นับสต๊อก คืออะไร วิธีนับ จัดการ และบันทึกบัญชีสินค้าคงคลัง

ผู้ประกอบการ SME หลายรายเคยเจอปัญหาสั่งสินค้ามาเกินจนเงินจม หรือสินค้าหมดตอนลูกค้าต้องการ ทั้งหมดเพราะไม่ได้นับสต๊อกสินค้าอย่างสม่ำเสมอ

นับสต๊อก คืออะไร? ทำไมธุรกิจต้องนับ

นับสต๊อก คือการตรวจนับจำนวนสินค้าที่มีอยู่จริงในคลังสินค้า แล้วนำไปเทียบกับตัวเลขในระบบบัญชีหรือสต๊อกการ์ด ถ้าตัวเลขไม่ตรงกัน แสดงว่ามีปัญหาบางอย่างเกิดขึ้น เช่น สินค้าสูญหาย บันทึกผิดพลาด หรือสินค้าเสียหาย

ธุรกิจที่นับสต๊อกเป็นประจำจะได้ประโยชน์หลายอย่าง ทั้งรู้ต้นทุนสินค้าที่แท้จริง วางแผนสั่งซื้อได้แม่นยำ ไม่เสียโอกาสขาย และปิดงบการเงินได้ถูกต้อง ยิ่ง SME ที่ทุนหมุนเวียนจำกัด การรู้ตัวเลขสินค้าคงเหลือที่แม่นยำช่วยป้องกันไม่ให้เงินจมอยู่ในสินค้าที่ขายไม่ออก

ความแตกต่างระหว่าง สต๊อก สินค้าคงคลัง และสินค้าคงเหลือ

คำทั้งสามนี้ใช้สลับกันบ่อยจนหลายคนสับสน ความจริงแล้วแตกต่างกันเล็กน้อย

คำศัพท์	ความหมาย	ตัวอย่าง
สต๊อก (Stock)	คำเรียกรวมสินค้าที่เก็บไว้ในคลัง	“สต๊อกเสื้อผ้าเหลือ 500 ตัว”
สินค้าคงคลัง (Inventory)	สินค้าทุกประเภทที่ธุรกิจถือครองไว้ รวมถึงวัตถุดิบและสินค้าระหว่างผลิต	วัตถุดิบ + สินค้าระหว่างผลิต + สินค้าสำเร็จรูป
สินค้าคงเหลือ (Ending Inventory)	มูลค่าสินค้าที่เหลืออยู่ ณ วันสิ้นงวดบัญชี	ยอดที่แสดงในงบแสดงฐานะการเงิน

ในบทความนี้จะใช้คำว่า “สต๊อก” และ “สินค้าคงคลัง” สลับกันตามบริบท

ประเภทของสินค้าคงคลัง มีกี่แบบ?

สินค้าคงคลังแบ่งได้ 4 ประเภทหลัก ขึ้นอยู่กับว่าสินค้าอยู่ในขั้นตอนไหนของธุรกิจ

ประเภท	คืออะไร	ตัวอย่าง
วัตถุดิบ (Raw Materials)	วัสดุที่ยังไม่ได้แปรรูป	ผ้าดิบ เม็ดพลาสติก เหล็กแผ่น
สินค้าระหว่างผลิต (Work-in-Process)	สินค้าที่กำลังผลิตยังไม่เสร็จ	เสื้อที่ตัดแล้วยังไม่เย็บ
สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods)	สินค้าพร้อมขาย	เสื้อที่แพ็คแล้วรอจัดส่ง
วัสดุสิ้นเปลือง (MRO Supplies)	ของใช้ในการดำเนินงานที่ไม่ได้ขาย	กล่องพัสดุ สติ๊กเกอร์ หมึกพิมพ์

ธุรกิจ SME ส่วนใหญ่โฟกัสที่สินค้าสำเร็จรูปเป็นหลัก แต่ถ้าเป็นโรงงานผลิต ต้องนับวัตถุดิบและสินค้าระหว่างผลิตด้วย

วิธีนับสต๊อกสินค้า 4 รูปแบบที่นิยม

การเลือกวิธีนับสต๊อกขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ จำนวน SKU และงบประมาณ แต่ละวิธีมีข้อดีข้อจำกัดต่างกัน

วิธี	เหมาะกับ	ข้อดี	ข้อจำกัด
นับทั้งหมด (Physical Count)	ธุรกิจขนาดเล็ก-กลาง	ได้ตัวเลขแม่นที่สุด	ต้องหยุดขายชั่วคราว
นับแบบวน (Cycle Counting)	ธุรกิจที่มี SKU เยอะ	ไม่ต้องหยุดขาย	ต้องมีระบบจัดการดี
ABC Analysis	ธุรกิจที่สินค้ามีมูลค่าต่างกันมาก	โฟกัสสินค้ามูลค่าสูง	สินค้ากลุ่ม C อาจถูกมองข้าม
เทคโนโลยี (Barcode/RFID)	ธุรกิจขนาดกลาง-ใหญ่	เร็ว แม่นยำ real-time	ต้องลงทุนอุปกรณ์

นับสต๊อกทั้งหมด (Physical Inventory Count)

วิธีคลาสสิกที่นิยมมากที่สุด คือการหยุดรับ-จ่ายสินค้าชั่วคราว แล้วให้ทีมงานนับสินค้าทุกชิ้นในคลัง เหมาะกับ SME ที่มี SKU ไม่เกิน 500 รายการ ส่วนใหญ่จะทำปีละ 1-2 ครั้ง เช่น ก่อนปิดงบประจำปี

นับสต๊อกแบบวน (Cycle Counting)

แทนที่จะนับทุกอย่างในคราวเดียว ให้แบ่งสินค้าเป็นกลุ่มแล้วนับหมุนเวียนทุกวัน เช่น วันจันทร์นับหมวดเครื่องดื่ม วันอังคารนับหมวดขนม ข้อดีคือไม่ต้องปิดร้าน แต่ต้องมีระบบจัดการที่ดีพอจะติดตามได้ว่ากลุ่มไหนนับแล้ว กลุ่มไหนยังไม่นับ

นับสต๊อกด้วย ABC Analysis

แบ่งสินค้าเป็น 3 กลุ่มตามมูลค่า กลุ่ม A คือสินค้ามูลค่าสูง (มักมีสัดส่วนประมาณ 20% ของจำนวน SKU แต่คิดเป็น 80% ของมูลค่ารวม) ต้องนับบ่อยที่สุด เช่น ทุกสัปดาห์ กลุ่ม B นับทุกเดือน กลุ่ม C นับทุกไตรมาส

นับสต๊อกด้วยเทคโนโลยี (Barcode และ RFID)

ใช้เครื่องสแกน Barcode หรือ RFID อ่านข้อมูลสินค้าแล้วบันทึกเข้าระบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดจากการจดมือ และเห็นยอดสต๊อก real-time ปัจจุบันเครื่องสแกน Barcode ราคาเริ่มต้นไม่กี่พันบาท SME เริ่มใช้ได้ไม่ยาก

ขั้นตอนการนับสต๊อกสินค้า ทำอย่างไรให้ถูกต้อง

ไม่ว่าจะเลือกวิธีนับแบบไหน ขั้นตอนหลักมี 3 ช่วง คือ เตรียมตัวก่อนนับ ระหว่างนับ และหลังนับ

เตรียมตัวก่อนนับ (Pre-count Preparation)

การเตรียมตัวที่ดีช่วยให้การนับเร็วขึ้นและแม่นยำขึ้น สิ่งที่ต้องทำก่อนวันนับ

1. กำหนดวันนับล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์
2. จัดเรียงสินค้าในคลังให้เป็นระเบียบ แยกตามหมวดหมู่
3. เตรียมเอกสารนับ เช่น ใบนับสต๊อก สต๊อกการ์ด
4. แจ้งทีมงานและแบ่งโซนรับผิดชอบ
5. หยุดรับ-จ่ายสินค้าชั่วคราว (กรณีนับแบบ Physical Count)

ระหว่างนับ เทคนิคนับให้แม่นยำ

เทคนิคที่ช่วยให้ผลนับแม่นยำที่สุด

1. นับจริง 2 รอบ (double count) โดยให้คนละคนนับแต่ละรอบ
2. ถ้าตัวเลขรอบ 1 กับรอบ 2 ไม่ตรงกัน ให้นับรอบ 3 เพื่อหาคำตอบ
3. บันทึกผลการนับลงเอกสารทันทีที่นับเสร็จแต่ละโซน อย่ารอกลับไปจดทีหลังเพราะจะลืม

หลังนับ ตรวจสอบและบันทึกผล

เมื่อนับเสร็จแล้ว ต้องปิดงานให้ครบตามขั้นตอนนี้

1. นำตัวเลขที่นับได้ไปเทียบกับยอดในระบบ
2. ถ้ามีผลต่าง ให้หาสาเหตุ เช่น บันทึกรับ-จ่ายผิด สินค้าเสียหาย หรือสินค้าหาย
3. ปรับยอดในระบบให้ตรงกับของจริง
4. บันทึกบัญชีรายการปรับปรุงสินค้า พร้อมระบุเหตุผลกำกับ

ปัญหาสินค้าคงคลังที่พบบ่อย และวิธีแก้ไข

ก่อนจะพูดถึงวิธีจัดการสต๊อกอย่างมืออาชีพ มาดูปัญหาที่ SME เจอบ่อยที่สุดกันก่อน

สต๊อกล้น ต้นทุนจม เงินหมุนไม่ทัน

สั่งของมาเกินความต้องการ สินค้ากองเต็มคลังแต่ขายไม่ออก เงินที่ควรจะหมุนไปลงทุนอย่างอื่นกลับจมอยู่กับสินค้า ยิ่งถ้าเป็นสินค้าที่มีวันหมดอายุ ยิ่งเสี่ยงขาดทุน วิธีแก้คือตั้งจุดสั่งซื้อ (Reorder Point) ให้ชัด และใช้ข้อมูลยอดขายย้อนหลังประกอบการตัดสินใจ

สต๊อกขาด ขายไม่ได้ ลูกค้าหนีไปคู่แข่ง

ตรงข้ามกับสต๊อกล้น คือสินค้าหมดตอนที่ลูกค้าต้องการ ทำให้เสียยอดขายและเสียลูกค้าไปให้คู่แข่ง วิธีป้องกันคือตั้ง Safety Stock (สต๊อกสำรอง) สำหรับสินค้าขายดี

สต๊อกหาย ความผิดพลาดจากการจัดเก็บ

สินค้าหายจากคลังโดยไม่รู้สาเหตุ อาจเกิดจากการจัดเก็บผิดที่ บันทึกรับ-จ่ายผิดพลาด หรือสินค้าเสียหาย การนับสต๊อกเป็นประจำช่วยให้เจอปัญหาเร็วก่อนที่ผลต่างจะสะสมจนแก้ยาก

ต้นทุนสินค้าคงคลัง (Inventory Carrying Cost) ที่ SME ต้องรู้

หลายคนคิดว่าต้นทุนสินค้าคือแค่ราคาซื้อ แต่จริงๆ แล้วการถือครองสินค้าไว้ในคลังมีต้นทุนแฝงอีกหลายอย่าง ทั้งค่าเช่าคลัง ค่าประกัน ค่าเสื่อมสภาพ และค่าเสียโอกาสจากเงินที่จมอยู่ ยังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มที่จ่ายตอนซื้อสินค้าเข้าคลังอีกด้วย

วิธีคำนวณต้นทุนการถือครองสินค้า

สูตรคำนวณแบบง่าย

ต้นทุนการถือครอง = มูลค่าสินค้าคงคลังเฉลี่ย × อัตราต้นทุนการถือครอง (%)

โดยทั่วไปอัตราต้นทุนการถือครองอยู่ที่ 20-30% ของมูลค่าสินค้าต่อปี ตัวอย่างเช่น ร้านค้าออนไลน์ (ชื่อสมมุติ) มีสินค้าเฉลี่ย 500,000 บาท

รายการ	วิธีคำนวณ	จำนวนเงิน
มูลค่าสินค้าเฉลี่ย	—	500,000 บาท
อัตราต้นทุนการถือครอง	25%	—
ต้นทุนการถือครองต่อปี	500,000 × 25%	125,000 บาท

นั่นหมายความว่าทุกปี ร้านนี้เสียเงิน 125,000 บาทแค่จากการเก็บสินค้าไว้ในคลัง โดยที่ยังไม่รวมเงินทุนที่ควรหมุนไปทำอย่างอื่น

การจัดการสินค้าคงคลังอย่างมืออาชีพ

เมื่อเข้าใจปัญหาแล้ว ทีนี้มาดูวิธีจัดการสินค้าคงคลังที่ช่วยให้ธุรกิจไม่สต๊อกล้นและไม่สต๊อกขาด

กลยุทธ์ EOQ, Safety Stock และ Reorder Point

3 เครื่องมือสำคัญที่ช่วยตัดสินใจเรื่องสต๊อก

• EOQ (Economic Order Quantity) คือจำนวนสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุด ช่วยให้ต้นทุนการสั่งซื้อและต้นทุนการเก็บรักษาต่ำที่สุด
• Safety Stock คือสต๊อกสำรองที่เก็บไว้ป้องกันกรณีสินค้าหมดก่อนรอบสั่งถัดไป
• Reorder Point คือจุดที่ต้องสั่งซื้อใหม่ เมื่อสินค้าเหลือถึงจุดนี้ให้สั่งทันที

FIFO และ Weighted Average เลือกวิธีตีราคาสินค้าแบบไหนดี

วิธีตีราคาสินค้าคงเหลือมีผลต่อกำไรและภาษีโดยตรง ในประเทศไทยใช้ได้ 2 วิธีหลัก

วิธี	หลักการ	เหมาะกับ
FIFO (เข้าก่อน ออกก่อน)	สินค้าที่ซื้อมาก่อน ถือว่าขายออกก่อน	สินค้ามีวันหมดอายุ เช่น อาหาร เครื่องสำอาง
Weighted Average (ถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก)	คำนวณต้นทุนเฉลี่ยทุกครั้งที่รับสินค้าเข้า	สินค้าที่ราคาไม่ผันผวนมาก

หมายเหตุสำคัญ: วิธี LIFO (เข้าหลัง ออกก่อน) ที่หลายตำราต่างประเทศสอน ไม่สามารถใช้ในประเทศไทยได้ เพราะมาตรฐานการรายงานทางการเงิน TFRS/TAS 2 (สินค้าคงเหลือ) ของสภาวิชาชีพบัญชี ไม่อนุญาตให้ใช้วิธีนี้ และกรมสรรพากรก็ไม่ยอมรับเช่นกัน

บัญชีสต๊อกสินค้า บันทึกอย่างไรให้ถูกต้องตามมาตรฐาน

นอกจากนับสินค้าแล้ว ต้องบันทึกบัญชีให้ถูกต้องด้วย เพราะมูลค่าสินค้าคงเหลือส่งผลต่องบการเงินและภาษีโดยตรง ทุกครั้งที่ซื้อขายสินค้าต้องมีเอกสารประกอบ เช่น บิลเงินสดหรือใบกำกับภาษี

ตัวอย่าง Journal Entry การรับ-จ่ายสินค้า

กรณีซื้อสินค้าเข้าคลัง (ซื้อเสื้อ 100 ตัว ราคาตัวละ 200 บาท)

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
สินค้าคงเหลือ	20,000	—
เงินสด/เจ้าหนี้การค้า	—	20,000

กรณีขายสินค้า (ขายเสื้อ 30 ตัว ราคาขายตัวละ 350 บาท ต้นทุน 200 บาท)

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
เงินสด/ลูกหนี้การค้า	10,500	—
รายได้จากการขาย	—	10,500
ต้นทุนสินค้าที่ขาย	6,000	—
สินค้าคงเหลือ	—	6,000

ผลกระทบสต๊อกต่องบการเงิน

มูลค่าสินค้าคงเหลือมีผลต่องบการเงิน 2 จุดสำคัญ

• งบแสดงฐานะการเงิน สินค้าคงเหลือจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ถ้าตัวเลขไม่ถูกต้อง สินทรัพย์รวมก็ผิดไปด้วย
• งบกำไรขาดทุน ต้นทุนสินค้าที่ขายคำนวณจากสินค้าคงเหลือโดยตรง ถ้าสินค้าคงเหลือสูงเกินจริง ต้นทุนจะต่ำเกินไป ทำให้กำไรที่แสดงสูงกว่าความเป็นจริง และอาจทำให้เสียภาษีเกินความจำเป็น

โปรแกรมช่วยนับสต๊อกและจัดการสินค้าคงคลัง

ธุรกิจที่มี SKU เกิน 50 รายการ การจัดการสต๊อกด้วย Excel เริ่มไม่ไหว เพราะข้อมูลกระจาย อัปเดตไม่ทัน และเสี่ยงผิดพลาดจากการพิมพ์ โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้เห็นยอดสต๊อก real-time ลดข้อผิดพลาด และเชื่อมกับระบบบัญชีได้โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ

สรุป: นับสต๊อกเป็นประจำ ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคง

• เลือกวิธีนับที่เหมาะกับธุรกิจ SME ส่วนใหญ่เริ่มจาก Physical Count ปีละ 1-2 ครั้ง
• นับ 2 รอบโดยคนละคน แล้วเทียบกับยอดในระบบทันที
• บันทึกบัญชีสต๊อกให้ถูกต้อง เลือก FIFO หรือ Weighted Average ตามประเภทสินค้า
• ตั้ง Safety Stock และ Reorder Point เพื่อป้องกันสต๊อกล้น-ขาด

จัดการสต๊อกให้เป็นระบบด้วย PEAK

ถ้ายังใช้ Excel จัดการสต๊อกอยู่ ลองเปลี่ยนมาใช้ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ออกแบบมาให้ออกใบกำกับภาษี ออกใบแจ้งหนี้ แล้วตัดสต๊อกพร้อมบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ไม่ต้องทำซ้ำ 2 ที่อีกต่อไป ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับการนับสต๊อกสินค้า

ควรนับสต๊อกบ่อยแค่ไหน

ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ ร้านค้าที่มีสินค้าหมุนเวียนเร็ว เช่น ร้านอาหารหรือร้านค้าออนไลน์ ควรนับทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ส่วนธุรกิจที่สินค้าหมุนช้า นับทุกไตรมาสหรือปีละ 2 ครั้งก็เพียงพอ ที่สำคัญคือนับสม่ำเสมอ ดีกว่านับห่างๆ แล้วเจอผลต่างมาก

สต๊อกในระบบกับของจริงไม่ตรงกัน ต้องทำอย่างไร

ก่อนอื่นให้หาสาเหตุก่อน อาจเป็นเพราะลืมบันทึกรับ-จ่าย สินค้าเสียหาย หรือสินค้าหาย เมื่อรู้สาเหตุแล้ว ให้ปรับยอดในระบบให้ตรงกับของจริง พร้อมบันทึกบัญชีรายการปรับปรุง และวางมาตรการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

FIFO กับ Weighted Average ต่างกันอย่างไรในแง่ภาษี

ทั้ง 2 วิธีส่งผลต่อต้นทุนสินค้าที่ขายและกำไรสุทธิต่างกัน ในช่วงที่ราคาสินค้าสูงขึ้น FIFO จะทำให้ต้นทุนต่ำกว่า (เพราะใช้ของราคาเก่าที่ถูกกว่า) กำไรจึงสูงกว่าและเสียภาษีมากกว่า ส่วน Weighted Average จะให้ตัวเลขอยู่ตรงกลาง เมื่อเลือกวิธีใดแล้ว ต้องใช้วิธีเดิมสม่ำเสมอ จะเปลี่ยนไปมาไม่ได้

ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องใช้โปรแกรมจัดการสต๊อกไหม

ถ้ามีสินค้าไม่เกิน 20-30 รายการ Excel อาจเพียงพอ แต่เมื่อ SKU เพิ่มขึ้นหรือขายหลายช่องทาง การใช้โปรแกรมจะช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดได้มาก โดยเฉพาะถ้าโปรแกรมเชื่อมกับระบบบัญชีได้ จะลดงานซ้ำซ้อนไปอีกขั้น

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine