เคล็ดลับ บริหารสินค้าคงคลัง ป้องกันทุนจม สินค้าขาดสต๊อก

การบริหารสินค้าคงคลัง ไม่ได้มีความสำคัญเพียงแค่ช่วยจัดการสต๊อกสินค้าให้มีพอขายเท่านั้น แต่ยังส่งผลกับการเงินของกิจการ หากจัดการไม่ดีก็เป็นต้นตอของปัญหาเงินทุนจมที่หลายกิจการกำลังเจออยู่ และเพื่อให้ธุรกิจบริหารสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้เรามี 3 สิ่งที่เจ้าของกิจการต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการสินค้าคงคลังมาแนะนำกัน

การบริหารสินค้าคงคลัง คืออะไร? สำคัญอย่างไร?

การบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คือ กระบวนการในการจัดการหรือควบคุมสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้าของกิจการเพื่อให้มีประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจมากที่สุด โดยกระบวนการดังกล่าวจะรวมตั้งแต่การจัดลำดับสั่งซื้อสินค้า การจัดเก็บ ผลิต และจำหน่าย

ซึ่งธุรกิจที่ไม่มี การบริหารสินค้าคงคลัง มักพบปัญหาเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือค้างสต๊อก จนนำไปสู่ต้นทุนที่จมหายไปกลายเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยใช้เหตุ หรือหากบริหารสต๊อกสินค้าไม่ดีก็มีโอกาสที่สินค้าจะขาดแคลน ขายดีจนเตรียมของไม่ทัน พลาดโอกาสสร้างรายได้มหาศาล นับเป็นปัญหาที่หลายธุรกิจต้องเจอหากไม่มีการเตรียมตัวที่ดีมากพอ

เกิดอะไรขึ้นถ้าธุรกิจ ไม่บริหารสินค้าคงคลัง

สำหรับธุรกิจที่ไม่ได้มีการบริหารสินค้าคงคลังอย่างเป็นระบบ อาจนำไปสู่ปัญหาที่กระทบในหลายด้านของธุรกิจไม่ว่าจะเป็นด้านกำไรขาดทุน สภาพคล่อง และความน่าเชื่อถือของธุรกิจ เช่น

• สินค้าค้างสต๊อก: เกิดปัญหาต้นทุนจม ไม่สามารถเปลี่ยนสินค้าเป็นเงินได้
• สินค้าไม่พอสำหรับขาย: เสียโอกาส และส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ธุรกิจ
• สินค้าล้นสต๊อก: ส่งผลต่อเรื่องสถานที่จัดเก็บ มีต้นทุนเพิ่มขึ้น
• ติดตามสินค้ายาก: หากไม่มีระบบจัดการที่ดี การตรวจสอบสต๊อกสินค้ากลายเป็นเรื่องยาก

สูญเสียสภาพคล่องทางการเงิน: สั่งสินค้ามาเยอะเกินไปจนขายไม่ทันกระทบต่อสภาพคล่อง ไม่สามารถเปลี่ยนสินค้าเป็นเงินได้เร็วมากพอ

เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสต๊อกสินค้า เจ้าของกิจการควรเริ่มต้นให้ความสำคัญกับการทำระบบสินค้าคงคลังเพื่อป้องกันปัญหาเหล่านี้ไม่ให้เกิดขึ้น

3 สิ่งต้องรู้ เพื่อบริหารสินค้าคงคลังให้เงินไม่จม

การบริหารสินค้าคงคลังไม่ใช่เรื่องที่ยากอย่างที่เจ้าของกิจการหลายท่านคิด เพราะในปัจจุบันสามารถปรับใช้โปรแกรมต่าง ๆ เข้ามาช่วยจัดการในส่วนนี้ได้ แต่เพื่อวางพื้นฐานการบริหารจัดการสต๊อกให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด เรามาดู 3 สิ่งที่ต้องรู้เป็นขั้นตอนเริ่มต้นก่อนไปปรับใช้ในการจัดการสต๊อกสินค้าของกิจการ

1. แยกประเภทกลุ่มสินค้าอย่างชัดเจน (ABC Analysis)

อันดับแรกแนะนำให้แยกประเภทกลุ่มสินค้าให้ชัดเจนก่อน โดยเป็นการแบ่งตามมูลค่าและจำนวนของสินค้าแต่ละประเภท โดยใช้วิธีกำหนดเกรดของสินค้าเป็น A B และ C ดังนี้

• สินค้า A: กลุ่มสินค้าที่มีมูลค่าสูงคิดเป็น 80% และมีจำนวนไม่ถึง 10% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด เป็นสินค้าที่มีความสำคัญสูงที่สุด ต้องมีการจัดการบริหารสต๊อกอย่างใกล้ชิด ควรมีการสต๊อกสินค้ากลุ่มนี้ไว้เสมอ
• สินค้า B: กลุ่มสินค้าที่มีมูลค่า 15%-20% และมีจำนวนประมาณ 20% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด คือสินค้ากลุ่มที่มีความสำคัญน้อยกว่ากลุ่ม A แต่ยังคงต้องคอยติดตามเช่นเดียวกัน
• สินค้า C: กลุ่มสินค้าที่มีมูลค่าน้อยกว่า 10% และมีจำนวนประมาณ 80% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด ส่วนใหญ่เป็นสินค้าที่มีความสำคัญน้อยมากที่สุด ไม่จำเป็นต้องตรวจเช็กสต๊อกบ่อย

ซึ่งการจัดอันดับแยกประเภทสินค้าให้ชัดเจนด้วยหลัก ABC Analysis เป็นประโยชน์ในขั้นตอนการบริหารสินค้าคงคลัง เพราะเราจะทราบได้ว่าสินค้าตัวไหนขายดีทำกำไรได้สูง เพื่อให้สามารถสต๊อกสินค้าได้ถูกต้องตามข้อมูลที่มี

2. เข้าใจต้นทุน – คำนวณต้นทุนที่แท้จริง (Cost per Item)

การเข้าใจต้นทุนที่แท้จริงของสินค้าที่มีอยู่ในสินค้าคงคลัง เป็นหนึ่งในวิธีที่ช่วยให้สามารถวางแผนจัดการสินค้าในคลังได้ ซึ่งปัญหาที่หลายธุรกิจมักพบคือ มีการคำนวณต้นทุน แต่ไม่ใช่ต้นทุนจริงที่โดยส่วนใหญ่จะมากกว่าต้นทุนที่ประมาณกันไว้ เพราะมีค่าใช้จ่ายอื่นนอกเหนือจากตัวสินค้า เช่น ค่าจัดเก็บสินค้า ค่าบรรจุ หรือค่าจัดส่ง

เมื่อทราบต้นทุนแท้จริงของสินค้าแล้ว ผู้ประกอบการก็จะสามารถวิเคราะห์เปรียบเทียบกับยอดขายได้ว่าสินค้าตัวไหนควรเก็บไว้ในคลัง เช่น 

• สินค้าที่มีต้นทุนที่สูง ขายออกช้า: สามารถลดจำนวนการสั่ง สต๊อกสินค้าในจำนวนที่น้อยลง
• สินค้าที่มีต้นทุนต่ำ ขายออกได้ไว: เพิ่มรอบการสั่งเพื่อให้สอดคล้องกับจำนวนการขาย

นอกจากนี้ยังช่วยในเรื่องของการบริหารกระแสเงินสดว่าสินค้าชิ้นไหนก่อให้เกิดต้นทุนจมเยอะ ก็สามารถลดจำนวนการสั่งสินค้าประเภทนั้น เพื่อให้มีกระแสเงินสดดียิ่งขึ้นได้

3. รู้จุดสั่งซื้อ – ตั้งจุดสั่งซื้อซ้ำ (Reorder Point)

ข้อสุดท้ายเป็นเรื่องที่หลายธุรกิจมองข้าม คือการกำหนดจุดสั่งซื้อซ้ำ หรือก็คือการที่เจ้าของกิจการรู้ว่าต้องสั่งสินค้าเมื่อไหร่ เพื่อให้พอดีกับจำนวนการสั่งซื้อ สินค้าไม่ขาด และไม่เหลือทิ้งจนต้นทุนจม ช่วยให้การบริหารสินค้าคงคลังทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ซึ่งจุดสั่งซื้อซ้ำสามารถคำนวณได้โดยแบ่งเป็นสองขั้นตอนดังนี้

1. คำนวณ จำนวนสต๊อกที่ปลอดภัย หรือจำนวนสินค้าสำรองขั้นต่ำที่ควรมีเพื่อป้องกันไม่ให้สินค้าขาดแคลนหรือตุนสินค้าไว้มากเกินไป

(จำนวนการขายสูงสุดในหนึ่งวัน x ระยะเวลาการรอสินค้าที่นานที่สุด) – (จำนวนสินค้าเฉลี่ยที่ขายได้ในแต่ละวัน x ระยะเวลาการรอสินค้าใหม่ในแต่ละรอบ)
= จำนวนสต๊อกที่ปลอดภัย

2. คำนวณ จุดสั่งซื้อซ้ำ

(จำนวนที่ขายเฉลี่ยต่อวัน x ระยะเวลารอของ) + จำนวนสต๊อกที่ปลอดภัย = จุดสั่งซื้อซ้ำ

ยกตัวอย่างเช่นการคำนวณหาจุดสั่งซื้อซ้ำของ ธุรกิจ A นำเข้า Gadget จากต่างประเทศ ขายเฉลี่ยต่อวัน 20 ชิ้น และใช้เวลาในการสั่งสินค้าต่อรอบ 5 วัน ส่วนสถิติยอดขายสูงสุดในวันเดียวคือ 50 ชิ้น และเคยใช้ระยะเวลานานสุดในการสั่งสินค้า 7 วัน

1. คำนวณหาจำนวนสต๊อกที่ปลอดภัย

(50 x 7) – (20 x 5) = 250 ชิ้น

2. คำนวณ จุดสั่งซื้อซ้ำ

(20 x 5) + 250 = 350 ชิ้น

จากการคำนวณข้างต้นพบว่า จุดสั่งซื้อซ้ำของธุรกิจ A คือ เมื่อสินค้าเหลือในคลัง 350 ชิ้น หมายความว่าเมื่อมี Gadget ที่ขายเหลือ 350 ชิ้นในคลังสินค้า ก็ควรสั่งสินค้าเพิ่มทันที

ความสำคัญของการกำหนดจุดสั่งซื้อซ้ำคือ เจ้าของกิจการสามารถวางแผนเพื่อป้องกันสินค้าขาดสต๊อก รวมไปถึงป้องกันไม่ให้สั่งสินค้าเกินความจำเป็นจนทำให้เกิดสินค้าค้างสต๊อกกลายเป็นทุนจม

ข้อมูลที่ต้องมี เพื่อจัดการบริหารสินค้าคงคลัง อย่างมืออาชีพ

การจัดการบริหารสินค้าคงคลังอย่างมืออาชีพ จำเป็นต้องมีข้อมูลในมือที่ครอบคลุมครบถ้วน เพราะเป็นประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ โดยข้อมูลที่ต้องมีประกอบไปด้วยหลัก ๆ 4 ส่วนด้วยกัน

• ข้อมูลสินค้า เช่น รหัสสินค้า สถานะสินค้า เพื่อให้สามารถจัดระบบสินค้าคงคลังได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
• ข้อมูลต้นทุนสินค้า เพราะสามารถใช้เป็นข้อมูลประกอบในการวิเคราะห์กำไรของสินค้าแต่ละชิ้น เพื่อวางแผนการสต๊อกสินค้าได้
• ข้อมูลความเคลื่อนไหวของสินค้า เช่น ยอดขายเฉลี่ย จำนวนคงเหลือ ที่เป็นข้อมูลสำหรับใช้คำนวณหาจุดซื้อซ้ำ และช่วยให้ทราบถึงจำนวนสินค้าที่อยู่ในคลัง

ข้อมูลการจัดซื้อ เช่น ระยะเวลาในการรอสินค้า หรือเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นอีกหนึ่งข้อมูลที่ต้องใช้เพื่อการคำนวณจุดซื้อซ้ำ และสามารถใช้ข้อมูลด้านการชำระเงินเพื่อบริหารกระแสเงินสดได้ด้วย

เมื่อเจ้าของกิจการทราบข้อมูลทั้ง 4 ส่วนก็สามารถนำมาใช้วิเคราะห์ต่อยอดเพื่อการบริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยลดปัญหาสินค้าขาดแคลนหรือเงินทุนจมได้

ประโยชน์ที่ได้รับ จากการบริหารสินค้าคงคลัง

การบริหารสินค้าคงคลังอย่างมีศักยภาพ ไม่ใช่เพียงแค่การนับสินค้าที่อยู่ในโกดังเท่านั้น แต่คือ “การวางแผนเงินทุนหมุนเวียน” เพื่อให้มีกระแสเงินสดในการทำธุรกิจ ซึ่งการวางแผนที่ดีควรต้องรู้ต้นทุนที่แท้จริงของสินค้าและจุดสั่งซื้อซ้ำที่เหมาะสม ซึ่งประโยชน์ที่น่าสนใจ 3 ข้อประกอบไปด้วย

• ช่วยลดต้นทุนการเก็บสินค้าที่เกินความจำเป็น
• ป้องกันสินค้าขาดแคลนพลาดโอกาสขาย หรือช่วยลดโอกาสเกิดสินค้าค้างสต๊อกจนกลายเป็นทุนจม
• มีเงินสดหมุนเวียนในธุรกิจมากขึ้น เปิดโอกาสให้สามารถนำเงินไปลงทุนหรือใช้ในจุดอื่นที่จำเป็นมากกว่า

ซึ่งจาก 3 ข้อข้างต้นก็แสดงให้เห็นว่าการบริหารสินค้าคงคลังเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในระยะยาว ช่วยให้สามารถวางแผนธุรกิจได้ดีมากยิ่งขึ้น

เริ่มต้นวิเคราะห์สินค้ารายตัว ง่ายๆ ด้วย Dashboard บน PEAK

การบริหารสินค้าคงคลังสามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมที่มีฟีเจอร์รองรับการจัดการส่วนของสต๊อกสินค้า ซึ่งโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ก็เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่สามารถปรับใช้เพื่อช่วยการบริหารสต๊อกสินค้า ที่ใช้งานง่าย ดูได้หลากหลายครอบคลุม เช่น

1. การจัดการสินค้า – วิเคราะห์สินค้ารายตัว ผ่านหน้า Dashboard

2. การจัดการสินค้า – วิเคราะห์ต้นทุนสินค้า ผ่าน รายการเคลื่อนไหวเป็นล็อต

3. การจัดการลูกหนี้ – ดูรายงานอายุลูกหนี้ แบบ Real-Time

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine