกบัญชีได้รับการตรวจสอบและอนุมัติจากผู้มีอำนาจ     3. การปรับปรุงรายการปิดงบการเงิน (Journal Voucher Entries) โดยกิจการควรจัดทำ JV List ซึ่งเป็นรายการที่ปรับปรุงเป็นประจำทุกปี รวมทั้งรายการปรับปรุงที่เกิดขี้นใหม่ในปีนั้นๆ และ Journal Voucher ควรมีลายเซ็นผู้จัดทำและลายเซ็นผู้ตรวจสอบอนุมัติให้ครบถ้วน ต้วอย่าง JV List เลขที่ JV รายการปรับปรุง บัญชีที่เกี่ยวข้อง 1 ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ลูกหนี้การค้า 2 อัตราแลกเปลี่ยนของลูกหนี้ ลูกหนี้การค้า 3 ดอกเบี้ยค้างรับ ลูกหนี้อื่น 4 ค่าเผื่อสินค้าล้าสมัย (NRV) สินค้าคงเหลือ 5 สินค้าคงเหลือจากการตรวจนับ สินค้าคงเหลือ 6 ปิดต้นทุนสินค้า สินค้าคงเหลือ 7 ตัดจ่ายค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า สินทรัพย์หมุนเวียนอื่น 8 ปรับปรุงลูกหนี้ เจ้าหนี้สรรพากร สินทรัพย์หมุนเวียนอื่น 9 ปรับปรุงค่าเสื่อมราคาของอาคารและอุปกรณ์ ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ 10 ปรับปรุงรายการตัดจ่ายของอาคารและอุปกรณ์ ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ 11 ปรับปรุงค่าตัดจำหน่ายของสินทรัพย์ไม่มีตัวตน สินทรัพย์ไม่มีตัวตน 12 ปรับปรุงรายการตัดจ่ายของสินทรัพย์ไม่มีตัวตน สินทรัพย์ไม่มีตัวตน 13 อัตราแลกเปลี่ยนของเจ้าหนี้ เจ้าหนี้การค้า 14 ปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เจ้าหนี้อื่น 15 ตัดการรับรู้รายได้รับล่วงหน้า หนี้สินหมุนเวียนอื่น 16 ปรับปรุงภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีเงินได้นิติบุคคล ที่มา:เอกสารสัมมนาเรื่อง ปิดงบการเงินอย่างมืออาชีพ, อบรมบัญชีออนไลน์ เก็บชั่วโมง CPD CPA, CPD Tutor ตัวอย่างการปรับปรุงบัญชี ตาม JV List 3.1 ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เดบิต หนี้สงสัยจะสูญ เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ                                               สำหรับกิจการ NPAEs (กิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ) ตามมาตรฐานรายงานทางการเงิน(TRRS) ฉบับที่ 9 วิธีการประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญมีด้วยกัน 3 วิธี ได้แก่     ก. วิธีอัตราร้อยละของยอดขายเชื่อสุทธิ คำนวณจำนวนหนี้สงสัยจะสูญเป็นร้อยละของยอดขายเชื่อสุทธิข. วิธีอัตราร้อยละของลูกหนี้ที่ค้างชำระแยกตามอายุของลูกหนี้ คำนวณโดยการจัดกลุ่มลูกหนี้จำแนกตามอายุของหนี้ที่ค้างชำระ ลูกหนี้กลุ่มที่ค้างชำระนานนำมาคำนวณหาจำนวนหนี้สงสัยจะสูญด้วยอัตราร้อยละที่สูงกว่าลูกหนี้ที่เริ่มค้างชำระเกินกำหนด โดยถือว่าลูกหนี้ที่ค้างชำระนานจะมีโอกาสไม่ชำระหนี้มากกว่าลูกหนี้ที่เริ่มเกิดขึ้นค. วิธีพิจารณาลูกหนี้เป็นแต่ละราย พิจารณาจากความสามารถในการชำระหนี้และจำนวนเงินที่คาดว่าจะได้รับชำระจากลูกหนี้  3.2 อัตราแลกเปลี่ยนของลูกหนี้ ในการขายสินค้าหรือให้บริการที่เป็นสกุลเงินต่างประเทศ อัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ ณ วันที่เกิดรายการใช้อัตราแลกเปลี่ยน ณวันที่เกิดรายการ เมื่อถึงวันสิ้นงวดเมื่อมีลูกหนี้คงเหลือ กิจการต้องปรับปรุงรายการให้เป็นอัตราแลกเปลี่ยนเป็นอัตราปิด (อัตราแลกเปลี่ยน ณ วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี) กรณีที่เกิดกำไรจากอัตราแลกเปลี่ยน เดบิต ลูกหนี้                                                                                                                               เครดิต กำไรจากอัตราแลกเปลี่ยน                                                                                            กรณีที่เกิดขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน                                                                                  เดบิต ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน                                                                                                                             เครดิต ลูกหนี้ 3.3 การปรับปรุงค่าเสื่อมราคาของอาคารและอุปกรณ์                                                                                                                               เดบิต ค่าเสื่อมราคา                                                                                                                                           เครดิต ค่าเสื่อมราคาสะสม 4. การจัดทำงบทดลองและรายละเอียดประกอบงบการเงิน การจัดทำงบทดลองในขั้นตอนนี้ถือเป็น First Draft ซึ่งนักบัญชีจะนำมาตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของรายการที่บันทึกบัญชีในปีนั้นๆ เบื้องต้น หลังจากที่ปิดระบบลูกหนี้ เจ้าหนี้ รับเงิน จ่ายเงิน และบันทึกรายการปรับปรุงในข้อ 3 แล้ว ตัวอย่างงบทดลอง ที่มา : รายงานงบทดลอง (A022) – PEAK Blog (peakaccount.com) จากนั้นเป็นขั้นตอนที่นักบัญชีจะจัดทำรายละเอียดประกอบงบ ซึ่งเป็นรายละเอียดของรายการสินทรัพย์หรือหนี้สินที่มียอด คงเหลืออยู่ ณ วันสิ้นปีนั้น 5.การจัดทำงบกระทบยอด งบกระทบยอดที่สำคัญ ได้แก่ 5.1 งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร                                                                                                  เป็นการพิสูจน์ว่ายอดเงินฝากในบัญชีธนาคารกับรายการบัญชีธนาคารที่กิจการบันทึกบัญชี มีความแตกต่างกันเนื่องจากสาเหตุใด เพื่อช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดจากการบันทึกบัญชี ทำให้การบันทึกรายการบัญชีธนาคารครบถ้วนถูกต้อง โดยสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างยอดเงินฝากในบัญชีธนาคารและรายการบัญชีธนาคารที่กิจการบันทึกนั้นประกอบไปด้วย ก. รายการที่กิจการบันทึกบัญชีแล้วแต่ธนาคารยังไม่บันทึก ได้แก่ รายการเงินฝากระหว่างทาง (Deposits in Transit) เช่น เกิดจากเช็ครอเคลียริ่ง ทำให้ยอดเงินฝากธนาคารต่ำไป หรือรายการเช็คค้างจ่าย(Outstanding Cheques) คือ เช็คที่กิจการสั่งจ่ายไปแล้ว แต่ผู้รับเช็คยังไม่นำเช็คไปขึ้นเงินจากธนาคารทำให้ยอดเงินฝากธนาคารสูงกว่ากิจการข. รายการที่ธนาคารบันทึกรายการโดยยังไม่ได้แจ้งให้กิจการทราบ ได้แก่ รายการที่ธนาคารเพิ่มยอดเงินฝากโดยยังไม่ได้แจ้งให้กิจการทราบ เช่น มีการโอนเงินเข้าบัญชี ทำให้เงินฝากธนาคารสูงกว่ากิจการ หรือรายการที่ธนาคารลดยอดเงินฝากโดยมิได้แจ้งให้กิจการทราบ เช่น ค่าธรรมเนียม เช็คคืน เป็นต้นค. เกิดจากความผิดพลาดของกิจการ เช่น นักบัญชีบันทึกรายการเงินฝากธนาคารด้วยจำนวนเงินที่ผิดง. เกิดจากความผิดพลาดของกิจการ เช่น ธนาคารนำเช็คของผู้อื่นมาหักบัญชีเงินฝากของกิจการ   5.2 การกระทบยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม การกระทบยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นการกระทบของกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นการกระทบยอดยอดรายได้ที่ยื่นตามแบบภ.พ.30 และรายได้ตามงบทดลองถูกต้องตรงกัน โดยสามารถหาเหตุผลอธิบายความแตกต่างได้   6. การจัดทำงบทดลอง (Final) หลังจากที่กิจการจัดทำรายละเอียดประกอบงบและงบกระทบยอดแล้ว ควรทำการตรวจสอบว่ามีรายการที่ต้องปรับปรุงหรือบันทึกบัญชีเพิ่มเติมหรือไม่กับงบทดลอง เมื่อบันทึกรายการถูกต้องครบถ้วนแล้ว กิจการก็สามารถจัดทำงบทดลองชุด Final ได้  7. การจัดเตรียมเอกสารและรายงานทางบัญชีให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ หลังจากจัดทำงบทดลองชุดFinal กิจการสามารถพิมพ์รายงานงบแสดงฐานะเงินและงบกำไรขาดทุนและเตรียมเอกสารและรายงานทางบัญชีอื่นๆ ให้ผู้สอบบัญชีทำการตรวจสอบ ได้แก่ ก. งบทดลอง งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน ประจำปีข. บัญชีแยกประเภท สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันรับ-จ่าย สมุดรายวันทั่วไป รวมทั้งเอกสารการบันทึกบัญชีและเอกสารประกอบค. รายละเอียดประกอบงบ งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร รายงานกระทบยอดภาษีมูลค่าเพิ่มง. Bank Statement สมุดบัญชีธนาคารจ. รายงานอายุลูกหนี้ (AR Aging Report) รายงานอายุเจ้าหนี้ (AP Aging Report)ฉ. รายงานอายุสินค้าคงเหลือ (Inventory Aging Report)ช. รายงานการคำนวณต้นทุนขาย ต้นทุนผลิตซ. รายงานการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล รายละเอียดรายจ่ายที่ไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายตามประมวลรัษฎากรฌ. สำเนาแบบ ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53 ภ.พ.30 และใบเสร็จรับเงินญ. รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขายญ. สำเนาแบบ ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก และใบเสร็จรับเงินฎ. สำเนาภ.ง.ด.51ฐ. ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset Register) เป็นต้น หลังจากที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบงบการเงินประจำปีแล้ว กิจการจะได้รับงบการเงินที่ตรวจสอบแล้วซึ่งประกอบด้วย 1. รายงานผู้สอบบัญชี หน้ารายงานผู้สอบบัญชีมี 4 แบบ ได้แก่                                                                                         แบบที่1 ไม่มีเงื่อนไข                                                                                                       แบบที่2 มีเงื่อนไข                                                                                                            แบบที่3 งบการเงินไม่ถูกต้อง                                                                                                             แบบที่4 ไม่แสดงความเห็น                                                                                                            2. งบแสดงฐานะการเงิน                                                                                                                              เป็นรายงานที่แสดงฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง เพื่อให้ทราบว่ากิจการมีสินทรัพย์ หนี้สินและทุนเท่าไร                    3. งบกำไรขาดทุน                        […]

วิชาชีพบัญชีเป็นวิชาชีพที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการเงินขององค์กร นักบัญชีมีหน้าที่รวบรวมข้อมูลทางการเงิน ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชี บันทึกรายการทางบัญชี สรุปข้อมูลทางบัญชีและจัดทำรายงานทางการเงิน โดยผู้ใช้ข้อมูลจากรายงานทางบัญชีและการเงินมีทั้งผู้ใช้ข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งจะนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป ดังนั้นนักบัญชีซึ่งถือเป็นผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี ต้องปฏิบัติงานบนพื้นฐานของจรรยาบรรณสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี  วิชาชีพบัญชีเป็นวิชาชีพที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการเงินขององค์กร นักบัญชีมีหน้าที่รวบรวมข้อมูลทางการเงิน ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชี บันทึกรายการทางบัญชี สรุปข้อมูลทางบัญชีและจัดทำรายงานทางการเงิน โดยผู้ใช้ข้อมูลจากรายงานทางบัญชีและการเงินมีทั้งผู้ใช้ข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งจะนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป ดังนั้นนักบัญชีซึ่งถือเป็นผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี ต้องปฏิบัติงานบนพื้นฐานของจรรยาบรรณสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี  ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีคือใครบ้าง นอกจากนักบัญชีซึ่งมีหน้าที่จัดทำบัญชี ผู้ประกอบวิชาขีพบัญชียังหมายรวมถึง  ผู้สอบบัญชี ผู้วางระบบบัญชี ผู้ประกอบวิชาชีพด้านบัญชีภาษีอากร ด้านการศึกษาและเทคโนโลยีการบัญชีและการให้บริการเกี่ยวกับการบัญชีด้านอื่นๆ ซึ่งผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีมีทั้งที่ให้บริการในรูปของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี มีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามจรรยาบรรณที่กำหนดขึ้นโดยสภาวิชาชีพบัญชีฯ ซึ่งถ้าไม่ปฏิบัติตามถือว่าประพฤติผิดจรรยาบรรณ อาจถูกพักใช้ใบอนุญาตหรือถูกเพิกถอนใบอนุญาตได้  หลักการพื้นฐานของจรรยาบรรณสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี  พระราชบัญญัติวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2547 กำหนดให้ผู้ประกอบวิชาชีพมีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่กำหนดขึ้นโดยสภาวิชาชีพบัญชีฯ ซึ่งได้ออกข้อบังคับสภาวิชาชีพบัญชีว่าด้วยจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2561 เพื่อบังคับใช้กับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี ให้ปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานของจรรยาบรรณสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพ 6 ประการ ซึ่งประกอบด้วย                             1. ความซื่อสัตย์สุจริต (Integrity)                                                                                                           ความซื่อสัตย์สุจริต หมายถึง ความประพฤติอย่างตรงไปตรงมา จริงใจซื่อตรงต่อวิชาชีพ ไม่คดโกง ไม่หลอกลวง ได้แก่ 2. ความเที่ยงธรรม (Objectivity) และความเป็นอิสระ (Independence)     ความเที่ยงธรรม หมายถึง การใช้ดุลพินิจเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพโดยปราศจากความลำเอียงอคติ ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และอิทธิพลของบุคคลอื่น ได้แก่ 3. ความรู้ ความสามารถและความเอาใจใส่ทางวิชาชีพ (Professional Competence and Due Care) และการรักษามาตรฐานในการปฏิบัติงาน ได้แก่ การรักษาไว้ซึ่งความรู้ความสามารถและความชำนาญทางวิชาชีพในระดับที่รับรองได้ว่าลูกค้าได้รับบริการทางวิชาชีพที่ถึงพร้อมด้วยวิวัฒนาการล่าสุดในวิธีการ หรือเทคนิคการปฏิบัติการหรือตามกฎหมาย และปฏิบัติหน้าที่ด้วยความเอาใจใส่ให้เป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง   4. การรักษาความลับ (Confidentiality)   ได้แก่ การให้ความสำคัญกับความลับของข้อมูลที่ได้มาจากความสัมพันธ์ทางวิชาชีพและทางธุรกิจ ดังนั้นจึงไม่พึงเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวให้กับบุคคลที่สาม โดยไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอย่างถูกต้องและเฉพาะเจาะจง เว้นแต่เป็นการเปิดเผยตามสิทธิ์ทางกฎหมายหรือสิทธิ์ทางวิชาชีพ หรือเป็นหน้าที่ที่ต้องเปิดเผย หรือไม่นำข้อมูลดังกล่าวไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตนหรือเพื่อบุคคลที่สาม                                                      5. พฤติกรรมทางวิชาชีพ (Professional Behavior) ได้แก่ การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องและหลีกเลี่ยงการกระทำใดๆ ที่อาจทำให้เกิดความเสื่อมเสียเกียรติศักดิ์แห่งวิชาชีพบัญชี                                         6. ความโปร่งใส (Transparency) ได้แก่ การแสดงภาพลักษณ์ให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบต่างๆ และมาตรฐานวิชาชีพที่กำหนดไว้ และไม่ปกปิดข้อเท็จจริงหรือบิดเบือนความจริงอันเป็นสาระสำคัญซึ่งสามารถติดตามตรวจสอบได้              อัปเดตจรรยาบรรณวิชาชีพบัญชี  เพื่อประโยชน์ในการวินิจฉัยกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อบังคับสภาวิชาชีพบัญชีว่าด้วยจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2561 สภาวิชาชีพบัญชีฯ จึงได้จัดทำคู่มือประมวลจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี ตามแนวทางหลักการพื้นฐานประมวลจรรยาบรรณของคณะกรรมการกำหนดมาตรฐานจรรยาบรรณระหว่างประเทศ (IESBA) ตามประกาศสภาวิชาชีพบัญชี ที่ 39/2564 เรื่อง คู่มือจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี เมื่อวันที่ 22 ธันวาคม 2564  โดยให้มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 31 ธันวาคม 2565 เป็นต้นไป และยกเลิกประกาศสภาวิชาชีพบัญชีที่ 7/2562 เรื่องข้อมูลประมวลจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี ทั้งนี้เพื่อให้ข้อมูลทันกับการเปลี่ยนแปลงตามแนวทางประมวลจรรยาบรรณของ (IESBA) ฉบับ 2020 วัตถุประสงค์ของประมวลจรรยาบรรณ โครงสร้างประมวลจรรยาบรรณ โครงสร้างของประมวลจรรยาบรรณ ประกอบด้วย 4 ส่วน คือ ส่วนที่ 1 การปฏิบัติตามประมวลจรรยาบรรณ หลักการพื้นฐานและกรอบแนวคิด ว่าด้วยการปฏิบัติตามประมวลจรรยาบรรณ หลักการพื้นฐาน และกรอบแนวคิด และที่สามารถนำไปปรับใช้กับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีทุกคน                                                        ส่วนที่ 2 ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีในหน่วยงานธุรกิจ (Professional Accountants in Business-PAIB) ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีในหน่วยธุรกิจ หมายถึง ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่ได้รับการว่าจ้างเป็นพนักงาน การ จ้างงานหรือการทำสัญญาในฐานะผู้บริหารหรือผู้บริหารที่ไม่ได้เป็นผู้บริหารในองค์กรเหล่านี้ ได้แก่ พาณิชยกรรม อุตสาหกรรมหรือบริการ, ภาคการศึกษา, หน่วยงานที่ไม่แสวงหากำไร, องค์กรกำกับดูแลหรือองค์กรทางวิชาชีพ นอกจากนี้ส่วนที่ 2 ยังนำไปปรับใช้กับบุคคลที่เป็นผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่ให้บริการสาธารณะ เมื่อปฏิบัติกิจกรรมทางวิชาชีพตามความสัมพันธ์ของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี กับสำนักงานของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีไม่ว่าจะเป็นในฐานะคู่สัญญา ลูกจ้างหรือเจ้าของ                                                       ส่วนที่ 3 ผู้ประกอบวิชาชีพที่ให้บริการสาธารณะ(Professional Accountants in Public Practice-PAPP) ได้กำหนดคำอธิบายเพิ่มเติมที่นำไปปฏิบัติกับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่ให้บริการสาธารณะ เมื่อให้บริการทางวิชาชีพ                              ส่วนที่ 4ก และ 4ข มาตรฐานระหว่างประเทศเรื่องความเป็นอิสระ ได้กำหนดคำอธิบายเพิ่มเติมที่นำไปปฏิบัติกับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่ให้บริการสาธารณะ เมื่อให้บริการให้ความเชื่อมั่นดังต่อไปนี้                                                                                                                           ส่วนที่ 4 ก  ความเป็นอิสระ สำหรับงานสอบบัญชีและงานสอบทานที่นำไปใช้เมื่อปฏิบัติงานสอบบัญชีหรืองานสอบทาน    ส่วนที่ 4 ข   ความเป็นอิสระสำหรับงานที่ให้ความเชื่อมั่น นอกเหนือจากงานสอบบัญชีและงานสอบ ทาน ซึ่งนำไปใช้เมื่อปฏิบัติงานที่ให้ความเชื่อมั่นที่ไม่ใช่งานสอบบัญชีหรืองานสอบทาน ดังแสดงในรูปที่ 1-3  รูปที่ 1 โครงสร้างประมวลจรรยาบรรณ ที่มา: คู่มือประมวลจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี สภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์   รูปที่ 2 ภาพรวมคู่มือประมวลจรรยาบรรณ-ส่วนและหมวด ส่วนที่ 1- ส่วนที่ 3   รูปที่ 3 ภาพรวมประมวลคู่มือจรรยาบรรณ-ส่วนและหมวด ส่วนที่ 4ก และ 4ข หลักการพื้นฐาน และกรอบแนวคิด หลักการพื้นฐาน                                                                                                              เป็นการกำหนดมาตรฐานของพฤติกรรมที่คาดหวังไว้จากผู้ประกอบวิชาชีพฯ ประกอบด้วย ความซื่อสัตย์สุจริต ความเที่ยงธรรม ความรู้ความสามารถและความเอาใจใส่ทางวิชาชีพ การรักษาความลับ พฤติกรรมทางวิชาชีพ และความโปร่งใส โดยแสดงไว้ในหมวดย่อย 111-115 สำหรับจรรยาบรรณเรื่องความเป็นอิสระไม่ได้แสดงไว้ในส่วนของหลักการพื้นฐานแต่แสดงไว้ในส่วนที่4 ก และ 4 ข เรื่องมาตรฐานความเป็นอิสระ โดยหลักการพื้นฐานทั้ง 5 ประการมีข้อกำหนดและการนำไปปฏิบัติ ใช้ดังนี้ 1. ความซื่อสัตย์สุจริต ได้แก่ 2. ความเที่ยงธรรม ได้แก่ 3. ความรู้ ความสามารถ และความเอาใจใส่ทางวิชาชีพ (การรักษามาตรฐานในการปฏิบัติงาน) ได้แก่ 4. การรักษาความลับ ได้แก่ การระมัดระวังความเป็นไปได้ที่จะเปิดเผยข้อมูลโดยพลั้งเผลอ รวมทั้งในสภาพแวดล้อมทางสังคม โดยเฉพาะอย่างยิ่งต่อบุคคลที่เป็นผู้ร่วมงานทางธุรกิจที่ใกล้ชิด หรือสมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิดที่สุดหรือสมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิด 5. พฤติกรรมทางวิชาชีพ ได้แก่ กรอบแนวคิด ด้วยในการปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานอาจเกิดอุปสรรค กรอบแนวคิดจะช่วยให้ผู้ประกอบวิชาชีพฯ ปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานและบรรลุความรับผิดชอบที่มีต่อประโยชน์สาธารณะ สามารถนำไปปรับใช้กับข้อเท็จจริงและเหตุการณ์แวดล้อมในวงกว้างได้ เนื่องด้วยกิจกรรมทางวิชาชีพ ผลประโยชน์ และความสัมพันธ์ที่หลากหลายอาจก่อให้เกิดอุปสรรคในการปฏิบัติตามหลักการพื้นฐาน                                                             กรอบแนวคิด มีแนวทางสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพฯ ดังนี้                                                                      1. ระบุอุปสรรคต่อการปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานของจรรยาบรรณ                                                       อุปสรรค ได้แก่       ก. อุปสรรคจากผลประโยชน์ส่วนตน เป็นอุปสรรคที่เกิดจากผลประโยชน์ทางการเงิน หรือผลประโยชน์อื่นที่มีอิทธิพลอย่างไม่เหมาะสมต่อการใช้ดุลยพินิจหรือพฤติกรรมของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีข. อุปสรรคจากการสอบทานผลงานตนเอง เป็นอุปสรรคที่ผู้ประกอบวิชาชีพฯ ไม่สามารถประเมินได้อย่างเหมาะสมเกี่ยวกับผลของการใช้ดุลพินิจที่ผ่านมาของตน หรือกิจกรรมที่ทำโดยผู้ประกอบวิชาชีพเองหรือโดยบุคคลอื่นในสำนักงานหรือองค์กรผู้ว่าจ้างที่เกี่ยวข้องค. อุปสรรคจากการเป็นผู้ให้การสนับสนุน เป็นอุปสรรคที่ผู้ประกอบวิชาชีพฯ ให้การสนับสนุนสถานภาพของลูกค้าหรือองค์กรผู้ว่าจ้าง จนถึงจุดที่กระทบต่อความเที่ยงธรรมของผู้ประกอบวิชาชีพฯง. อุปสรรคจากความคุ้นเคยกับลูกค้าหรือผู้ว่าจ้างจ. อุปสรรคจากการถูกข่มขู่                                                                                                              2. ประเมินอุปสรรคที่ระบุไว้                                                                                                                 เป็นการประเมินว่าอุปสรรคนั้นอยู่ในระดับที่ยอมรับได้หรือไม่ ซึ่งเป็นระดับที่ผู้ประกอบวิชาชีพฯ ได้ใช้การทดสอบอย่างที่บุคคลที่สามที่มีความรอบรู้และได้ใช้วิจารณญาณเยี่ยงวิญญูชน                                                                                                                 3. จัดการอุปสรรคโดยขจัดหรือลดอุปสรรคให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้                                                       เมื่อผู้ประกอบการวิชาชีพฯ พบอุปสรรคที่ไม่อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ ในการจัดการอุปสรรคทำได้ด้วยการขจัดหรือลดอุปสรรคนั้น ให้อยู้ในระดับที่ยอมรับได้โดย ก. การขจัดเหตุการณ์แวดล้อม ผลประโยชน์หรือความสัมพันธ์ที่มำให้เกิดอุปสรรคนั้นข. การใช้มาตรการป้องกันเท่าที่มีอยู่และสามารถนำมาปฏิบัติได้เพื่อลดอุปสรรคนั้น ให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ค. การปฏิเสธหรือยุติกิจกรรมทางวิชาชีพที่ปฏิบัติอยู่นั้น                                        การนำประมวลจรรยาบรรณไปใช้                                                                                            จากหลักการพื้นฐานและกรอบแนวคิดดังที่กล่าวมาข้างต้น พอจะสรุปแนวทางในการนำประมวลจรรยาบรรณไปใช้ดังนี้                   1. ประมวลจรรยาบรรณช่วยกำหนดให้ผู้ประกอบวิชาชีพฯ ปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานทางจรรยาบรรณและนำกรอบแนวคิดไปใช้ระบุ ประเมิน และจัดการอุปสรรค โดยใช้ดุลยพินิจทางวิชาชีพ การมีความตื่นตัวในการรับรู้ข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัย ความเข้าใจในการเปลี่ยนแปลงของข้อเท็จจริงและเหตุการณ์แวดล้อม รวมทั้งการใช้การทดสอบอย่างบุคคลที่สามที่มีความรอบรู้และได้ใช้วิจารณญาณเยี่ยงวิญญูชน                                2. กรอบแนวคิดช่วยในการรับรู้เงื่อนไข นโยบายและวิธีปฏิบัติที่กำหนดโดยวิชาชีพ กฎหมายและข้อบังคับที่ส่งผลกระทบต่ออุปสรรคต่างๆ และเป็นปัจจัยที่เกี่ยวข้องต่อการประเมินอุปสรรคว่าอยู่ในระดับที่ยอมรับได้หรือไม่                                                                                                                                   3. ประมวลจรรยาบรรณ เป็นเครื่องมือที่กำหนดให้ผู้ประกอบวิชาชีพฯ ต้องมีความเป็นอิสระเมื่อปฏิบัติงานสอบบัญชี งานสอบทาน โดยใช้กรอบแนวคิดในการระบุ การประเมินและการจัดการอุปสรรคต่อความเป็นอิสระ ซึ่งเป็นแนวทางเดียวกันกับกรอบแนวคิดในการจัดการอุปสรรคต่อการปฏิบัติตามหลักการพื้นฐาน นักบัญชีในฐานะที่เป็นผู้ประกอบวิชาชีพฯ ควรศึกษาและทำความเข้าใจประมวลจรรยาบรรณดังที่กล่าวมา เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานและเพื่อเป็นการยกระดับมาตรฐานของวิชาชีพบัญชีของนักบัญชีซึ่งมีหน้าที่ความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานให้เป็นที่น่าเชื่อถือ และไว้วางใจของผู้ที่มีส่วนได้เสียทุกฝ่ายทั้งที่เป็นองค์กรธุรกิจและหน่วยงานของรํฐ                                                                                                     ติดตามความรู้ภาษีและบัญชีจากโปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com หรือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK อ้างอิง:                                                                            สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐาน (tfac.or.th)บทความ : จรรยาบรรณสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี | มหาวิทยาลัยศรีปทุม (spu.ac.th)จรรยาบรรณของ ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี (jarataccountingandlaw.com)

ในปัจจุบันสภาพการแข่งขันที่สูงสำหรับธุรกิจ SMEs การขายสินค้าแค่เพียงการรับชำระเป็นเงินสดเป็นสิ่งที่ไม่ตอบโจทย์ลูกค้า เพราะส่วนใหญ่ลูกค้าก็ย่อมต้องการซื้อสินค้าไปผลิตและวางจำหน่ายก่อน เมื่อไรที่ได้รับชำระเงินมาก็ค่อยนำมาชำระให้ผู้ขาย ดังนั้นการให้เครดิตกับลูกค้าหรือการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ จึงช่วยเพิ่มรายได้ให้กับธุรกิจ SMEs ลูกค้าที่ได้รับเครดิตในการชำระเงินจากการซื้อสินค้า ซึ่งเกิดจากการดำเนินการค้าขายตามปกติของธุรกิจ เรียกว่าลูกหนี้การค้า ซึ่งผู้ประกอบการ SMEs ได้ตกลงให้ผู้ซื้อ (ลูกค้า) นำสินค้าไปใช้ก่อนแล้วค่อยชำระเงินภายหลัง หรือที่เรียกว่าการให้เครดิตเทอม ซึ่งระยะเวลาการให้เครดิตเทอมของธุรกิจ มีตั้งแต่ 15 วัน 30 วัน 45 วัน หรือ 60 วัน เป็นต้น  ความหมายของหนี้สูญ จากการระบาดของไวรัสโควิด-19 ที่ผ่านมา ส่งผลยอดขายของธุรกิจลดลง ผู้ประกอบการไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ล้วนแล้วแต่ได้รับผลกระทบจากการผิดนัดการชำระหนี้ของลูกหนี้ เมื่อลูกหนี้มีหนี้ค้างชำระสะสมมากขึ้น ทำให้ผู้ประกอบการจำเป็นต้องจัดหาเงินสำรองมาเป็นเงินทุนหมุนเวียนในการจัดซื้อวัตถุดิบเพื่อใช้ในการผลิต หรือการจัดซื้อสินค้าสำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป รวมถึงการสำรองจ่ายค่าใช้จ่ายของกิจการ ได้แก่ เงินเดือนพนักงาน ค่าขนส่งสินค้า ค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น ภาระดังกล่าวส่งผลให้ผู้ประกอบการเกิดการขาดสภาพคล่องได้ เมื่อกิจการไม่สามารถบริหารจัดการในเรื่องเงินทุนหมุนเวียนได้  ในที่สุดอาจทำให้ถึงขั้นเลิกกิจการ ในการผิดนัดของลูกหนี้ มีโอกาสที่กิจการจะไม่ได้รับชำระหนี้ และอาจเกิดหนี้สูญขึ้นได้ ตามมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 101 เรื่องหนี้สงสัยจะสูญและหนี้สูญ ได้ให้คำนิยามของคำว่า “หนี้สูญ” ไว้ดังนี้ “หนี้สูญ” หมายถึง ลูกหนี้ที่ได้ติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว แต่ไม่ได้รับชำระหนี้และได้ตัดจำหน่ายออกจากบัญชี   แนวปฏิบัติในทางบัญชี การตัดจำหน่ายหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายโดยตรง ที่จริงเป็นวิธีที่ง่ายและสะดวก แต่ก็มีข้อบกพร่องที่ไม่เป็นไปตามหลักการ Matching Principle หรือหลักการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับรายได้ของรอบระยะเวลาบัญชี อีกทั้งมูลค่าของลูกหนี้ที่แสดงในงบการเงินไม่ได้อยู่ในมูลค่าที่จะได้รับจริง วิธีนี้จึงเป็นวิธีที่ไม่ค่อยใช้กัน เว้นแต่หนี้ที่คาดว่าจะเก็บไม่ได้มีจำนวนที่ไม่มีนัยสำคัญ แต่ในสภาพความเป็นจริงทางธุรกิจ ถึงแม้ลูกหนี้ส่วนใหญ่จะชำระหนี้เมื่อครบกำหนด แต่มีลูกหนี้บางรายไม่ชำระหนี้ ในทางปฏิบัติจะ   ไม่สามารถระบุได้แน่ชัดว่าลูกหนี้รายใดจะไม่ชำระหนี้จนกว่าจะถึงกำหนดชำระ หรือได้มีการทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว ทำให้มูลค่าของลูกหนี้ที่จะแสดงในงบการเงินมีจำนวนสูงกว่าความเป็นจริง ดังนั้นจึงต้องมีการประมาณจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้จำนวนหนึ่ง กันไว้เป็นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญซึ่งเป็นบัญชีปรับมูลค่า นำไปปรับลดบัญชีลูกหนี้ เพื่อให้แสดงมูลค่าสุทธิที่ใกล้เคียงกับมูลค่าตามความเป็นจริง ได้แก่ วิธีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ซึ่งเป็นวิธีที่ถูกต้องตามหลักการบัญชีในการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับรายได้ของรอบระยะเวลาบัญชี แนวทางการจำหน่ายหนี้สูญทางภาษี ด้วยสถานการณ์แพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 เพื่อให้กิจการที่มีฐานะเป็นเจ้าหนี้ได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีในการตัดจำหน่ายหนี้สูญที่เกิดจากการเลิกกิจการของลูกหนี้ หรือเกิดจากการเก็บหนี้ไม่ได้ กรมสรรพากรจึงกำหนดให้ใช้แนวทางการจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ ตามหลักเกณฑ์ใหม่ได้แก่ กฎกระทรวงฉบับที่ 374 (พ.ศ.2564) ซึ่งประกาศใช้เมื่อ 29 เมษายน พ.ศ.2564 แทนกฎกระทรวงฉบับที่ 186 (พ.ศ.2534) โดยมีการเปลี่ยนแปลงหลักเกณฑ์และเงื่อนไขให้สอดคล้องกับสภาพการดำเนินงานทางธุรกิจในปัจจุบัน เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถนำหนี้สูญที่จะจำหน่ายจากบัญชีลูกหนี้มาถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ เพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลอย่างเหมาะสมและเป็นธรรม สาระสำคัญของการจำหน่ายหนี้สูญทางภาษีตามหลักเกณฑ์ใหม่ มีดังนี้ 1. ลักษณะของหนี้สูญที่จะสามารถจำหน่ายจากบัญชีลูกหนี้ได้  สำหรับหลักเกณฑ์ข้อนี้ไม่แตกต่างจากหลักเกณฑ์เดิม โดยลักษณะของหนี้สูญที่จะสามารถจำหน่ายจากบัญชีลูกหนี้ได้มีดังนี้ ·      เป็นหนี้ที่เกิดจากการประกอบกิจการ หรือเนื่องจากการประกอบกิจการ หรือหนี้ที่ได้รวมเป็นเงินได้ในการคำนวณกำไรสุทธิ แต่ไม่รวมหนี้ซึ่งเกิดจากกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการเป็นลูกหนี้ (เงินให้กู้ยืมกรรมการ ไม่สามารถตัดหนี้สูญได้) ·      ต้องเป็นหนี้ที่ไม่ขาดอายุความและมีหลักฐานโดยชัดแจ้งที่สามารถฟ้องลูกหนี้ได้ 2. มีการขยายเพดานการจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ของบริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล    สำหรับหลักเกณฑ์ข้อนี้มีความแตกต่างจากหลักเกณฑ์เดิม ดังนี้ 3. หลักเกณฑ์ในการตัดหนี้สูญใหม่ 3.1 กรณีลูกหนี้แต่ละราย มีจำนวนไม่เกิน 200,000 บาท  มีหลักฐานการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ แต่ไม่ได้รับชำระหนี้ หากฟ้องจะเสียค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับชำระ 3.2 กรณีลูกหนี้แต่ละรายมีจำนวนเกิน 200,000 บาทแต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท ต้องมีการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ 1. มีการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้และมีหลักฐานการติดตาม แต่ไม่ได้รับชำระ โดยปรากฏว่า (ก) ลูกหนี้ถึงแก่ความตาย เป็นคนสาบสูญ หรือมีหลักฐานว่าหายสาบสูญ และไม่มีทรัพย์สินชำระหนี้ (ข) ลูกหนี้เลิกกิจการ และมีเจ้าหนี้รายอื่นที่มีบุริมสิทธิเหนือทรัพย์สินทั้งหมดของลูกหนี้อยู่ในลำดับก่อนเป็นจำนวนมากกว่าทรัพย์สินของลูกหนี้ 2. ได้ดำเนินการฟ้องศาล 2.1 กรณีคดีแพ่ง กิจการจะตัดหนี้สูญได้เมื่อได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้และศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องนั้นแล้ว หรือได้ยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องและศาลได้มีคำสั่งรับคำขอนั้นแล้ว 2.2 กรณีคดีล้มละลาย กิจการจะตัดหนี้สูญได้เมื่อได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้และศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องนั้นแล้ว หรือในคดีที่ผู้ชำระบัญชีร้องขอให้ศาลพิพากษาให้ลูกหนี้เป็นบุคคลล้มละลายและศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องนั้นแล้ว หรือได้ยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้อง และเจ้าพนักงานพิทักษ์ทรัพย์หรือศาลได้มีคำสั่งรับคำขอรับชำระหนี้นั้น 3. กรณีลูกหนี้แต่ละรายมีจำนวนเกิน 2,000,000 บาท ต้องมีการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ 1.มีการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้และมีหลักฐานการติดตาม แต่ไม่ได้รับชำระ โดยปรากฏว่า (ก) ลูกหนี้ถึงแก่ความตาย เป็นคนสาบสูญ หรือมีหลักฐานว่าหายสาบสูญ และไม่มีทรัพย์สินชำระหนี้ (ข) ลูกหนี้เลิกกิจการ และมีเจ้าหนี้รายอื่นที่มีบุริมสิทธิเหนือทรัพย์สินทั้งหมดของลูกหนี้อยู่ในลำดับก่อนเป็นจำนวนมากกว่าทรัพย์สินของลูกหนี้ 2.ได้ดำเนินการฟ้องศาล 2.1 กรณีคดีแพ่ง กิจการจะตัดหนี้สูญได้เมื่อได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ หรือได้ยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้อง โดยได้มีหมายบังคับคดีของศาลแล้ว และมีรายงานการบังคับคดีครั้งแรกของ       เจ้าพนักงานบังคับคดี แต่ลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินใดชำระหนี้ได้ 2.2 กรณีคดีล้มละลาย กิจการจะตัดหนี้สูญได้เมื่อได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้หรือได้ยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้อง หรือในคดีที่ผู้ชำระบัญชีร้องขอให้ศาลพิพากษาให้ลูกหนี้เป็นบุคคลล้มละลาย โดยได้มีการประนอมหนี้นั้นกับลูกหนี้ โดยศาลมีคำสั่งเห็นชอบด้วยกับการประนอมหนี้นั้น หรือลูกหนี้ถูกศาลพิพากษาให้เป็นบุคคลล้มละลายและได้มีการแบ่งทรัพย์สินของลูกหนี้ครั้งแรกหรือศาลได้มีคำสั่งปิดคดีแล้ว 4.หลักเกณฑ์ใหม่นี้ใช้บังคับสำหรับการดำเนินการที่เริ่มในรอบระยะเวลาบัญชีที่เริ่มหรือหลังวันที่   1 มกราคม 2563 เป็นต้นไป การบริหารจัดการลูกหนี้ไม่ให้เกิดหนี้สูญ ถึงแม้จะมีกฎกระทรวงฉบับใหม่ที่มีการเปลี่ยนแปลงหลักเกณฑ์และเงื่อนไขมาช่วยผู้ประกอบการในการ         ตัดหนี้สูญเป็นรายจ่ายได้เหมาะสมกับสภาพการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน แต่ผู้ประกอบการก็ควรกำหนด      แนวทางการบริหารจัดการลูกหนี้เพื่อป้องกันความเสี่ยงไม่ให้เกิดหนี้สูญ สามารถจัดเก็บหนี้ได้ภายในกำหนดเวลาและทำให้การดำเนินธุรกิจเกิดสภาพคล่อง โดยมีแนวทางดังต่อไปนี้ 1. การกำหนดนโยบายการให้เครดิตแก่ลูกหนี้การค้า ไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดใด การกำหนดนโยบายการให้เครดิตแก่ลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญ ประกอบด้วย ·  การคัดเลือกลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย  ลูกค้ากลุ่มเป้าหมายควรมีคุณสมบัติเป็นผู้ประกอบการที่มีศักยภาพ มีความน่าเชื่อถือ ทั้งในส่วนของ ผลประกอบการและสถานะทางการเงิน   ·  การวิเคราะห์สถานะทางการเงินของลูกค้า  สำหรับธุรกิจ SMEs คงไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์สินเชื่อเหมือนกิจการขนาดใหญ่ แต่ควรวิเคราะห์เพื่อเป็นการป้องกัน     ความเสี่ยงในการเก็บหนี้ไม่ได้ โดยวิเคราะห์ทั้งในแง่ปริมาณและคุณภาพ กรณี ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลสามารถเข้าไปดูข้อมูล งบการเงินที่ตรวจสอบแล้วได้ที่เว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในส่วนของคลังข้อมูลธุรกิจ DataWarehouse+ (dbd.go.th) หรือ ข้อมูลของ Business Online (BOL) ซึ่งให้บริการด้านข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลการวิเคราะห์ในเชิงสถิติ เป็นต้น ส่วนลูกค้าที่เป็น บุคคลธรรมดา กิจการไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลทรัพย์สินและผลการดำเนินงานได้ ก็สามารถ  ใช้วิธีสอบถามประวัติ อาชีพ การศึกษา การตรวจสอบจาก google ว่ามีคดีความหรือไม่ รวมทั้งการ  ตรวจสอบรายชื่อบุคคลล้มละลายจากกรมบังคับคดี หรืออาจสอบถามจากคู่ค้าของบุคคลนั้นเกี่ยวกับ  ประวัติและพฤติกรรมการจ่ายชำระหนี้ 2. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดหนี้สินจากลูกหนี้การค้า เป็นการกำหนดแนวทางในการติดตามหนี้จากลูกหนี้การค้า เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบมีแนวทางในการทำงานที่ชัดเจนและควรกำหนดขั้นตอนการจัดทำเป็นระเบียบขั้นตอนการปฏิบัติงาน ได้แก่ 2.1 กรณีผิดนัดชำระในระยะ 7 วันแรก พนักงานที่ดูแลจัดเก็บหนี้จะโทรติดตามเกี่ยวกับกำหนดการชำระหรือสาเหตุที่ติดขัดยังไม่ชำระหนี้ 2.2 กรณีผิดนัดชำระระหว่าง 7-30 วัน พนักงานที่ดูแลจัดเก็บหนี้ จะโทรติดตามและให้ข้อมูลกำหนดการชำระและเร่งรัดให้ลูกหนี้ชำระ รวมทั้งรายงานผลการติดตามให้ฝ่ายบริหารทราบ 2.3 กรณีผิดนัดชำระเกินกว่า 30 วัน ผู้บริหารจะพิจารณาว่าบริษัทสามารถยอมรับการชำระหนี้ที่ล่าช้าได้หรือไม่ โดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายขายเข้าพบลูกค้าโดยตรง เพื่อสอบถามสาเหตุในการชำระหนี้ล่าช้า มีการเจรจาหาข้อสรุป  ผู้ประกอบการควรบริหารจัดการการจัดเก็บหนี้ให้มีประสิทธิภาพ ศึกษากฎหมายภาษีดังที่กล่าวมา เพื่อป้องกันความเสี่ยงในการเกิดหนี้สูญและใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีให้เกิดประโยชน์มากที่สุด ติดตามความรู้ทางบัญชี ภาษี ได้ที่ บทความ – PEAK Blog (peakaccount.com)  PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยผู้ประกอบการจัดทำบัญชีได้อย่างมืออาชีพ ให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จกับโปรแกรมบัญชี PEAK   ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ สอบถามเพิ่มเติม คลิก อ้างอิง: mr374.pdf (rd.go.th) หลักเกณฑ์ใหม่จัดหนี้สูญอย่างไรให้นำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้ | อบรมบัญชี, เก็บชั่วโมง CPD (iliketax.com) Update หลักเกณฑ์ใหม่ การจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ รอบระยะเวลาบัญชีปี 2563 เป็นต้นไป – สำนักกฎหมายธรรมนิติ (dlo.co.th) การตัดหนี้สูญตามกฎหมายฉบับใหม่ปี 2564 – สอบบัญชีธรรมนิติ(DAA) การบริหารลูกหนี้การค้า (businessplus.co.th)

เมื่อโลกเข้าสู่ยุคดิจิทัล เทคโนโลยีเข้ามาทำงานแทนมนุษย์ หลายอาชีพมีความเสี่ยงที่จะตกงาน หลายคนเชื่อกันว่าการทำงานแบบซ้ำๆ เดิมอย่างงานบัญชีมีโอกาสถูกแทนที่ด้วย AI นักบัญชีจะเรียนรู้และพัฒนาทักษะอะไรบ้างเพื่อให้อยู่รอดและไม่เสี่ยงต่อการตกงานในยุคดิจิทัล ยุคดิจิทัลมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ทุกวันนี้โลกเข้าสู่ยุคดิจิทัล ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกภาคส่วนโดยเฉพาะภาคธุรกิจ ภาคธุรกิจจึงต้องปรับตัวให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี Digital Transformation จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจอยู่รอดได้ Digital Transformation คือ การเปลี่ยนแปลงแนวคิดและนำเทคโนโลยีและกลยุทธ์ทางดิจิทัลมาปรับใช้ในองค์กรธุรกิจ เริ่มตั้งแต่การวางรากฐาน เป้าหมาย การดำเนินธุรกิจ และการส่งมอบคุณค่าให้แก่ลูกค้า รวมถึงขั้นตอนการทำงานและวัฒนธรรมขององค์กร โดยตั้งแต่พนักงานระดับปฏิบัติการจนถึงผู้บริหารระดับสูงควรมีส่วนร่วมในการปรับตัวไปกับองค์กรด้วยเพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและเพื่อป้องกันการเกิด Digital Disruption Digital Disruption คือ ภาวะการหยุดชะงักของธุรกิจ เนื่องจากการพัฒนาของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว มีรูปแบบธุรกิจที่เกิดขึ้นใหม่ รวมทั้งแพลตฟอร์มและนวัตกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากพื้นฐานของดิจิทัล เช่น ธุรกิจ E-Commerce ได้แก่ แอปพลิเคชัน Shopee และ Lazada เป็นต้น บริการเรียกรถผ่านแอปพลิเคชัน เช่น Grab, Bolt, Taxi OK เป็นต้น บริการชมภาพยนตร์ผ่านแอปพลิเคชันสตรีมมิ่ง เช่น Netflix, Disney plus Hotstar, HBO GO เป็นต้น โดย Digital Disruption จะส่งผลกับธุรกิจดังต่อไปนี้ 1. เทคโนโลยีของสมาร์ทโฟนที่ทำให้ผู้บริโภคเข้าถึงข่าวสาร ข้อมูล ได้อย่างง่ายดายทุกที่  ทุกเวลา ทำให้พฤติกรรมของผู้บริโภคเปลี่ยนไป ธุรกิจจึงต้องปรับให้ทันต่อพฤติกรรมและความต้องการของผู้บริโภค 2. ผู้นำองค์กรต้องมีวิสัยทัศน์ที่ดีและกว้างไกล เนื่องจากการทำธุรกิจในปัจจุบันอาศัยความรวดเร็วเป็นสำคัญ ไม่สำคัญว่าเป็นองค์กรขนาดใหญ่เพราะในยุคนี้ธุรกิจขนาดเล็กที่ผู้นำมีวิสัยทัศน์ที่ดีและกว้างไกลย่อมปรับตัวทันต่อเทคโนโลยีได้ดีกว่า 3 ธุรกิจต้องปรับตัวโดยอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วย เช่น Cloud, Big data, RPA, Blockchain, Data Analytics, Machine Learning, AI เป็นต้น เทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญต่อการทำงานของนักบัญชี จากการเกิด Digital Disruption และการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องเผชิญกับความไม่แน่นอน ทำให้ต้องเร่งปรับตัวโดยการนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กร ทั้งในแง่ของการผลิต การจัดซื้อ การจัดจำหน่าย การรับ-จ่ายเงิน ซึ่งส่งผลกระทบต่อการทำงานของนักบัญชีอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญต่อการทำงานของนักบัญชี ได้แก่ 1. Advance Data Analytics คือ การวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็น Big Data ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ มีจำนวนมากมายมหาศาล(Volume), ข้อมูลมีความหลากหลายและซับซ้อน (Variety), ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอยู่ตลอดเวลา (Velocity), ข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลคนละที่หรือคนละชนิด แต่มีการจัดระเบียบหรือวิเคราะห์ข้อมูลทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ (Veracity) และข้อมูลมีความซับซ้อนสูงจึงต้องมีกระบวนการเชื่อมโยงข้อมูลเข้าด้วยกันเพื่อการวิเคราะห์และประมวลผล (Complexity) โดยนักบัญชีจะนำข้อมูลมาประมวลผลและวิเคราะห์ เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารให้นำไปใช้ในการวางแผนตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจ ปัจจุบันในวงการบัญชีมีการวิเคราะห์ข้อมูล Big Data (Big Data Analytics) ได้แก่ 2.RPA (Robotic Process Automation) คือ โปรแกรมออกแบบการสร้างหุ่นยนต์ (Robot) โดยเป็นการเลียนแบบพฤติกรรมมนุษย์ ให้ทำงานตามรูปแบบที่กำหนดสำหรับงานที่มีจำนวนมาก เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการทำ Transaction Process ซึ่งมีลักษณะทำซ้ำๆ และไม่มีความซับซ้อน เป็นงานที่มีข้อกำหนดตายตัวตามข้อมูลที่มนุษย์ป้อนให้ มีเงื่อนไขการตัดสินใจที่เป็นแบบแผน รวมทั้งงานประเภทที่มักเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย เป็นระบบที่สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง เช่น การทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร การบันทึกใบแจ้งหนี้ (Invoice Processing) เป็นต้น ประโยชน์ของRPA ได้แก่ 3.ระบบ Cloud และการใช้ Software as a Service (SaaS) Cloud เป็นหน่วยพื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัล โดยผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลจากอุปกรณ์ใดๆ ก็ได้ที่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต การประมวลผลระบบ Cloud แบ่งออกได้เป็น 3 ฟังก์ชันหลัก ได้แก่ ประโยชน์ของคลาวด์ ได้แก่ 1. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบและอุปกรณ์ รวมทั้งการจ้างพนักงานด้านไอที 2. การสำรองข้อมูลไว้บนระบบคลาวด์ช่วยลดความเสี่ยงในการสำรองไฟล์และการเก็บข้อมูลไว้เพียงที่เดียว 3. มีความปลอดภัยของข้อมูลในการเข้าสู่ระบบ โดยใช้ password และผู้ใช้สามารถตั้งค่าความปลอดภัยบนคลาวด์เองได้ 4.AI (Artificial Intelligence) AI หรือปัญญาประดิษฐ์ เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ถูกพัฒนาให้มีความสามารถคิด วิเคราะห์ วางแผนและตัดสินใจได้รวมทั้งการประมวลผลข้อมูลขนาดใหญ่และประยุกต์ใช้กับสถานการณ์ที่ใกล้เคียงกับเหตุการณ์ที่เคยเกิดขึ้นได้ อาชีพที่มีรูปแบบการทำงานที่ชัดเจนหรือมีรูปแบบการทำงานที่เป็นมาตรฐานมีโอกาสถูก AI เข้าไปแทนที่ได้ อย่างงานบัญชีที่มีลักษณะการทำซ้ำเดิมๆ AI มีประโยชน์ต่อภาคธุรกิจดังนี้ 1. ใช้วิเคราะห์ข้อมูลที่มีความซับซ้อนและมีจำนวนมากได้อย่างแม่นยำ AI สามารถประมวลผลข้อมูลด้วยความถูกต้องแม่นยำและนำเสนอได้ภายในเวลาที่จำกัด ตัวอย่างเช่น การค้นหาข้อมูลโดยใส่คีย์เวิร์ดใน Google ซึ่งใช้ AI ในการวิเคราะห์พฤติกรรมการใช้คำค้นหาหรือคีย์เวิร์ดทำให้ได้ข้อมูลที่ต้องการค้นหา หรือด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ปัจจุบันมีมัลแวร์ (ซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย) เกิดขึ้นใหม่เป็นจำนวนมาก ระบบ AI ช่วยในการตรวจสอบติดตามแยกแยะได้ว่าไฟล์ไหนเป็นมัลแวร์คุกคาม 2. ใช้ในการประเมินพฤติกรรมผู้บริโภค AI ช่วยประเมินผลพฤติกรรมผู้บริโภคจากประวิติการสั่งซื้อ โดยสามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างถูกต้องเพื่อให้ขายสินค้าได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า  นอกจากนี้ AI ยังช่วยสร้างแบรนด์ด้วยภาพลักษณ์ที่ทันสมัย ตั้งแต่การสร้างเว็บไซต์ หรือการช่วยทำ SEO ที่ตอบโจทย์ในการค้นหาของลูกค้ารวมทั้งเชื่อมโยงเนื้อหาที่ดึงดูดผู้อ่าน ไปจนถึงการโปรโมทสินค้าและทำโฆษณา 3. ช่วยผู้ประกอบการวิเคราะห์ข้อมูลในการตัดสินใจ AI ช่วยประมวลผลข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจสำหรับเจ้าของธุรกิจให้ได้ทางเลือกที่คุ้มค่าที่สุดและใช้เวลาน้อยที่สุด ในการตัดสินใจจากข้อมูลที่มีจำนวนมหาศาล ปราศจากอารมณ์ ความคิดเห็นหรือความสัมพันธ์ส่วนตัวซึ่งต่างจากการตัดสินใจของมนุษย์ การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีดังที่กล่าวมา ทำให้ผู้ประกอบการในองค์กรทุกระดับเกิดการตื่นตัว เพื่อเป็นการขับเคลื่อนองค์กรให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง ผู้ประกอบการ SMEs ก็ต่างให้ความสนใจโดยเฉพาะด้านบัญชีและภาษี เพื่อให้การบริหารจัดการทางด้านบัญชีและภาษีมีประสิทธิภาพ การจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์จึงตอบโจทย์ด้วยเป็นระบบ Cloud Accounting Software ตัวอย่างเช่น โปรแกรมบัญชี PEAK ใช้เทคโนโลยี OCR ของ Google ที่มาช่วยอ่านเอกสารทางบัญชีเพียงอัปโหลดรูปก็สามารถบันทึกบัญชีได้ ตัดปัญหาเรื่องเอกสารหาย หาใบเสร็จไม่เจอ ช่วยรองรับการเติบโตของธุรกิจ Feature นี้เหมาะกับธุรกิจ SMEs ที่ใช้บริการร่วมกับสำนักงานบัญชีและธุรกิจ SMEs ที่ต้องการจัดเอกสารให้มีความเป็นระบบระเบียบ เพียงอัปโหลดรูป นักบัญชีก็สามารถเข้าไปทำบัญชีและภาษีได้โดยไม่ต้องกลัวเอกสารหาย ใช้ AI และ Big Data ที่พัฒนาขึ้นที่ทำให้การบันทึกบัญชีง่ายขึ้นและใช้ดุลยพินิจเบื้องต้นในการแสดงและจัดประเภทรายการบัญชี ผู้สนใจสามารถศึกษาได้จากลิงก์นี้ ??ก็บเอกสาร-บันทึกบัญช/?fbclid=IwAR2rtLe1-AAjb3mGr0PBrP6ElB8wA-bH8eSBIXCW5MrEHoi8vYfozjsb-_หากต้องการนำเข้าไฟล์ภาพได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น PEAK ได้พัฒนา Feature ที่เชื่อมต่อกันกับแอปพลิเคชัน LINEตามลิงก์นี้ PEAK ยังมีระบบใหม่ ที่พัฒนาลงใน Application LINE ซึ่งรองรับการออกเอกสารทั้งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย มีระบบตอบกลับเป็นหน้าลิงก์เอกสารที่ส่งให้คู่ค้าได้ทันที พร้อมทั้งลงบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยผู้ประกอบการและนักบัญชีลดต้นทุนในการเก็บเอกสาร ลดระยะเวลาในการทำงานและช่วยในการจัดทำบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพสูง บทบาทใหม่ของนักบัญชีเพื่อตอบรับ Digital Transformation จากสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปทำให้นักบัญชีต้องปรับบทบาทใหม่จากหน้าที่การปิดบัญชี จัดทำงบการเงินและจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหาร มาเป็นการให้ข้อมูลในแนววิเคราะห์เชิงลึกแก่ผู้บริหาร ดังนั้นเพื่อความอยู่รอดและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันของธุรกิจ นักบัญชีจึงต้องปรับบทบาทไปสู่การเป็นคู่คิดทางธุรกิจ หรือ Business Partner ซึ่ง Associated of International Certified Professional Accountants ได้ให้มุมมองของแนวโน้มการเป็น Business Partnerของ         นักบัญชีไว้ดังนี้      1. ระบบงานบัญชีมีประสิทธิภาพ (Efficiency) มาก        เมื่อก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล ระบบบัญชีจะมีมาตรฐานและมีความเป็นระบบอัตโนมัติ นักบัญชีมีเวลาเพิ่มขึ้น สามารถทำงานในฐานะนักบัญชีบริหารที่สนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารได้มากขึ้น      2. การทำงานในเชิงวิเคราะห์ข้อมูล (Information) เพิ่มขึ้น        เนื่องจากผู้บริหารต้องการข้อมูลเพื่อการตัดสินใจซึ่งข้อมูลเป็น Big Data นักบัญชีจึงต้องพัฒนาความสามารถทางเทคโนโลยีมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบ Cloud, Business Intelligence (BI), Big Data Analytics เป็นต้น เพื่อช่วยจัดการข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกสำหรับผู้บริหาร      3. ผู้บริหารคาดหวังว่านักบัญชีจะมีบทบาทสำคัญ (Influence) ในการสนับสนุนข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ      การเกิด Digital Disruption ทำให้องค์กรทั่วโลกได้รับผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญจากการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี รวมทั้งสภาพแวดล้อม เศรษฐกิจ สังคม ธุรกิจ ซึ่งสถานการณ์เหล่านี้เรียกว่า VUCA World โดย VUCA ย่อมาจากคำว่า Volatility(ความผันผวน), Uncertainty (ความไม่แน่นอน), Complexity (ความสลับซับซ้อน), Ambiguity (ความคลุมเครือ)               นักบัญชีจึงได้รับการคาดหวังให้มีบทบาทสำคัญดังกล่าว ดังนั้นจึงต้องพัฒนาทักษะในด้านต่างๆ ให้สอดรับกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น 4 ทักษะสำคัญของนักบัญชีในยุคดิจิทัล เพื่อเป็นการสร้างมูลค่าให้กับตนเองและองค์กรในการทำงานในยุคดิจิทัล มีทักษะสำคัญ 4 ประการที่จำเป็นสำหรับนักบัญชีดังต่อไปนี้ 1. ทักษะทางด้านธุรกิจ (Business Skill) ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันนักบัญชีมีหน้าที่จัดเตรียมข้อมูล วิเคราะห์ นำเสนอข้อมูลและจัดทำรายงานเพื่อการตัดสินใจของผู้บริหาร เพื่อตอบรับกับ Digital Transformation นักบัญชีควรพัฒนาทักษะทางด้านธุรกิจดังนี้ 1.1 ทักษะการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ (Data Analytical Skill)           นักบัญชีควรมีความเข้าใจขอบเขตและการดำเนินการทางธุรกิจที่ทำบัญชีอย่างถ่องแท้ ควรติดตามความรู้ ข่าวสาร ข้อมูลในทางธุรกิจ พัฒนาทักษะการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ การวิเคราะห์ความเสี่ยง การคิดในเชิงกลยุทธ์เพื่อปรับบทบาทไปสู่การเป็น Business Partner ให้กับผู้บริหารในยุคดิจิทัล นักบัญชีควรพัฒนาทักษะการวิเคราะห์แบบ Business Insight ทำความเข้าใจธุรกิจในหลากหลายมิติและมองไปข้างหน้า (Forward-looking) สามารถระบุประเด็นสำคัญ ตั้งคำถาม ออกแบบและเสนอรูปแบบการวิเคราะห์ที่หลากหลาย ช่วยผู้บริหารวางแผนกลยุทธ์ เพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ 1.2 ทักษะในการจัดการ (Administrative Skill) นักบัญชีต้องมีความสามารถในการบริหารจัดการทีมงาน การเจรจาต่อรอง ความสามารถทำงานร่วมกันกับ Business Function อื่นๆ ในองค์กร ได้แก่ หน่วยงานขาย จัดซื้อ ทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น โดยสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกระบวนการทำงาน ตลอดจนผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อสร้างข้อมูลแบบเชิงลึก (Insight) ที่เสนอแนวทางการแก้ปัญหา (Solution)  ที่เหมาะสม ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ เพื่อเป็นการขับเคลื่อนองคาพยพของทั้งองค์กรไปสู่เป้าหมายเดียวกัน 2. ทักษะทางด้านเทคโนโลยีดิจิทัล (Digital Skill) เพื่อเตรียมเข้าสู่ยุคดิจิทัล นักบัญชีต้องเปิดใจและมอง Digital Transformation เป็นโอกาสแทนที่จะมองเป็นวิกฤตโดยนักบัญชีควรพัฒนาทักษะทางด้านเทคโนโลยีดิจิทัลที่เกี่ยวข้องได้แก่ 2.1 Data Mining คือ การวิเคราะห์แยกแยะและหาความสัมพันธ์ของข้อมูล Big Data 2.2 Data Visualization คือ การสรุปและแสดงข้อมูลในรูปแผนภาพ กราฟ แผนภูมิหรือวิดีโอ ซึ่งจะช่วยให้เห็นข้อมูลเชิงลึกและแสดงแนวโน้มในอนาคต เครื่องมือที่เป็น Data Visualization ได้แก่ Power BI, Tableau, Google Data Studio เป็นต้น      2.3 Data Modelling คือ การสร้างแบบจำลองข้อมูล หรือแนวคิดที่ใช้อธิบายโครงสร้าง ความสัมพันธ์และความหมายของข้อมูลเพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจง่ายขึ้น 3.ทักษะความรู้ความชำนาญทางด้านวิชาชีพ (Professional Skill) การเกิด Digital Disruption ทำให้นักบัญชีต้องพัฒนาให้มีความรู้ความเชี่ยวชาญในวิชาชีพให้มีความเป็นมืออาชีพ ทั้งทักษะทางด้านสติปัญญา (Intellectual Skill) และทักษะทางด้านเทคนิคทั่วไปและเทคนิคเฉพาะทางด้านวิชาชีพ (Technical Skill) นักบัญชีต้องติดตามความรู้อย่างสม่ำเสมอสำหรับมาตรฐานบัญชีและกฎหมายภาษีที่มีการอัปเดตให้สอดคล้องกับสถานการณ์ทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็น Lifelong learning ที่ต้องพัฒนาและรักษามาตรฐานของวิชาชีพ 4.   ทักษะทางด้านอารมณ์การสื่อสาร (Soft Skill) นอกเหนือไปจากทักษะความรู้ที่ใช้ในการทำงานหรือที่เรียกว่า Hard Skill แล้ว นักบัญชีควรมี Soft Skill ซึ่งเป็นทักษะทางด้านอารมณ์ ความสามารถในการประสานงานและการทำงานร่วมกับผู้อื่น มีการพัฒนาตนเอง ซึ่งมีความสำคัญในการทำงานเป็นทีมและทำงานกับเพื่อนร่วมงานต่างสาขาอาชีพ ถ้านักบัญชีมีความพร้อมซึ่งประกอบด้วยคุณสมบัติในทักษะต่างๆ ดังที่กล่าวมาจะช่วยเพิ่มคุณค่าในตัวนักบัญชีให้เป็นนักบัญชีที่มีคุณภาพในยุคดิจิทัล เป็นคู่คิดทางธุรกิจซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยนำพาให้องค์กรอยู่รอด ช่วยขับเคลื่อนทิศทางให้ธุรกิจประสบความสำเร็จเติบโตและมีความสามารถในการแข่งข้นที่มีความรุนแรงในช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วได้ ให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จกับโปรแกรมบัญชี PEAK peakaccount.com ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! ครบทุกฟีเจอร์ นาน 30 วัน! คลิก       อ้างอิง: Big Data Analytics, สภาวิชาชีพบัญชีฯ, 8 พฤษภาคม 2563        ทักษะและเทคโนโลยีที่สำคัญสำหรับนักบัญชีบริหาร, สภาวิชาชีพบัญชีฯ, 21 เมษายน 2563        นักบัญชีบริหารในยุคดิจิทัล, สภาวิชาชีพบัญชีฯ, 18 พฤษภาคม 2563               Cloudคืออะไรและมีประโยชน์อย่างไร, Dropbox        ติดอาวุธธุรกิจ ด้วย RPA: UiPath Platform ฝ่าวิกฤติ COVID-19, TECHSAUCE, 29 มกราคม 2564        หลักสูตรความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ Big Data, นายภูวดล แสงทอง นักวิชาการคอมพิวเตอร์ชำนาญการ ??ืออะไร-ทำไมจึงเป็นสิ่งที่องค์กรธุรกิจระดับโลกต้องจับตา/        Data Mining คืออะไร ทำไมจึงเป็นสิ่งที่องค์กรระดับโลกต้องจับตา        VUCA World คืออะไร สำคัญยังไง ไปรู้จักกัน!, mdr-thai.com, 17 มิถุนายน 2564

เดบิต-เครดิต เป็นคำที่คุ้นเคยสำหรับนักบัญชี ผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี แต่สำหรับผู้ประกอบการและบุคคลทั่วไปอาจจะไม่เข้าใจความหมายหรืออาจเข้าใจผิดได้ บางคนเข้าใจว่า เดบิต คือ รายรับ เครดิตคือรายจ่าย  อันที่จริง เดบิต เครดิต เป็นหลักการพื้นฐานของบัญชี การที่เจ้าของกิจการเข้าใจหลักการของเดบิตเครดิตจะช่วยให้มองเห็นที่มาที่ไปของรายการค้า เป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบและช่วยให้วางแผนตัดสินใจในการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เดบิต เครดิต คืออะไร มีผู้ให้คำนิยามของเดบิต เครดิต ไว้ดังนี้ 1. คุณหญิง พยอม สิงห์เสน่ห์และนรีนุช เมฆวิชัย,2535 เดบิต (Debit) หมายถึง ด้านซ้ายของบัญชีแยกประเภทซึ่งใช้บันทึกสินทรัพย์ที่เพิ่มขึ้น  และหนี้สินกับส่วนของเจ้าของที่ลดลง รายการที่บันทึกทางด้านซ้ายของบัญชีแยกประเภทเรียกว่าเดบิต เครดิต (Credit) หมายถึง ด้านขวาของบัญชีแยกประเภทซึ่งใช้บันทึกสินทรัพย์ที่ลดลง  และหนี้สินกับส่วนของเจ้าของที่เพิ่มขึ้น รายการที่บันทึกทางด้านขวาของบัญชีแยกประเภทเรียกว่าเครดิต 2. Federal of Accounting Professions,1995 เดบิต (Debit) หมายถึง จำนวนเงินที่แสดงทางด้านซ้ายของบัญชี หรือการลงรายการทางด้านซ้ายของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้สินทรัพย์หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น หรือการลงรายการซ้ายของบัญชีหรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้หนี้สิน รายการเงินทุน (ส่วนของเจ้าของ) หรือรายได้ลดลง เครดิต (Credit) หมายถึง จำนวนเงินที่แสดงทางด้านขวาของบัญชี  หรือการลงรายการทางด้านขวาของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้หนี้สิน, รายการเงินทุน (ส่วนของเจ้าของ) หรือรายได้เพิ่มขึ้น (หรือทำให้สินทรัพย์หรือค่าใช้จ่ายลดลง) 3. ราชบัณฑิตยสถาน, 2555 เดบิต (Debit) หมายถึง รายการทางด้านซ้ายของบัญชี ซึ่งแสดงการเพิ่มขึ้นของรายการทรัพย์สินของกิจการ หรือรายจ่ายของกิจการ เครดิต (Credit) หมายถึง รายการทางด้านขวาของบัญชี สินเชื่อ (Credit) หมายถึง ระบบที่ให้ผู้ใช้สินเชื่อสามารถซื้อสินค้า หรือบริการโดยชำระเงินในภายหน้า(ไม่ใช่ปัจจุบัน) ซึ่งขึ้นอยู่กับความเชื่อถือ หรือความไว้วางใจทางการเงินของบุคคลหรือหน่วยธุรกิจ (ผู้ให้สินเชื่อ) ในทางปฏิบัติ การที่นักบัญชีจะบันทึกรายการบัญชีว่ารายการใดเป็นเดบิตหรือเครดิต ต้องเข้าใจสมการบัญชีพื้นฐานก่อนคือ สินทรัพย์ = หนี้สิน+ส่วนของเจ้าของ(+รายได้-ค่าใช้จ่าย) Assets = Liability+ Shareholders’ Equity (+ Income -Expense) จากสมการบัญชีจึงขอสรุปความหมายของเดบิต เครดิต ได้ดังนี้ ในการบันทึกรายการบัญชีและจำนวนเงินจะมี 2 ด้าน รายการทางด้านซ้ายคือ เดบิต รายการทางด้านขวาคือ เครดิต โดยเดบิตมาจากคำว่า Debtor ใช้ตัวย่อ Dr  ส่วนเครดิตมาจากคำว่า Creditor ใช้   ตัวย่อ Cr ส่วนผลของรายการบัญชีจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงขึ้นอยู่กับประเภทของบัญชี ดังแสดงในรูปสมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน+ส่วนของเจ้าของ(+รายได้-ค่าใช้จ่าย)     เดบิต ทำให้    เพิ่มขึ้น     ลดลง   ลดลง               ลดลง   เพิ่มขึ้น     เครดิต ทำให้   ลดลง       เพิ่มขึ้น เพิ่มขึ้น             เพิ่มขึ้น ลดลง ในการบันทึกบัญชี จำนวนเงินที่บันทึกทางด้านเดบิตและเครดิตต้องเท่ากันเสมอตามสมการบัญชี ถ้า             ไม่เท่ากันแสดงว่ามีการลงบัญชีด้วยจำนวนเงินที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้คำว่า เครดิต ที่ใช้ในทางบัญชียังหมายถึง สินเชื่อจากการซื้อสินค้าหรือบริการ เป็นเงินเชื่อ  ทำให้เกิดรายการเจ้าหนี้การค้า โดยที่ผู้ซื้อได้รับเครดิตหรือสินเชื่อจากผู้ขาย หรือเกิดจากการขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ ทำให้เกิดรายการลูกหนี้การค้า โดยผู้ขายให้เครดิตหรือสินเชื่อแก่ผู้ซื้อ เครดิตจึงหมายความรวมถึงทั้งทางด้านเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้า นอกจากนี้ยังพบว่ามีการใช้คำว่า เดบิต เครดิต ในเรื่องอื่นๆ ดังนี้ 1. บัตรเดบิตและบัตรเครดิต บัตรเดบิต (Debit Card) หรือ ATM Card เป็นบัตรที่ผูกกันกับบัญชีเงินฝากธนาคาร ใช้ในการเบิกถอน ฝาก โอน จ่าย หรือสอบถามจำนวนเงิน โดยใช้งานผ่านเครื่อง ATM และบัตรเดบิตยังสามารถนำไปใช้ซื้อสินค้าหรือบริการที่ร้านค้าหรือช่องทางออนไลน์ได้อีกด้วย บัครเครดิต (Credit Card) เป็นบัตรที่ออกโดยธนาคารหรือห้างสรรพสินค้าขนาดใหญ่ โดยการกำหนดวงเงินเชื่อให้แก่ผู้ถือบัตรที่เป็นบุคคลธรรมดาที่มีเครดิตหรือความน่าเชื่อถือว่ามีความสามารถชำระหนี้คืนเมื่อครบกำหนดเวลา โดยผู้ออกบัตรจะชำระเงินแทนผู้ถือบัตรไปก่อนแล้วเรียกเก็บเงินจากผู้ถือบัตรในภายหลัง 2. เอกสารเดบิตโน้ต เครดิตโน้ต เดบิตโน้ต หรือใบเพิ่มหนี้ คือ เอกสารใบกำกับภาษีที่ผู้ขายออกให้ลูกค้าเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดจากใบกำกับภาษีเดิมที่ออกไป เนื่องจากมีการเพิ่มราคาสินค้าหรือบริการจากสินค้าที่ส่งไป มีจำนวนเกินกว่าที่ตกลงซื้อขายกัน หรือมีการให้บริการเกินกว่าข้อกำหนดที่ตกลงกัน หรือเกิดจากการคำนวณราคาสินค้าต่ำกว่าความเป็นจริง เครดิตโน้ต หรือใบลดหนี้ คือ เอกสารประกอบใบกำกับภาษีที่ผู้ขายออกให้ลูกค้า เมื่อมีการลดราคาสินค้าหรือบริการ เนื่องจากผู้ขายส่งของให้ลูกค้าขาดไปจากจำนวนที่ตกลงซื้อขายกัน หรือการให้บริการผิดไปจากที่ตกลงกันไว้ หรือเกิดจากการคำนวณราคาผิดไปสูงกว่าความเป็นจริง หรือเกิดจากลูกค้าคืนสินค้าที่มีการชำรุดบกพร่องไม่เป็นไปตามที่ตกลงไว้ หลักบัญชีคู่คืออะไร ในการบันทึกบัญชีโดยทั่วไปมี 2 แบบ คือ 1. ระบบบัญชีเดี่ยว (Single Entry System) เป็นการทำบัญชีอย่างง่าย โดยการบันทึกบัญชีรับ-จ่าย มีรายละเอียด ของวันที่ รายการ รายรับ รายจ่าย ยอดคงเหลือ การทำบัญชีแบบนี้เหมาะกับร้านค้าขนาดเล็กที่มีรายการค้าจำนวนไม่มาก บางรายการค้ากิจการก็จดบันทึกแบบเดบิต เครดิต คล้ายกับระบบบัญชีคู่ แต่บางรายการก็จดบันทึกเฉพาะด้านเดบิตหรือด้านเครดิตด้านใดด้านหนึ่ง ระบบบัญชีแบบนี้จึงไม่สมบูรณ์ตามหลักสมการบัญชี ทำให้ไม่สามารถจัดรวบรวมข้อมูลเพื่อจัดทำงบทดลองได้ จึงไม่สามารถพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชีเหมือนระบบบัญชีคู่ได้ โดยมีสมุดบันทึกที่ใช้ในระบบบัญชีเดี่ยวได้แก่ 1.1 สมุดเงินสด                เป็นการบันทึกรับจ่ายเงินประจำวัน ทำให้เจ้าของร้านค้าทราบว่ามีรายรับ รายจ่าย รายการอะไรบ้าง เกิดขึ้นเมื่อไร มีเงินสดคงเหลือเท่าไร การบันทึกบัญชีเดบิต เครดิต เป็นไปตามหลักบัญชีคู่ หลักบัญชีคู่ คือการบันทึกรายการบัญชี 2 ด้าน โดยแบ่งออกเป็นด้านเดบิต และด้านเครดิต โดยเมื่อรวมจำนวนเงินของแต่ละด้านจะต้องมียอดเท่ากันซึ่งเป็นไปตามสมการบัญชี โดยในแต่ละด้านมีจำนวนรายการไม่เท่ากันได้ 1.2 สมุดแยกประเภทรายตัวลูกหนี้และเจ้าหนี้       ร้านค้าที่ใช้ระบบบัญชีเดียว จะมีหมวดบัญชีไม่ครบทุกหมวดเหมือนระบบบัญชีคู่ อย่างบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ก็บันทึกเป็นรายตัว หรืออย่างบัญชีสินทรัพย์ถาวรก็อาจทำในรูปทะเบียนสินทรัพย์ แต่ร้านค้าที่ใช้ระบบบัญชีเดียวมักจะไม่เปิดหมวดรายได้และค่าใช้จ่าย 1.3 สมุดรายวันทั่วไป      ใช้สำหรับบันทึกรายการค้าที่ไม่ได้บันทึกในสมุดเงินสด เช่น รายการซื้อขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ ดังนั้น การบันทึกบัญชีในระบบบัญชีเดี่ยว การบันทึกบัญชีจะไม่ถูกต้องและครบถ้วน ตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป เพราะใช้หมวดบัญชีไม่ครบทุกหมวด และไม่สามารถพิสูจน์ความถูกต้องได้ กิจการที่ทำบัญชีในลักษณะนี้จะขาดการควบคุมภายในที่ดี ขาดการประสานงานและการแบ่งหน้าที่งานภายในหน่วยงานบัญชี มีโอกาสเกิดการทุจริตได้ง่าย 2. ระบบบัญชีคู่ (Double Entry System) เป็นการบันทึกบัญชีตามหลักสมการบัญชี ซึ่งเมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นนักบัญชีจะวิเคราะห์รายการค้าและบันทึกข้อมูลสองด้านคือ ด้านเดบิตและด้านเครดิต โดยหลักบัญชีคู่จะใช้สมุดบัญชี 2 ประเภท ได้แก่ 2.1 สมุดรายวัน      ถือเป็นสมุดขั้นต้นในการบันทึกบัญชี เป็นการบันทึกรายการค้าตามลำดับวันที่ที่เกิดรายการ โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ                2.1.1 สมุดรายวันเฉพาะ สำหรับบันทึกรายการเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ได้แก่ สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันรับเงิน สมุดรายวันจ่ายเงิน เป็นต้น                2.1.2 สมุดรายวันทั่วไป เป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ เมื่อกิจการไม่ได้ใช้สมุดรายวันเฉพาะ โดยบันทึกรายการตามผังบัญชีซึ่งกำหนดรหัสบัญชีไว้ตามหมวดหมู่บัญชี                        เป็นจำนวน 5 หมวดหมู่ดังนี้ (ก) หมวดสินทรัพย์ ได้แก่ เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ เป็นต้น                               (ข) หมวดหนี้สิน ได้แก่ เจ้าหนี้การค้า เงินเดือนค้างจ่าย ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย  เป็นต้น                               (ค) หมวดส่วนของเจ้าของ ได้แก่ ทุน กำไรสะสม เป็นต้น                               (ง) หมวดรายได้ ได้แก่ ขาย รายได้อื่นๆ เป็นต้น                               (จ) หมวดค่าใช้จ่าย ได้แก่ เงินเดือน ค่าเช่า ค่าไฟฟ้า เป็นต้น 2.2 สมุดบัญชีแยกประเภท                เป็นการสรุปรายการจากสมุดบัญชีรายวัน ให้เป็นประเภทและหมวดหมู่เข้าใจง่ายและสะดวกต่อการจัดทำงบการเงิน โดยแบ่งออกเป็น                      2.2.1 สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป                     เป็นสมุดบัญชีที่รวบรวมรายการบัญชี โดยแยกเป็นประเภทของรายการตาม 5 หมวดหมู่บัญชี 2.2.2 สมุดแยกประเภทย่อย                     เป็นสมุดที่แสดงรายละเอียดของสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ได้แก่ สมุดแยกประเภทย่อยลูกหนี้ สมุดแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้ เป็นต้น ตัวอย่างการบันทึกรายการเดบิต เครดิต เพื่อให้เข้าใจการบันทึกรายการเดบิตและเครดิตที่บันทึกตามหลักบัญชีคู่ จะขอยกตัวอย่างให้เห็นตามหลักสมการบัญชีดังต่อไปนี้ ตัวอย่างที่ 1 บริษัท ABC จำกัด เจ้าของกิจการนำเงินสดมาลงทุนเปิดบริษัท เป็นจำนวนเงิน 1,000,000 บาท การวิเคราะห์รายการค้า         Debit (Dr)         Credit (Cr) เงินสด   1,000,000  บาท ทุน   1,000,000  บาท     Dr = 1,000,000    Cr  =1,000,000 ตัวอย่างที่ 2  กิจการซื้ออุปกรณ์สำนักงานเป็นเงินเชื่อ จำนวน 30,000 บาท       Debit (Dr)         Credit (Cr) เงินสด          1,000,000  บาท อุปกรณ์สำนักงาน  30,000  บาท ทุน    1,000,000 บาท เจ้าหนี้   30,000  บาท            Dr = 1,030,000   Cr = 1,030,000 ตัวอย่างที่ 3  กิจการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ 30,000 บาท เป็นเงินสด 20,000 บาท การวิเคราะห์รายการค้า         Debit (Dr)         Credit (Cr) เงินสด           1,000,000  บาท อุปกรณ์สำนักงาน 30,000  บาท เงินสด               20,000  บาท ลูกหนี้               30,000  บาท ทุน      1,000,000 บาท เจ้าหนี้     30,000  บาท ขาย       50,000   บาท             Dr = 1,080,000   Cr = 1,080,000 ตัวอย่างที่ 4  กิจการบันทึกค่าเช่าสำนักงานค้างจ่าย เป็นจำนวนเงิน 20,000 บาท การวิเคราะห์รายการค้า         Debit (Dr)         Credit (Cr) เงินสด           1,000,000  บาท อุปกรณ์สำนักงาน 30,000  บาท เงินสด               20,000  บาท ลูกหนี้               30,000  บาท ค่าเช่า               20,000  บาท ทุน           1,000,000 บาท เจ้าหนี้          30,000  บาท ขาย             50,000   บาท   ค่าเช่าค้างจ่าย 20,000   บาท                   Dr = 1,100,000            Cr = 1,100,000 ตัวอย่างที่ 5  กิจการซื้อสินค้ามูลค่า 70,000 บาท เป็นเงินเชื่อ 50,000 บาท ชำระเป็นเงินสด 20,000 บาท  การวิเคราะห์รายการค้า         Debit (Dr)         Credit (Cr) เงินสด           1,000,000  บาท อุปกรณ์สำนักงาน 30,000  บาท เงินสด               20,000  บาท ลูกหนี้               30,000  บาท ค่าเช่า               20,000  บาท สินค้า                70,000 บาท ทุน    1,000,000 บาท   เจ้าหนี้   30,000  บาท ขาย      50,000   บาท    ค่าเช่าค้างจ่าย 20,000    บาท  เงินสด           20,000    บาท  เจ้าหนี้           50,000    บาท                       Dr = 1,170,000            Cr = 1,170,000 จากตัวอย่างที่ 1-5 แสดงการวิเคราะห์รายการค้า แยกเป็นรายการ เดบิตและเครดิตโดยบันทึกบัญชีตามหลักบัญชีคู่ เมื่อวิเคราะห์รายการค้าแล้ว ตามระบบบัญชีคู่จะบันทึกรายการในสมุดรายวันและผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท ดังตัวอย่างที่ 6 ตัวอย่างที่ 6 สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) หลังจากบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไปแล้ว ระบบจะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท ซึ่งจะแสดงในรูปแบบดังนี้ สมุดบัญชีแยกประเภท เมื่อนำมาจัดทำงบทดลอง จะได้ดังนี้ งบทดลองบ.ABC จะเห็นว่าเมื่อจัดทำงบทดลองแล้ว กิจการจะสามารถพิสูจน์ความถูกต้องของรายการค้าและข้อมูลมีความครบถ้วน PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยแยกรายการเดบิต เครดิตและบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ มีฟังก์ชันการนำเข้ารายการสมุดรายวันด้วยไฟล์ Excel ผู้ประกอบการสามารถเรียกดูงบการเงินได้ทุกที่ทุกเวลาโดยไม่ต้องปิดงบ ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่  ??รือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ อ้างอิง: เดบิตและเครดิต ในหลักการบัญชีคู่ (Double Entry Accounting), 27 กรกฎาคม 2564 เดบิตและเครดิต คืออะไร, Station Account Co., Ltd. ระบบบัญชีคู่คืออะไร, AMT Group บทความวิชาการ เดบิตและเครดิต : ภาษาบัญชี วารสารวิชาชีพบัญชี ปีที่ 13 ฉบับที่ 39 กันยายน 2560, ร.ศ.นิพันธ์ เห็นโชคชัยชนะ